Comment signer un document électroniquement

Quel que soit votre secteur d’activité, les solutions technologiques d’usage quotidien comme les signatures électroniques contribuent à améliorer l’efficacité. Elles nous aident à accomplir des tâches, à rationaliser les processus, à améliorer le service client, et à communiquer et collaborer plus rapidement et plus efficacement que jamais tout en optimisant ainsi la productivité et la rentabilité.

Pour mieux comprendre la puissance des signatures électroniques, découvrez leurs avantages pour les entreprises et comment signer un document électroniquement dans cet article.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est, tout simplement, une signature écrite numériquement ou générée par un logiciel qui authentifie un document en ligne. Elles permettent aux utilisateurs d’envoyer et de recevoir des documents légalement approuvés à des clients et fournisseurs, à tout moment et en tout lieu.

Avec un logiciel de signature électronique gratuit comme Jotform Sign (que nous décrirons dans un instant), vous pouvez envoyer et signer des documents en quelques minutes. C’est aussi simple que de signer dans le bloc de signature d’un document en saisissant ou en dessinant votre nom, puis en cliquant sur « Envoyer » ou tout autre bouton similaire.

Quels sont les avantages d’utiliser des signatures électroniques ?

L’intégration des signatures électroniques dans vos processus d’entreprise quotidiens offre les avantages suivants :

• Gain de temps et d’énergie pour les collaborateurs : vous pouvez envoyer et recevoir des signatures électroniques en un simple clic plutôt que de passer des heures à collecter et distribuer des documents aux personnes concernées.
• Automatisation des flux de travail : des flux de travail mieux structurés fluidifient la communication et réduisent les erreurs humaines et les blocages entre les services concernés.
• Contribution à une activité plus écologique : vous économisez du papier et de l’énergie en choisissant cette solution sans papier.
• Sécurité renforcée des documents sensibles : cela est particulièrement vrai lorsque vous combinez les signatures électroniques avec des scellés anti-falsification, des pistes d’audit et le chiffrement des données.
• Réduction des coûts dans toute l’entreprise : plus besoin de dépenser pour l’impression, l’envoi postal, le stockage et le mobilier dédié aux documents papier.

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes pratiquement dans pratiquement tous les pays et peuvent créer des documents légalement exécutoires. Elles ont la même légitimité que les signatures manuscrites dans de nombreux pays dans le monde entier et en France. Pour vous assurer de respecter toutes les réglementations applicables à vos documents signables, il est recommandé de consulter un conseiller juridique.

Comment Jotform Sign peut-il vous aider ?

Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce que sont les signatures électroniques et de leurs nombreux avantages, examinons un outil simple de signature électronique. Jotform Sign est une solution de signature électronique facile à utiliser et sans code, idéale pour les organisations de petite à moyenne taille.

Voici ce que vous pouvez faire avec Jotform Sign :

• Créer des flux de travail automatisés grâce aux signatures.
• Construire des documents à signer électroniquement en partant de zéro ou choisir parmi plus de 600 modèles.
• Envoyer un document (par exemple une lettre d’offre, un contrat de vente, un document hypothécaire) plusieurs fois à plusieurs signataires et suivre son parcours à travers un flux de travail simple.
• Envoyer ou stocker des documents signés dans des systèmes de stockage cloud, tels que Google Drive, OneDrive et Dropbox.
• Définir des délais de signature et envoyer des rappels par email aux personnes qui n’ont pas encore signé.
• Collecter des signatures directement sur votre site web à l’aide de formulaires que vous pouvez intégrer.

De plus, Jotform Sign fait partie de la suite de produits de Jotform, ce qui signifie que vous pouvez gérer vos formulaires de signature électronique dans les Tableaux Jotform, les Applis Jotform et le Générateur de boutiques en ligne Jotform.

Quels sont les principaux cas d’utilisation de Jotform Sign ?

Apprendre comment signer un document électroniquement est facile avec des plateformes comme Jotform Sign. Voici quatre exemples concrets d’utilisation de modèles Jotform Sign :

1. Contrat de bail simple d’une page : ce contrat locatif définit les conditions de la propriété à louer, afin que les deux parties puissent s’accorder sur les dates de bail, le paiement, les prestations de services publics et l’ameublement. Une fois tous les termes inclus, vous pouvez l’envoyer au futur locataire par lien ou email, collecter sa signature et la stocker en toute sécurité dans votre tableau de bord Jotform.
2. Lettre de recommandation professionnelle : ce modèle met en avant les compétences, l’expérience professionnelle et les traits de personnalité d’une personne lors de la recherche d’emploi. Utilisez ce modèle pour aider un ami ou collègue à impressionner un employeur potentiel, signez-le en bas, et réutilisez-le à l’avenir — avec quelques ajustements — si quelqu’un d’autre vous demande une lettre de recommandation.
3. Accord de paiement : ce contrat décrit les modalités de prêt entre un créancier et un emprunteur, y compris si l’emprunteur remboursera le prêt en un seul paiement ou en versements réguliers, afin de rationaliser en quelques minutes le processus de prêt et l’échéancier des paiements.
4. Proposition de subvention : postuler pour une subvention demande du temps, de l’organisation et une attention aux détails. Ce modèle comprend une lettre de présentation, les détails du projet (calendrier, objectifs, budget, etc.) et les conditions générales. Les propositions nécessitent généralement un effort de groupe, et donc, il inclut deux champs pour signatures, ce qui est utile lorsque plusieurs personnes collaborent avant l’envoi à l’agence de financement.

Même si les signatures manuscrites sont un moyen adéquat et légaux d’authentifier un document, les signatures électroniques sont tout aussi efficaces, tout en étant plus pratiques, économiques et sécurisées comparées aux signatures manuscrites. Avec des outils comme Jotform Sign, apprendre comment signer un document électroniquement est une des façons les plus simples d’automatiser les tâches administratives et de rationaliser vos flux de travail pour une journée de travail moins stressante et plus productive.