Wie Sie ein Wenn-Dann-Bedingungselement mit Jotform Approvals einrichten

In Jotform Workflows ermöglicht Ihnen das Wenn/Sonst-Bedingungselement, logische Entscheidungen basierend auf Formularantworten zu treffen und so die nächsten Schritte des Workflows zu automatisieren. Dieses Element führt den nächsten Schritt im Workflow aus, indem es feststellt, ob die Bedingung erfüllt oder falsch ist. Ist die Bedingung erfüllt, läuft der Workflow in eine Richtung ab; ist sie falsch, nimmt er einen anderen Pfad. Beispielsweise kann der Workflow bei der Bearbeitung von Genehmigungsanträgen anhand der übermittelten Informationen, wie Art oder Betrag des Antrags, feststellen, ob eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist. In einem Terminanfrage-Workflow kann die Bedingung das angeforderte Datum oder die Uhrzeit auswerten und prüfen, ob es bestimmten Kriterien entspricht, bevor es genehmigt oder zur Überprüfung gesendet wird. Diese flexiblen Bedingungen leiten Anfragen auf verschiedene Pfade und stellen sicher, dass basierend auf den Übermittlungsdetails automatisch die richtigen Aktionen ausgeführt werden.

Wenn/Sonst-Bedingungselement hinzufügen

So verwenden Sie das Wenn/Sonst-Bedingungselement in Ihrem Workflow:

1. In Workflow-Generator. Klicken Sie links im Bildschirm auf Elemente hinzufügen, um das Menü Workflow-Elemente zu öffnen.
2. Fügen Sie unter Logikelemente im Reiter Basis das Element Wenn/Sonst-Bedingung per Drag & Drop oder per Klick zu Ihrem Workflow hinzu.

Das If/Else-Bedingungselement einrichten

Ähnlich wie beim Einrichten logischer Bedingungen für die Erstellung intelligenter Online-Formulare können Sie den gleichen Ansatz auch beim Konfigurieren des If/Else-Bedingungselements in Ihrem Workflow anwenden. Beachten Sie, dass das Ergebnis immer entweder wahr oder falsch ist – wahr, wenn die Bedingungen erfüllt sind, und falsch, wenn sie nicht erfüllt sind.

Bedingungen hinzufügen

Um das If/Else-Bedingungselement einzurichten, müssen Sie die Kriterien definieren, die bestimmen, ob es wahr oder falsch ist. Dazu fügen Sie eine spezifische Bedingung hinzu, die erfüllt sein muss, damit der Workflow in einem bestimmten Pfad fortgesetzt wird. So geht’s:

1. Klicken Sie im Workflow-Generator auf die Schaltfläche Bedingungen hinzufügen im Element Wenn/Sonst-Bedingung.

2. Wählen Sie im Fenster Eigenschaften der If/Else-Bedingung ein Feld aus einem in Ihrem Workflow enthaltenen Formular aus.

3. Geben Sie anschließend den Status an, den die Bedingung für dieses Feld prüfen soll.
4. Geben Sie anschließend den Wert oder ein anderes Feld in Ihrem Formular ein oder wählen Sie es aus, je nachdem, was der ausgewählte Status erfordert.
5. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Definieren mehrerer Bedingungen

Um mehrere Bedingungen für das If/Else-Bedingungselement hinzuzufügen und Ihren Workflow dynamischer zu gestalten, klicken Sie im Eigenschaftenfenster der If/Else-Bedingung auf das Plus-Symbol der obersten Bedingung. So können Sie zusätzliche Kriterien definieren, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow einem bestimmten Pfad folgt.

Wählen Sie anschließend unten im Fenster BELIEBIGE aus der Dropdown-Liste aus, wenn die Bedingung erfüllt sein soll, wenn mindestens eine Bedingung erfüllt ist. Wählen Sie ALLE aus, wenn die Bedingung nur erfüllt sein soll, wenn alle Bedingungen erfüllt sind.

Bedingungen entfernen-

Wenn bestimmte Bedingungen nicht mehr relevant sind, können Sie sie entfernen, indem Sie auf das Minus-Symbol klicken. Dieses wird bei jeder Bedingung angezeigt, wenn mehr als eine im Fenster If/Else-Bedingungseigenschaften vorhanden ist. Dies hilft Halten Sie Ihren Workflow übersichtlich und an den aktuellen Anforderungen ausgerichtet.

Element umbenennen

Um Ihren Workflow übersichtlich zu halten, benennen Sie das If/Else-Bedingungselement um, indem Sie darauf doppelklicken und einen neuen Namen eingeben. So können Sie seinen Zweck leichter erkennen und später bei Bedarf verschiedene Pfade im Workflow nachvollziehen.

Wenn/Sonst-Bedingungselement verbinden

Sie können eine Flusslinie zum und vom Wenn/Sonst-Bedingungselement zeichnen, um es mit anderen Elementen zu verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Wie man Elemente hinzufügt und verbindetnnect-Elemente in Jotform Workflows. Sobald die Verbindung hergestellt ist, klicken Sie auf Zweig auswählen und wählen Sie im Menü Zweige entweder Wahr oder Falsch.

Bedingungen und Zweige aktualisieren

Wenn sich Ihr Workflow weiterentwickelt, müssen Sie möglicherweise die bestehenden Regeln anpassen. Um die Anforderungen besser zu erfüllen, können Sie beispielsweise Bedingungen anpassen oder neue Kriterien hinzufügen, um die Bestimmung von Wahr oder Falsch zu verfeinern. Um die Bedingungen zu aktualisieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben dem If/Else-Bedingungselement, um das Fenster If/Else-Bedingungseigenschaften zu öffnen.

Sie können Ihre ausgewählten Zweige ändern, indem Sie darauf klicken, um das Zweige-Menü erneut zu öffnen und erneut zwischen Wahr und Falsch zu wählen. Diese Flexibilität hilft Ihnen, Ihren Workflow an Ihre aktuellen Kriterien und Logik anzupassen.

If/Else-Bedingungselement löschen

Um das If/Else-Bedingungselement zu löschen, Klicken Sie rechts neben dem If/Else-Bedingungselement auf das Papierkorbsymbol.

Klicken Sie anschließend im Bestätigungsfenster auf Bestätigen, um fortzufahren.

So können Sie Ihren Workflow organisieren, indem Sie veraltete Bedingungen entfernen. Sobald Sie das Element entfernt haben, können Sie mit den gleichen Schritten ein neues If/Else-Bedingungselement zu Ihrem Workflow hinzufügen.