Die Automatisierung Ihres Datenerfassungsprozesses kann Wunder für Ihr Team und Ihre Organisation bewirken. Sie kann Kosten sparen, Fehler reduzieren und Ihrem Team ermöglichen, sich auf bedeutungsvollere Aufgaben zu konzentrieren.
Eine der besten Möglichkeiten, die Datenerfassung zu automatisieren, ist die Verwendung einer App wie Jotform für Salesforce, die Daten sammelt und automatisch an Salesforce überträgt. Die App verwendet Feldzuordnungen, um die Felder von Jotform und Salesforce abzugleichen.
Einführung in Salesforce
Salesforce ist eine riesige Datenbank. Sie ist vollständig anpassbar, und Sie benötigen nicht unbedingt Programmier- oder Entwicklerkenntnisse, um sie anzupassen. Salesforce speichert alle Ihre Daten an einem Ort und kann einem großen Unternehmen helfen, Daten konsistent zu halten.
Objekte und Felder sind die Bausteine, die Ihnen helfen, Ihre Daten zu standardisieren. Sie geben Ihrer Information Struktur und Spezifikationen für die Art der Daten, die Sie sammeln.
Objekte
Objekte sind im Wesentlichen Speicherbehälter für Ihre Daten. Wenn Sie sich eine Datenbank wie eine Tabelle vorstellen, ist das Objekt ein Registerblatt, Felder sind die vertikalen Spalten, die die einzelnen Datenstücke benennen, und Datensätze sind die horizontalen Zeilen, die Einträge für jedes Feld enthalten.
Nehmen wir als Beispiel einen Datensatz für einen Kontakt. Der Kontaktdatensatz besteht wahrscheinlich aus einigen Feldern mit den Kontaktinformationen einer Person – wie Name, Adresse und Telefonnummer – und das Objekt ist der Container, in dem alle Felder und Datensätze gespeichert sind.
Objekte sind großartig, weil sie flexibel genug sind, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden, und Sie die Möglichkeit haben, sie anzupassen, wenn sich Ihre Anforderungen an die Datenerfassung ändern.
Arten von Feldern
Ähnlich wie bei den Feldern in Jotform können Sie in Salesforce pro Feld nur ein Datenstück erfassen.
Benutzerdefinierte Felder. Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Anforderungen an die Datenerfassung. Hier kommen benutzerdefinierte Felder ins Spiel. Mit Salesforce können Sie Ihre eigenen Felder erstellen, die den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation gerecht werden. Hier ist ein Trailhead-Artikel darüber, wie Sie ein benutzerdefiniertes Feld erstellen.
Salesforce bietet viele verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern an – zu viele, um sie alle in diesem Beitrag aufzulisten. Wenn Sie jedoch mehr über die Feldtypen erfahren möchten, schauen Sie sich den Hilfsartikel von Salesforce zu Feldern an.
Standardfelder. Standardfelder sind in der Regel für Elemente wie den Namen eines Kunden, Telefonnummer, Adresse, Kontonummer, Bestellstatus usw. Standardfelder sind automatisch enthalten, wenn Sie beginnen, Salesforce zu nutzen.
Ob benutzerdefinierte oder Standardfelder besser für Sie geeignet sind, hängt davon ab, was Sie erreichen möchten, wenn Sie Ihr Salesforce-Ökosystem zum ersten Mal einrichten.
Wenn Sie schnell loslegen möchten, damit Ihre Kollegen problemlos Daten erfassen und analysieren können, sind Standardfelder möglicherweise die beste Wahl für Sie. Wenn Ihr Unternehmen jedoch über einzigartige Datenfelder oder spezielle Anforderungen verfügt und Sie sicherstellen möchten, dass die Daten korrekt kategorisiert werden, ist es möglicherweise am besten, sich die Zeit zu nehmen, ein benutzerdefiniertes Feld einzurichten.
Was versteht man unter der Zuordnung von Feldern in Salesforce?
Die Zuordnung von Feldern ist der Prozess, bei dem ein Feld in Salesforce einem Feld in einem anderen Programm, wie Jotform, zugeordnet wird. Dieser Prozess kann manchmal kompliziert sein, aber mit der richtigen Integration ist er einfach. Die Feldzuordnung ist der Hauptbestandteil der Automatisierung der Datenerfassung, und wenn Sie es richtig machen, sparen Sie eine Menge Zeit und Geld.
So verwenden Sie Jotform, um ein Feld in Salesforce zuzuordnen
Glücklicherweise ist die Feldzuordnung in der Jotform für Salesforce-App integriert. Hier sind einige Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie beginnen:
- Nur Administratoren können benutzerdefinierte Felder in Salesforce erstellen.
- Die Anzahl der benutzerdefinierten Objekte, die Sie erstellen können, variiert je nach Ihrer Salesform-Edition. Sehen Sie sich diesen Hilfeartikel für weitere Details an.
- Wenn Sie Änderungen an benutzerdefinierten Feldern vornehmen, besteht das Risiko, dass Daten verloren gehen.
Schauen wir uns nun an, wie Sie Felder in Salesforce zuordnen können.
- Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Jotform für Salesforce aus dem Salesforce AppExchange installiert haben. Sobald es installiert ist, müssen Sie nur noch auf Salesforce-Formular erstellen klicken.
- Wählen Sie die Salesforce-Objekte aus, die Sie als Felder in Ihr Formular aufnehmen möchten. Dadurch können Sie Salesforce-Datensätze automatisch erstellen.
In diesem Beispiel haben wir ein Kontaktformular erstellt, das mit einem Kontaktobjekt in Salesforce verbunden wird.
- Wenn Sie ein Objekt auswählen, sehen Sie eine Liste von Feldern, die Sie in Ihrem Formular zuordnen können. Wählen Sie die Felder aus, die Sie in Ihrem Formular mit Salesforce verknüpfen möchten. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Formular erstellen.
- Ihr Formular zeigt nun alle zuvor ausgewählten Felder an. Jedes Mal, wenn jemand dieses Formular absendet, werden dessen Kontaktdaten Ihrer Salesforce-Datenbank hinzugefügt.
- Wenn Sie andere Objekte mit bereits erstellten Formularen und Feldern verbinden möchten, klicken Sie einfach auf das Salesforce-Cloud-Symbol auf der rechten Seite, um Ihre Jotform Felder den Salesforce-Feldern zuzuordnen.
Das Zuordnen von Jotform und Salesforce-Feldern spart Ihnen viel Zeit, Geld und Aufwand. Wenn Sie mehr über das Zuordnen von Feldern in Salesforce erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf die Salesforce-Hilfedokumentation zu Standard-Kontaktabgleichsregeln und Standard-Kontoabgleichsregeln.
Kommentar abschicken: