US Sailing + Jotform Kurumsal: Bir bakışta sonuçlar
Jotform kullanan departmanların oranı (%)
100
Her tekne sahibinden toplanan veri noktası sayısı
2.000+
Kullanılan platform entegrasyonu sayısı
4 (Google Takvim, Google E-Tablolar, Gmail, Dropbox)
Pek çok kâr amacı gütmeyen kuruluş için verimlilik hem bir hedef hem de bir zorunluluk. Misyonunuz gönüllüleri, bağışçıları ve kısıtlı bütçeyi nasıl yönettiğinize bağlıysa, kazandığınız her saat topluluğunuza daha fazla zaman ayırmanız demek. Yelken sporunun ulusal yönetim kuruluşu US Sailing’in ekibi de bunu Jotform Kurumsal‘ı kullanmaya başladıktan sonra keşfetti.
US Sailing, 1897’den bu yana eğitim, yarışma ve suda fırsat eşitliğini destekleyen çalışmalarla yelkene katılımı artırıyor. Yarış görevlilerini yetiştirip sertifikalandırmaktan olimpik sporculara destek olmaya kadar kuruluşun işi yelken dünyasının pek çok köşesine dokunuyor. Birkaç yıl öncesine kadar bu işin büyük kısmı kâğıt formlar, dağınık e-postalar ve elle yapılan takip yüzünden ağır ilerliyordu.
Kâğıt yığınlarından düzenli süreçlere
Jotform’dan önce US Sailing ekipleri talepleri ve veri toplama işini eski usulle, yani elle ve çoğu zaman kâğıt üzerinde yürütüyordu. Kuruluşun eğitim departmanı direktörü Peri Burns o günlerin zorluklarını hâlâ net hatırlıyor. Yeni kurs taleplerini ve kurs geri bildirimlerini toplamak için e-postaların peşinden koşmak, kâğıt form yığınlarını tek tek ayıklamak ve hiçbir şeyin gözden kaçmamasını ummak gerekiyordu.
Kuruluş Jotform’a geçince süreçler çok daha verimli hâle geldi. Burns bu geçişi “gerekli bir değişim” olarak tanımlıyor. Formların dijitale taşınmasıyla talepler tek bir yerde toplandı, takip kolaylaştı ve bir zamanlar kaos olan iş düzene kavuştu. Burns’ün deyişiyle, “Bize zaman kazandırıyor.”
[Jotform Kurumsal] daha iyi veri elde etmemizi sağladı.
Sydney Hough, Üyelik Müdürü, US Sailing
Verileri toplayıp yönetmek için tek bir platform kullanmaya başlayan US Sailing ekipleri, bu işi artık çok daha sorunsuz yürütebiliyor. Burns, “Tüm veri toplama işinin tek bir merkezde olması bize gerçekten çok yardımcı oldu” diyor.
Yelken eğitimini rotada tutmak
Eğitim, US Sailing’in en büyük programlarından biri. Bir yelken kursuna katılma talebi artık basit bir Jotform formuyla başlıyor ve bu form iş akışını kendiliğinden harekete geçiriyor. Kurs ekibin sırasına ekleniyor ve bir eğitmene atanıyor. Kurs bittiğinde katılımcılara takip anketleri otomatik olarak gidiyor.
Eğitim departmanı veriye dayalı kararlar almak için de Jotform’un raporlama araçlarından yararlanıyor. Burns, “Çok sık rapor hazırlıyoruz” diyor. Geri bildirimlere ve kurs ölçümlerine anında ulaşabilen ekip, eğitim programlarını geliştirebiliyor ve eğitmenlere gerçek zamanlı destek verebiliyor.
Kuruluş genelinde bu kadar hızlı benimsenmesinin sırrı kullanım kolaylığında yatıyor. Burns, “Hem form oluştururken hem de formu dolduran son kullanıcılar için kullanışlı” diye ekliyor. Bugün Jotform Kurumsal, kuruluşun günlük işlerini yürütmesine yardım ediyor ve yeni nesil yelkencileri eğitip onlara ilham verme misyonuna destek oluyor.
İşe yarayan verilerle yarışta öne geçmek
Yarış yönetimi tarafında ise Judie McCann, ülke genelindeki yarış görevlilerinin başvuru ve sertifika süreçlerinden sorumlu. McCann için Jotform Kurumsal bir form aracından çok daha fazlası, günlük rutininin bir parçası. “Bunu gerçekten her gün, gün boyu kullanıyorum” diyor.
Ekibi başvuruları, geçmiş kontrollerini, itirazları ve tavsiyeleri Jotform ile yönetiyor. Kupalar için oyları saymak ya da yanıtları incelemek gerektiğinde Jotform Tablolar ilgili verileri anında önlerine getiriyor. McCann, “Yanıtlardan rapor çekebiliyorum, bu çok işime yarıyor” diyor ve ekliyor: “Raporu benim hazırlamama gerek yok. Her şey benim yerime yapılıyor.“
Formlar, veriler ve raporlar tek bir yerde durunca US Sailing’in yarış yönetimi ekibi asıl önemli olana, yani sporda adaleti, güvenliği ve mükemmelliği korumaya odaklanabiliyor. McCann, “Her şeyin tek bir yerde olması iş akışımıza gerçekten çok yardımcı oluyor” diyor. İletişim ve pazarlama direktörü Sarah Hawkins ise bunu şöyle özetliyor: “Jotform’u çok seviyoruz. Hem iş akışımızda hem de günlük işlerimizde ona güveniyoruz.”
Jotform’u çok seviyoruz. Hem iş akışımızda hem de günlük işlerimizde ona güveniyoruz.
Sarah Hawkins, İletişim ve Pazarlama Direktörü, US Sailing
Ölçeklenebilir çözümlerle sakin sularda
US Sailing’in açık deniz departmanı, yarışlara katılan büyük tekne sahiplerine rehberlik ve hizmet sunarak adil, güvenli ve eşit koşullarda yarışlar yapılmasını sağlıyor. Departman her yıl 1.000’den fazla büyük tekne sahibinin verisini yönetiyor. Bu yüzden ekibin karmaşık iş akışlarını ve büyük veri setlerini kaldırabilecek, ölçeklenebilir bir sisteme ihtiyacı vardı. Üyelik müdürü Sydney Hough, “Her tekne için çok fazla veri topluyoruz ve bunu bir dizi Jotform formuyla yapıyoruz” diye anlatıyor.
Hough’un ekibi Jotform Kurumsal ile şirket içi veritabanlarına bağlanan, sorunsuz işleyen bir başvuru sistemi kurdu. Sistemde otomatik iş akışları, API bağlantıları ve Google Takvim ile Gmail gibi araçlarla entegrasyonlar var. Her tekne sahibinden binlerce veri noktası toplandığını düşünürseniz, bu otomasyonlar hem ciddi zaman kazandırıyor hem de doğruluğu güvence altına alıyor. Hough, “Bu bağlantı sayesinde işleri gerçekten hızlandırıp daha verimli hâle getirebildik” diyor.
US Sailing, Jotform Kurumsal sayesinde veri toplama yöntemlerini deneyimli yelkencilerden ilk kez katılanlara kadar çok farklı bir hedef kitleye göre uyarlayabiliyor. Hough, her yaştan ve teknolojiyle farklı düzeyde arası olan insanların formları ne kadar rahat doldurduğunu, personel için veri görünümlerinin de ne kadar esnek olduğunu vurguluyor. Formlarda çok spesifik sorular sormalarına imkân veren özelleştirme seçeneklerinden de övgüyle söz ediyor. “Verilerin netleşmesine yardımcı oldu” diyen Hough, şöyle devam ediyor: “Daha iyi veri elde etmemizi sağladı.”
Peki ekip karmaşık iş akışlarını kurarken yardıma ihtiyaç duyduğunda ne oldu? Hough, “[Kurumsal destek] ekibi harikaydı” diyor ve ekliyor: “Müşteri hizmetleri birinci sınıf.”
Jotform Kurumsal’ı herkese tavsiye ederim.
Sydney Hough, Üyelik Müdürü, US Sailing
Kuruluş genelinde büyüme için ekip içi iş birliği araçları
Jotform Kurumsal, US Sailing’de veri toplamayı modernleştirmekle kalmadı. Ekipler arasındaki iş birliğini güçlendirdi, verilerin doğruluğunu artırdı ve personele asıl fark yaratacakları işlere ayıracak daha fazla zaman kazandırdı.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, değişen misyonlarına ayak uydurabilecek çözümlere de ihtiyaç duyar. Hough’a göre Jotform’un geniş özellik yelpazesi, US Sailing’in değişen ihtiyaçlarına yetişmesini kolaylaştırıyor. “Ne zaman bir [özellik] aradıysam sizde hep vardı. Sanki üç adım öndesiniz” diyor Hough.
“Jotform Kurumsal’ı herkese tavsiye ederim” diye de ekliyor. Bu sözler, doğru teknolojinin bir kuruluşu ne kadar köklü biçimde dönüştürebileceğini çok iyi anlatıyor.
Kuruluşunuzun misyonunu güçlendirin
US Sailing gibi ulusal programlar yürütüyor ya da yerel girişimleri yönetiyor olabilirsiniz. Her iki durumda da Jotform Kurumsal, kâr amacı gütmeyen kuruluşların işleri sadeleştirmesine, iş birliğini artırmasına ve verilerden anlamlı sonuçlar çıkarmasına yardımcı olur. Üstelik bunu yaparken asıl önemli olana zaman ayırmanızı sağlar. Jotform Kurumsal‘ın daha iyi veri toplamanıza, koordinasyonu güçlendirmenize ve ekibinizin zamanını kuruluşunuzun misyonuna ayırmasına nasıl yardım edebileceğini keşfedin.
Yorum Gönder: