Gerir reservas de salas de reunião não tem de significar planilhas, cadeias de e-mails ou conflitos de última hora. O Jotform permite que equipas de qualquer dimensão criem formulários de reserva de salas de reunião personalizados que recolhem todos os detalhes necessários — preferência de sala, data, hora, número de participantes e requisitos de equipamento — num só lugar.
Comece rapidamente com os modelos gratuitos de reserva de sala de reunião do Jotform. Escolha um formulário pré-construído, personalize-o para corresponder ao seu espaço e políticas e comece a aceitar reservas imediatamente.
Vantagens
O criador de formulários de arrastar e soltar do Jotform permite criar um formulário de reserva de sala de reunião adaptado à sua organização em minutos. Adicione campos para seleção de sala, data e hora, número de participantes, necessidades de equipamento audiovisual ou pedidos de catering. Pode incorporar o formulário na sua intranet, enviá-lo através de um link ou exibi-lo num tablet fora de cada sala.
Cada reserva submetida flui automaticamente para o Jotform Tabelas, onde pode visualizar, filtrar, ordenar e pesquisar reservas por sala, data ou solicitante. Isto facilita ver o que está reservado num relance, identificar lacunas na disponibilidade e detetar conflitos de agendamento antes que se tornem problemas.
Para organizações que precisam de aprovação do gestor antes de uma sala ser confirmada, o Jotform Workflows permite criar um processo de aprovação em várias etapas diretamente no seu formulário de reserva. Quando alguém submete um pedido, o fluxo de trabalho encaminha-o para o aprovador certo, que pode aceitá-lo ou negá-lo com um único clique. As notificações por e-mail automatizadas mantêm todos informados em cada etapa.
As definições de formulário do Jotform permitem restringir envios por intervalo de tempo, garantindo que a mesma sala não pode ser reservada duas vezes para períodos sobrepostos. Combinado com confirmações por e-mail em tempo real e integrações de calendário, a sua equipa sabe sempre exatamente quais salas estão disponíveis e quais estão ocupadas.
Com Jotform Apps, pode criar um portal de reservas autónomo que aloja todos os seus formulários de reserva de salas numa interface única, com marca e otimizada para dispositivos móveis. Funcionários, membros ou convidados podem aceder ao portal a partir de qualquer dispositivo e reservar o espaço de que necessitam sem contactar um administrador.
Depoimentos
Configure formulários de reserva individuais para cada piso ou sala de conferências no seu escritório e, em seguida, recolha todos os envios numa vista partilhada do Jotform Tabelas. As equipas de instalações podem monitorizar a utilização de salas em todo o edifício e sinalizar períodos de alta procura para planeamento de capacidade.
Operadores de espaços de coworking podem usar o Jotform para permitir que os membros façam self-service das suas reservas de escritórios privados ou hot desks online. Combine um formulário de reserva com Jotform Apps para criar um portal de membros onde todos os espaços disponíveis e formulários de reserva estão acessíveis num só lugar.
Departamentos e docentes podem submeter pedidos de salas através de um Jotform, que depois encaminha para um aprovador do registo académico ou de instalações via Jotform fluxos de trabalho.
Organizações comunitárias podem publicar um formulário de reserva de salas publicamente, permitindo que residentes ou grupos de membros solicitem um salão, cozinha ou espaço de reunião.
Todas as suas perguntas sobre a Jotform — respondidas. Confira nossa FAQ para obter respostas às perguntas mais frequentes ou entre em contato com nossa equipe de suporte para mais informações.
Software de reserva de salas de reunião é uma ferramenta que permite que funcionários ou membros procurem salas disponíveis e as reservem para um horário específico. Previne reservas duplas, reduz conflitos de agendamento e dá aos administradores visibilidade sobre como os espaços estão a ser utilizados. O Jotform permite criar um sistema de reserva de salas personalizado usando formulários online, tabelas e fluxos de trabalho de aprovação sem necessidade de adquirir software dedicado de gestão de salas.
Com o Jotform, cria um formulário online que captura os detalhes de um pedido de reserva de sala: o nome do solicitante, a sala de que precisa, a data e hora, o número de participantes e quaisquer requisitos de equipamento. Os envios são armazenados no Jotform Tabelas para revisão fácil, e pode configurar fluxos de aprovação automatizados com o Jotform Workflows para que os gestores possam confirmar ou rejeitar reservas. Os e-mails de confirmação são enviados automaticamente assim que uma reserva é aprovada.
Sim. O Jotform permite configurar limites de envio por intervalo de tempo, para que a mesma sala não possa ser reservada duas vezes para o mesmo período. Também pode usar campos de envio únicos e lógica condicional para validar pedidos antes de serem processados. Para ambientes de maior volume, combinar o Jotform com um processo de aprovação baseado em fluxos de trabalho adiciona uma camada extra de controlo.
Não é necessária programação. O criador de formulários de arrastar e largar do Jotform permite adicionar, remover e reorganizar campos visualmente. Pode começar a partir de um dos modelos de salas de reunião pré-construídos do Jotform e personalizá-lo em minutos para corresponder ao seu espaço, marca e políticas.
Sim. O Jotform Workflows permite encaminhar pedidos de reserva através de uma cadeia de aprovação definida. Quando alguém submete um formulário de reserva de sala, o pedido é automaticamente enviado para o aprovador designado, que pode aprová-lo ou rejeitá-lo. As notificações automatizadas mantêm o solicitante informado, e todas as decisões são registadas para referência.
Cada envio de formulário de reserva de sala é automaticamente capturado no Jotform Tabelas, onde pode visualizar todas as reservas numa interface semelhante a uma planilha. Pode filtrar por data, sala, estado ou solicitante e pesquisar qualquer reserva instantaneamente. O Tabelas também suporta visualizações codificadas por cores e integrações de calendário para uma visão geral visual do agendamento.
Sim. O Jotform Apps permite criar um portal personalizado e com a sua marca que reúne todos os seus formulários de reserva de sala num só lugar. A equipa ou membros podem aceder ao portal a partir de qualquer dispositivo, navegar pelas salas disponíveis e submeter uma reserva sem precisar de contactar um administrador. Pode publicar o portal como um URL autónomo ou incorporá-lo na sua intranet.
O Jotform integra-se com o Google Calendar, para que as reservas de salas confirmadas possam criar automaticamente eventos de calendário. Isto mantém os horários da sua equipa sincronizados sem entrada manual. O Jotform também se integra com centenas de outras aplicações, incluindo ferramentas do Microsoft 365, através das suas integrações nativas e conexões Zapier.
Sim. As definições de notificação por e-mail do Jotform permitem enviar uma confirmação automática ao solicitante assim que submete um formulário de reserva, e novamente quando o pedido é aprovado. Pode personalizar a mensagem de confirmação com detalhes da reserva, localização da sala e quaisquer instruções que o solicitante precise antes da sua reunião.
O Jotform usa encriptação SSL de 256 bits para proteger dados em trânsito, e todos os envios são armazenados de forma segura na nuvem. O Jotform está habilitado para RGPD, habilitado para HIPAA (com um plano Enterprise) e certificado SOC 2 Tipo II. Controla quem tem acesso aos seus formulários e dados de envio, e pode restringir o acesso por função de utilizador.
Sim. Todos os formulários do Jotform são totalmente responsivos para dispositivos móveis, o que significa que se ajustam automaticamente a qualquer tamanho de ecrã. Os funcionários podem submeter pedidos de reserva de sala de reunião a partir de um smartphone ou tablet, o que é especialmente útil para reservas no momento quando alguém precisa de uma sala imediatamente.
Sim. O plano gratuito do Jotform permite criar até cinco formulários e recolher até 100 envios mensais, o que é suficiente para pequenas equipas ou reservas ocasionais de salas. Para equipas maiores com volumes de reserva mais elevados, os planos pagos começam com tarifas mensais acessíveis e incluem formulários ilimitados, limites de envio mais elevados, fluxos de trabalho de aprovação e integrações avançadas.