Düğün web sitesinde RSVP yanıtları nasıl takip edilir?

Düğününüzün LCV son tarihinin üzerinden bir hafta geçmiş ve catering firması kesin kişi sayısını, her ana yemek seçeneğinden kaç porsiyon hazırlanacağını soruyor. Teyzeniz geleceğini mesajla bildirdi, üniversiteden bir arkadaşınız grup sohbetinde otopark durumunu sordu, birkaç yanıt kartı da yemek seçimi boş bırakılmış hâlde geri döndü. Şimdi üç ayrı yerdeki yanıtları sayıyor ve gözden kaçan bir şey olmamasını umuyorsunuz.

İster kendi düğününüzü planlayın ister başka bir çifte yardım edin, misafirlerin LCV yanıtlarını doğrudan düğün web sitenizden vermesini sağlayabilirsiniz. Böylece tüm yanıtları tek bir yerden takip eder, catering firmasını geri aramadan önce kimin geleceğini ve kime hatırlatma göndermeniz gerektiğini bilirsiniz. 

Bu rehberde düğün web sitesinde LCV yanıtlarını nasıl takip edeceğinizi anlatıyoruz. LCV formunu kurmaktan, yanıtlar geldikçe misafir listenizi güncel tutmaya kadar her adımı birlikte ele alacağız.

Düğün web sitesinde LCV yanıtlarını takip etmenin 6 adımı

The Knot, Joy ve Zola gibi hepsi bir arada düğün web sitesi oluşturma araçlarının çoğunda, misafir listesi yöneticisine bağlı yerleşik bir online düğün LCV aracı bulunur. Misafirler cevaplarını web sitenizden verir ve her yanıt misafir listenizi kendiliğinden günceller. Yani yanıtları tek tek bir elektronik tabloya aktarmanıza gerek kalmaz. 

Örnek olarak ücretsiz bir düğün web sitesi LCV takip aracı olan The Knot’u nasıl kullanacağınıza birlikte bakalım. 

1. İlk iş olarak The Knot’a kaydolun, bir tasarım seçin ve düğün web sitenizi oluşturup yayınlayın. Misafirler ancak site yayındayken yanıt verebildiği için bağlantıyı davetiyelerinize eklemeden önce siteyi mutlaka yayınlayın.

2. Sıra misafirlerinizi listeye eklemeye geldi. Close Website seçeneğine tıklayın, Guests & RSVPs sekmesini açın ve Guest List bölümünü seçin. Ardından kişileri nasıl ekleyeceğinize karar verin. Misafirleri tek tek girebilir, bir elektronik tablo içe aktarabilir ya da misafirlerin posta adreslerini kendilerinin yazması için bir Collect Address bağlantısı paylaşabilirsiniz. Eklenen misafirler “davet edildi” olarak işaretlenir ama The Knot onlara bildirim göndermez. Bu sayede davetiyeler yola çıkmadan listenizi rahatça tamamlayabilirsiniz.

3. Üçüncü adımda etkinliklerinizi tek tek tanımlarsınız. Guest List bölümünde + New Event seçeneğine tıklayarak nikâhı, prova yemeğini ya da düğünün ertesi günkü brunch’ı ekleyin. Bir etkinliğin web sitenizde herkese görünmesini istiyorsanız Open to all guests, yalnızca davetli misafirlerin LCV verirken görmesini istiyorsanız Open to select guests seçeneğini işaretleyin. Etkinlikleri ayrı ayrı kurduğunuzda prova yemeğinin kişi sayısı düğün yemeğininkiyle karışmaz.

4. Ardından LCV sorularınızı hazırlayın. Guests & RSVPs sekmesinde RSVPs bölümüne girin. Misafirlere yemek tercihlerini veya beslenme kısıtlamalarını sormak için Add a follow-up question seçeneğini kullanabilirsiniz. Daveti kabul etsin ya da etmesin her grubun bir kez yanıtlayacağı sorular içinse General questions ekleyin. Çoktan seçmeli sorular yanıtlanmadan bir sonraki adıma geçilemez. Böylece ana yemek seçimi boş kalmış LCV yanıtlarıyla uğraşmazsınız.

5. Bu adımda kimin LCV verebileceğine karar verip online yanıtları açarsınız. Aynı sayfada Edit RSVP settings seçeneğine tıklayın. Yalnızca listenizdeki misafirlerin yanıt vermesini istiyorsanız Guest list only seçeneğini işaretleyin. Web sitenizi ziyaret eden herkesin LCV verip misafir listenize otomatik olarak eklenmesini istiyorsanız Public seçeneğini tercih edin. Guest list only ayarında misafirler sadece davetiyelerinde adı geçen kişiler için yanıt verebilir, bu da beklenmedik ek kişilerin kişi sayınıza karışmasını önler. Son olarak misafirlerin sitenizden LCV verebilmesi için Visibility ayarını açın ve Save düğmesine tıklayın.

6. Geriye sitenizi paylaşmak ve gelen yanıtları takip etmek kalıyor. Wedding Website sekmesinde Share website düğmesine tıklayın, ardından Copy link seçeneğiyle bağlantıyı kopyalayıp misafirlerinize SMS, mesaj veya e-posta ile gönderin. Bağlantıyı basılı davetiyelerinize de ekleyebilirsiniz. Bir misafir her yanıt verdiğinde size e-posta bildirimi gelir ve misafir listeniz bu yanıta göre güncellenir. The Knot otomatik hatırlatma göndermediği için son tarihten önce henüz yanıt vermeyen misafirlere Message guests aracıyla siz ulaşmalısınız.

Düğün web sitenizin tamamı tek bir platformdaysa yerleşik bir LCV aracı oldukça işinizi görür. İhtiyaçlarınız platformun sunduklarını aştığında ise işler zorlaşır. The Knot’ta LCV soruları çoktan seçmeli ve kısa yanıtlı biçimlerle sınırlıdır. Form da The Knot içindeki sitenizin bir parçasıdır ve hatırlatmaları elle göndermeniz gerekir. Farklı soru türlerine ya da herhangi bir web sitesine ekleyebileceğiniz bir LCV formuna ihtiyacınız varsa, özel bir form oluşturucu online düğün LCV takibinde size çok daha fazla kontrol sağlar.

Düğün LCV yanıtlarını neden Jotform ile takip etmelisiniz?

Misafirlerinize sormak istediğiniz her şey hazır sorularla karşılanıyorsa düğün web sitesi oluşturma aracının LCV özelliği gayet iyi iş görür. Farklı soru türlerine ihtiyacınız varsa ya da tek bir platforma bağlı olmayan bir LCV formu istiyorsanız, size daha fazla esneklik sunan Jotform‘u kullanabilirsiniz. Jotform’un düğün LCV aracı ile önce LCV formunuzu veya uygulamanızı oluşturur, sonra bunu düğün web sitenize ekler ya da misafirlerinizin göreceği her yerde paylaşırsınız. Gelen her yanıt Jotform hesabınıza kaydedilir. Formunuz ve yanıtlarınız Jotform’da durduğu için planlamanın ortasında web sitesi oluşturma aracınızı değiştirseniz bile hiçbirini kaybetmezsiniz.

LCV yanıtlarını online takip etmek için aşağıdaki düğün LCV formu ve uygulama şablonlarından biriyle başlayabilirsiniz.

• Düğün LCV Formu katılım durumunu, posta adresini, her misafirin yemek tercihini ve şarkı isteklerini toplar.
• Daha kısa bir form arıyorsanız katılım ve ana yemek seçimine odaklanan Yemek Seçimli LCV Formu tam size göre.
• Düğün LCV Uygulaması, LCV formunu mekân bilgileri ve hediye listesi bağlantısıyla bir araya getirir.
• Misafirlerin her cihazdan açabileceği bir mobil uygulama isterseniz Düğün Davetiyesi Uygulaması LCV yanıtlarını ve beslenme kısıtlamalarını sizin için toplar.

Şablonunuzu seçtikten sonra düğün LCV yanıtlarını Jotform ile online olarak şöyle yönetebilirsiniz.

1. İşe hazır bir şablonla başlamak en kolayı. Bir düğün LCV formu veya LCV uygulaması şablonu seçip Use Template düğmesine tıklayın. Düğün LCV Formu şablonunda katılım, altı misafire kadar yemek tercihi ve şarkı istekleri için alanlar zaten hazır. Böylece soruları sıfırdan yazmak yerine vaktinizi onları düzenlemeye ayırabilirsiniz.

2. Şimdi alanları kendi düğününüze göre uyarlama zamanı. Form Oluşturucu içinde alanları düzenleyebilir, yenilerini ekleyebilir ya da gereksiz olanları silebilirsiniz. Yanında gelecek kişilerin adları ve beslenme kısıtlamaları için alan açın. Son dakika değişikliklerinde misafirlere ulaşabilmek için bir e-posta adresi veya telefon numarası alanı da ekleyin. Yemek seçenekleri için açılır liste ya da çoktan seçmeli bir alan kullanırsanız her yanıt catering menüsündeki bir yemekle birebir eşleşir.

3. Formu akıllı hâle getiren şey koşullu mantıktır. Settings bölümüne gidin, Conditions sekmesini açın ve Show/Hide Field seçeneğini işaretleyin. Yemek ve yanında gelecek kişiyle ilgili sorular yalnızca misafir Attending seçeneğini işaretlediğinde görünsün diye bir kural tanımlayın. Daveti geri çeviren misafirler formu saniyeler içinde gönderir ve gelmeyecek kişilerin yemek tercihleri ana yemek sayınıza karışmaz.

4. Form hazır olduğuna göre sıra onu düğün web sitenize eklemekte. Publish sekmesinden formunuzun bağlantısını veya yerleştirme kodunu kopyalayın. Wix ve Squarespace gibi özel HTML kabul eden bir web sitesi oluşturma aracı kullanıyorsanız kodu yapıştırabilirsiniz. Böylece misafirler sayfanızdan ayrılmadan LCV verir. The Knot özel kodu desteklemez, bu yüzden form bağlantınızı sitenizdeki bir metin bloğuna veya düğmeye eklemeniz gerekir. Bağlantıyı e-posta ya da SMS ile de paylaşabilir, düğün davetiyesi LCV bilgilerinin yanına bir düğün QR kodu bastırabilirsiniz.

5. Gelen her yanıt Jotform Tablolar‘a yeni bir satır olarak eklenir. Yani düğün LCV formunuzun yanıtları aynı zamanda hazır bir misafir listesi takipçisine dönüşür. Kimlerin geleceğini görmek için katılım durumuna göre filtreleyebilir, ana yemekleri saymak için yemek tercihine göre sıralayabilirsiniz. Catering firmasını aramadan önce yanıtları beslenme kısıtlamalarına göre gruplamak da işinizi kolaylaştırır. Henüz kimlerin yanıt vermediğini merak ediyorsanız tüm misafir listenizi ayrı bir sekmeye aktarıp gelen LCV yanıtlarıyla karşılaştırın. 

6. Yeni yanıtları kaçırmamak için e-posta bildirimlerini açmanızı öneririz. Settings altında Emails seçeneğine tıklayın ve bir bildirim e-postası ekleyin. Artık bir misafir LCV verdiğinde size anında haber gelir. İsterseniz misafirin yanıtını onaylayan, mekân adresi ve başlangıç saati gibi bilgileri de içeren bir otomatik yanıt e-postası da ayarlayabilirsiniz.

7. Kesin sayıları tedarikçilerinize bildirme vakti geldiğinde tablonuzu Excel veya CSV dosyası olarak indirin. Böylece elinizde tedarikçilerle paylaşabileceğiniz bir düğün LCV elektronik tablosu olur. Catering firması yemek sayılarına göre hazırlık yapar, siz de katılım listesini oturma planınız için başlangıç noktası olarak kullanırsınız.

Misafirlerinizin her şeyi tek bir yerde bulmasını istiyorsanız Jotform Uygulamalar ile LCV formunuzu düğün bilgilerinizle birlikte tek bir uygulamada toplayabilirsiniz. Misafirler bu uygulamayı mobil cihazlarından rahatça açar. Düğün LCV Uygulaması şablonunda bir LCV formu, mekân bilgileri ve hediye listesi bağlantısı bulunur. Düğün uygulaması oluşturucu sayesinde mekânın haritasını, büyük güne geri sayımı ya da etkinliklerin tam programını da ekleyebilirsiniz. Uygulama üzerinden gelen LCV yanıtları, diğer yanıtlarınızla birlikte Jotform hesabınıza kaydedilir.

LCV toplamak etkinlik planlamasının temel adımlarından biridir. Çünkü gelen her yanıt, mekânın istediği kişi sayısına ve catering firmasının istediği ana yemek sayısına doğrudan yansır. Tüm yanıtları tek bir yerde takip ettiğinizde catering firmasının sorularını mesajlar ve yanıt kartları arasında kaybolmadan cevaplayabilirsiniz.

Düğün LCV formunuzu ya da LCV uygulamanızı Jotform ile oluşturun, ardından düğün web sitenize ekleyin. Böylece misafirlerinizden gelen her yanıt tek bir düğün LCV kontrol panelinde düzenli bir şekilde toplanır.