Como a Scripture Union Northern Ireland cuida de 7.000 jovens por ano com o Jotform Enterprise

A cada ano, a Scripture Union Northern Ireland (SUNI) assume o cuidado de 7.000 crianças e jovens de 3 a 18 anos, em centenas de locais diferentes.

A SUNI é uma organização sem fins lucrativos de educação religiosa que ajuda crianças e jovens a ler e entender a Bíblia e seus ensinamentos. Ela mantém acampamentos de verão e atividades locais tocados por voluntários, além de programas dentro das escolas, em toda a Irlanda do Norte.

Para Kathy Croskery, gerente de operações da SUNI, isso significa encontrar jeitos de garantir que todos esses programas funcionem bem e, acima de tudo, com segurança.

Kathy é a primeira gerente de operações da SUNI. O cargo foi criado há pouco tempo para deixar o funcionamento da organização mais enxuto. Em muitos casos, ela monta os sistemas do zero e aproveita qualquer chance de melhorar o que for possível.

“Estou tentando pensar em como simplificar as coisas, deixar tudo mais ágil e mais acessível para as pessoas”, conta ela.

Reunindo 7.000 inscrições por ano em um só sistema

Para agilizar os processos e deixá-los mais transparentes, a SUNI primeiro precisou digitalizar o que ainda era feito no papel. Até então, a organização usava formulários impressos para tudo, da inscrição dos acampantes à avaliação dos líderes voluntários.

“Precisamos de um termo de autorização preenchido para cada criança e cada jovem que entra por nossa porta”, diz Kathy. “Se estamos assumindo a responsabilidade por eles no lugar dos pais, precisamos saber das restrições alimentares e das informações médicas.”

Acho que a gente não tinha noção do quanto a [Jotform Enterprise] poderia nos ajudar até começar a usá-la.

Kathy Croskery, gerente de operações, Scripture Union Northern Ireland

Reunir todas essas informações em formulários de papel era, no mínimo, pouco eficiente e dificultava concentrar os dados dos participantes em um só lugar. Quando a pandemia de COVID-19 chegou, a SUNI teve de acelerar a migração para a coleta digital de dados.

A equipe precisava informar os casos de COVID-19 à agência local de saúde pública, e fazer isso com formulários de papel seria lento e pouco prático. Por isso, escolheram a Jotform, que facilita coletar, organizar e compartilhar os dados.

“Durante a COVID, a digitalização era uma necessidade urgente”, conta Kathy. “Depois, poder guardar os dados em um único lugar também foi uma enorme vitória para nós. Acho que a gente não tinha noção do quanto a [Jotform Enterprise] poderia nos ajudar até começar a usá-la.”

Com um repositório central para os dados de todos os participantes, a equipe inteira agora acessa as mesmas informações, atualizadas em tempo real a cada formulário recebido. Acabou a correria para encontrar, em pastas de papel, um dado crucial como a alergia alimentar de uma criança.

Com o recurso Teams da Jotform Enterprise, as equipes de áreas diferentes, como acampamentos, escolas e operações, têm cada uma o seu espaço de trabalho. Cada espaço reúne seus próprios formulários, tabelas e outros itens, para facilitar o acesso. O que antes ficava espalhado em e-mails ou formulários de papel agora está à mão na hora.

Além disso, com a conta Jotform Enterprise, os dados da SUNI ficam armazenados em um servidor na União Europeia, o que ajuda a organização a cumprir o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR).
A equipe também controla quem acessa, define permissões para cada função e acompanha as ações realizadas no servidor, o que traz mais segurança e transparência.

Coordenando e apoiando mais de 2.000 voluntários, a maioria com menos de 25 anos

A equipe da SUNI coordena cerca de 2.000 voluntários por ano, a maioria entre 17 e 25 anos. São eles que levam os programas aos acampamentos, às escolas e aos eventos locais.

Esses líderes voluntários estão espalhados por centenas de locais do país e precisam ter os recursos na palma da mão. Como a maioria tem menos de 25 anos, diz Kathy, canais como o e-mail simplesmente não funcionam bem.

“Alguns deles mal usam mensagens de texto”, conta ela.

Para chegar até os voluntários onde eles estão, a equipe criou com o Jotform Apps um aplicativo para celular feito sob medida para os líderes voluntários. Nele, eles encontram rapidamente:

• Contatos da equipe
• Políticas e materiais de proteção infantil
• Formulários de uso frequente, como os termos de autorização e os pedidos de materiais
• Listas atualizadas dos participantes inscritos em suas atividades (no Jotform Tables)
  

Com o app, a equipe também pode enviar notificações push, e assim as informações de que os voluntários precisam estão sempre ao alcance deles.

Em vez de mandar e-mails e torcer para que os voluntários leiam, diz Kathy, as notificações do app chegam a um aparelho “que está sempre na mão deles. É bem mais provável que vejam uma notificação do que leiam um e-mail inteiro.”

Todas as aprovações e esses processos de bastidores levariam dias de e-mails indo e voltando. Agora, a pessoa só recebe um aviso rapidinho na caixa de entrada.

Kathy Croskery, gerente de operações, Scripture Union Northern Ireland

Kathy conta que a equipe está animada para usar o novo recurso de notificações por WhatsApp do Jotform Apps. Ele pode ser especialmente útil em situações críticas, como quando alguém precisa relatar uma suspeita de abuso ou outros incidentes de saúde e segurança. Em vez de um e-mail, a equipe recebe no WhatsApp o aviso imediato de cada envio de formulário, e a resposta fica mais rápida.

“Em vez de ficar atualizando o e-mail para ver quando um formulário foi enviado, vamos receber o aviso na hora”, diz Kathy. “Assim, não haverá atraso para termos as informações que precisamos repassar aos serviços sociais.”

Simplificando as operações nos bastidores

Além de cuidar das informações de participantes e voluntários, Kathy está sempre de olho em formas de melhorar outros processos internos dos quais a organização depende.

Um exemplo: ela criou fluxos de trabalho automatizados para aprovar o reembolso de despesas da equipe. Com a lógica condicional da Jotform nos formulários de reembolso, ela consegue encaminhar cada aprovação ao responsável pelo orçamento certo.

“Todas as aprovações e esses processos de bastidores levariam dias de e-mails indo e voltando”, diz ela, “e agora a pessoa só recebe um aviso rapidinho na caixa de entrada.”

Kathy também montou um aplicativo para a equipe, com links para os formulários de despesas mensais, pedidos de férias, reserva de equipamentos e solicitação de pagamento de faturas. Ele ainda reúne atalhos para pastas compartilhadas, arquivos no SharePoint e os contatos da equipe. Tem até uma escala para quem vai levar os lanches.

O tempo que a Jotform Enterprise economiza permite que a SUNI continue melhorando e ampliando o que oferece.  Kathy diz que fica sempre feliz em poder dizer aos conselheiros da SUNI que o investimento na Jotform vale cada centavo.Segundo ela, a Jotform permite que ela e os colegas trabalhem com mais eficiência e façam mais com menos, e isso ajuda a organização a continuar crescendo.