Mit Jotform verwalten Sie Besprechungsraumreservierungen unkompliziert, ohne Excel-Tabellen, endlose E-Mails oder brenzlige Terminkonflikte in letzter Minute. Mit Jotform können Organisationen jeder Größe eigene Buchungsformulare für Besprechungsräume anlegen. Dort laufen alle nötigen Angaben zusammen: Raumwahl, Datum, Uhrzeit, Teilnehmerzahl und technische Ausstattung.
Nutzen Sie die kostenlosen Vorlagen von Jotform für die Buchung von Besprechungsräumen, um sofort zu starten. Wählen Sie eine Vorlage, passen Sie sie an Ihre Räume und Regeln an, und nehmen Sie dann Buchungen entgegen.
Vorteile
Mit dem Drag-and-drop-Formulargenerator von Jotform erstellen Sie in wenigen Minuten ein Reservierungsformular für Besprechungsräume, das zu Ihrer Organisation passt. Fügen Sie Felder für Raumauswahl, Datum und Uhrzeit, Teilnehmerzahl, AV-Ausstattung oder Catering-Wünsche hinzu. Sie können das Formular in Ihr Intranet einbetten, per Link versenden oder auf einem Tablet vor jedem Raum anzeigen.
Jede eingereichte Buchung wird automatisch in Jotform Tabellen übernommen. Dort können Sie Reservierungen nach Raum, Datum oder Anfragendem anzeigen, filtern, sortieren und durchsuchen. So sehen Sie sofort, was bereits gebucht ist, entdecken freie Slots und erkennen Terminkonflikte, bevor sie zu Problemen werden.
Wenn bei Ihnen vor der Raumfreigabe noch eine Freigabe vorgesehen ist, lässt sich mit Jotform Workflows ein mehrstufiger Freigabeprozess direkt in das Buchungsformular einbinden. Sobald eine Anfrage eingeht, leitet der Ablauf sie an die zuständige Person weiter, die sie mit einem Klick genehmigen oder ablehnen kann. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen informieren alle Beteiligten in jeder Phase.
Mit den Formulareinstellungen von Jotform können Sie die Zahl der Antworten pro Zeitfenster begrenzen, sodass ein Raum nicht zweimal für überschneidende Zeiträume gebucht wird. Zusammen mit E-Mail-Bestätigungen in Echtzeit und Kalenderintegrationen hat Ihr Team immer im Blick, welche Räume frei und welche belegt sind.
Mit Jotform Apps können Sie ein eigenständiges Buchungsportal einrichten, das Ihre Reservierungsformulare in einer einheitlichen, mobilfreundlichen Ansicht zusammenfasst. Mitarbeiter, Mitglieder oder Gäste können von jedem Gerät aus auf das Portal zugreifen und den benötigten Raum reservieren, ohne dafür einen Administrator kontaktieren zu müssen.
Erfahrungsberichte
Legen Sie für jede Etage oder jeden Konferenzraum ein eigenes Buchungsformular an und fassen Sie alle Antworten in einer gemeinsamen Jotform-Tabellenansicht zusammen. So behält das Verwaltungspersonal den Überblick über die Raumnutzung im gesamten Haus und erkennt Zeiten mit hoher Nachfrage für die Kapazitätsplanung.
Betreiber von Coworking-Spaces können Jotform nutzen, um ihren Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, Reservierungen für private Büros oder Hot Desks online selbst vorzunehmen. Mit Jotform Apps bündeln Sie alle verfügbaren Plätze und Buchungsformulare in einem Mitgliederportal.
Fachbereiche und Lehrkräfte können Raumanträge über ein Jotform-Formular einreichen. Anschließend übernimmt Jotform Workflows und leitet die Anfragen an das Anmeldebüro oder einen Prüfer der Hausverwaltung weiter.
Gemeinschaftsorganisationen können ein Buchungsformular für Raumreservierungen öffentlich bereitstellen. Über dieses Formular können Bewohner oder Mitgliedergruppen einen Saal, eine Küche oder einen Tagungsraum anfragen.
Hier finden Sie Antworten auf alle Ihre Fragen zu Jotform. In unseren FAQs finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Weitere Informationen erhalten Sie von unserem Support-Team.
Mit einer Software zur Buchung von Besprechungsräumen können Mitarbeiter oder Mitglieder freie Räume suchen und für einen bestimmten Zeitraum reservieren. Das Tool verhindert Doppelbuchungen, reduziert Terminkonflikte und gibt Administratoren einen Überblick über die Nutzung der Räume. Mit Jotform lassen sich mithilfe von Online-Formularen, Tabellen und Workflows schnell eigene Raumreservierungssysteme aufsetzen – ohne zusätzliche Raumverwaltungssoftware.
Mit Jotform erstellen Sie ein Online-Formular, das die Details einer Raumbuchungsanfrage erfasst: den Namen der Person, den gewünschten Raum, Datum und Uhrzeit, die Anzahl der Teilnehmer sowie etwaige Anforderungen an die Ausstattung. Die eingereichten Formulare werden zur einfachen Überprüfung in Jotform Tabellen gespeichert, und mit Jotform Workflows können Sie automatisierte Genehmigungsprozesse einrichten, damit Buchungen bestätigt oder abgelehnt werden können. Sobald eine Buchung genehmigt wurde, werden automatisch Bestätigungs-E-Mails versendet.
Ja, mit Jotform können Sie Limits für bestimmte Zeitfenster festlegen, sodass derselbe Raum nicht zweimal für denselben Zeitraum reserviert werden kann. Sie können zudem Eingaben beschränken und bedingte Logik nutzen, um Anfragen vor der Bestätigung zu prüfen. In Umgebungen mit hohem Aufkommen bietet die Kombination von Jotform mit einem Workflow-basierten Genehmigungsprozess eine zusätzliche Kontrollstufe.
Sie brauchen keine Programmierkenntnisse. Mit dem Drag-and-drop-Formulargenerator von Jotform können Sie Felder problemlos hinzufügen, entfernen oder neu anordnen. Greifen Sie auf eine der Jotform-Vorlagen für Besprechungsräume zurück und passen Sie sie in wenigen Minuten an Ihre Räumlichkeiten, Ihr Branding und Ihre Richtlinien an.
Ja, mit Jotform Workflows lassen sich Buchungsanfragen durch eine festgelegte Genehmigungskette leiten. Sobald jemand ein Reservierungsformular absendet, geht die Anfrage automatisch an die zuständige Person, die sie genehmigen oder ablehnen kann. Automatische Benachrichtigungen halten den Antragstellenden auf dem Laufenden, und alle Entscheidungen werden zur Nachverfolgung protokolliert.
Jede Antwort auf ein Buchungsformular landet automatisch in Jotform Tabellen, wo Sie alle Reservierungen übersichtlich sehen. Filtern Sie nach Datum, Raum, Status oder anfragender Person und suchen Sie direkt nach einer bestimmten Buchung. Mit Farbcodierung und Kalenderanbindung behalten Sie Ihren Zeitplan im Blick.
Ja, mit Jotform Apps können Sie ein individuelles Portal mit Ihrem eigenen Branding erstellen, in dem alle Buchungsformulare an einem Ort zusammengefasst sind. Mitarbeiter oder Mitglieder können von jedem Gerät auf das Portal zugreifen, verfügbare Räume durchsuchen und eine Reservierung vornehmen, ohne dafür einen Administrator kontaktieren zu müssen. Sie können das Portal als eigenständige URL veröffentlichen oder in Ihr Intranet einbinden.
Jotform lässt sich mit Google Kalender verknüpfen, sodass bestätigte Raumbuchungen automatisch als Kalendertermine erscheinen. So bleiben die Kalender Ihres Teams synchron, ohne manuelle Eingaben. Außerdem kann Jotform per Zapier oder nativer Integration mit vielen weiteren Apps verbunden werden, darunter Microsoft 365-Tools.
Ja, mit den E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen von Jotform können Sie dem Anfragenden eine automatische Bestätigung senden, sobald er ein Buchungsformular absendet, sowie eine weitere Bestätigung, sobald seine Anfrage genehmigt wurde. Sie können die Bestätigungsnachricht mit Buchungsdetails, dem Standort des Raums und allen Anweisungen anpassen, die der Anfragende vor seinem Termin benötigt.
Jotform nutzt eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, um Daten während der Übertragung zu schützen, und speichert alle übermittelten Daten sicher in der Cloud. Jotform ist DSGVO-konform, HIPAA-konform (im Rahmen eines Enterprise-Abonnements) und nach SOC 2 Typ II zertifiziert. Sie legen fest, wer Zugriff auf Ihre Formulare und die übermittelten Daten hat, und können den Zugriff nach Benutzerrollen einschränken.
Ja, alle Jotform-Formulare sind vollständig für Mobilgeräte optimiert und passen sich automatisch an jede Bildschirmgröße an. Mitarbeiter können Anträge auf Reservierung von Besprechungsräumen über ein Smartphone oder Tablet einreichen, was besonders praktisch ist, wenn jemand spontan und sofort einen Raum braucht.
Ja, mit dem kostenlosen Tarif von Jotform können Sie bis zu fünf Formulare erstellen und monatlich bis zu 100 Antworten erfassen, was für kleine Teams oder gelegentliche Raumreservierungen ausreicht. Größere Teams mit höherem Buchungsaufkommen finden in den Premium-Tarifen eine erschwingliche Option mit unbegrenzten Formularen, höheren Antwortlimits, Genehmigungsabläufen und erweiterten Integrationen.