Como a digitalização de serviços financeiros otimiza a segurança, as operações e o atendimento ao cliente

Embora não haja nada inerentemente errado com os processos manuais – como imprimir e enviar documentos, armazenar papelada em armários e coletar dados através de formulários físicos – estes podem afetar seus resultados finais. A compra de tinta, papel e selos, bem como a manutenção de impressoras e trituradoras, pode aumentar os gastos, especialmente para grandes organizações.

A automação ajuda a reduzir esses custos desnecessários — além de economizar o tempo dos funcionários — transformando processos cotidianos em fluxos de trabalho. Um exemplo é a automação robótica de processos (RPA), uma automação básica que usa "bots" de software para imitar ações humanas e executar tarefas repetitivas e banais rapidamente com pouca entrada manual.

Usando um poderoso software para automação de aprovações, você pode autorizar ou rejeitar envios de formulários, enviar notificações personalizadas por e-mail, reatribuir tarefas, solicitar informações adicionais e encaminhar problemas — tudo com o clique de um botão. Esse tipo de digitalização impulsiona a colaboração, aumenta a produtividade e minimiza atrasos.

Os serviços financeiros têm a reputação de ser um setor seguro e simplificado, conforme mostrado com as inovações em aplicativos voltados para o cliente, como serviços bancários móveis e plataformas de investimento. De acordo com Nick Bantick, consultor de automação inteligente da DigiBlu, um líder internacionalmente reconhecido em automação inteligente, "essa reputação nem sempre se traduz no resto do negócio, onde há muitas oportunidades para melhorar a eficiência e a auditabilidade.

A digitalização e a automação dos processos são absolutamente necessárias para corresponder ao padrão definido nas aplicações go-to-market. A padronização de dados é fundamental para ganhos de eficiência e aplicação de melhores práticas de conformidade e, na DigiBlu, usamos uma combinação de ferramentas, incluindo Jotform Empresas, para alcançar isso. O impacto na eficiência operacional, nos funcionários internos e na experiência do cliente é transformador."

Investir em um criador de apps móveis no-code é outra maneira infalível de otimizar suas operações de serviços financeiros. Essas ferramentas engenhosas ajudam profissionais de finanças com diferentes formações em programação a criar aplicativos capazes de armazenar dados financeiros, manter colaboradores atualizados, rastrear despesas dos funcionários, funcionar como um painel do cliente e gerenciar finanças pessoais.

Aplicativos o ajudam a melhorar a experiência do usuário, se destacar da concorrência, interagir melhor com clientes e funcionários e otimizar a produtividade. Dependendo de suas necessidades, você pode criar um app compartilhado com uma URL simples ou alcançar públicos maiores na Apple App Store e no Google Play usando uma solução de aplicativo nativo.

Conforme mencionado acima, softwares com recursos de assinatura eletrônica podem ajudar diversas instituições financeiras, como bancos, seguradoras e corretoras, a melhorar a confiança da marca e a segurança dos dados. As soluções de assinatura eletrônica também podem encurtar ciclos de vendas e simplificar processos internos, permitindo-lhe criar e personalizar contratos reutilizáveis e documentos; rastrear, baixar e armazenar documentos assinados e juridicamente vinculativos; e incluir documentos eletrônicos em seus fluxos de trabalho ou apps de aprovação.

A plataforma de assinatura eletrônica certa permitirá que você defina datas de vencimento para seus documentos eletrônicos, solicitando que sejam assinados e devolvidos em um prazo específico. Esse recurso é especialmente útil se você estiver trabalhando com um grande número de colaboradores, encaminhando contratos vinculados a taxas de juros ou eventos de mercado ou apenas precisando acompanhar projetos em andamento.

Graças aos robustos criadores de formulários online, você pode criar e compartilhar formulários de clientes, pesquisas de feedback, entre outros documentos eletrônicos totalmente personalizáveis na palma da sua mão.

Escolha um modelo pronto ou crie um formulário do zero, personalize-o de acordo com seu branding, adicione campos e widgets atraentes e compartilhe-o com seus funcionários ou clientes através de um link ou incorporando-o ao site da sua empresa. Os melhores criadores de formulários online integram-se até mesmo aos aplicativos mais populares do mundo, desde ferramentas para gestão de projetos até serviços de e-mail marketing, para garantir que a aparência e as mensagens da sua marca sejam consistentes em seus e-mails, site, publicidades, malas diretas e painéis de clientes.

A colaboração no local de trabalho pode ser estressante o suficiente sem que você tenha de se preocupar em como irá definir funções, atribuir tarefas, compartilhar documentos, coletar e gerenciar dados para manter todos atualizados. Adicione colaboradores locais e remotos à mistura e você terá a receita perfeita para possíveis falhas de comunicação.

No entanto, se você investir em espaços de trabalho online compartilhados, poderá ajudar os membros da equipe a colaborar e se comunicar interna e externamente — estejam eles trabalhando no local, na cidade ou fora do país. Essas soluções permitem que os usuários criem equipes online, definam permissões de acesso e criem, compartilhem e editem formulários, relatórios e contratos para permanecerem conectados, manter a conformidade e trabalhar de maneira mais inteligente, não mais dura.

A digitalização no setor de serviços financeiros pode otimizar as operações automatizando todo o processo de geração de relatórios, incluindo como os dados são coletados, analisados e apresentados.

Digamos que você esteja pensando em lançar uma nova divisão de planejamento financeiro em seu banco, mas não sabe por onde começar. Seus clientes estão interessados principalmente na acumulação, preservação ou distribuição de riqueza? Para descobrir, envie uma pesquisa online para alguns de seus clientes mais ativos para entender melhor suas necessidades e objetivos financeiros e se eles estariam ou não interessados em conhecer suas ofertas de produtos.

Após coletar seus dados, use um criador de relatórios para converter as respostas de sua pesquisa em relatórios visuais sofisticados para ajudá-lo a articular suas descobertas com colegas e acionistas. Em pouco tempo, você saberá exatamente qual etapa do planejamento financeiro suas equipes de vendas e marketing devem priorizar.

O melhor de tudo é que, com o software para criação de relatórios certo, você poderá compartilhar seus dados coletados em tempo real. Isso fornece a toda a sua organização — do departamento de vendas e atendimento ao cliente ao controle de qualidade e marketing — as informações necessárias para tomar decisões informadas, relevantes e atualizadas sobre quais produtos oferecer e quando lançá-los.

Consumidores esperam personalização das marcas e geralmente preferem aquelas que oferecem engajamento e interatividade – bem como produtos e serviços de alta qualidade – em vez daquelas que não oferecem.

Essas experiências personalizadas são possíveis com a segmentação de clientes. Ao fornecer mensagens personalizadas para os consumidores adequados em uma ampla variedade de canais publicitários, você pode oferecer serviços rápidos, baratos e precisos ao mesmo tempo em que garante que os clientes-chave se sintam ouvidos, vistos e valorizados. Como resultado, é mais provável que você ganhe clientes de longo prazo do seu público-alvo.

Tempos de resposta rápidos fazem com que os clientes se sintam importantes e reduzem a probabilidade de entrarem em contato com você por outros canais, o que pode dobrar sua carga de trabalho. Fornecer um serviço consistentemente rápido e confiável pode diferenciá-lo da concorrência.

Devido às crescentes preocupações com a privacidade digital do público, novas leis e regulamentos surgiram nos últimos anos, incluindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e diversas proteções impostas pela Comissão Federal de Comércio dos EUA.

O RGPD é a lei de privacidade e segurança de dados mais rígida do mundo e exige que os controladores de dados coletem, processem e apaguem informações pessoais adequadamente — como nome, endereço, gênero, etnia, etc. — ou estarão sujeitos a pesadas multas. De acordo com o RGPD, se você processa dados, deverá fazê-lo de acordo com os sete princípios de proteção de dados.

O RGPD inclui o direito de ser esquecido (RTBF), que dá aos consumidores o direito de solicitar que as organizações removam seus dados pessoais para minimizar o risco de vazamento de dados e roubo de identidade. No entanto, uma organização só tem de apagar tais dados se, por exemplo, já não for necessário que a organização retenha os dados pessoais do indivíduo, a organização estiver utilizando os dados para marketing direto ao qual o indivíduo se opõe, ou estiver processado estes dados ilegalmente.

Ao automatizar a gestão, processamento, armazenamento e exclusão de dados do cliente, as melhores soluções de serviços financeiros e ferramentas de avaliação de risco o ajudarão a permanecer em conformidade com o RGPD, o RTBF, entre outras leis e regulamentos importantes de proteção de dados. Estes também permitem que os gerentes de relacionamento atendam os clientes de forma mais eficiente, o que resulta em uma maior receita e menores custos operacionais.

Embora a colaboração no local de trabalho possa ter seus desafios (por exemplo, funções e expectativas indefinidas, rivalidades entre funcionários, políticas de escritório), com o software certo, é possível agilizar o atendimento ao cliente e otimizar o treinamento de suporte técnico em sua instituição financeira.

Ao fornecer aos gerentes acesso a checklists para treinamento de funcionários, questionários de progresso, modelos para testes e formulários de feedback de instrutores/treinados, você pode garantir níveis de serviço consistentes por toda a organização. Espaços de trabalho e bancos de dados compartilhados também podem ajudar seus funcionários a aprender como trabalhar juntos em direção a objetivos comuns, lidar com diferentes personalidades e desafios, bem como desenvolver habilidades de escuta ativa, as quais podem se traduzir em um atendimento ao cliente bem-sucedido.

A tecnologia pode ajudá-lo a crescer e dimensionar seus negócios mais rápido do que nunca. Hoje, um CPA, um consultor financeiro e um advogado tributário podem usar uma solução de software completa — repleta de uma ampla variedade de ferramentas de colaboração, recursos e integrações — para garantir que seus clientes tenham a melhor experiência de serviço possível do começo ao fim.

Para uma melhor compreensão acerca de como você pode usar a tecnologia em seu subsetor específico, confira como três tipos de instituições financeiras estão utilizando ferramentas de produtividade digital, softwares de assinatura eletrônica e espaços de trabalho online compartilhados para melhorar sua eficiência operacional.

Como profissional de serviços financeiros, você conhece a importância de um planejamento adequado. Se seu cliente é um recém-formado que precisa de ajuda para criar um orçamento, um pequeno empresário que está configurando sua folha de pagamento pela primeira vez ou um investidor mais antigo que deseja diversificar seu portfólio, você sabe como é imprescindível coletar dados primeiro. Quanto mais informações você receber de seus clientes – incluindo saldos de contas bancárias, metas, necessidades e expectativas – mais efetivamente poderá aconselhá-los.

Investir em tecnologia para sua própria organização de serviços financeiros segue o mesmo processo. Sentando-se com seus principais executivos e partes interessadas, identificando uma visão de tecnologia e cronograma de implementação e conduzindo pesquisas adequadas sobre as opções disponíveis, você estará mais bem equipado para encontrar a melhor solução para seu negócio.