Die 4 Arten von Bestellungen, die Sie im Geschäftsleben verwenden werden

Wenn Ihr Unternehmen mit Lieferanten arbeitet – und das tun fast alle Unternehmen – hängt der Erfolg Ihrer Zusammenarbeit von Ihren Branchenkenntnissen ab.

Eine Möglichkeit, Ihr Lieferanten-Know-how zu verbessern, besteht darin, sich mit den vier Arten von Bestellungen vertraut zu machen, die alle ihren Platz in der typischen Geschäftsbuchhaltung haben. Die vier unterscheiden sich auf sinnvolle Weise und um diese Unterschiede zu verstehen, erfordert es Zeit und Geduld.

Sie sollten nicht nur ein Verständnis für die verschiedenen Arten von Bestellungen entwickeln, sondern auch Ihren Bestellgenehmigungsprozess optimieren. Die manuelle Genehmigung jeder Art von Bestellung ist ressourcenintensiv. Da die digitalen Tools immer besser werden, haben viele Unternehmen damit begonnen, ihre Einkaufsprozesse zu automatisieren, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Hier erfahren Sie, was Sie über Bestellungsarten und automatisierte Arbeitsabläufe wissen müssen.

Grundlegende Begriffe

Bevor Sie sich mit den verschiedenen Arten von Bestellungen beschäftigen, sollten Sie diese grundlegenden Begriffe aus der Buchhaltung verstehen:

• Verbindlichkeiten: Dies sind Geschäftseinnahmen, die für bestimmte Zwecke zurückgestellt werden, wie z.B. geplante Bestellungen.
• Freigabe: Dies ist, wenn Sie eine Bestellung abschließen, nachdem bestimmte Bedingungen erfüllt wurden, wie z.B. die Erfüllung einer früheren Bestellung. Nach der Freigabe geben Sie eine Bestellung auf.
• Buchhalterische Ausschüttungen: Dies ist das Geld, das Sie nach einer Bestellung auf die Lieferantenkonten überweisen.

Da Sie nun über die nötigen Ressourcen verfügen, um die vier Arten von Bestellungen zu verstehen, finden Sie hier ausführlichere Informationen zu jeder Art von Bestellung.

Arten von Bestellungen

Standard-Bestellung (PO)

Die Standardbestellung ist der Typ, den die meisten von uns kennen. Unternehmen verwenden sie für einmalige Bestellungen, die sie voraussichtlich nicht regelmäßig tätigen werden.

Standardbestellungen erfordern im Vergleich zu den anderen drei Typen spezifischere Informationen, da es sich um Bestellungen bei Lieferanten handelt, mit denen Sie nicht schon lange zusammenarbeiten. Ein Unternehmen, das beispielsweise Möbel für seine Büroräume kauft, würde nicht erwarten, dass diese Artikel regelmäßig ersetzt werden und würde eine Standardbestellung verwenden.

Standardbestellungen erfordern die größte Sicherheit, da von einem Lieferanten erwartet wird, dass er die einzelne Bestellung ausführt, ohne dass er die Gewissheit hat, dass er zukünftige Aufträge erhält. Diese Art von Bestellung enthält in der Regel die Auftragsbedingungen, eine detaillierte Auflistung der angeforderten Artikel und Angaben zur Lieferung.

Bestellungen müssen einen Genehmigungsprozess durchlaufen, der die Zustimmung eines Managers einschließt. Die Automatisierung des Genehmigungsprozesses durch Plattformen wie Jotform Workflows beschleunigt das Verfahren und ermöglicht es Ihrem Team, Bestellungen schnell zu versenden.

Planbestellung (PPO)

Eine Planbestellung enthält ähnliche Details wie eine Standardbestellung, aber das Lieferdatum und der Lieferort sind unbestimmt. Bei diesen Bestellungen ist der Zeitpunkt der Freigabe das wichtigste Detail.

PPOs sind im Wesentlichen einzelne Bestellungen, die ein Unternehmen nach Bedarf freigeben kann. Anwendungen wie Jotform Workflows können Unternehmen dabei helfen, die Kontoverteilung zu verfolgen und schnell zu genehmigen, um sicherzustellen, dass die Freigabe der PPOs zeitlich so effizient wie möglich erfolgt.

Unternehmen können ein typisches PPO verwenden, um Artikel zu ersetzen oder wieder aufzufüllen, die sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg verwenden möchten. Diese Artikel müssen möglicherweise in unregelmäßigen Abständen aufgefüllt werden, so dass unbestimmte Liefertermine erforderlich sind. In einem typischen Büro kann ein Büromanager zum Beispiel eine PPO für Druckerpatronen erstellen, die freigegeben wird, sobald der Vorrat zur Neige geht.

Rahmenbestellung (BPO)

Manchmal auch als “Dauerauftrag” bezeichnet, ist eine Rahmenbestellung eine Vereinbarung mit einem Lieferanten für zukünftige Einkäufe, bei der die Menge der Artikel unbekannt ist. BPOs enthalten die gleichen Details wie eine PPO, mit der Ausnahme, dass die Menge der Artikel nicht spezifiziert ist, ebenso wie die Lieferdetails.

Ein Büro könnte ein BPO nutzen, um Druckerpapier zu bestellen. Wie bei den Patronen ist es schwer vorherzusagen, wann das Papier zur Neige gehen wird. Im Gegensatz zum vorherigen Beispiel können Sie jedoch nicht ohne weiteres bestimmen, wie viel Papier Sie in Zukunft benötigen werden. In diesem Fall könnten Sie ein BPO mit Ihrem bevorzugten Lieferanten einrichten, damit Sie die benötigte Menge bestellen können, wenn es soweit ist.

Da BPOs den Lieferanten in eine prekäre Lage bringen können, in der er nicht in der Lage ist, die Bestellung bei Bedarf zu erfüllen, begrenzen Rahmenbestellungen oft die maximale Menge, die ein Unternehmen auf einmal bestellen kann.

Vertragsbestellungen (CPO)

Eine Vertragsbestellung ist die am wenigsten detaillierte Art der Bestellung. Sie legt nur die zwischen einem Unternehmen und einem Lieferanten ausgehandelten Bedingungen fest. Eine CPO ist im Grunde ein Vertrag, der festlegt, dass es in Zukunft Bestellungen geben wird, und der Richtlinien dafür enthält, wann diese erfolgen.

Ein CPO hilft bei der Erstellung zukünftiger Bestellungen, auch wenn diese nicht auf die gleiche Weise freigegeben werden. Eine Bestellung, die im Rahmen eines CPOs aufgegeben wird, wird gegen den Vertrag “erhoben” und muss dessen Anforderungen erfüllen. Einige CPOs enthalten vereinbarte Zeitrahmen für künftige Bestellungen, enthalten aber ansonsten keine Informationen über die Menge, das Datum oder die Artikelliste, die ein Unternehmen anfordern wird.

Auch in Ihrem Unternehmen könnten ein Büroleiter und ein vertrauenswürdiger Lieferant einen CPO erstellen, um einen reibungslosen Bestellvorgang in der Zukunft zu gewährleisten. Wie die anderen Arten von Bestellungen profitieren auch die internen Genehmigungen von der Workflow-Automatisierung.

Automatisieren Sie Ihren PO-Prozess

Zum erfolgreichen Versenden aller Arten von Bestellungen an Lieferanten gehört die Einrichtung eines automatisierten Bestellungsgenehmigungsprozesses, damit die Lieferanten die Bestellungen umgehend erhalten.

Manager, Buchhalter und die Lieferanten, die sie betreuen, profitieren alle von der Effizienz der Arbeitsabläufe, die durch Automatisierungsplattformen wie Jotform Workflows ermöglicht wird. Mit der benutzerfreundlichen Drag & Drop-Oberfläche und der bedingten Logik bietet Ihnen die Plattform alles, was Sie brauchen, um die Stakeholder Ihres Unternehmens auf dem Laufenden zu halten – egal, ob Sie Standard-, Plan-, Rahmen- oder Vertragsbestellungen bearbeiten.