Pada tahun 2014, Cat Town meluncurkan kafe kucing pertama di Amerika Serikat, dengan layanan penyelamatan dan adopsi kucing sebagai inti dari misinya. Sejak saat itu, semakin banyak kafe kucing bermunculan di seluruh negeri, memberikan kesempatan kepada pengunjung untuk menikmati kopi dan berinteraksi dengan kucing-kucing menggemaskan — sambil membantu kucing-kucing tersebut mendapatkan rumah adopsi.
Sejak memicu gerakan ini secara nasional, dedikasi Cat Town terhadap misinya tidak pernah goyah. Berbasis di Oakland, California, organisasi nirlaba ini berfokus pada membantu kucing-kucing yang sulit diadopsi di lingkungan penampungan tradisional. Pekerjaannya berpusat pada kucing-kucing yang paling mungkin terabaikan: kucing tua, kucing yang stres, kucing pemalu, dan kucing dengan kondisi medis yang membutuhkan perawatan khusus.
Melalui dukungan perilaku, keluarga asuh, perawatan medis, dan upaya komunitas, organisasi ini telah membantu menurunkan tingkat eutanasia kucing penampungan di Oakland lebih dari 70 persen.
Inti dari pekerjaan tersebut adalah koneksi. Seperti yang dijelaskan Quinn White, direktur pengembangan dan wakil direktur Cat Town, perannya adalah membantu orang-orang terhubung dengan misi organisasi dengan menceritakan kisah tentang masing-masing kucing dan menunjukkan kepada para pendukung bagaimana mereka dapat membantu.
Namun seiring pertumbuhan organisasi, sistem Cat Town tidak mampu mengimbangi misinya.
Menghapus pekerjaan manual untuk mempercepat proses
Seperti banyak organisasi nirlaba, Cat Town awalnya mengandalkan kombinasi spreadsheet, email, dan Google Forms untuk mengelola pengumpulan informasi dan alur kerjanya. Hal itu berjalan cukup baik pada awalnya, tetapi staf dengan cepat menyadari keterbatasan prosesnya.
Secara khusus, proses untuk menangani pertanyaan adopsi menjadi sangat membebani.
“Semuanya masuk melalui email, dan itu kacau serta membuat stres. Sangat membuat stres,” kata White.
Bagi tim kecil yang mengelola lebih dari 200 relawan — di samping penempatan asuh, donasi, adopsi, dan acara — memiliki alur kerja yang tidak teratur bukan sekadar merepotkan. Hal itu menyita waktu dan energi dari misi itu sendiri.
Sebelum menggunakan Jotform, organisasi ini juga tidak memiliki cara yang efektif untuk mengumpulkan donasi bulanan berulang, sebuah kebutuhan penting bagi organisasi nirlaba seperti Cat Town yang sangat bergantung pada dukungan individu berkelanjutan.
Saat itulah staf beralih ke Jotform.
Ini benar-benar mengubah segalanya.
Quinn White, Direktur Pengembangan & Wakil Direktur, Cat Town
Platform yang fleksibel dan dapat diskalakan yang benar-benar terjangkau bagi organisasi nirlaba
Perkenalan Cat Town dengan Jotform datang melalui seorang staf yang telah menggunakan platform ini di organisasi lain.
“Harganya tepat,” jelas White.
Bagi banyak organisasi nirlaba, keterjangkauan sama pentingnya, bahkan lebih penting, daripada fungsionalitas. Anggaran terbatas, dan organisasi membutuhkan alat teknologi yang menciptakan nilai tanpa membebani keuangan nirlaba.
White mengungkapkannya dengan sederhana: “Kami adalah organisasi nirlaba kecil, kami tidak memiliki anggaran raksasa — dan Jotform sesuai dengan anggaran kami.”
Keseimbangan antara aksesibilitas dan fungsionalitas itu membantu Cat Town mengadopsi platform ini dengan cepat. White menggambarkan Jotform sebagai memiliki “antarmuka pengguna yang mudah,” baik bagi staf yang membuat formulir maupun bagi adopter, pengasuh, dan anggota komunitas yang mengisinya.
Tim ini juga menghargai kemampuan untuk dengan mudah menyesuaikan formulir dan menyematkannya di situs web organisasi. Dengan menambahkan branding, font, dan warna khas Cat Town, mereka mampu memberikan pengalaman online yang mulus dan kohesif kepada para pendukung.
“Kami langsung menjadi penggemar berat Jotform,” kata White.
Alur kerja yang disederhanakan dengan sentuhan manusiawi
Salah satu manfaat terbesar Jotform adalah kemampuan untuk menyederhanakan pekerjaan administratif sambil mempertahankan koneksi manusiawi yang bermakna. Dan di Cat Town, manfaat tersebut menjadi sangat jelas selama pandemi COVID-19.
Sebelum COVID-19, adopsi terutama ditangani melalui percakapan individual antara koordinator adopsi dan calon adopter. Namun ketika pembatasan berdiam di rumah diberlakukan dan adopsi hewan peliharaan mulai melonjak, tim membutuhkan solusi yang dapat diskalakan dengan cepat.
“Kami menerima begitu banyak pertanyaan sehingga kami tidak dapat menanganinya,” kenang White. “Kami adalah tim yang sangat kecil.”
Dengan Jotform, Cat Town membuat formulir minat adopsi untuk mengatur informasi pelamar dan memudahkan untuk mengidentifikasi kecocokan terbaik antara kucing dan adopter mereka. Staf dapat dengan cepat meninjau pengalaman memelihara hewan, situasi tempat tinggal, dan preferensi calon adopter untuk membuat keputusan penempatan yang lebih matang.
Hasilnya sangat kuat. Karena organisasi mampu menciptakan kecocokan yang baik, lebih sedikit kucing yang dikembalikan setelah adopsi.
“Kami menyelamatkan lebih banyak nyawa, dan saya tahu kami melakukannya dengan lebih cepat dan efisien [dengan Jotform],” kata White.
Memberdayakan relawan, pengasuh, dan donatur
Seiring Cat Town memperluas penggunaan Jotform, platform ini menjadi terintegrasi secara mendalam ke hampir setiap bagian dari operasi organisasi.
“Kami menggunakannya dengan segala cara yang mungkin,” kata White.
Organisasi nirlaba ini kini mengandalkan Jotform untuk mengumpulkan donasi berulang menggunakan integrasi Stripe-nya, serta untuk RSVP acara, koordinasi relawan, aplikasi pengasuhan kucing dan permintaan perlengkapan, donasi lelang online, penggantian biaya, dokumentasi hukum, dan tanda tangan elektronik.
“Ini benar-benar mengubah segalanya,” kata White.
Contoh yang bagus adalah program pengasuhannya. Sekitar setengah dari kucing-kucing Cat Town tinggal di rumah asuh di wilayah Oakland, dan organisasi nirlaba ini menggunakan Jotform untuk mengumpulkan aplikasi, memahami lingkungan dan preferensi setiap pelamar, serta mengidentifikasi penempatan yang ideal.
“Ini membantu kami menciptakan kecocokan yang baik untuk para pengasuh kami,” kata White.
Mereka juga menggunakan formulir permintaan perlengkapan, sehingga keluarga asuh dapat dengan cepat dan mudah meminta makanan, obat-obatan, mainan, dan kebutuhan pengasuhan lainnya. Hal ini membantu tim Cat Town tetap teratur sambil memastikan para pengasuh dapat menghabiskan waktu mereka untuk fokus pada kucing-kucing dalam perawatan mereka — alih-alih mencoba mengatasi hambatan logistik.
Setiap kali saya mengalami masalah, Jotform selalu ada untuk membuatnya mudah kembali.
Quinn White, Direktur Pengembangan & Wakil Direktur, Cat Town
Seiring staf Cat Town terus menerapkan Jotform, kasus penggunaan mereka pun terus berkembang. Baru-baru ini, Cat Town menerapkan Jotform Sign untuk mengumpulkan tanda tangan elektronik pada formulir konflik kepentingan yang diperlukan untuk dewan direksinya.
“Aplikasinya begitu luas,” kata White. “Rasanya seperti, ‘Oh, mari kita pakai Jotform saja, pakai Jotform saja,’ dan tak lama kemudian kami menggunakannya untuk segalanya.”
Membantu tim kecil memberikan dampak besar
Selain kemudahan penggunaannya dan potensi penerapannya yang luas, pengalaman layanan pelanggan Jotform menjadi keunggulan penting lainnya dari platform ini.
“[Tim dukungan Jotform] sangat teliti dan ramah, dan jelas bahwa ada orang sungguhan yang membantu, yang sangat menyenangkan,” kata White.
Akses ke forum dukungan dan bantuan langsung membantu organisasi untuk terus membangun alur kerja baru seiring berkembangnya kebutuhan mereka.
White merangkumnya seperti ini: “Setiap kali saya mengalami masalah, Jotform selalu ada untuk membuatnya mudah kembali.”
Memperkuat dampak misi dengan teknologi
Sejak menerapkan Jotform, Cat Town tidak hanya meningkatkan proses pengumpulan dan pengelolaan data — tetapi juga membebaskan lebih banyak waktu dan ruang untuk keterlibatan komunitas dan pekerjaan yang berorientasi pada misi.
Menurut White, Jotform telah membantu Cat Town memperkuat hubungan dengan adopter, pengasuh, donatur, relawan, dan anggota komunitas sambil menyederhanakan pekerjaan administratif yang terjadi di balik layar.
Jotform mendukung program Legacy of Love, yang membantu memastikan kucing-kucing tetap dirawat setelah pemiliknya meninggal. Jotform menggerakkan penggantian biaya untuk program In It For Life, yang membantu kucing-kucing hospis menerima perawatan dan dukungan seumur hidup setelah adopsi. Jotform juga membantu mengatur dukungan donatur, pengelolaan acara, kepatuhan hukum, dan penjangkauan komunitas.
Yang terpenting, Jotform memberi tim kecil Cat Town lebih banyak waktu dan energi untuk fokus menemukan rumah selamanya bagi kucing-kucing yang sulit ditempatkan, dan sebagai hasilnya, menyelamatkan lebih banyak nyawa.
Jika organisasi nirlaba Anda sedang mencari cara untuk mempercepat alur kerja, menghemat waktu, dan memperluas dampak Anda, daftar akun Jotform gratis hari ini untuk menjelajahi bagaimana platform ini dapat mendukung misi Anda.
Kirim Komentar: