Jotform Teams FAQ

Ja, Jotform Teams ist ein Tool für die Online-Zusammenarbeit. Jeder Benutzer mit Zugriff auf einen Teams-Workspace kann Dokumente teilen und nahtlos mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Administratoren können spezifische Teams erstellen und Aufgaben oder Projekte nach Bedarf zuweisen.

Online-Zusammenarbeit bedeutet, das Internet oder einen Online-Bereich zu nutzen, um gemeinsam an einem Projekt oder einer Aufgabe zu arbeiten. Für Teams in Unternehmen bedeutet dies eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.

Wie der Name schon sagt, ist ein geteilter Online-Workspace eine zentralisierte digitale Plattform, die es ihren Nutzern ermöglicht, auf dieselben Inhalte zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Ein geteilter Online-Workspace kann sowohl von Mitarbeitern des Unternehmens als auch von Nicht-Mitgliedern auf Einladung genutzt werden. Für Teams kann ein gemeinsamer Online-Workspace den Unterschied zwischen zeitaufwendiger, ineffizienter Kommunikation und einem leistungsstarken Online-Bereich ausmachen, in dem Teams zusammenarbeiten und Aufgaben gemeinsam bewältigen können.

Jedes Team kann Jotform Teams nutzen! Das beinhaltet

• HR-Teams
• Gemeinnützige Organisationen
• Marketing- und Werbeagenturen
• Educational institutions
• Gesundheitseinrichtungen

Jotform Teams enthält ein Verzeichnis, in dem Nutzerinnen und Nutzer andere Teams durchsuchen und deren Arbeitsbereiche ansehen können – praktisch, wenn jemand ein bestimmtes Formular oder eine App eines anderen Teams sucht. Ist ein Arbeitsbereich im Verzeichnis sichtbar, können auch Personen außerhalb des Teams darauf zugreifen, Formulare ausfüllen und Apps ansehen.

Jotform Teams lässt sich mit allen Jotform-Produkten nutzen. So können Sie Formulare, Tabellen, Berichte, Genehmigungsprozesse, Boards und Sign-Dokumente anlegen. Nachdem Sie Ihr Team erstellt und Mitglieder eingeladen haben, klicken Sie im linken Bereich Ihres Team-Bereichs auf den Button Erstellen, um eine Übersicht aller erstellbaren Elemente zu öffnen. Folgen Sie dann den Schritten, um Ihre Elemente fertigzustellen.

Sie können ein neues Team über Ihr Jotform-Dashboard oder über die Produktlistennavigation erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Team erstellen klicken. Wenn Sie ein Team erstellen, können Sie den Teammitgliedern verschiedene Rollen zuweisen und steuern, was sie innerhalb des Teams sehen oder tun können.

Bei Jotform Teams ist die Anzahl der Teams nicht begrenzt, Sie können also so viele Teams erstellen, wie Sie für Ihre Organisation benötigen. Wenn Sie andere Teams sehen möchten, die Mitglieder Ihrer Organisation erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Teams in der oberen rechten Ecke Ihres Browsers.

Alle Daten in Jotform Teams werden über eine Verbindung mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung übertragen. Außerdem bietet Jotform mehrere Verschlüsselungsmethoden und Formularfelder zum Schutz vor Spam. Team-Admins können den Zugriff auf Formulare und Apps einschränken oder einen Arbeitsbereich nur für bestimmte Personen in Ihrer Organisation sichtbar machen.

Ja. Sie können Teammitglieder zu Ihrem Jotform Teams-Workspace einladen, indem Sie einen Link teilen oder Einladungen per E-Mail über Ihr Online-Dashboard senden. Jeder neuen Person weisen Sie eine Rolle zu, je nachdem, was sie sehen, bearbeiten oder erstellen soll – zur Wahl stehen Team Admin, Data Collaborator, Data Viewer und Creator. Server Admins können außerdem alle Teams innerhalb der Organisation erstellen, löschen oder bearbeiten.

Team-Arbeitsbereiche verwalten Sie über das Dashboard von Jotform Teams. Dort können Sie bestehende Formulare aus Ihrem persönlichen Konto in Ihre Teams verschieben, das Erscheinungsbild der Team-Arbeitsbereiche anpassen, Ordner anlegen und vieles mehr.

Nur Team Admins können bestehende Formulare in ihr Team verschieben, da sich dadurch die Eigentümerschaft des Formulars ändert. Wenn Sie ein Formular in ein Team verschieben möchten, gehen Sie zu Meine Formulare und wählen Sie in der oberen Leiste oder im Menü Mehr des gewählten Formulars die Option In Team verschieben. Folgen Sie dann den Anweisungen, um die Aktion abzuschließen.

Sie können Ihren Teambereich personalisieren, indem Sie in den Teameinstellungen das Titelbild und das Symbol des Teams ändern. Auf dieser Seite können Sie auch die Datenschutzeinstellungen aktualisieren, Teammitglieder verwalten und das Aktivitätsprotokoll einsehen.

Wenn Sie Informationen in einem Team mit Ordnern besser ordnen möchten, gibt es zwei Wege. Sie können im linken Bereich Ihres Team-Arbeitsbereichs auf Neuen Ordner erstellen klicken. Oder Sie öffnen „Mein Arbeitsbereich”, klicken im linken Bereich auf die drei Punkte neben dem Namen Ihres Teams und wählen Neuen Ordner hinzufügen.

Ja, Sie können Änderungen anhand des detaillierten Aktivitätsprotokolls überwachen. Team-Administratoren können die Aktivitäten nach Datum, Mitgliedern und Aktionen filtern.