Em 2014, a Cat Town inaugurou o primeiro café de gatos dos Estados Unidos, tendo como missão principal o resgate e os serviços de adoção de gatos. Desde então, cada vez mais cafés de gatos têm aberto as portas em todo o país, dando aos visitantes a oportunidade de saborear um café e interagir com gatinhos adoráveis, ao mesmo tempo que ajudam a promover a adoção deles.
Desde que deu início a esse movimento nacional, a dedicação da Cat Town à sua missão nunca diminuiu. Sediada em Oakland, na Califórnia, a organização sem fins lucrativos concentra seus esforços em ajudar gatos que têm dificuldade de ser adotados em abrigos tradicionais. Seu trabalho é voltado aos gatos com maior risco de serem esquecidos: gatos mais velhos, estressados, tímidos e com condições médicas que exigem cuidados especiais.
Por meio de apoio comportamental, famílias de acolhimento temporário, atendimento veterinário e mobilização da comunidade, a organização ajudou a reduzir em mais de 70% a taxa de eutanásia de gatos em abrigos de Oakland.
No centro desse trabalho está a conexão. Como explica Quinn White, diretora de desenvolvimento e diretora adjunta da Cat Town, seu papel é ajudar as pessoas a se conectarem com a missão da organização, contando histórias de gatos específicos e mostrando aos apoiadores como eles podem ajudar.
Mas, à medida que a organização crescia, os sistemas da Cat Town não conseguiam acompanhar sua missão.
Eliminando o trabalho manual para agilizar processos
Como muitas organizações sem fins lucrativos, a Cat Town inicialmente dependia de uma combinação de planilhas, e-mails e Google Forms para gerenciar a coleta de informações e os fluxos de trabalho. No começo, isso funcionava bem, mas a equipe logo percebeu as limitações desses processos.
Em especial, o processo de atendimento às solicitações de adoção havia se tornado sufocante.
“Tudo chegava por e-mail, e era caótico e estressante. Muito estressante”, conta White.
Para uma equipe pequena que coordena mais de 200 voluntários, além de acolhimentos temporários, doações, adoções e eventos, ter fluxos de trabalho desorganizados não era apenas inconveniente. Isso estava tirando tempo e energia da própria missão.
Antes do Jotform, a organização também não tinha uma forma eficaz de receber doações mensais recorrentes, uma necessidade essencial para organizações sem fins lucrativos como a Cat Town, que dependem muito do apoio contínuo de pessoas físicas.
Foi então que a equipe recorreu ao Jotform.
Mudou completamente o jogo para nós.
Quinn White, diretora de desenvolvimento e diretora adjunta, Cat Town
Uma plataforma flexível e escalável que as organizações sem fins lucrativos realmente podem pagar
A Cat Town conheceu o Jotform por meio de uma integrante da equipe que já havia usado a plataforma em outra organização.
“O preço era justo”, explica White.
Para muitas organizações sem fins lucrativos, o custo acessível importa tanto quanto as funcionalidades, ou até mais. Os orçamentos são apertados, e essas organizações precisam de ferramentas de tecnologia que gerem valor sem sobrecarregar as finanças.
White resume a questão de forma simples: “Somos uma organização pequena, sem fins lucrativos, não temos um orçamento gigantesco, e o Jotform cabe no nosso orçamento.”
Esse equilíbrio entre acessibilidade e funcionalidade ajudou a Cat Town a adotar a plataforma rapidamente. White descreveu o Jotform como tendo uma “interface fácil de usar”, tanto para a equipe que cria os formulários quanto para os adotantes, os lares temporários e os membros da comunidade que os preenchem.
A equipe também gosta de poder personalizar os formulários com facilidade e incorporá-los ao site da organização. Ao aplicar a identidade visual, as fontes e as cores exclusivas da Cat Town, ela consegue oferecer aos apoiadores uma experiência on-line integrada e coesa.
“Viramos grandes fãs do Jotform quase de imediato”, diz White.
Fluxos de trabalho otimizados com um toque humano
Um dos maiores benefícios do Jotform é a possibilidade de simplificar o trabalho administrativo sem abrir mão de uma conexão humana significativa. E, na Cat Town, esse benefício ficou especialmente evidente durante a pandemia de COVID-19.
Antes da COVID-19, as adoções eram conduzidas principalmente por meio de conversas individuais entre os coordenadores de adoção e os possíveis adotantes. Mas, quando as restrições de isolamento domiciliar entraram em vigor e a adoção de animais de estimação começou a disparar, a equipe precisou de uma solução escalável com urgência.
“Estávamos recebendo tantas solicitações que não conseguíamos dar conta”, lembra White. “Somos uma equipe minúscula.”
Com o Jotform, a Cat Town criou um formulário de interesse em adoção para organizar as informações dos candidatos e facilitar a identificação das melhores combinações entre gatos e adotantes. A equipe passou a poder avaliar rapidamente a experiência do candidato com animais, sua situação de moradia e suas preferências, tomando decisões mais criteriosas sobre cada adoção.
Os resultados foram expressivos. Como a organização conseguiu fazer combinações mais acertadas, menos gatos foram devolvidos após a adoção.
“Estamos salvando mais vidas, e sei que estamos fazendo isso com mais rapidez e eficiência [com o Jotform]”, diz White.
Dando mais autonomia a voluntários, lares temporários e doadores
À medida que a Cat Town ampliou o uso do Jotform, a plataforma passou a fazer parte de praticamente todas as áreas das operações da organização.
“Usamos de todas as formas possíveis”, afirma White.
Hoje, a organização sem fins lucrativos usa o Jotform para receber doações recorrentes por meio da integração com o Stripe, e também para confirmações de presença em eventos, coordenação de voluntários, inscrições para acolhimento temporário de gatos e pedidos de suprimentos, doações para leilões on-line, reembolsos, documentação legal e assinaturas eletrônicas.
“Mudou completamente o jogo para nós”, diz White.
Um ótimo exemplo é o programa de acolhimento temporário. Cerca de metade dos gatos da Cat Town vive em lares temporários na região de Oakland, e a organização usa o Jotform para receber as inscrições, entender o ambiente e as preferências de cada candidato e identificar os melhores lares para cada gato.
“Isso nos ajuda a fazer uma boa combinação para nossos lares temporários”, diz White.
A organização também usa formulários de pedido de suprimentos, para que as famílias de acolhimento temporário possam solicitar com rapidez e facilidade ração, medicamentos, brinquedos e outros itens essenciais. Isso ajuda a equipe da Cat Town a se manter organizada e permite que as famílias se concentrem nos gatos sob seus cuidados, em vez de lidar com obstáculos logísticos.
Toda vez que eu encontro algum problema, o Jotform está lá para facilitar tudo de novo.
Quinn White, diretora de desenvolvimento e diretora adjunta, Cat Town
À medida que a equipe da Cat Town foi implementando o Jotform, os casos de uso continuaram a crescer. Mais recentemente, a Cat Town passou a usar o Jotform Sign para coletar assinaturas eletrônicas nos formulários de conflito de interesses exigidos do seu conselho de administração.
“As aplicações eram muito amplas”, diz White. “Era tipo: ‘Ah, vamos usar o Jotform, vamos usar o Jotform’, e, em pouco tempo, já estávamos usando para tudo.”
Ajudando equipes pequenas a gerar grande impacto
Além da facilidade de uso e do amplo potencial de aplicação, o atendimento ao cliente do Jotform se tornou outra vantagem importante da plataforma.
“[A equipe de suporte do Jotform] é muito atenciosa e simpática, e dá para perceber que é uma pessoa de verdade ajudando, o que é muito bom”, diz White.
O acesso a fóruns de suporte e a assistência personalizada ajudou a organização a continuar criando novos fluxos de trabalho conforme suas necessidades evoluíam.
White resume assim: “Toda vez que eu encontro algum problema, o Jotform está lá para facilitar tudo de novo.”
Ampliando o impacto da missão com tecnologia
Desde que implementou o Jotform, a Cat Town não só aprimorou os processos de coleta e gerenciamento de dados, como também ganhou mais tempo e espaço para o engajamento da comunidade e para o trabalho voltado à missão.
Segundo White, o Jotform ajudou a Cat Town a fortalecer o relacionamento com adotantes, famílias de acolhimento temporário, doadores, voluntários e membros da comunidade, ao mesmo tempo que simplificou o trabalho administrativo que acontece nos bastidores.
Ele apoia o programa Legacy of Love, que ajuda a garantir que os gatos sejam cuidados após a morte de seus tutores. Também viabiliza os reembolsos do programa In It For Life, que garante cuidados e apoio vitalícios a gatos em cuidados paliativos após a adoção. Além disso, ajuda a organizar o apoio de doadores, a gestão de eventos, a conformidade legal e as ações de divulgação para a comunidade.
Mais importante ainda, ele dá à pequena equipe da Cat Town mais tempo e energia para se dedicar a encontrar um lar definitivo para gatos de difícil adoção e, com isso, salvar mais vidas.
Se a sua organização sem fins lucrativos busca maneiras de agilizar fluxos de trabalho, economizar tempo e ampliar seu impacto, crie hoje mesmo uma conta gratuita no Jotform e descubra como a plataforma pode apoiar a sua missão.
Enviar Comentário: