Flujo de trabajo: Bloque de email no envía correos correctamente

Estoy experimentando un problema con el bloque de condición que no está funcionando como esperaba para trasladar la información correctamente al bloque de e-mail en un flujo de formularios. El valor en la tabla del formulario de revisión es "Programar trabajo", que es correcto, y no he realizado cambios en el bloque de e-mail. Me pregunto si el hecho de que el campo de e-mail que se usa en el bloque de e-mail provenga del formulario de solicitud y no del formulario de revisión podría estar afectando. Cuando me preguntaron cómo verificar el valor que toma un campo durante el desarrollo del flujo, solicité una explicación detallada porque no veo el menú de aprobaciones dentro de las opciones del formulario. He realizado pruebas colocando un bloque de e-mail posterior al formulario de revisión con el destinatario tomado del campo mail_coordinador del formulario de solicitud y un delegado fijo. En este escenario, el correo no se envía al mail del coordinador, pero sí al delegado. También probé con un valor fijo en el campo de correo del bloque de e-mail y el correo tampoco se envió, lo que me lleva a concluir que el bloque de e-mail no está funcionando y todo se envía al correo del delegado. Estoy usando un SMTP personalizado porque el SMTP por defecto bloquea varias casillas y no permite realizar pruebas. Mi SMTP personalizado permite enviar correos sin problemas. Además, cuando lleno el formulario de solicitud, el sistema envía automáticamente dos correos al mail_coordinador, uno del bloque de e-mail conectado al formulario de solicitud y otro del formulario de revisión por el delegado. Sin embargo, al llenar el formulario de revisión, aunque el historial indica que se dispara un correo, este no llega al destinatario esperado. He usado direcciones fijas y el flujo sigue sin funcionar. Solicito ayuda para cambiar el flujo: en lugar de colocar un bloque de e-mail posterior al formulario de solicitud, usar notificaciones de correo para comunicar al coordinador seleccionado que debe atender la tarea de acceder al formulario de revisión. Esto para verificar si hay conflicto con los bloques de correo y el delegado. Actualmente, en el formulario de solicitud tengo condiciones para el envío de correo que funcionan bien, permitiendo que el remitente aparezca como el solicitante. Uso parámetros para precargar campos. Posterior al formulario de solicitud conecté directamente el formulario de revisión. Cuando lleno el formulario de solicitud, se disparan dos correos automáticamente, uno de la condición y otro del formulario de revisión según la cuenta del delegado. Lo negativo es que al llenar el formulario de revisión, al que accedo por el URL que me pasó el formulario de solicitud, no pasa nada; entiendo que aquí debería dispararse el correo al delegado, pero no sucede y el flujo se trunca. Esto me genera desesperación porque no obtengo los resultados esperados y pierdo tiempo.

Hola Rubens_auditoria,

Gracias por contactarte con el Soporte de Jotform. Al realizar una clonación de tu flujo de trabajo e intentar revisar el inconveniente que nos comentas, no he podido verlo correctamente configurado, ya que al parecer estabas trabajando en esto al momento de revisarlo. Si este correo está conectado y configurado correctamente, debería enviarse con normalidad.

Por eso sería de gran ayuda si pudieras compartirnos una captura de pantalla del elemento de email que no está siendo enviado y del paso del flujo donde se detiene. También necesitamos las direcciones o dirección de correo electrónico a la que debería llegar este elemento de email.

Ten en cuenta que puedes revisar si todos estos correos fueron enviados desde tus formularios al revisar el historial de correos de tus formularios. Te muestro:

1. En la página de Espacio de trabajo, haz clic en el Avatar de tu cuenta y selecciona Ajustes.
2. Ve a la pestaña de Historial a la izquierda.
3. Selecciona Correos en la lista desplegable de la esquina superior derecha, luego busca el ID de formulario que coincida y haz clic en el icono para abrir en una nueva ventana.

Una vez tengamos tu respuesta podremos seguir ayudándote con esto.

Estimado Alejandro

 Como alcance a mi correo anterior y en el afán de buscar un a solución te comento lo siguiente.

He probado que las notificaciones se envíen directamente desde el formulario configurando correos y condiciones, pero aunque cuando se trata de solo enviar correos estos actúan bien el problema radica en cuando hay un bloque posterior al formulario donde debe darse el envío de correos ya que al parecer prima el definido en el delegado del formulario y no lo del bloque.

Al momento configuré el flujo para que luego del formulario de revisión haya un approval que interactúe en e flujo para aprobación de una condición, pero nuevamente no se envía el mensaje por correo con los enlaces requeridos para esta interacción.

En conclusión, agradecería mucho tu ayuda indicando cuál es el problema para que los bloques posteriores a un formulario que deben enviar correos no funcionen como se espera del flujo.

Quedo atento a su vez para saber si hay algo que estoy haciendo mal y debo corregir.

Hi Rubens,

Our Spanish Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Spanish, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, Can take a screenshot of what’s happening, that'll help us to understand better what’s going on. Kindly share a copy of the block on the Workflow and a sample of the email that you received. Let me show you how to post a screenshot to our Help Center:

1. On the Help Center page, scroll down to the Your Answer section and click on the Image icon.

2. Drag and drop your image into the Upload box, or click on it and select your file.

3. Then, click on the Add button in the bottom-right corner of the window.

4. To resize it, click on your screenshot and then click on one of the boxes in the corners, and drag it inward.

5. Once you're finished, click on the Post Answer button at the bottom right of the Your Answer section.

That's it. Once we hear back from you, we'll be able to help you with this.

Estimados

No hay lógica en lo que me solicitas, creo que he sido bastante claro en expresar lo que sucede y por tal no veo necesario una imagen específica.

El punto es que cuando creo un flujo y en un paso posterior a segundo formulario coloco un bloque de e-mail o de aprroval, el correo con el acceso deseado no se envía.

Por favor concéntrate en el problema reportado y rogaría me atiendas con premura porque este problema lleva días y no logro repuesta de parte de Jotform, algo que realmente me deja un muy mal sabor de una herramienta que se promociona como eficiente pero con un soporte técnico que preocupa por la falta de respuesta oportuna.

Saludos

Diego

Hi Diego,

I checked the only Workflow on your account and found that before the last email can be triggered the condition you set must be triggered correctly. See the screenshot below:

Can you share the email address of the users who did not receive the last email even when they succesfully trigger the condition so we can check it? We can also take a look at this for you. To do that, we’ll need your permission to access your account. Don’t worry, you can turn it off again once we’re done. Let me show you how to do it:

1. In the top-right corner of your Workspace page, click on your Avatar/Profile Image icon.

2. In the Dropdown menu that opens, click on Settings.

3. Next, in the panel on the left, click on the Security tab.

4. If you haven’t opened your Security page in a while, it’ll ask you to verify. To do that, click on Send Verification Code.

5. Then, enter the Verification Code you receive in your email.

6. Finally, at the bottom of the page, toggle on Jotform Support Access.

After we hear back from you, we’ll have a better idea of what’s going on and how to help.

El acceso para soporte se encuentra configurado.

Tuve que eliminar mis flujos y comenzar de cero por recomendación de Podo.

Te suplico que concentres tus esfuerzos en el comportamiento del flujo cuando se añade un segundo formulario y posterior a él se debe conectar un bloque de e-mail o approval ya que es ahí que sucede que cuando el sistema debe enviar el correo del bloque último, pues no lo hace y solo funciona aquel que esté configurado en el formulario para la casilla del delegado.

Te ruego me ayudes porque de verdad esto me está causando un serio problema.

Saludos

Diego

Hi Diego,

Can you share to us the email address that is not receiving the email so that we can check on our end if there's any restricition why they are not receiving the email?

Once we hear back from you, we'll be able to move forward with a solution.

En las siguientes líneas trataré de detallar el problema evidenciado.

El flujo inicia con un formulario llamado solicitud de mantenimiento que se encuentra conectado a un bloque de correo en el cual se ha configurado la casilla de forma dinámica, tomando la casilla de lo existente en el campo mail_coordinador. La casilla de correo citada en este formulario corresponde a un campo calculado que se llena en función del tipo de mantenimiento seleccionado, según sea General ó Industrial. En este punto el flujo no presenta problema ya que el formulario inicial no obliga configurar un correo de delegado.

El siguiente paso es el formulario de Revisión de solicitud en el cual el coordinador designado debe evaluar dos variables que son: permiso de trabajo seguro y existencia de materiales. La combinación de estas variables se las llena en el campo Estado de la revisión que presenta cuatro condiciones. Al momento se ha creado un único ramal para la condición en la cual el trabajo requerido no exige permiso y se cuentan con materiales, lo que permite al coordinador acceder al formulario de Programación. Posterior al bloque de ruta condicional se encuentra un bloque de e-mail, en el que en función del valor del campo correo_coordinador se debe enviar un correo con el formulario de Programación. Cabe indicar que al momento el campo correo_coordinador corresponde a un campo calculado que se llena en función del valor seleccionado en el campo Tipo de mantenimiento del formulario de Revisión (por el momento está así, pero la intención es prellenarlo). El inconveniente radica en que el correo que debería enviarse desde el bloque de e-mail no se dispara y solo se ve que el mensaje se envía a la casilla configurada en el campo de correo del delegado del formulario de revisión. Este comportamiento es similar para el caso de colocar posterior a la ruta condicional un bloque de approval.

A manera de ejemplo tenemos el siguiente escenario.

En el formulario de solicitud se selecciona mantenimiento general que envía el correo a la casilla agrison_docs@outlook.com, el cual llega sin problema. Por tratarse de prueba se llenan los campos del formulario de Revisión manualmente y se verifica que el valor del campo correo_coordinador es el correcto, es decir, debe derivar el correo a agrison_docs@outlook.com, sin embargo esto no sucede y el correo se disparará a cualquier casilla que se encuentra escrita en el campo de Correo del delegado en el formulario de Revisión, que para el ejemplo es rubens_drsb@hotmail.com.

Es fundamental señalar que he configurado mi propio SMTP el cual funciona sin ningún problema y envía correo a todas mis casillas de prueba sin novedad.

Suplico su ayuda ya que solo me están dando respuestas que no son efectivas y el tiempo transcurre sin tener un verdadero soporte.

Saludos

Diego

Hi Diego,

When I cloned and tested your form, everything worked the way it was supposed to. Take a look at the screenshot below to see my results:The email element after the conditional block was fired and sent successfully after meeting all of the conditions set. Can you take a screenshot of your Inbox like the one I shown you so we can know more about what's happening? We’ve got a quick guide on how to do that here.

As an alternative, you can also give us temporary Support access to your account just as we shared previously. Once we have checked the issue, you can disable it.

Once we hear back from you, we can get moving on a solution.

El día de hoy volví a rediseñar el flujo de trabajo que deseo implementar y como podrás ver luego del bloque que contiene el formulario de revisión se conecta una ruta condicional en la cual se evalúa una condición (ejemplo) donde no se requiere permiso de trabajo y sí se cuenta con los materiales suficientes, lo que permitirá al coordinador acceder al formulario de programación, claro está previamente hay un bloque de e-mail que debe enviar el correo al coordinador con el link de acceso al formulario de programación y es justamente en este punto donde el bloque de e-mail no se comporta como se espera y el único correo que se dispara es aquel destinado al delegado del formulario de revisión, lógica que es errada puesto que deja sin funcionalidad al bloque de e-mail donde se personalizan mejor los comunicados hacia el coordinador designado.

La verdad es que no sé cómo más explicar que el funcionamiento presenta un error y apreciaré su ayuda porque no hay una respuesta efectiva y de ser el caso procederé con una queja formal por el nivel de servicio recibido hasta el momento.

Como alcance en anteriores mensaje informé que el acceso para soporte técnico se encuentra habilitado pero no veo que se hayan interesado en atender este caso.

Por favor indícame a quién debo presentar mi queja formal y enfática por la falta de una solución a una novedad que arrastra ya varios días.

Hola Rubens,

Al hacer una clonación de tus formularios y flujo de trabajo, he podido replicar el inconveniente. Después de revisar el elemento de email, pude ver que este destinatario no había sido correctamente configurado, y una vez lo seleccioné de manera correcta, el correo fue enviado con normalidad. Te muestro:

Puedes seleccionar correctamente el destinatario fácilmente desde el Creador de flujos de trabajo. Te explico cómo hacerlo:

1. En el Creador de flujos de trabajo, selecciona el elemento de email después del segundo formulario y haz clic en el icono de Email del lado derecho.
2. Ve a la pestaña de Recipientes y haz clic en el recipiente configurado.
3. Asegúrate de que se encuentre correctamente seleccionada la casilla correcta del formulario del que deseas traer el destinatario y haz clic en Guardar.

Haz la prueba y déjanos saber cómo te fue.

Estimado Alejandro

Ruego que seas la persona designada para el soporte porque creo eres el único que trata de brindar una solución.

Te explico algo, lo que me indicas respecto al error en la selección del correo en el bloque de e-mail posterior al segundo formulario (Revisión) no se evidencia, porque incluso el día de hoy acabo de hacer una prueba colocando en el bloque de e-mail una dirección de correo fija (agrison_docs@outlook.com) y como podrás verificar en el log del historial el flujo jamás dispara un correo hacia dicha casilla sino únicamente a la casilla rubens_drsb@hotmail.com que es la que se encuentra como correo del delegado y que no la puedo dejar en blanco ya que el sistema no lo permite.

Solicito me ayudes con la revisión profunda de mi problema o me des indicaciones de qué debo hacer para superarlo dado que no tengo avances y me encuentro detenido a la espera de un soporte técnico efectivo.

Saludos

Estimados

Como alcance a la solicitud, por favor les suplico revisen detenidamente el comportamiento del bloque de correo que no está cumpliendo su función, es más, en varias pruebas realizadas no se logra evidenciar en el log que éste difunda los correos configurados, nuevamente insisto, solo se disparan los correos configurados a nivel del formulario lo que limita en exceso el funcionamiento de un flujo del cual se espera mucho más.

Agradeceré mucho se le preste atención a este caso del cual no tengo una respuesta efectiva que lo solucione.

Hola Rubens,

Al realizar una prueba en una clonación de tu flujo de trabajo con diferentes correos, he podido recibir el correo correctamente en todos los casos. Te muestro:

Por eso sería de gran ayuda si pudieras permitirnos hacer unos envíos de prueba directamente en los formularios y verificar si podemos replicar el inconveniente en tu cuenta. Para hacer esto también necesitamos acceso a tu cuenta. Pude ver que no tenemos aún acceso, puedes seguir los pasos compartidos por mi colega Ronald en esta respuesta previa, y esperamos tu confirmación para proceder.

Una vez tengamos tu respuesta podremos seguir ayudándote con esto.

Estimado Alejandro.

Tienes toda mi apertura para que realices las pruebas que consideres necesarias utilizando mis formularios en vivo.

He notado que la evidencia que me pasas es de la prueba de correo realizada sobre el mismo bloque de e-mail y eso también a mi me funciona, pero al realizar ya con datos enviados desde los formularios, el flujo no trabaja como se espera.

Queda configurado el acceso a mi cuenta para que soporte tenga la facilidad de intervenir en búsqueda de una solución

Saludos

Hola Rubens,

También he realizado la prueba con envíos en vivo en el formulario de prueba y el correo fue recibido con normalidad. Te muestro:

Al revisar los envíos de tus formularios, pude notar que este envío del segundo formulario fue completado, pero no aparece reflejado el paso del flujo de trabajo en el Inbox del primer formulario. Por eso, es posible que se esté rellenando el segundo formulario con un enlace directo y no a través del enlace que es enviado al correo electrónico por el flujo de aprobación. Aquí puedes ver el correo:

Al realizar el envío del segundo formulario usando este botón del correo electrónico, el formulario aparece como rellenado en el Inbox y el correo es enviado. Te muestro:

De igual manera, aquí te dejo una guía sobre cómo hacer seguimiento de los flujos de trabajo desde el Inbox de Jotform.

Haz la prueba y déjanos saber como te fue.

Estimado Alejandro

 Gracias por tomarte el tiempo para analizar mi caso.

Efectivamente el segundo formulario (revisión) se encuentra prellenado mediante una URL, tal cual es un método reconocido por Joftorm, sin embargo, si esto es un inconveniente, me gustaría conocer cuál sería el método más adecuado para cargar datos a un formulario proveniente de una etapa anterior.

Considerando tu recomendación procederé a borrar todo el flujo y comenzar desde cero usando la función de precargar de cada formulario y así evaluar si el flujo se va comportando como se desea.

Quedo atento a tus comentarios.

Hola Rubens,

Puedes precargar el segundo formulario directamente desde el Creador de flujo de aprobaciones. Te explico cómo hacerlo:

1. En el Creador de flujos de trabajo selecciona el segundo formulario y haz clic en el icono de engranaje a la derecha para abrir sus ajustes.
2. Ve a la pestaña de Precargar y activa la opción de Pre-cargar campos.
3. Selecciona el primer formulario como la fuente de origen de los datos precargados, configura los campos a precargar y guarda los cambios.

Puedes ver este artículo del Blog de Jotform sobre cómo continuar un flujo de trabajo con la función de precargas para más información. De esta manera deberías poder configurar el flujo de trabajo como lo tenías.

Haz la prueba y no dudes en hacernos saber si tienes cualquier otra pregunta.

Estimado Alejandro

He utilizado la función de precarga que en un inicio la estuve usando pero luego por guía de Podo preferí lanzarlo en la URL directamente.

En este punto aprovecho para preguntarte si al hacer precargas el sistema respeta el tipo de campo en el que se guarda la información, es decir, si es fecha la traslada como tal? o si es e-mail de la misma forma?.

Al momento estoy reconstruyendo el flujo desde cero y te estaré comunicando cada paso

Saludos

Diego

Hi Diego,

When you use the prefill function, the system checks field compatibility before allowing the mapping. If the field is incompatible, the field can't be selected and it's grayed out.

In other words, it won’t let you connect completely incompatible field types. For example, an Email field from the first form can be mapped to an Email field in the second form, and it can also be mapped to a Short Text field. In both cases, the value itself is preserved in its original format, so an email address will still be passed as a properly formatted email.

The same applies to other field types like Date. If you map a Date field to another Date field, it will carry over as a date value. So as long as the fields are compatible, the data keeps its format when it’s passed through the prefill.

If that’s not quite what you’re looking for, can you share a bit more info so I can help you better?

Let us know if there’s anything else we can do for you.

Regarding the prefilling, what you've said is very clear. Please don't forget the source of the problem, which I still haven't solved.

Hi Diego,

The workflow depends on submissions being connected to the workflow sequence. If a user fills out a second form using the direct link, the system treats it as a standalone submission, not as a continuation of the first form. This breaks the workflow, so any subsequent actions, notifications, or automated steps tied to the sequence will not trigger.

To prevent this, it’s best to use the Form element within your workflow liek the set up below:

The Form Element will send an email to the recipeint like this:

Only when the user clicks the View Form button on the email they recieve will the system recognize the submission as part of the workflow.

Let us know if anything else comes up.