تفكر الكثير من فرق العمل في الانتقال من Docusign إلى Dropbox Sign، سواء للهروب من تعقيدات Docusign المربكة أو لتقليل النفقات. ويُعد Dropbox Sign خياراً بديلاً ومناسباً، فهو يوفر أغلب الميزات الأساسية التي تحتاجها في أي منصة توقيع إلكتروني ولكن بإعدادات أبسط ودون عناء.
إذا كانت مؤسستك تخطط لنقل قوالب Docusign إلى Dropbox Sign، فربما تتساءل عن كيفية سير هذه العملية. الخبر السار هنا هو أن أداة النقل بين المنصتين تجعل هذا الانتقال سلساً إلى حد كبير، وتغنيك عن إعادة بناء قوالبك من الصفر.
لكن ما هي العقبة الوحيدة؟ ستحتاج رغم ذلك إلى تخصيص بعض الوقت لمراجعة كل قالب وتعديله يدوياً، نظراً لوجود بعض الاختلافات في التوافق بين Docusign وDropbox Sign.
سنتعرف معاً في هذا الدليل على خطوات نقل القوالب من Docusign إلى Dropbox Sign، والقيود التي قد تواجهك خلالها، ولماذا قد يكون من الأفضل لك التفكير في بديل آخر مثل تواقيع Jotform.
كيفية نقل قوالب Docusign إلى Dropbox Sign
دعنا نلقي نظرة سريعة أولاً على المنصتين.
تتيح لك منصة Docusign جمع التوقيعات الرقمية من العملاء والموظفين وأصحاب المصلحة، وهو ما يسهّل إتمام العقود والمبيعات عبر الإنترنت. ويمكن للمستلمين توقيع مستندات Docusign مباشرة عبر رابط مشاركة أو من خلال حساباتهم الخاصة على المنصة.
أما Dropbox فهي منصة تخزين سحابي مخصصة لحفظ المستندات ومشاركتها، وتقدم ميزة Dropbox Sign كخدمة إضافية. عند جمعك بين حساب Dropbox وخدمة Dropbox Sign، ستتمكن من طلب التوقيعات الرقمية وإنشاء مسارات عمل تحفظ المستندات الموقعة تلقائياً داخل حسابك في Dropbox.
تشمل مزايا Dropbox إمكانية الوصول إلى ملفاتك من أي مكان، وتشفير البيانات، وسهولة مشاركة الملفات. وعند دمجها مع خدمة التوقيع الإلكتروني من Dropbox، ستحصل على حل متكامل يجمع بين التوقيعات الرقمية وتخزين الملفات في مكان واحد.
يُعد الانتقال من Docusign إلى Dropbox Sign خطوة منطقية جداً إذا كنت تستخدم Dropbox بالفعل. لكنك ستحتاج أولاً إلى نقل قوالب Docusign الحالية إلى منصة Dropbox Sign.
وإليك خطوات تنفيذ ذلك بالتفصيل.
1. تحديد المسؤولين عن نقل القوالب من لوحة تحكم المشرف في Dropbox
يشترط Dropbox الحصول على صلاحيات المشرف للوصول إلى أداة النقل الخاصة به. ويمكن للمشرفين تعديل إعدادات النقل عبر اتباع الخطوات التالية:
- سجّل الدخول إلى حسابك في Dropbox Sign، ثم انقر على صورتك الرمزية أو الأحرف الأولى من اسمك لفتح لوحة تحكم المشرف.
- انتقل إلى لوحة تحكم المشرف (Admin console) > الإعدادات (Settings) > المستندات والقوالب (Documents and templates).
- فعّل خيار نقل قوالب DocuSign إلى قوالب Dropbox Sign (Migrate DocuSign templates to Dropbox Sign templates).
2. تجهيز قوالب Docusign ورفعها
عندما أنشأت حسابك لأول مرة، ربما قضيت وقتاً طويلاً لتعلّم كيفية استخدام القوالب في Docusign. تساعدك هذه الخطوة على نقل كل هذا المجهود مباشرة إلى Dropbox Sign دون أن يضيع.
- احفظ قوالب Docusign التي ترغب في نقلها داخل ملف مضغوط (ZIP).
- سجّل الدخول إلى حسابك في Dropbox Sign.
- انتقل إلى القوالب (Templates) > القوالب المنقولة (Migrated) > نقل قالب (Migrate template).
- اختر الملف المضغوط الذي يضم قوالبك، ثم انقر على رفع (Upload).
بمجرد انتهاء عملية الرفع، ستظهر لك جميع ملفاتك في تبويب القوالب المنقولة (Migrated).
3. مراجعة القوالب وتعديلها
نظراً لاختلاف طريقة تعامل كل من Docusign وDropbox Sign مع القوالب، قد لا تنتقل بعض العناصر بشكل مثالي أثناء العملية، وقد تضطر إلى تهيئة القالب ليتوافق مع Dropbox Sign. لذلك، احرص على فحص كل قالب للتأكد من حالة نقله وإجراء التعديلات اللازمة على مستنداتك.
- داخل حسابك في Dropbox Sign، انتقل إلى القوالب (Templates) > جميع القوالب (All templates).
- اختر أحد القوالب المنقولة، ثم انقر على تعديل القالب (Edit template).
- أضف أدوار الموقّعين إذا لزم الأمر، ثم انقر على التالي (Next).
- ابحث عن أي علامات تحذير حمراء تشير إلى وجود حقول مفقودة (أما إذا كانت علامة التحذير باللون الأسود، فهذا يعني أن مستندك قد انتقل بشكل سليم).
- عدّل الحقول المفقودة، ثم انقر على التالي (Next) > حفظ القالب (Save template) عند الانتهاء.
وجهة بديلة لنقل قوالبك: تواقيع Jotform
تبرز أداة تواقيع Jotform كمنافس قوي بين مختلف بدائل Dropbox Sign، فهي تمنحك طريقة أبسط لنقل القوالب مع ميزات إضافية لا يوفرها Dropbox. لذلك، تلجأ الشركات التي تتطلع إلى تحديث قوالبها أو إعادة بنائها إلى Jotform لما تتمتع به من مرونة عالية وتجربة استخدام سلسة.
من خلال تواقيع Jotform، يمكنك استيراد قوالب Docusign وقوالب HelloSign مباشرة عبر رفعها كملفات PDF، ليقوم النظام تلقائياً بتحويل مستنداتك إلى قوالب جاهزة للاستخدام في تواقيع Jotform. وإذا كنت بحاجة إلى إنشاء مستندات جديدة، ستجد أمامك أكثر من 800 قالب قابل للتخصيص يمكنك تعديلها لتلائم احتياجات عملك دون الحاجة للبدء من الصفر.
تقدم تواقيع Jotform خطة مجانية تضم الميزات الأساسية، بما في ذلك دعم لخمسة نماذج يحتوي كل منها على ما يصل إلى 100 حقل. أما الباقات المدفوعة فتفتح لك إمكانات متقدمة مثل القوالب الديناميكية، والمنطق الشرطي، والوصول إلى أكثر من 100 تكامل.
مقارنة سريعة بين Dropbox Sign وتواقيع Jotform
 تواقيع Jotform |  Dropbox Sign | |
|---|---|---|
| باقة مجانية دائماً | ||
| مستندات جاهزة للتوقيع | أكثر من 800 | أكثر من 40 |
| القوالب المتاحة في الباقة المجانية | غير محدود | |
| إدارة البيانات | جداول Jotform | |
| الرسوم البيانية وتمثيل البيانات بصرياً | منشئ تقارير Jotform | |
| الدعوة عبر رابط | ||
| تضمين المستندات | ||
| التخزين السحابي | ||
| تعيين أدوار الموقّعين | ||
| التوافق مع الهواتف المحمولة | ||
| تخصيص الهوية التجارية | ||
| خيارات كتابة التوقيع أو رسمه | ||
| رسائل تذكير تلقائية عبر البريد الإلكتروني | ||
| تحديد تاريخ انتهاء صلاحية المستند | ||
| صندوق وارد التوقيعات |
Pro Tip
إذا كان فريقك يعتمد بالفعل على Dropbox لحفظ المستندات الموقعة وملفات العملاء، فيمكنك ربط حسابك في Dropbox مع Jotform باستخدام أداة تكامل Jotform مع Dropbox. يتيح لك ذلك الحفاظ على مسارات عملك الحالية كما هي أثناء انتقالك إلى تواقيع Jotform.
كيفية النقل من Docusign إلى تواقيع Jotform
تسهّل عليك Jotform عملية نقل قوالب ومسارات عمل Docusign الحالية إلى أقصى حد، إذ تتولى أداة النقل المخصصة إنجاز معظم خطوات الانتقال تلقائياً دون الحاجة إلى إعدادات إضافية معقدة. وإليك كيفية استخدامها:
- توجّه إلى صفحة النقل من Docusign إلى Jotform.
- سجّل الدخول إلى حسابك في Docusign.
- اتبع التعليمات التي تظهر أمامك لإتمام العملية.
وبمجرد اكتمال عملية النقل، ستظهر قوالب Docusign مباشرة في مساحة عملك على Jotform. الأمر بهذه البساطة فعلاً!
حل أبسط للانتقال من Docusign إلى تواقيع Jotform
إذا حسمت أمرك وقررت الاستغناء عن Docusign، فستجد أمامك بدائل قوية تستحق التجربة. ويُعد Dropbox Sign أحد هذه الخيارات، لكن أداة تواقيع Jotform تتفوق بسهولة نقل القوالب إليها وما تقدمه من ميزات شاملة.
مع تواقيع Jotform، يمكنك استيراد قوالب Docusign كملفات PDF قابلة للتعديل، إلى جانب الاستفادة من وصول غير محدود إلى القوالب الجاهزة وأدوات الأتمتة التي تساعدك على تبسيط سير عملك. كما تتوفر باقة مجانية تضم الميزات الأساسية، بالإضافة إلى باقات مدفوعة تناسب الفرق التي تتطلع إلى إمكانات أكثر تقدماً.
إذا كنت تبحث عن انتقال سلس دون عناء مشاكل التوافق، فلن تجد خياراً أفضل من تواقيع Jotform؛ فمرونتها وواجهتها السهلة تجعلان عملية النقل في غاية البساطة. ابدأ اليوم مع تواقيع Jotform، واكتشف كيف تدعم أدوات التوقيع الإلكتروني الحديثة لدينا مسارات عملك.
أرسل المستند للتوقيع
نوع الملف غير مسموح به.
تم تجاوز الحد الأقصى لحجم الملف. (5 ميجابايت)
حدث خطأ ما.
AS ALWAYS, CONSULT AN ATTORNEY AND/OR OTHER APPLICABLE PROFESSIONALS BEFORE RELYING ON ANY INFORMATION ON THIS PAGE. THE CONTENT ABOVE IS FOR INFORMATIONAL PURPOSES ONLY. JOTFORM IS NOT PROVIDING LEGAL, TAX, FINANCIAL OR OTHER ADVICE.
كُتب هذا المقال لمسؤولي تقنية المعلومات، وفرق العمليات، ومديري مسارات العمل الرقمية الذين يبحثون عن حل مبسط لنقل قوالب Docusign إلى Dropbox Sign أو تواقيع Jotform دون الاضطرار إلى إعادة بناء النماذج من الصفر.
كتابة تعليق: