Bagaimana Scripture Union Northern Ireland merawat 7.000 anak muda setiap tahun dengan Jotform Enterprise

Setiap tahun, Scripture Union Northern Ireland (SUNI) bertanggung jawab atas perawatan 7.000 anak dan remaja berusia 3–18 tahun di ratusan lokasi.

Sebagai organisasi nirlaba yang bergerak di bidang pendidikan iman, SUNI membantu anak-anak dan remaja membaca serta memahami Alkitab beserta ajarannya. Organisasi ini menjalankan kamp musim panas yang digerakkan oleh sukarelawan, kegiatan di tingkat lokal, dan program di sekolah-sekolah di seluruh Northern Ireland.

Bagi Kathy Croskery, manajer operasional SUNI, itu berarti mencari cara agar semua program itu berjalan lancar — dan yang terpenting, dengan aman.

Croskery adalah manajer operasional pertama di SUNI. Posisi ini baru dibuat untuk merampingkan cara kerja organisasi. Dalam banyak hal, ia membangun sistem dari nol, selalu mencari peluang untuk melakukan perbaikan di mana pun ia bisa.

“Saya berusaha memikirkan bagaimana cara merampingkan segala sesuatu, membuat semuanya bergerak lebih cepat, dan lebih mudah diakses oleh orang-orang,” katanya.

Menyatukan 7.000 pendaftaran per tahun ke dalam satu sistem

Untuk mempercepat berbagai proses sekaligus membuatnya lebih transparan, SUNI pertama-tama perlu mendigitalkan alur kerja yang masih berbasis kertas. Dulu, organisasi ini mengandalkan formulir kertas untuk segala hal, mulai dari mendaftarkan peserta kamp hingga memeriksa latar belakang pemimpin sukarelawan.

“Kami perlu formulir persetujuan yang diisi untuk setiap anak dan remaja yang masuk,” kata Croskery. “Kami perlu tahu kebutuhan diet dan informasi medis mereka kalau kami mengambil tanggung jawab sebagai orang tua atas mereka.”

Saya rasa kami tidak menyadari betapa banyaknya hal yang bisa dibantu [Jotform Enterprise] sampai kami benar-benar menggunakannya.

Kathy Croskery, Manajer Operasional, Scripture Union Northern Ireland

Mengumpulkan semua informasi itu lewat formulir kertas jelas tidak efisien, dan membuat data peserta sulit dilacak secara terpusat. Ketika pandemi COVID-19 melanda, SUNI terpaksa mempercepat peralihan ke pengumpulan data digital.

Staf perlu melaporkan kasus COVID-19 ke lembaga kesehatan masyarakat setempat, tapi mengumpulkan informasi itu lewat formulir kertas akan lambat dan tidak praktis. Mereka memilih Jotform karena memudahkan pengumpulan, penggabungan, dan pembagian data.

“Digitalisasi jadi kebutuhan mendesak selama COVID,” kata Croskery. “Lalu bisa menyimpan semua data secara terpusat juga jadi keuntungan besar bagi kami. Saya rasa kami tidak menyadari betapa banyaknya hal yang bisa dibantu [Jotform Enterprise] sampai kami benar-benar menggunakannya.”

Dengan satu pusat penyimpanan untuk semua data peserta, kini seluruh staf bisa mengakses informasi yang sama, yang diperbarui secara langsung begitu tanggapan formulir masuk. Tak ada lagi mengejar informasi penting seperti alergi makanan seorang anak di tumpukan berkas kertas.

Berkat fitur Tim dari Jotform Enterprise, staf di departemen yang berbeda — seperti kamp, sekolah, dan operasional — punya ruang kerja masing-masing. Setiap ruang kerja punya formulir, table, dan aset lainnya sendiri agar mudah diakses. Informasi yang dulu tersebar di rangkaian email atau formulir kertas kini bisa langsung diakses.

Lewat akun Jotform Enterprise-nya, data SUNI tersimpan di server di dalam Uni Eropa, sehingga membantu organisasi mematuhi standar General Data Protection Regulation (GDPR).
Staf juga bisa mengatur akses, menetapkan izin untuk peran yang berbeda, dan melacak tindakan di server, yang menambah keamanan dan akuntabilitas.

Mengelola dan mendukung lebih dari 2.000 sukarelawan — kebanyakan di bawah 25 tahun

Setiap tahun, staf SUNI mengelola sekitar 2.000 sukarelawan — kebanyakan berusia 17 hingga 25 tahun — yang menjalankan program-program di kamp, sekolah, dan acara lokal.

Para pemimpin sukarelawan ini tersebar di ratusan lokasi di seluruh negeri, jadi mereka butuh akses ke berbagai sumber daya di mana pun mereka berada. Dan karena sebagian besar sukarelawan berusia di bawah 25 tahun, kata Croskery, saluran komunikasi seperti email memang tidak praktis.

“Beberapa dari mereka bahkan jarang membalas pesan teks,” ujarnya.

Untuk menjangkau para sukarelawan dengan cara yang paling pas buat mereka, tim memakai Aplikasi Jotform untuk membangun aplikasi seluler khusus para pemimpin sukarelawan. Aplikasi ini memberi sukarelawan akses cepat ke informasi seperti

• Detail kontak staf
• Kebijakan dan sumber daya perlindungan anak
• Formulir yang sering dipakai, seperti formulir persetujuan dan formulir pemesanan perlengkapan
• Daftar peserta terkini yang mendaftar untuk kegiatan mereka (di Tabel Jotform)
  

Lewat aplikasi ini, staf juga bisa mengirim notifikasi push, sehingga informasi yang dibutuhkan sukarelawan selalu ada dalam genggaman mereka.

Daripada mengirim email lalu berharap sukarelawan membacanya, kata Croskery, notifikasi aplikasi langsung masuk ke perangkat yang “selalu ada di tangan mereka. Mereka lebih mungkin menerima itu dibanding membaca email yang panjang.”

Semua persetujuan dan proses di belakang layar itu, dulu bisa makan waktu berhari-hari saling berbalas email, sementara sekarang cukup muncul satu notifikasi kecil di kotak masuk mereka.

Kathy Croskery, Manajer Operasional, Scripture Union Northern Ireland

Croskery bilang stafnya antusias memakai fitur notifikasi WhatsApp yang baru untuk Aplikasi Jotform. Fitur ini bisa sangat membantu dalam situasi genting — misalnya, kalau ada yang perlu melaporkan dugaan pelecehan atau insiden kesehatan dan keselamatan lainnya. Staf bisa langsung menerima notifikasi tanggapan formulir lewat WhatsApp alih-alih email, sehingga waktu respons jadi lebih cepat.

“Daripada terus-menerus menyegarkan email untuk tahu kapan sebuah formulir dikirim, kami akan langsung menerimanya,” kata Croskery. “Jadi tidak ada lagi keterlambatan dalam memperoleh informasi yang perlu kami sampaikan ke layanan sosial.”

Merampingkan operasional di balik layar

Selain mengelola informasi peserta dan sukarelawan, Croskery juga terus mencari cara untuk membenahi proses back-end lain yang diandalkan organisasi.

Sebagai contoh, ia menyiapkan alur kerja otomatis untuk menyetujui penggantian biaya staf. Dengan memanfaatkan fitur logika kondisional Jotform pada formulir penggantian biaya, ia bisa mengarahkan persetujuan ke pemegang anggaran yang tepat.

“Semua persetujuan dan proses di belakang layar itu, dulu bisa makan waktu berhari-hari saling berbalas email,” katanya, “sementara sekarang cukup muncul satu notifikasi kecil di kotak masuk mereka.”

Croskery juga membangun aplikasi seluler untuk staf yang berisi tautan ke formulir pengajuan biaya bulanan, permohonan cuti tahunan, pemesanan peralatan, dan permintaan pembayaran faktur. Aplikasi ini juga menampung tautan cepat ke folder bersama, aset di SharePoint, dan detail kontak staf. Bahkan ada jadwal giliran untuk membawa camilan.

Waktu yang dihemat Jotform Enterprise memungkinkan SUNI terus memperbaiki dan memperluas layanannya.  Croskery bilang ia selalu senang bisa menyampaikan kepada para anggota dewan SUNI bahwa investasi mereka di Jotform memang sepadan dengan biayanya.Jotform, katanya kepada mereka, memungkinkan dirinya dan staf lain bekerja lebih efisien, sehingga mereka bisa mencapai lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit, dan itu membuat organisasi terus berkembang.