Tennessee’deki Lipscomb University, köklü bir mükemmellik itibarına sahip. Pek çok başarısının yanı sıra 2025’te Forbes‘un Amerika’nın en iyi üniversiteleri listesine de girdi.
Oysa kısa bir süre öncesine kadar pek çok önemli süreç kâğıt formlara, sayısız e-postaya ve elden ele yapılan devirlere dayanıyordu. Bu yöntem kaybolan evraklara, görevlerin takibinin zorlaşmasına, hataya açık manuel veri aktarımlarına ve genel bir verimsizliğe yol açıyordu. Yaklaşık 5.000 öğrenciye 200’den fazla bölüm sunan bir kampüs için bu iş akışlarını sürdürmek mümkün değildi.
Yönetici asistanı ve akademik operasyonlar direktörü Abby Bell, 2022’de üniversiteye katıldığında idari süreçleri modernleştirmenin yollarını aramaya başladı. Bu arayış onu Jotform‘a götürdü. Otomasyonu denemeye hemen başladı ve işe, çok zaman alan yarı zamanlı öğretim görevlisi alım süreciyle girişti.
Bell, programın otomasyon özelliklerinden yararlanarak formları dekanlara, bölüm başkanlarına ve diğer değerlendiricilere otomatik olarak yönlendiren Jotform İş Akışları kurdu. Yanıt verilerini görüntülemek ve analiz etmek artık çok kolay. Jotform entegrasyonları da verileri üçüncü taraf bulut sağlayıcılarına kendiliğinden gönderiyor. Böylece manuel veri girişi ortadan kalkıyor, veriler daha doğru oluyor ve yaklaşık 300 tam zamanlı öğretim üyesi ihtiyaç duyduğu önemli bilgilere kolayca ulaşabiliyor.
Tek bir iş akışı bile gerekli görevlerin yüzde 80’ini otomatik hale getiriyor. Bugün Lipscomb’da kampüs genelinde 100’den fazla otomatik iş akışı çalışıyor. Bell, 700’ü aşkın yeni birinci sınıf öğrencisinin bilgi kontrollerini kolaylaştırmak için bir Jotform yapay zeka asistanından da yararlandı. Hatta Sunum Asistanlarının eğitimi dönüştürebilecek bir potansiyele sahip olduğunu düşünüyor.
Bell şöyle anlatıyor: “Jotform’u çok seviyorum, gerçekten bir Jotform kampüsüne dönüştük. Akademik süreçlerimizin ve iş akışlarımızın büyük kısmı, neredeyse hepsi, Jotform’a taşındı. Rektör yardımcılığı ofisinde ve etkinlikler, yurt yaşamı, öğrenci yaşamı gibi kampüsün diğer alanlarında ilk başvurduğumuz araç oldu.”
Case study results at a glance
Yarı zamanlı öğretim görevlisi alım sürecinin %80’i otomatik
Lipscomb’da yarı zamanlı öğretim görevlisi alımı eskiden ciddi bir yüktü. Jotform İş Akışları sayesinde bu süreç artık neredeyse tamamen otomatik işliyor.
117 iş akışı zaman kazandırıyor
İletişimi, veri aktarımını, bildirimleri ve daha fazlasını otomatik hale getiren iş akışları üniversitenin tüm birimlerinde zaman kazandırıyor.
752 birinci sınıf öğrencisi bir Jotform yapay zeka Sunum Asistanıyla öğreniyor
Bir Jotform yapay zeka asistanı birinci sınıf öğrencilerinin bilgi kontrolünü yapıyor ve eğitimde yapay zekanın geleceğine dair bir fikir veriyor.
“Bu iş ömrümden ömür götürüyor”
Bell, rektör yardımcılığı ofisindeki kâğıt süreçlerin yerini alacak dijital çözümler aramaya başladığında en acil ihtiyacı belliydi. Lipscomb’un yarı zamanlı öğretim görevlisi alım sürecini iyileştirmesi gerekiyordu.
“Tek bir yarı zamanlı öğretim görevlisini işe almak için evrakları tamamlamam bir buçuk ile iki buçuk saat sürüyordu. Yılda yaklaşık 300 yarı zamanlı öğretim görevlisi alıyoruz, yani bu iş çok fazla zamanımızı alıyordu.
“Üstelik bu sadece benim payımdı. Süreç, işe alımı yapacak bölüm başkanını ve dekanı da ilgilendiriyordu, ardından ofisimiz hem yarı zamanlı öğretim görevlilerinin hem de öğretim üyelerinin sözleşmelerini hazırlıyordu. O dönem kadroda bir boşluk vardı, ben de hem kendi işimi hem başkasının işini yapıyordum. Kendi kendime ‘Bunu yapamam, bir çözüm bulmam lazım. Bu iş ömrümden ömür götürüyor’ diyordum. Her şeye yetişebilmek için akıl almaz saatlerde çalışıyordum.”
İlk sorun yarı zamanlı öğretim görevlisi alımıydı ama kampüsün dört bir yanındaki çeşitli kâğıt iş akışları da başka sıkıntılar yaratıyordu.
“Ortalık kâğıttan geçilmiyordu ve evraklar kayboluyordu. Biri gelip ‘Asistanımla imzalanması gereken beş evrak gönderdim’ derdi. Ben de ‘Onların bize hiç ulaştığını sanmıyorum. Gerçekten gönderdiğinizden emin misiniz?’ diye sorardım.
“Neyin gerçekten yapıldığını takip edecek net bir yolumuz olmadığı için bazı işler gözden kaçıp gidiyordu.”
Jotform’da en sevdiğim şeylerden biri arka planda işleyen iş akışı. Hayatımı on bin kat kolaylaştırıyor. Yanıtlar sayfasına ya da raporlara bakıp işlerin hangi aşamada olduğunu görebilmeyi çok seviyorum. Gelen kutusunu açınca bir formu kimin henüz imzalamadığını hemen görüyorum. Bu bana gerçekten çok, çok yardımcı oldu.
Abby Bell, Yönetici Asistanı ve Akademik Operasyonlar Direktörü, Lipscomb University
Etkinlik onayları da acilen ele alınması gereken konular arasındaydı. Etkinlik formu kâğıt üzerinde dolduruluyor ya da e-postayla gönderiliyordu, bu yüzden yanıtları takip etmek zordu. Bell durumu şöyle özetliyor: “Her şey tek bir yerde toplanmadığı için bazı işler gözden kaçıyordu.”
“Her şeyi yenilemek istiyordum. Genel olarak işlerin daha düzenli ve daha verimli yürümesi gerekiyordu. En önemlisi de kısa sürede hayata geçirebileceğim bir şeye ihtiyacım vardı.”
Bir Jotform kampüsüne dönüşmek
Bell ücretsiz bir Jotform hesabı açtı ve hemen online formlar oluşturmaya başladı. Jotform’un kullanım kolaylığı ve Jotform ekibinin desteği sayesinde tam aklındakini hayata geçirebildi.
“Çok kullanıcı dostu ve sezgisel” diyor Bell. “Ne zaman bir konuda yardıma ihtiyacım olsa Jotform destek ekibi hemen devreye girdi. Bir sorunu nasıl çözeceğimi ya da bir şeyi olması gerektiğini düşündüğüm şekilde nasıl çalıştıracağımı bulmama yardım etti.”
Bell, Lipscomb’daki tüm eğitimcilerin kullanabileceği bir Jotform hesabı için çaba gösterdi ve üniversite Jotform Kurumsal planına geçti. Bu plan şunları sunuyor:
- Sınırsız form ve varlık oluşturma
- Ekip çalışma alanları
- Role dayalı erişim
- Güvenli, yerel bir veri barındırma merkezi
- Kullanıcıları, formları ve daha fazlasını tek bakışta gösteren bir Yönetici Paneli
Büyüyen ihtiyaçlara ayak uydurabilen bir Jotform hesabı elinin altında olunca Bell diğer kâğıt iş akışlarını da tek tek ortadan kaldırmaya koyuldu.
“Etkinlik ekibiyle bir araya geldim ve onlara ‘Bu aracı kullanmanızı istiyorum’ dedim. Kısa sürede insanları süreç boyunca adım adım yönlendiren bir dizi form hazırladılar. Önce etkinliğinizin ne olduğunu ya da konuşmacı olup olmadığını belirtmeniz gerekiyor.
“Etkinliği üniversitede yapmak için onaya ihtiyacımız var mı? Sponsorluk alacağımız için ayrıca onay gerekiyor mu? Pazarlama ya da başka birimler açısından süreç kimlerden geçmeli? Etkinlik ekibi bu sistemi kullanmaya başlayınca kampüsteki herkes de onları takip etti. Artık Jotform neredeyse her işin içinde.”
Form yanıtları onay için ilgili kişilere otomatik olarak yönlendiriliyor ve iş akışındaki her adım tamamlandığında otomatik e-posta bildirimleri gidiyor. Veriler Lipscomb’un Jotform Kurumsal hesabında güvenle saklanıyor. Jotform Tablolar, Gelen Kutusu ve Rapor Oluşturucu sayesinde bu verileri görüntülemek ve sıralamak da çok kolay.
Jotform yapay zeka ile eğitimi dönüştürmek
Bell kısa süre önce Lipscomb’a yeni gelen 752 birinci sınıf öğrencisinin bilgi kontrolünü yapmak için Jotform’un Yapay Zeka Sunum Asistanı‘nı kullandı. Sunum Asistanının öğrencilerle etkileşim kurabilmesi ve onların bilgi seviyesine uyum sağlayabilmesi onu çok etkiledi.
“Jotform Yapay Zeka Sunum Asistanının en güzel yanı kullanıcıya uyum sağlayabilmesi. Sunumu ben hazırladım, ardından [öğrencilerin] anlatılanları gerçekten anladığından emin olmak için içine bilgi kontrolleri yerleştirdim.
“Bir konu fazla kolay geldiğinde sunum asistanı öğrenmeyi kademeli olarak destekleyebiliyor. Öğrenci ‘Bunu anladım, ileri geçebilir misin?’ ya da ‘Bana X, Y veya Z hakkında daha fazla bilgi verebilir misin?’ diyebiliyor. Asistan gerçek anlamda bir özel öğretmen gibi çalışıyor ve öğrencilere ihtiyaçlarına göre ders anlatıyor.”
Lipscomb sık sorulan soruları yanıtlamak için birkaç Yapay Zeka Asistanından da yararlanıyor ve bu da eğitimcilere daha fazla zaman kazandırıyor. Eğitimde hızla değişen yapay zeka dünyasının ön saflarında yer alan Bell, geleceğin getireceklerini heyecanla bekliyor.
“Kısa süre önce ‘yapay zeka ile öğretim’ konulu bir konferansta sunum yaptım ve orada Jotform Yapay Zeka Sunum Asistanını tanıttım. Sunum Asistanının gerçekten özel olduğuna inanıyorum. Bence eğitimi, özellikle de eş zamanlı olmayan öğrenmeyi değiştirecek.”
“Jotform’da en sevdiğim şeylerden biri arka planda işleyen iş akışı. Hayatımı on bin kat kolaylaştırıyor. Yanıtlar sayfasına ya da raporlara bakıp işlerin hangi aşamada olduğunu görebilmeyi çok seviyorum. Gelen kutusunu açınca bir formu kimin henüz imzalamadığını hemen görüyorum. Bu bana gerçekten çok, çok yardımcı oldu.”
Çok kullanıcı dostu ve sezgisel. Ne zaman bir konuda yardıma ihtiyacım olsa Jotform destek ekibi hemen devreye girdi. Bir sorunu nasıl çözeceğimi ya da bir şeyi olması gerektiğini düşündüğüm şekilde nasıl çalıştıracağımı bulmama yardım etti.
Abby Bell, Yönetici Asistanı ve Akademik Operasyonlar Direktörü, Lipscomb University
Lipscomb yakın zamanda kadro ve terfi başvurularını kolaylaştırmak için yeni bir iş akışı devreye aldı. Bu başvurular oldukça yorucu olabiliyor. Bell, yükü hafifleten şeyin Jotform olduğunu söylüyor.
“Benim açımdan harika oldu, çünkü kimin başvurusunun tamamlandığını görebiliyorum. Farklı iş akışlarının üzerine yenilerini eklemeye devam ettik. Jotform’u kullanmanın keyifli yeni yollarını keşfettik.”
Lipscomb, Google Workspace gibi yaygın eğitim teknolojisi araçlarından da yararlanıyor. Jotform’un Google entegrasyonu sayesinde Bell verileri anında Lipscomb’un Google Drive’ına aktarabiliyor. Bu entegrasyon manuel veri girişini ortadan kaldırıyor, hem zaman kazandırıyor hem de verilerin doğruluğunu artırıyor.
“Her şey orada. Dosyaları oradan oraya taşımam gerekmiyor. İhtiyacım olan her şey tek bir yerde. Verileri doğrudan Google Drive’a aktarabilmek gerçekten muhteşem.”
Bell ve meslektaşları yalnızca birkaç yıl içinde 100’den fazla otomatik iş akışı kurdu. Her biri idari yükü biraz daha azaltıyor. Bell’in yarı zamanlı öğretim görevlisi alım iş akışı da bunlardan biri ve bu süreçteki iş yükünü yüzde 80 oranında azalttı.
Her iş için Jotform
Bell için eskiden tam zamanlı bir iş kadar yük getiren yarı zamanlı öğretim görevlisi alımı, artık o sürenin küçük bir kısmında tamamlanıyor.
“Bu işi yürüten çalışma arkadaşımın önü gerçekten açıldı. Artık işinin belki yüzde 15 ile 20’si yarı zamanlı öğretim görevlileriyle ilgili. Kalan yüzde 80’ini üniversitede gerçekten ihtiyaç duyduğumuz başka işlere ayırabiliyor. Kendisi bizim analistimiz, yani iş yükü verilerini, bütçeleri ve daha pek çok şeyi analiz ediyor. Bu gerçekten oyunun kurallarını değiştirdi.”
Gerçekten bir Jotform kampüsüne dönüştük. Akademik süreçlerimizin ve iş akışlarımızın çoğu, neredeyse hepsi Jotform’a taşındı. Rektör yardımcılığı ofisinde ve kampüsün etkinlikler, yurt yaşamı ve öğrenci yaşamı gibi diğer alanlarında ilk başvurduğumuz araç Jotform oldu.
Abby Bell, Yönetici Asistanı ve Akademik Operasyonlar Direktörü, Lipscomb University
Üstelik bu yalnızca tek bir iş akışı. Peki Lipscomb’da toplam kaç iş akışı kullanılıyor? Bu sorunun cevabını Jotform Kurumsal Yönetici Paneli verdi.
“Yönetici analiz platformuna erişimim olduğu için verilere bakabiliyorum, bu arada platform harika” diyor Bell. “Verilere göre 117 iş akışımız ve 249 formumuz var. Formlarımızın neredeyse hepsi bir iş akışına bağlı.”
Önemli işler artık hem daha hızlı hem de daha iyi yapılıyor. Kaybolan evraklar ve belirsiz onaylar geride kaldı. Eğitimciler sürecin her adımını anlık olarak takip edebiliyor. Veriler bir kez toplanıp merkezi olarak saklanıyor, böylece kampüsün her yerinde yeniden kullanılabiliyor.
“Kazandığımız zaman ciddi boyutta. Verilerimiz de eskisinden daha sağlıklı, çünkü önceden bu formları toplayıp kâğıttaki bilgileri elle bir elektronik tabloya girmek zorundaydık. Kısacası Jotform’u her iş için kullanıyoruz.”
İdari işler her eğitim kurumunun bel kemiğidir. Lipscomb University de yalnızca birkaç yılda Jotform Kurumsal ile süreçlerini büyük ölçüde iyileştirdi. Bell ve meslektaşları bu iş akışlarını teknik ekipten destek almadan kurabiliyor ve çok yönlü çözümleri hızla hayata geçirebiliyor.
Bell’in sözleri net: “Jotform’un bize ne kadar faydalı olduğunu biliyorum. Kullanımı çok kolay. Ne kadar harika olduğunu anlatmaya kelimeler yetmez.”
Jotform ile daha fazlasını başarmak
Bell, tek bir eğitimcinin öncülüğünde bile geniş ölçekte ciddi operasyonel iyileştirmeler yapılabileceğini gösterdi. Yine de bu yolda yalnız değildi. Ne zaman desteğe ihtiyaç duysa Jotform destek ekibi yanındaydı.
“Bir sorun ya da sorumuz olduğunda ekibiniz bize hep harika destek oldu. Her şeyi kolaylaştırmak konusunda gerçekten çok yardımcı oldunuz.”
Lipscomb University’de kaybolan kâğıt formların ve aksayan iş akışlarının devri çoktan kapandı ve üniversite daha yolun başında. Jotform Kurumsal ile ne kadar zaman kazanılabileceğinin, kaç sürecin iyileştirilebileceğinin sınırı yok. Eğitimciler angarya işleri bırakıp asıl işlerine, yani öğrencileri parlak bir geleceğe hazırlamaya odaklandıkça bundan yararlanan öğrenci sayısı da artacak.
Hikâyenizi paylaşın
Ekibinizin Jotform Kurumsal ile neler başardığını bizimle paylaşmak isterseniz kullanım örneği talep edin.
Yorum Gönder: