DXによってコスト削減を実現する3つのアプローチ

ビジネスの運営には多くのコストがかかります。よく「お金を稼ぐにはお金が必要」と言われますが、今ではテクノロジーの進化により、企業はより賢く効率的に資金を活用できるようになりました。

企業コストを削減する方法として、近年ますます一般的になっているのが、紙ベースのな業務プロセスをオンライン化する「デジタルトランスフォーメーション」です。

デジタル化は、業務効率の向上、紙の使用削減、オペレーションの最適化によってコストを削減できる有効な手段です。この電子書籍では、デジタル化を進める際のベストプラクティスをご紹介します。また、企業コストを押し上げる要因となり得る市場環境や外部要因についても考察します。

経済環境、自然環境、消費者動向といった要因は、企業が負担するコストに大きな影響を与えます。これらの要因は多くがコントロールできませんが、自社のコスト構造を見直す際には理解しておくことが重要です。以下は、企業コストに影響を及ぼす主な外部要因の例です。

外部要因は多くがコントロールできませんが、テクノロジーを活用して内部コストを削減する方法は数多く存在します。その中でも最も効果的な取り組みのひとつが、レガシーな業務プロセスをデジタル化することです。ここでは、デジタルトランスフォーメーションによってコストを削減する3つの方法をご紹介します。

紙ベースのプロセスをデジタル化

紙のフォームや紙ベースの業務プロセスをデジタル化することで、用紙、印刷、保管にかかるコストを即時に削減できます。紙のプロセスを維持し続けることは、時間がかかるうえに非効率で、費用もかさみます。McKinseyによると、情報集約型のプロセスをデジタル化することで、コストを最大90％削減できるとされています。

デジタル化に適した紙ベースの業務の一つが、フォーム入力と情報収集です。紙のフォームは、お店の予約から病院での患者受付まで、あらゆる業界で広く利用されています。組織のフォームをデジタル化することは、コスト削減だけでなく、顧客データのセキュリティ向上にもつながる効果的な方法です。

優れたオンラインフォーム作成ツールは、入力されたデータが暗号化されることを保証し、紙のフォームよりも高いセキュリティを提供します。さらに、使いやすさはもちろん、モバイル通知、データテーブル、各種連携機能などを通じて、必要なデータにすぐにアクセスできることも重要です。

デジタル化を検討すべき重要な業務として「記録管理」が挙げられます。Deloitteの報告によると、電子記録管理のコストは、データ回復を含めても、紙の記録管理のコストの5分の1以下と言われています。さらに、電子化された記録は検索、並べ替え、レポート作成が容易で、包括的なデータ管理プラットフォームに保存することで、より効率的に活用できます。

記録管理のデジタル化から最大のメリットを得るには、業界をリードするセキュリティ、堅牢なワークプレイスコラボレーションツール、電子メール通知、自動レポート、カレンダーオプションなどのワークフロー自動化機能を備えたソリューションを探しましょう。

コスト削減のもう一つの手段は、署名の収集プロセスをデジタル化することです。紙の契約書は馴染み深いものですが、署名を集める作業は時間も費用もかかり、効率的ではありません。電子サインソリューションを活用することで、紙の管理コストを減らし、配送プロセスを効率化し、文書のステータスを追跡できるデジタル監査ログを提供できます。従来の手書きの署名に比べ、電子サインはより安全で、低コストで、収集もスムーズです。

これらを含む紙ベースの業務に対応するベンダーを検討する際は、単一機能のサービス提供者と、包括的なソリューションの長所と短所を比較検討する必要があります。特化型サービスには確かにメリットがありますが、機能ごとに別々のソリューションを利用することで、コストの増加やシステムの複雑化につながる可能性があります。成長と拡張をめざす組織をサポートできる、柔軟性があり、革新性の実績があるソリューションを選びましょう。

デジタル・トランスフォーメーションを進めて紙の使用量を減らすことは、収益に良いだけでなく、環境にも良いです。 アメリカの平均的な労働者は、毎年1万枚のオフィスペーパーを使用しています。従来の紙システムの結果、紙パルプ産業は世界の温室効果ガス排出量の約5％を占め、世界のエネルギーの約4％を使用しています。組織の紙使用量を削減する最も手っ取り早く簡単な方法は、紙の帳票をデジタル化することです。

効率を最大化する

デジタル変革によってコストを削減するもう一つの方法は、デジタル自動化ソリューションを活用して組織全体の業務効率を高めることです。自動化は、手作業の負担を減らし、ワークフローを効率化することで時間の節約に大きく貢献します。ここでは、デジタル化によって実現できる代表的な時間削減ソリューションについて見ていきましょう。

組織の業務プロセスをデジタル化する際に重要なのは、テクノロジーの複雑さを最小限に抑えることです。単一機能のサービスをいくつも導入するのではなく、複数の業務をスムーズに統合できる多機能ソリューションを選択しましょう。紙のフォームやデータ管理のデジタル化、電子サインと決済の収集、手作業やワークフローの自動化など、幅広い業務を一つのプラットフォームで完結できるツールを検討することがポイントです。

テクノロジーをシンプルに

複数の単一サービスではなく、堅牢なノーコードプラットフォームに統合することで、更新費用、保守管理、トレーニングなどのITコストを削減できます。また、部署間のサイロ化を解消し、社内での活用を促進することで、より優れた協働的な意思決定にもつながります。テクノロジーの複雑性を抑えたい場合に検討すべき、その他の選択肢をご紹介します。

オンラインフォーム作成ツール、決済ゲートウェイ、電子サインプラットフォームはいずれも、組織の効率を最大化するための優れたソリューションです。デジタルフォームを導入することで、平均して週に 11 時間の作業時間を削減できるとされています。さらに、オンラインフォームは業務効率を高めるだけでなく、組織全体の業務負担そのものを軽減します。紙ベースだったプロセスをテクノロジーで効率化することで、運営コストを最大25％削減できる可能性もあります。

組織の効率を最大化するもう一つの方法は、自動化された承認フローです。最高の承認フローソリューションは、メールによる通知や電子サインの収集など、社内承認プロセスの大規模な自動化を可能にします。社内の承認プロセスをオンラインに移行することは、真のデジタルトランスフォーメーションに不可欠な要素です。これを行うことで、毎週数え切れないほどの時間を節約できるとともに、より良い組織化を促進することができます。

例えば、承認フローを活用してイベントを企画する場合を考えてみましょう。イベント担当者はフォームを通じて会場を申請し、その内容は自動的に社内の承認者へ送信されます。すべての承認者が申請を承認すると、申請者へ「承認完了」を知らせるメールが自動送信されます。逆に承認されなかった場合は、否認メールを自動で送信し、別の承認フローを再スタートすることも可能です。

生産性を高め、従業員の力を引き出す

デジタル化によるコスト削減のもう一つの方法は、従業員がノーコードソリューションを活用できる環境を整えることです。ノーコードソリューションとは、コードを記述することなくさまざまな仕組みやツールを構築できるアプリケーションのことを指します。直感的に操作できるドラッグ＆ドロップのインターフェースが採用されているため、専門知識がなくても誰でも簡単にソリューションを作成できます。

このテクノロジーにより、組織は時間・コスト・ITリソースを大幅に節約できます。こうしたメリットから、近年ノーコードソリューションが急速に普及しているのも当然と言えるでしょう。Gartnerによれば、2024年までに提供されるテクノロジー製品やサービスの80% は、IT 専門職ではない人々によって構築される見込みとされています。

時間とコストを削減できるだけでなく、ノーコードソリューションは従業員が自分の業務に対してより主体性を持てるようにします。従来のように特定のタスクを自動的に開発チームへ回すのではなく、従業員自身が課題解決のためのソリューションを構築・設計できるようになります。　　

従業員の主体性を尊重する企業文化を持つ組織は、業績目標を上回る成果を報告する可能性が1.3倍高いとされています。さらに、従業員の自律性を高めることは、士気を高め、仕事へのエンゲージメントを向上させます。従業員の32%が仕事に積極的に関与していないと言われる現在の市場において、これは非常に価値のある資産となります。

生産性や自律性を高めるだけでなく、ノーコードソリューションは従業員の手間のかかる作業を削減し、時間の節約にも貢献します。承認フローを導入することで、事務作業に費やす時間を大幅に削減できます。また、ドラッグ＆ドロップでソリューションを構築できるため、週平均17時間以上を保守作業に費やしている開発者の負担軽減にもつながります。

自動化テクノロジーは、いまや職場の新しいスタンダードとなり、従業員の77%が日常業務をより簡単に完了できる手段を求めています。データ管理と自動化を包括的に行えるソリューションを導入することで、業務のあらゆる場面で時間を節約でき、従業員の満足度向上にもつながります。

面倒な作業を自動化することで、新しいプロジェクトやイノベーションに時間を割けるようになります。時間とコストの削減だけでなく、従業員の負担軽減にもつながります。

コード不要のツールが大幅な時間削減を実現できる要因のひとつが、レポートの自動生成です。データテーブルと連携したレポート生成により、瞬時にレポートを作成できるようになります。即時のレポートは、迅速な意思決定や重要なステークホルダーとの情報共有に欠かせないツールです。たとえば医療提供者の、One to One Healthでは、ノーコードによるレポート自動生成を活用することで、数時間かかっていた作業を数秒で完了しています。

デジタル化への移行

デジタル化を推進することは、組織の成長と長期的な繁栄を実現するための最良の手段です。コスト削減につながるだけでなく、業務効率を高め、データセキュリティを強化し、従業員の自立性と生産性を向上させます。近年、ノーコードソフトウェアが普及し、紙中心のプロセスから脱却する企業が増加している中で、一つの結論が明確になりました。デジタル化こそが、未来への唯一の道です。