Integración WhatsApp: Enviar mensajes personalizados con formulario prellenado desde tabla

Puede jotform leer una tabla donde haya una columna con numeros de telefonos y hacer un mensaje personalizado y enviarlo a cada numero, el mensaje incluye un formulario de Jotform pre llenado para cada fila.

Hola Quasar,

Gracias por contactar con Jotform para recibir ayuda; soy un asistente de inteligencia artificial y estoy aquí para apoyarte con tu consulta.

Con la información disponible, Jotform permite prellenar formularios y también ofrece varias formas de conectarse con WhatsApp, pero no hay una función nativa que tome directamente una tabla con números de teléfono y envíe mensajes de WhatsApp masivos y personalizados de forma automática a cada número.

Te resumo lo que sí se puede hacer y cómo podrías acercarte a lo que necesitas:

1. Prellenar un formulario de Jotform por cada fila (registro)

Puedes generar una URL única del formulario con campos prellenados usando parámetros en la URL:

• Cada campo del formulario tiene un nombre único.
• En la URL del formulario se añaden parámetros tipo ?campo1=valor1&campo2=valor2.
• Por ejemplo:
  

  https://form.jotform.com/220631153630039?name[first]=Jane&name[last]=Doe&email=jane.doe@jotform.com

• Hay una herramienta llamada Field Prepopulator que genera estas URLs prellenadas para tu formulario.

De esta forma, para cada fila de tu tabla (cada persona) puedes construir un enlace de formulario distinto con sus datos ya cargados.

2. Usar Jotform Tables para enviar formularios prellenados (por email)

En Jotform Tables existe la columna de botón de acción Send Form que:

• Toma los datos de cada fila de la tabla.
• Los mapea a los campos de otro formulario.
• Envía un correo electrónico con el enlace al formulario prellenado al destinatario (hasta 3 emails por fila).
• Permite enviar a varias filas a la vez (envío múltiple).

Esto cubre el flujo de “tabla → formulario prellenado → envío masivo”, pero el canal de salida es email, no WhatsApp.

3. Qué se puede hacer con WhatsApp desde Jotform

• Compartir manualmente un formulario por WhatsApp desde la app móvil de Jotform (elige el formulario y usa la opción de compartir por WhatsApp).
• Integrar el formulario con WhatsApp para recibir notificaciones en tu WhatsApp cuando alguien envía el formulario.
• Agregar un WhatsApp Button o un WhatsApp Chat en tu web o formulario para que los usuarios te escriban a ti.

Sin embargo, en lo que tenemos documentado no aparece una función que:

• Lea una columna de teléfonos en una tabla,
• Genere automáticamente un mensaje personalizado de WhatsApp para cada número,
• Y lo envíe de forma masiva y directa desde Jotform.

4. Posible enfoque combinado (parcialmente manual o con herramientas externas)

Con lo que ofrece Jotform hoy, el flujo más cercano sería:

1. Diseñar tu formulario con los campos que quieras prellenar.
2. Usar URL prellenadas (parámetros en la URL) o Send Form en Jotform Tables para generar un enlace único por persona.
3. Exportar o usar esos enlaces como base para que una herramienta externa de mensajería (por ejemplo, una plataforma de WhatsApp Business o de SMS marketing) envíe los mensajes personalizados a cada número de teléfono.

En resumen: sí puedes prellenar un formulario por cada fila de tu tabla y sí puedes compartir formularios por WhatsApp, pero no tenemos documentada una función nativa que haga todo el flujo completo de forma automática (tabla → WhatsApp masivo personalizado) solo dentro de Jotform; para la parte de envío masivo por WhatsApp tendrías que apoyarte en otra herramienta.

Si nos indicas si tus datos están ya en Jotform Tables o en un CSV/Excel, podemos orientarte con pasos más concretos para generar los enlaces prellenados desde ahí.

Si puedes, prueba estas opciones y cuéntanos cómo te va o qué parte del flujo quieres automatizar más para que podamos orientarte mejor.

Hi quasarpeople,

Our Spanish Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Spanish, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, the Send Data to Other Apps feature in Jotform Tables supports the WhatsApp Business integration. This integration allows you to send a personalized message to the phone number or WhatsApp number entered in the form.

To use this integration, you'll need to create a Prefilled Link, as suggested by Podo here, and include it in your Message Template in WhatsApp Manager through your Meta Business account. Once the template is created and approved, you can select it in the integration. Let me show you how to set it up:

1. In Jotform Tables, click on the Add button at the end of the rows.

2. Then, in the Add a New Column window that comes up, click on the Buttons tab, select Send Data to Other Apps, and then click on Next. 

3. Next, enter a Column Name, and then click on Next. 

4. Now, select the WhatsApp Business integration.

5. In the WhatsApp Business window, select your Account if you have added one or log in to a new one by clicking Use another account, then click on Next.

6. Next, select Form Fields for the Recipient Phone Number, then select your form's Phone field for the second Recipient Phone Number section.

7. Select the Phone Number Country Code and your approved Template, and then click on the Save button.

8. Lastly, in the Send Data to Other Apps window, click on the Create Column button. Here's an example:

I currently don’t have an approved template, so I’m unable to show it in my example. After clicking the Create Column button, you’ll see a new column in your Jotform Tables with a Send Data button. Clicking this button will send a WhatsApp message to the Phone Number in each row.

Reach out again if there’s anything else we can help you with.