Las ausencias a las citas son uno de los problemas más frustrantes (y costosos) para las clínicas de medicina estética.
¿La buena noticia? La mayoría de las ausencias no son intencionadas. La gente se olvida de las citas y la vida cotidiana se complica. Por suerte, un buen sistema de recordatorios puede reducir drásticamente las citas perdidas sin que tengas que hacer ningún trabajo extra.
Te explicamos cómo ponerlo en marcha.
Por qué se producen las ausencias (y por qué funcionan los recordatorios)
Tus clientes no te están ignorando: lo más habitual es que solo necesiten un empujoncito. Un recordatorio por correo electrónico o SMS enviado en el momento oportuno cumple justo esa función. Además, transmite que tu negocio está organizado y es profesional.
El reto está en enviar los recordatorios de forma constante sin añadir más carga de trabajo a tu equipo. Llamar o escribir manualmente a cada cliente antes de su cita no es escalable, sobre todo a medida que tu negocio crece.
Ahí es donde entra la automatización SMS para reducir el absentismo en las citas: se encarga del seguimiento por ti, siempre, sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo.
Configura recordatorios automáticos con Jotform
Tanto si acabas de empezar con Jotform como si ya lo utilizas para recoger solicitudes de citas, estás más cerca de lo que crees de tener un sistema de recordatorios completo. Así puedes añadir elementos a tus formularios de citas de Jotform para reducir las ausencias a las citas.
1. Crea tu formulario de reserva de citas
Crea un formulario de reserva de citas con el creador de formularios de Jotform o con una de nuestras plantillas para spas prediseñadas para clínicas de medicina estética. Recoge el nombre del cliente, su número de teléfono, su correo electrónico, el tipo de tratamiento y la fecha y hora preferidas.
2. Configura una confirmación automática por correo electrónico
Jotform puede enviar automáticamente un correo electrónico de confirmación en cuanto el cliente envíe el formulario. Utiliza la función de respuesta automática para personalizar el mensaje de confirmación con el nombre del cliente, los detalles de la cita y las instrucciones previas al tratamiento. Este primer contacto marca las expectativas desde el principio.
3. Añade un correo electrónico de recordatorio antes de la cita
Con Jotform Workflows, puedes programar el envío de un recordatorio por correo electrónico entre 24 y 48 horas antes de la cita. Que sea amable y breve, por ejemplo: «Te recordamos que mañana a las 14:00 tienes una cita con nosotros. ¡Estamos deseando verte!».
Incluye también tu política de cancelación, para que los clientes sepan cómo cancelar o cambiar la cita si lo necesitan. Por ejemplo, si tu política exige cancelar con 24 horas de antelación, indica a los clientes si se les cobrará una penalización en caso de cancelar con menos de 24 horas de antelación.
4. Cobra un depósito al hacer la reserva
Nada reduce las ausencias a las citas como un compromiso económico. Añade un campo de pago a tu formulario de reserva y cobra un pequeño depósito por adelantado. Jotform se integra con Square, Stripe, PayPal y otros procesadores de pago populares, de modo que los clientes pueden pagar de forma segura en el momento de la reserva. Cuando alguien ya ha pagado, es mucho más probable que acuda.
Algunos consejos para que los recordatorios de citas sean eficaces
Además de automatizar los recordatorios, ten en cuenta estas buenas prácticas para reducir las ausencias.
- Personaliza los recordatorios. Adapta cada mensaje con el nombre de pila del cliente y el tratamiento concreto que ha reservado.
- Facilita el cambio de cita. Incluye en los recordatorios un enlace directo a tu formulario de reserva para que los clientes puedan modificar su cita sin tener que llamar. Cuanto más fácil sea cambiar la cita, menos probable es que los clientes simplemente no se presenten y más probable es que vuelvan a reservar en lugar de desaparecer sin más.
- Revisa cada trimestre tus datos de ausencias. Jotform Tablas te permite hacer un seguimiento de todos los envíos de tus formularios en un mismo lugar, de modo que puedas detectar patrones (por ejemplo, si ciertos días o tipos de tratamiento registran más ausencias) y ajustar tu estrategia en consecuencia.
En resumen
La sencilla combinación de un formulario de reserva, una confirmación automática, un recordatorio oportuno y un depósito por adelantado puede marcar una diferencia real en tu tasa de ausencias. Una vez que configures un sistema de recordatorios en Jotform, funciona por sí solo.
¿Listo para empezar? Explora las plantillas de reserva de citas de Jotform y empieza hoy mismo a reducir las ausencias a las citas.
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