Der Arbeitsauftrag ist das Herzstück vieler Unternehmen. Aber was genau ist ein Arbeitsauftrag? Und wie kann ein Unternehmen einen Arbeitsauftrag auf die effizienteste Weise erstellen und ausführen?
Ein Arbeitsauftrag ist im Grunde ein Formular, das beschreibt, welche Arbeiten erledigt werden müssen, um welche Art von Arbeiten es sich handelt, welche Kosten anfallen und wann die Arbeiten abgeschlossen sein sollen. Arbeitsaufträge helfen Unternehmen, Arbeiten effizient zu erledigen, und sie können eine entscheidende Rolle dabei spielen, Kunden zufrieden zu stellen.
Wenn ein Unternehmen Arbeitsaufträge nicht effizient empfangen und ausführen kann, wird es nicht in der Lage sein, Geschäfte zu machen. Doch das Sammeln der notwendigen Informationen, das Einpflegen dieser Daten in ein System, das Erstellen des Auftrags und schließlich die Ausführung der Arbeit können viel Zeit, Geld und Aufwand kosten. Zudem besteht bei der manuellen Dateneingabe in ein System das Risiko von Fehlern.
Ein häufiges Problem bei der elektronischen Erstellung von Arbeitsaufträgen ist, dass der Prozess in der Regel eine Internetverbindung erfordert, was für Außendienstmitarbeiter oder Personen, die in Gebieten ohne stabile Internetverbindung arbeiten, eine Herausforderung darstellen kann.
Glücklicherweise verfügen sowohl Jotform als auch Salesforce über Offline-Funktionen. Salesforce bietet eine App für den Außendienst, und Jotform hat eine Mobile Forms-App, sodass Sie sie überall nutzen können, wo Sie sich befinden.
Wie die Automatisierung Ihrer Arbeitsaufträge Ihrem Unternehmen zugutekommen kann
Die Kombination von Jotform und Salesforce kann Ihrer Organisation dabei helfen, die Erstellung von Arbeitsaufträgen zu automatisieren.
Wenn Sie Salesforce mit Jotform integrieren oder die Jotform für Salesforce App aus dem AppExchange verwenden, können Sie Informationen für einen Arbeitsauftrag mit einem in Jotform erstellten Formular sammeln und automatisch einen Arbeitsauftrag in Salesforce generieren.
Dies ist eine der effizientesten Methoden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Schauen wir uns nun an, warum is sich lohnt, den Prozess der Arbeitsaufträge zu automatisieren.
Fehler und Sicherheitsrisiken reduzieren
Die manuelle Dateneingabe erhöht Sicherheitsrisiken und Fehleranfälligkeit. Das Risiko von Datenlecks steigt, je mehr Personen Ihre Daten einsehen und interpretieren. Zudem ermöglicht die manuelle Eingabe nicht die Verschlüsselung von finanziellen und persönlichen Informationen.
Die Automatisierung der Datenerfassung und der Erstellung von Arbeitsaufträgen kann hingegen Fehler erheblich reduzieren, da Systeme Algorithmen verwenden, um die Datenintegrität sicherzustellen – und diese Systeme müssen sich nicht mit Ermüdung auseinandersetzen, wie es bei Menschen der Fall ist.
Zeit sparen
Ein weiteres Problem bei der manuellen Dateneingabe zur Erstellung von Arbeitsaufträgen ist die Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um die Daten einzugeben. Tatsächlich glauben 60 Prozent der Arbeitnehmer, dass sie fast einen Arbeitstag pro Woche einsparen könnten, wenn sie ihre Dateneingabeaufgaben automatisieren würden. Überlegen Sie, wie Ihre Organisation diese Zeit nutzen könnte.
Geld sparen
Auch wenn die meisten Unternehmen zusätzliche Kosten als Grund anführen, keine Automatisierungssoftware zu verwenden, verursacht die manuelle Dateneingabe ebenfalls Kosten, insbesondere in Form der aufgewendeten Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter.
Menschliche Fehler können auch zu zusätzlichen Kosten und potenziell entgangenem Umsatz führen. Wenn nur eine Zahl einer Kreditkarte falsch eingegeben wird, könnte das bedeuten, dass Sie nicht bezahlt werden. Eine IBM-Studie hat gezeigt, dass Unternehmen in den Vereinigten Staaten im Jahr 2016 3,1 Billionen Dollar verloren haben aufgrund von ungenauen Daten.
Natürlich erfordert es Zeit und Mühe, einen automatisierten Prozess zur Erfassung von Informationen und Erstellung eines Arbeitsauftrags einzurichten. Aber sobald dieser eingerichtet ist, wird sich die gewonnene Zeit schnell summieren.
Jotform vereinfacht Ihnen die Arbeit erheblich mit seiner App im Salesforce AppExchange. Wenn Sie über ein Jotform Konto und ein Salesforce-Konto verfügen, müssen Sie lediglich die App installieren und ein Formular in Salesforce erstellen – die gesamte Automatisierung ist bereits integriert. Es ist nicht erforderlich, viel Zeit für die Einrichtung zu investieren.
So verwenden Sie die Arbeitsauftrag Vorlagen von Jotform
Einen Arbeitsauftrag zu erstellen, kann verwirrend sein, und einen zu erstellen, der alle benötigten Details abfragt, kann unglaublich zeitaufwändig sein.
Glücklicherweise bietet Jotform über 150 Vorlagen für Arbeitsauftragsformulare, aus denen Sie wählen können. Die meisten dieser Vorlagen sind noch nicht mit Salesforce integriert, daher müssen Sie die Felder manuell den Objekten zuordnen. Das dauert jedoch nur ein paar Minuten (und wir werden später mehr darüber erfahren).
Bevor Sie eine Arbeitsauftrag-Vorlage auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie Jotform aus dem Salesforce AppExchange hinzugefügt haben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Formular erstellen und Vorlage verwenden. Wenn Sie Jotform für Salesforce verwenden, werden Sie automatisch zu Salesforce Forms weitergeleitet.
Wenn Sie eine Vorlage für Arbeitsaufträge verwenden möchten, geben Sie einfach “Arbeitsauftrag” in die Suchleiste auf der linken Seite ein. Dann können Sie Ihre Vorlage auswählen und die Formularfelder mit Salesforce abgleichen. Sie wissen, dass Ihr Formular korrekt integriert ist, wenn Sie die ikonische blaue Wolke auf der rechten Seite Ihres Formulars sehen.
So verwenden Sie Jotform und Salesforce zur Erstellung von Arbeitsaufträgen
Jetzt, da Sie wissen, wie wichtig es ist, den Prozess der Erstellung von Arbeitsaufträgen zu automatisieren, schauen wir uns an, wie Sie Jotform und Salesforce zusammen nutzen können, um dies zu erleichtern. Sobald die Integration eingerichtet ist, müssen Ihre Kunden lediglich ein Formular ausfüllen, und der Arbeitsauftrag wird automatisch in Salesforce erstellt.
Schauen wir uns an, wie Sie ein Jotform-Arbeitsauftragsformular in Ihr Salesforce-Konto integrieren können.
Wenn Sie sich in der Jotform für Salesforce-App befinden, wählen Sie Formular erstellen und dann Vorlage verwenden. In diesem Fall werden wir das Arbeitsauftragsformular von Jotform verwenden.
Nachdem Jotform die Vorlage für Sie erstellt hat, klicken Sie im Formular-Generator auf das blaue Salesforce-Wolken-Symbol auf der rechten Seite.
Wählen Sie Datensatz erstellen.
Wählen Sie ein Objekt aus. Versuchen Sie, eines zu wählen, das dem Zweck Ihres Formulars am nächsten kommt. In diesem Fall verwenden wir ein Arbeitsauftrag-Objekt. Sobald Ihre Objektfelder und Formularfelder übereinstimmen, klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen Sie Ihre Felder, um sicherzustellen, dass sie verbunden sind. Wenn sie verbunden sind, sehen Sie am unteren Rand Ihres Feldes eine Nachricht, die die Verbindung anzeigt.
Sobald jemand ein Arbeitsauftragsformular eingereicht hat, gehen Sie zu Salesforce und öffnen Sie das Menü auf der linken Seite der Startseite. Geben Sie dann “Arbeitsaufträge” ein.
Von dort aus können Sie jeden Arbeitsauftrag einsehen, der mit einem Jotform für Salesforce-Formular eingereicht wurde.
Und das war’s! Wenn Ihre Formularnutzer Ihren Arbeitsauftrag ausfüllen, werden ihre Informationen direkt an Salesforce gesendet, und Sie können Ihre Arbeitsaufträge dort nachverfolgen.
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