Como Usar o Widget Spreadsheet to Form

24 de abril de 2023

Buscando uma maneira de preencher seus campos a partir de uma planilha Excel externa? Precisa acessar registros existentes e exibi-los em seu formulário? Se a resposta é sim, sua busca acaba aqui. Conheça o novo widget Spreadsheet to Form.

O widget o permite fazer o upload de uma planilha e usar seus valores para pré-preencher o formulário. Usando um código único presente em todas as linhas da sua planilha, você pode acessar um registro específico caso este corresponda ao valor inserido no formulário. Pense nisso como uma consulta a um banco de dados tendo o código único como índice.

Requisitos e Limitações

Antes de continuarmos, você deve estar ciente dos seguintes pontos e limitações:

  • O widget exige o uso de arquivos do tipo XLS ou XLSX; Este não aceita nenhum outro formato.
  • O código único em sua planilha não precisa estar localizado necessariamente na primeira coluna. Você pode posicioná-lo onde quiser, desde que configure o widget com a coluna-índice correta (discutiremos isso mais tarde).
  • O código único diferencia entre letras maiúsculas e minúsculas.
  • Os nomes das colunas na sua planilha devem corresponder aos rótulos dos campos em seu formulário.

Por exemplo, se os campos do seu formulário foram rotulados da seguinte maneira:

form-field-column-labels-min

As colunas da sua planilha devem ser denominadas da mesma forma.

spreadsheet-to-form-sheet-column-names-b

Confira aqui um formulário e planilha demonstrativos usados na configuração descrita acima.

  • A disposição dos campos no seu formulário não importa, mesmo que você tenha outros campos intermediários. Apenas é importante corresponder os nomes dos campos no formulário aos nomes das colunas na planilha.
  • O widget suporta apenas os seguintes elementos:
    • Nome
    • E-mail
    • Horário
    • Texto Curto
    • Texto Longo
    • Menu Suspenso
    • Escolha Única
    • Múltipla Escolha
    • Avaliação em Escala
    • Avaliação em Estrelas
  • Caso o código único esteja correto, os valores dentro dos campos a serem populados serão excluídos e substituídos pelos valores designados na planilha.

Esclarecidos os pontos acima, vamos começar!

Configurando o Widget

Para configurar o widget:

  1. No Criador de Formulários, clique no botão Adicionar Elemento.
  2. Acesse a guia Widgets.
  3. Pesquise e selecione o widget Spreadsheet to Form.
Jotform - Adicionando widget Spreadsheet to Form
  1. Clique na caixa Enviar Arquivo no painel de configurações do widget.
  2. Faça o upload do arquivo contendo a planilha.
Jotform - Enviar arquivo para o Spreadsheet to Form
  1. Selecione a Coluna do Código de Acesso a partir do menu suspenso. O widget também solicitará o Nome da Planilha caso a planilha enviada tenha mais de uma guia.
Jotform - Spreadsheet to form Coluna do código de acesso
  1. Configure as demais opções. Algumas das opções disponíveis, como textos, são relativamente intuitivas, logo, vamos pular para as mais diferentes:
    • Enviar o Valor do Campo de Entrada – Esta opção o permite incluir o Código Único como parte do envio, tornando-o visível nos e-mails enviados e na Caixa de Envios.
    • Preencher Condicionalmente – Ativar esta opção permite que o widget preencha automaticamente os campos, sem que seja preciso clicar no botão, caso o campo de entrada do widget receba valores condicionais. Confira este formulário demonstrativo para ver o recurso em ação.
    • Limpar Campos Quando Inválido – Opte por limpar o código de acesso inserido automaticamente caso este não esteja presente na planilha enviada.
    • Executar em Segundo Plano – Em vez de ocultar o widget caso este esteja configurado para ser preenchido condicionalmente, ative esta opção para executá-lo em segundo plano.
  1. Por fim, clique no botão Atualizar Widget ao final da página e pronto!

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