تمتلك معظم عيادات الأسنان جدولاً زمنيًا للتسويق، ولكن القليل منها فقط يمتلك تقويم تواصل مع مرضى الأسنان. وقد تؤدي هذه الفجوة إلى تخلف المرضى عن المواعيد، وفوات مواعيد المتابعة الدوريه، وضياع فرص جمع التقييمات.
إن عدم حضور المريض لا يعني بالضرورة أنه لا يهتم بصحة أسنانه، بل غالباً ما يكون مريضاً تلقى تذكيراً واحداً قبل ثلاثة أسابيع ثم شغلتْه حياته اليومية. وبحلول موعد الزيارة، لا يعود الأمر في مقدمة أولوياته. وسواء نسي المريض الموعد أو اختار عدم الحضور، فإن النتيجة واحدة: كرسي فارغ وإيرادات مفقودة.
الحل ليس في زيادة كمية التواصل، بل في إرسال الرسالة المناسبة في الوقت المناسب. والأفضل من ذلك، أن يكون التواصل مؤتمتاً، بحيث تنطلق الرسائل بانتظام بدلاً من الاعتماد على تفرغ موظفي العيادة.
قبل الموعد
يغطي التأكيد الفوري بعد الحجز، والتذكير قبل الموعد ببضعة أيام، والتنبيه الأخير قبل 24 ساعة، الأساسيات المطلوبة. لكن معظم العيادات تغفل تفصيلاً مهماً: إتاحة الفرصة للمرضى لتأكيد الموعد، أو إعادة جدولته، أو إلغائه مباشرة من رسالة التذكير تلك.
إذا كان إلغاء الموعد يتطلب إجراء مكالمة هاتفية خلال ساعات العمل، فقد يفضل بعض المرضى عدم الحضور ببساطة. سهّل عليهم اتخاذ الإجراء، وستزيد فرصك في الحفاظ على جدول مواعيد دقيق ومحدث باستمرار.
بعد الموعد مباشرة
يمثل التواصل بعد الموعد فرصة هائلة تفوتها معظم العيادات. بالنسبة للإجراءات الطبية التي تتجاوز التنظيف الروتيني، فإن المتابعة القصيرة بعد العملية تظهر للمرضى أنك تهتم بتعافيهم، وليس فقط بتحصيل الفواتير منه.
كما تعد طلبات كتابة التقييمات نقطة تواصل قيمة أخرى. فالطلبات التي تُرسل بينما لا تزال التجربة حاضرة في ذهن المريض تحقق نتائج أفضل مقارنة بتلك التي تُرسل بعد أيام، عندما تصبح تفاصيل الموعد أقل تذكراً.
يُعد البريد الإلكتروني أسهل جزء يمكن أتمتته في هذه العملية، ولكنه يحتاج إلى إعداد صحيح ليكون مفيداً بالفعل. من السهل تجاهل رسائل التذكير العامة بالمواعيد. أما ما يحقق نتائج أفضل فهو تسلسل مؤتمت مرتبط بتاريخ الحجز: بريد إلكتروني للتأكيد الفوري، وتذكير قبل الموعد ببضعة أيام يوضح التاريخ والوقت واسم الطبيب المعالج بشكل جلي، ورسالة أخيرة في اليوم السابق تتضمن خياراً للتأكيد أو إعادة الجدولة.
بمجرد إعداد هذا التسلسل، يمكن أن يعمل مع كل مريض دون الحاجة إلى أن يقوم أي فرد من طاقم العمل ب any متابعة لمعرفة من تلقى التذكيرات.
ما بين المواعيد
تكون رسائل المتابعة أكثر فاعلية عندما تركز على قيمة الرعاية الصحية بدلاً من إظهار المواعيد كأعمال إجبارية ثقيلة. وبدلاً من إخبار المرضى ببساطة بأن موعد تنظيف الأسنان قد حان، اشرح لهم سبب أهمية الرعاية الوقائية المستمرة.
غالباً ما تحقق رسائل المتابعة المرتبطة بالمواعيد النهائية لمنافع التأمين الصحي – لا سيما خلال الربع الرابع من العام عندما تجدد العديد من المنافع – نتائج أفضل من التذكيرات العامة.
عندما تحدث الإلغاءات على أي حال
ستظل حالات عدم الحضور تحدث بالرغم من كل شيء، فهذا جزء طبيعي من إدارة عيادة الأسنان. ما يهم حقاً هو كيفية استجابتك وتصرفك تجاه ذلك.
يمكن لقائمة الانتظار في نفس اليوم أن تساعد في ملء الفراغات المفاجئة. قد يكون المرضى الذين أبدوا مرونة في مواعيدهم مستعدين للقدوم وشغل الموعد المتاح، مما يساعدك على استعادة الإيرادات التي كانت ستضيع بخلاف ذلك.
بالنسبة للمرضى الذين لا يحضرون أو يلغون في اللحظة الأخيرة، أرسل رسالة متابعة موجزة تركز على مساعدتهم في إعادة الحجز بدلاً من إلقاء اللوم عليهم.
لا يتطلب أي من هذا وجود فريق موظفي استقبال أكبر، بل يتطلب نماذج وسير عمل ينقل الرسالة المناسبة في الوقت المناسب تلقائياً.
يجعل Jotform إنشاء هذا الأمر سهلاً: نماذج متوافقة مع قانون HIPAA للحجز ومتابعات ما بعد العمليات الجراحية، وسير عمل مؤتمت للتذكيرات وحملات المتابعة الدوريّة، وسير عمل لطلبات التقييم يتم تفعيله بمجرد حجز الموعد.
إن العيادات التي تمتلك أسرّة وجداول مواعيد ممتلئة بالكامل ليست هي التي تعمل بجهد أكبر لملئها، بل هي التي تمتلك أنظمة تبقي المرضى على تواصل واطلاع دائمين وبشكل مستمر.
هل أنت مستعد لتحسين التواصل مع المرضى وتقليل حالات عدم الحضور؟ استكشف Jotform لعيادات الأسنان.
كتابة تعليق: