عندما يتم توجيه عمليات إرسال النماذج مثل طلبات الإجازة المدفوعة وأوامر الشراء يدويًا، يمكن أن تضيع بسهولة وسط رسائل البريد الإلكتروني. ونتيجة لذلك، يصبح من الصعب في ادارة الطلبات معرفة الطلبات المعلقة ومن يجب عليه دفع عملية الموافقة إلى الأمام.
تقضي أفضل أدوات توجيه النماذج والموافقات على العمل اليدوي. فبدلًا من أن يقوم شخص ما بإعادة توجيه كل نموذج مقدم إلى الطرف المعني، تقوم هذه الأدوات — والتي تعمل كـ برنامج ادارة الطلبات — بإرسال النماذج تلقائيًا إلى المعتمدين بناءً على قواعد مخصصة. كما تتيح لك تتبع حالة النموذج في الوقت الفعلي وجمع التواقيع إلكترونيًا.
بالنسبة للفرق التي تبحث عن أداة سهلة الاستخدام لتوجيه النماذج، قد تكون منصة خطط الموافقة من Jotform هي الأنسب. يساعدك هذا البرنامج الخالي من الأكواد البرمجية على أتمتة سير العمل وإنشاء موافقات آلية دون الحاجة إلى مهارات فنية. وهو يسهل ادارة المهام عبر استخدام الموافقات الجماعية لإشراك عدة صناع قرار، كما يستخدم المنطق الشرطي لتوجيه الطلبات بناءً على معايير محددة، والموافقات عبر الهاتف لجمع الاعتمادات في أي مكان، والإشعارات الفورية لتنبيه الأشخاص المناسبين عند الحاجة إلى اتخاذ إجراء.
ومع ذلك، من الذكاء النظر في خياراتك الأخرى. يقارن هذا الدليل بين أفضل ست أدوات لتوجيه النماذج لمساعدتك في تقييم البدائل واختيار الأداة التي تلبي احتياجاتك على النحو الأمثل.
| الأداة | الأفضل لـ | أهم ميزات التوجيه والموافقة | السعر |
|---|---|---|---|
 Jotform |
إنشاء سير العمل للموافقات على النماذج بدون تعليمات برمجية |
منشئ سير العمل بخاصية السحب والإفلات مع التوجيه الشرطي |
خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 39 دولارًا في الشهر |
 Formstack |
إدارة عمليات الموافقة المعقدة |
منطق سير العمل والموافقات القابلة للتخصيص |
لا توجد خطة مجانية؛ نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 99 دولارًا في الشهر |
 Kissflow |
أتمتة عمليات الموافقة البسيطة والقائمة على القواعد |
التوجيه الشرطي، والموافقات المتسلسلة والمتوازية، والتصعيد التلقائي |
لا توجد خطة مجانية، ولكن تتوفر نسخة تجريبية مجانية بعد الاستشارة؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 2,500 دولار في الشهر |
 Fillout |
إدارة العديد من الطلبات بميزانية محدودة |
المنطق الشرطي وتطوير سير العمل المتكامل |
خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 19 دولارًا في الشهر |
 DocuWare |
أتمتة سير عمل المستندات بما يتجاوز النماذج |
أتمتة سير عمل المستندات |
لا توجد خطة مجانية؛ نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا؛ أسعار مخصصة |
 monday.com |
إنشاء سير عمل لإدارة المهام أو المشاريع |
أتمتة سير العمل القائمة على القواعد |
خطة مجانية؛ وتبدأ الخطط المدفوعة من 12 دولارًا للمستخدم في الشهر |
1. Jotform
أهم ميزة: منشئ سير العمل بخاصية السحب والإفلات وأداة توجيه النماذج بدون تعليمات برمجية
باستخدام خطط الموافقة من jotform، يمكنك تحويل الطلبات المرسلة إلى مسارات عمل موافقة آلية، حتى إذا لم تكن تمتلك مهارات برمجية. ما عليك سوى إضافة نموذج موجود أو إنشاء واحد من الصفر باستخدام ميزات منشئ النماذج وخيارات النماذج المتقدمة. وإذا كنت لا ترغب في إنشاء نموذج من البداية، يمكنك استخدام قوالب نماذج الموافقة أو Jotform Workflows أو منشئ سير العمل بالذكاء الاصطناعي.
بعد ذلك، يمكنك سحب العناصر وإفلاتها لتطوير سير عمل الموافقات الذي يبدأ عندما يقوم شخص ما بإرسال النموذج. يمكنك أيضًا تعيين مشغلات مخصصة تحدد متى يبدأ سير العمل.
يتيح لك البرنامج تعيين المعتمدين وتحديد الإجراءات التي يمكنهم اتخاذها، مثل التوقيع أو التعليق أو طلب المزيد من المعلومات. يمكنك أيضًا إنشاء نتائج موافقة مخصصة إلى جانب رفض أو الموافقة على النماذج المرسلة.
يستخدم نظام الموافقة الآلي على النماذج التوجيه الشرطي للنماذج لإرسال الطلبات عبر مسارات مختلفة بناءً على تفاصيلها، مما يسهل ادارة الطلبات بفعالية. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سير عمل من خطوة واحدة يوجه الطلب إلى أحد المعتمدين بناءً على القسم الذي تم تقديمه إليه.
إذا كانت هناك مجموعة بحاجة إلى مراجعة طلب في نفس الوقت، يمكنك بناء مسارات سير عمل متوازية توجه الطلب إلى أعضاء متعددين في الفريق في وقت واحد. يمكن لكل شخص في المجموعة تقديم الملاحظات والموافقة على الطلب بشكل مستقل. يمكنك أيضًا تعيين قواعد إكمال المجموعة، مثل مطالبة كل عضو في الفريق بالرد قبل أن يتقدم سير العمل إلى الخطوة التالية.
إلى جانب مساعدتك في بناء سير العمل ببضع نقرات فقط، تجعل خطط الموافقة من Jotform من السهل إدارتها. يمكنك تتبع عملية الموافقة من أي جهاز من خلال:
- jotform inbox
- جداول jotform
- تطبيق jotform للهواتف
- البريد الإلكتروني
باستخدام التوجيه الشرطي للبريد الإلكتروني الخاص بالبرنامج، يمكنك إخطار المعتمدين تلقائيًا عندما يحتاج الطلب إلى اهتمامهم، وتحديث مستجيبي النماذج عند الموافقة على طلباتهم أو رفضها.
الأسعار:
- خطة البداية (Starter): مجانية
- الخطة البرونزية (Bronze): 39 دولارًا في الشهر
- الخطة الفضية (Silver): 49 دولارًا في الشهر
- الخطة الذهبية (Gold): 129 دولارًا في الشهر
- خطة الأعمال (Enterprise): سعر مخصص
2. Formstack
أهم ميزة: منطق سير العمل والموافقات القابلة للتخصيص
يتيح لك Formstack إضافة معتمدين متعددين، وتعيين الترتيب الذي يراجعون به الطلبات، والسماح لهم بالموافقة على الطلبات أو رفضها مباشرةً من البريد الإلكتروني. يمكن للمعتمدين الذين يستخدمون Formstack بالفعل الوصول إلى الطلبات ومراجعتها على المنصة.
يمكنك إضافة منطق شرطي لتحديد متى يحتاج المعتمد إلى مراجعة الطلب. على سبيل المثال، يمكنك إشراك مدير المبيعات فقط عند إرسال نموذج إلى قسم المبيعات. يمكنك إنشاء قواعد شرطية متعددة لكل معتمد، مما يمنحك مزيدًا من التحكم في تحديد من يراجع الطلب ومتى.
إذا كان لدى المعتمدين حسابات على Formstack، فيمكنك مطالبتهم بتسجيل الدخول إلى حساباتهم قبل عرض الطلب المرسل أو الموافقة عليه أو رفضه. يمكنك أيضًا تعيين رسائل موافقة ورفض آلية.
يوفر Formstack لوحة تحكم مركزية للمسؤولين لتتبع حالة الموافقة لجميع الطلبات. يمكنك معرفة أين وصل كل طلب في عملية الموافقة دون الحاجة إلى التحقق من النماذج الفردية أو ملاحقة المعتمدين للحصول على تحديثات. من خلال لوحة التحكم، يمكنك تخطي معتمدين معينين، أو تجاوز حالة موافقة أو رفض، أو ترك ملاحظة على طلب دون تغيير نتائجه.
نظرًا لأنه أحد أكثر أدوات التوجيه تكلفة التي قمنا بمراجعتها، فقد لا يكون Formstack مناسبًا للفرق ذات الميزانية المحدودة. كما أنه لا يقدم خطة مجانية، ولا تتضمن خطته الأساسية سير عمل التوجيه والموافقة.
الأسعار:
- النماذج (Forms): بدءًا من 99 دولارًا في الشهر
- الحزمة (Suite): بدءًا من 299 دولارًا في الشهر
- حلول Salesforce: أسعار مخصصة
- حلول المؤسسات (Enterprise): أسعار مخصصة
3. Kissflow
أهم ميزة: الموافقات المتسلسلة والمتوازية مع مسارات التدقيق
تُعد Kissflow منصة لإدارة العمليات التجارية لبناء سير عمل الموافقات دون كتابة تعليمات برمجية. يمكنك أتمتة التوجيه والموافقات، حتى وإن كنت تفتقر إلى الخبرة التقنية.
يتيح لك Kissflow تعيين مراحل الموافقة من خلال تحديد الترتيب الذي يقوم به المعتمدون بمراجعة الطلب. يُعد التوجيه المتسلسل أمرًا أساسيًا في العمليات التجارية التي تتطلب موافقة من مستوى أدنى قبل الانتقال إلى الإدارة العليا.
يمكنك أيضًا إنشاء فروع موافقة متوازية بحيث يمكن لعدة أشخاص مراجعة الطلب في نفس الوقت. يقلل هذا من وقت الموافقة عندما تحتاج أقسام مختلفة إلى الموافقة على نفس الطلب بشكل مستقل، مما يعزز فعالية سير العمل.
يمكنك أيضًا تكوين التوجيه الشرطي (باستخدام لغة بسيطة بدلاً من الصيغ أو التعليمات البرمجية). عند التعامل مع طلبات الشراء، على سبيل المثال، يمكنك تعيين قاعدة تتطلب من المدير المالي الموافقة على النفقات التي تتجاوز مبلغًا معينًا.
يمكنك تعيين قواعد التصعيد أيضًا، كجزء من نظام الاتصالات الادارية الفعال. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تنقل الطلب إلى مدير أعلى مرتبة إذا لم يتخذ المعتمد إجراءً خلال إطار زمني محدد مسبقًا. يتتبع Kissflow الموعد النهائي ويرسل إشعارات التصعيد تلقائيًا، لذلك لا تضطر إلى المتابعة يدويًا. وعلاوة على ذلك، يسجل Kissflow كل إجراء في عملية الموافقة، مما يتيح لك إثبات من وافق على ماذا ومتى أثناء مراجعات الامتثال.
العيوب المحتملة للمنصة: يقول بعض مستخدمي Kissflow على موقع G2 أن المنصة يمكن أن تكون مقيدة عند بناء سير عمل معقد. ويرغب آخرون في رؤية وظائف أكثر تقدمًا للهواتف المحمولة.
الأسعار:
- الخطة الأساسية (Basic): بدءًا من 2,500 دولار في الشهر
- خطة الأعمال (Enterprise): أسعار مخصصة
4. Fillout
أهم ميزة: سير عمل الموافقات المدمجة
يجمع Fillout بين إنشاء النماذج وأتمتة سير العمل، بحيث يمكنك تشغيل عمليات الموافقة دون الاعتماد على منصة أتمتة منفصلة. يساعدك منشئ نماذج سير عمل الموافقة الخاص به على إنشاء سير عمل لنموذج حالي واختيار من يجب عليه مراجعة كل طلب يتم تقديمه.
عندما يحتاج المعتمدون إلى مراجعة طلب، يمكنك إخطارهم عبر البريد الإلكتروني أو Slack. إذا كنت تتعامل مع العديد من الطلبات، تتيح لك لوحة التحكم المركزية في Fillout إدارة الموافقات من مكان واحد، مع رؤية كاملة لمن وافق على ماذا ومتى. يمكنك أيضًا أتمتة إشعارات القبول والرفض.
يدعم Fillout المنطق الشرطي، مما يسمح لك بإنشاء مسارات موافقة مختلفة بناءً على المعلومات المقدمة في النموذج. كما يتكامل مع أدوات الأعمال الشائعة، بما في ذلك Slack وSalesforce وExcel وSAP. يتيح لك ذلك ربط سير عمل النماذج بالأنظمة التي تستخدمها بالفعل؛ فلا توجد حاجة لتصدير البيانات يدويًا من أدوات مختلفة.
تدعم خطة Fillout المجانية عددًا غير محدود من النماذج والمقاعد، وما يصل إلى 1000 طلب شهريًا. هذا يجعله خيارًا عمليًا للأفراد والفرق الصغيرة التي ترغب في أتمتة توجيه النماذج والموافقات، مما يساهم في تحسين ادارة الطلبات دون الالتزام بخطة مدفوعة.
يأتي Fillout أيضًا مزودًا بالذكاء الاصطناعي لتلخيص أو تصنيف أو تحليل الرؤى من طلبات النماذج الخاصة بك، مما يساعدك على تحديد المعلومات والأنماط الرئيسية بسرعة دون مراجعة كل طلب على حدة.
قد تجد الفرق التي تمتلك عمليات إدارة موافقات شديدة التعقيد أن Fillout أقل فائدة مقارنة بالبدائل الأكثر تقدمًا مثل Jotform. يشير بعض المستخدمين على منصة G2 إلى أن Fillout لديه قدرات محدودة في تصور البيانات. ويشعر آخرون بالإحباط لأن بعض الميزات الأساسية متاحة فقط في الخطط ذات الأسعار الأعلى.
الأسعار:
- خطة مجانية
- خطة البداية (Starter): 19 دولارًا في الشهر
- الخطة الاحترافية (Pro): 49 دولارًا في الشهر
- خطة الأعمال (Business): 89 دولارًا في الشهر
5. DocuWare
أهم ميزة: إدارة وأتمتة سير عمل المستندات
على عكس منشئات النماذج التي تركز على جمع وتوجيه طلبات النماذج، يساعد DocuWare الشركات على إدارة وأتمتة عمليات الموافقة لأي نوع من المستندات، بما في ذلك العقود.
يمكنك إنشاء مسارات سير عمل توجه المستندات تلقائيًا إلى المعتمدين المناسبين بناءً على معايير محددة، مثل القسم وفئة المستند. يمكن أن يتم التوجيه بالطرق التالية:
- التوجيه المتسلسل: إرسال مستند إلى المعتمدين واحدًا تلو الآخر، باتباع ترتيب محدد.
- التوجيه المتوازي: تسليم مستند إلى معتمدين متعددين في نفس الوقت، حتى يتمكنوا من مراجعته بشكل مستقل.
- التوجيه الشرطي: توجيه المستند إلى معتمدين مختلفين عند استيفاء شروط محددة.
بالنسبة للموافقات القائمة على الفريق، يمكن للمعتمدين مراجعة المحتوى في مكان واحد والتعاون من خلال إضافة تعليقات توضيحية على المستندات والوصول إلى الملفات ذات الصلة. يضمن التحكم في الإصدارات من DocuWare أن يتمكن جميع المعتمدين من مختلف الأقسام من الوصول إلى أحدث المستندات في سير العمل.
يمكنك أيضًا تضمين التوقيعات الإلكترونية كجزء من سير عمل إدارة المستندات الخاص بك. تدعم المنصة مستويات متعددة من أمان التوقيع الإلكتروني:
- التوقيع البسيط: يناسب المستندات الداخلية الأقل حساسية
- التوقيع المتقدم: يتحقق من هوية المُوَقِّع
- التوقيع المؤهل: يوفر أعلى مستوى من الضمان للتحقق من صحة التوقيع
يُعد DocuWare مناسبًا للشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من المستندات أو تحتاج إلى أكثر من مجرد التوجيه الأساسي للنماذج. ومع ذلك، عندما تحتاج فقط إلى جمع الطلبات وإرسالها للموافقة، فإن قدراته الأوسع في إدارة المستندات قد تجعله يبدو أكثر تعقيدًا من منشئات النماذج المخصصة. يشير بعض مستخدمي منصة G2 إلى أن المنصة تمتلك تكاملات محدودة وأن فهمها يستغرق بعض الوقت.
إذا كان هذا النظام لا يبدو الخيار المناسب لك، فيمكنك تقييم بدائل DocuWare والمقارنة بين أفضل الأدوات لتوجيه النماذج والموافقات.
الأسعار:
يقدم DocuWare عروض أسعار مخصصة بدلاً من مستويات تسعير ثابتة. تشمل العوامل التي تؤثر على الأسعار ما يلي:
- عدد المستخدمين في نظام إدارة المستندات الخاص بك
- سعة التخزين المطلوبة لملفاتك
- نطاق وتطور ميزات البرنامج
- دورة الدفع (شهريًا أو سنويًا)
- مكان نشر البرنامج (في السحابة أو على الخوادم المحلية)
تتراوح التكاليف الشهرية لكل مستخدم لإصدار DocuWare المستند إلى السحابة عادةً من 30 دولارًا إلى 125 دولارًا فأكثر.
6. monday.com
أهم ميزة: أتمتة سير العمل المستندة إلى القواعد
يُعد monday.com في الأساس منصة لإدارة المشاريع وبرنامج ادارة المهام، ولكنه لا يزال أحد أفضل الأدوات لتوجيه النماذج والموافقات. يمكنك إنشاء سير عمل من خلال تخصيص لوحة monday.com الحالية أو إنشاء واحدة جديدة. داخل لوحتك، يمكنك إضافة وتسمية أعمدة بتفاصيل مثل العنصر والمعتمد وحالة الموافقة والتاريخ.
يمكنك تعيين أشخاص للموافقات في الأعمدة المقابلة. في عمود الحالة، يمكنك استخدام تصنيفات مخصصة وترميز لوني لجعل حالات الموافقة سهلة الفهم. على سبيل المثال، يمكنك استخدام اللون الأصفر للمراجعة المعلقة، والأخضر للموافقة، والأحمر للرفض.
بمجرد أن تحتوي لوحتك على الهيكل الأساسي لإدارة الموافقات، يمكنك بناء منطق سير العمل باستخدام أتمتة الموافقات في monday.com. على سبيل المثال، يمكنك استخدام قالب أتمتة لإخطار المعتمد عندما يكون هناك نموذج أو مستند قيد المراجعة. يمكنك أيضًا تعيين قاعدة تقوم تلقائيًا بتعيين معتمد عند إنشاء عنصر جديد.
يقدم monday.com منشئ سير العمل لأتمتة توجيه الطلبات وعملية الموافقة، مع تمثيل مرئي لسير العمل ومكعبات السحب والإفلات لبناء وتعديل خطوات سير العمل.
لتقييم الخيارات الأخرى قبل اختيار الأنسب لك، ضع في اعتبارك بدائل monday.com.
الأسعار:
- خطة مجانية
- الخطة الأساسية (Basic): 12 دولارًا لكل مقعد شهريًا
- الخطة القياسية (Standard): 14 دولارًا لكل مقعد شهريًا
- الخطة الاحترافية (Pro): 24 دولارًا لكل مقعد شهريًا
- خطة الأعمال (Enterprise): أسعار مخصصة
القضاء على اختناقات التشغيل من خلال التوجيه الآلي للنماذج
باستخدام أتمتة سير عمل الموافقة، يمكنك تحديد القواعد والمسارات لتوجيه طلبات النماذج إلى الأشخاص المناسبين. يساعد هذا في ضمان أن:
- لا يتجاوز أي طلب المراجعة المالية أو مراجعة الامتثال المطلوبة.
- تتبع خطوات الموافقة التسلسل الهرمي الخاص بك وسياسات إدارة المستندات.
- تتحرك الموافقات بسرعة، مع متابعة أو تتبع يدوي ضئيل أو معدوم.
مع عمليات الموافقة اليدوية، يمكن أن تضيع الطلبات بسهولة في صناديق البريد الوارد. تقوم برامج توجيه النماذج بتوجيه الطلبات تلقائيًا باستخدام قواعد محددة مسبقًا. يحافظ هذا على استمرار الموافقات دون الحاجة إلى إعادة التوجيه اليدوي لكل طلب. كما يمنحك البرنامج مكانًا مركزيًا لتتبع الطلبات وتسهيل ادارة الطلبات، مع عرض في الوقت الفعلي لمكان كل طلب في العملية، ومن يحتاج إلى اتخاذ إجراء، وما سيحدث بعد ذلك.
والأهم من ذلك، تنشئ مسارات سير العمل المؤتمتة سجلاً لكل خطوة في عملية الموافقة. باستخدام مسار تدقيق للطلبات وإجراءات المعتمدين، يمكنك معرفة كيف تم التعامل مع كل طلب واستخدام التفاصيل لإثبات الامتثال.
إذا كنت مستعدًا لاستبدال عمليات الموافقة اليدوية بمسارات سير عمل مؤتمتة، فإن خطط الموافقة من Jotform تجعل من السهل البدء. يساعدك منشئ سير العمل الخالي من التعليمات البرمجية وقوالب سير عمل الموافقة على أتمتة توجيه النماذج وتعيين قواعد الموافقة وتتبع الطلبات في مكان واحد.
جرّب خطط الموافقة من Jotform مجانًا، واكتشف كيف تبسط التوجيه وأتمتة الموافقة.
هذا المقال مخصص لمديري العمليات، ومحترفي الموارد البشرية، ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات، ومتخصصي المشتريات، وقادة الفرق الذين يرغبون في أتمتة عمليات تسليم طلبات النماذج، وبناء سلاسل موافقة متعددة الخطوات، والقضاء على اختناقات البريد الإلكتروني دون كتابة أي تعليمات برمجية.
كتابة تعليق: