非営利団体のためのテクノロジー：信頼を築き、成果を最大化

非営利団体は米国で1,230万人を雇用し、給与にかかる数十億ドルから食料費や家賃といった日常的な支出まで、年間約2兆USドルを費やしています。しかし、インフレ、金利の引き上げ、市場の不確実性により、限られた資源を最大限に活用することが組織に強く求められるようになっています。物価が上昇する中、非営利団体は支援対象者のニーズに応えようと奮闘する一方で、ガソリン価格の高騰によるボランティアの減少や、人材の採用・定着に苦慮する状況にも直面しています。

十分な人員を確保できず、約束した支援を十分に提供できない非営利団体もあります。寄付金を有効に活用できなかったり、資源を効果的に使っていることを証明できなければ、非営利団体は活動を支える信頼を失ってしまいます。

だからこそ、非営利団体には課題を補い、組織の潜在力を最大限に引き出すための適切なテクノロジー活用が欠かせません。寄付管理プラットフォームからオンライン決済ツールまで、ノーコードのオンラインソフトウェアを活用することで、革新とコミュニティづくりを最優先に進めることができます。

今後の章では、非営利団体にとってDX（デジタルトランスフォーメーション）が、コスト管理、支援者とのエンゲージメント強化、成果の可視化に不可欠である理由、そして成功するデジタル戦略を構築する方法についてご紹介します。

営利企業と比べると、非営利団体が抱える最大の課題のひとつが、運営資金の不足です。Nonprofit Finance Fundの調査では、半年分以上の現金を蓄えている団体は全体の25％未満。さらに、1か月分にも満たない団体が 10％にのぼることが分かっています。資金が安定して確保できなければ、従業員に適切な給与を支払うことも、イベントや募金活動を開くことも難しくなります。その結果、コミュニティに十分な支援を届けたり、寄付者との信頼関係を築いたりする前に、組織そのものが存続できなくなる可能性すらあるのです。

資金が少なければ、従業員を十分に支援することが難しくなります。そして、従業員やボランティアが減れば（特に変動の大きい市場では）、実行できる業務量も減ってしまいます。しかし、非営利組織向けのテクノロジーを活用すれば、より効率的に運営することが可能になります。

ノーコードソリューションでシステムを統合

適切なテクノロジーがあれば、組織は各部門の努力を統合するプロセスを作成することができます。ノーコードのテクノロジーソリューションにより、非営利団体はプログラミングの経験に関係なく、強力なアプリケーションやワークフローを構築することができ、専門のITチームの必要性を制限することができます。

これらのプログラムの多くは、サードパーティとの統合により、既存のプロセスや異なるプログラムを統合し、誰もがアクセスできる単一のソリューションとして機能することで、コラボレーションを促進します。また、クラウドベースのプログラムは、ハッキングやトラフィックの多い時間帯にクラッシュする可能性のあるサーバーに依存する非営利団体を防ぐことができます。

例えば、資金集めのための宴会を計画する際に、全ての人が参加するプロセスを考えてみましょう。一つのプラットフォーム上で、イベント主催者はテーマのアイデアを共有し、マーケティング担当者はパンフレットやソーシャルメディアプロモーション用のデザインやクリエイティブな素材を素早く承認することができる。オンライン・フォームで自動的に参加表明を集め、スタッフは同じプログラムを使って業者から見積もりを集め、比較することができる。手作業のプロセスをデジタル化することで、このような非営利団体のテクノロジー・ソリューションは、組織のコミュニケーション、生産性、創造性の向上に役立ちます。

プロセスやワークフローを自動化

低賃金と高い負担により、非営利組織の従業員は燃え尽きに直面しています。 2025年までに45％が転職を検討しており、そのうち23％は非営利セクターに残らない選択をすると見られています。また、従業員が職場にとどまったとしても、必ずしも活躍できているとは限りません。仕事によるストレスは過去最高レベルに達しており、職場では不安、悲しみ、怒りといった感情が増加しています。

従業員を支援する一つの方法は、業務の自動化です。プロセスやワークフローを自動化することで、従業員の負担を軽減し、組織のミッションに貢献する仕事をこなせるようにななります。例えば、寄付者の寄付金額を手作業でスプレッドシートに入力する代わりに、従業員は地元のフェアのブースの詳細を確認したり、助成金事務所からの電話に返信したり、増え続けるファンドレイザーのToDoリストに取り組んだりすることができます。

業務を自動化すると、従業員は自分のペースで仕事を進められるようになり、仕事をコントロールできていないというストレスの大きな原因を和らげることができます。たとえば、ガラの企画では、招待状づくりなど細かい作業がいくつもありますよね。ブランドのフォントやカラー、メッセージを使ってテンプレートをさっと整えたら、そのまま担当のイベントプランナーにワンクリックで送れる、そんな流れも作ることができます。何より自動化によってミスが減るのも大きなポイントです。ミスが起きると、修正には思いのほか時間がかかり、年間では企業に多額のコスト負担をもたらしてしまいます。

さらに、ワークフローシステムを活用することで、従業員とボランティアのオンボーディングを迅速化できます。数クリックで、自宅にいながら書類の提出、オリエンテーションの予約、トレーニング動画の視聴まで完了できるため、最初の数週間をより整理された、生産的な時間にできます。オンボーディングの体験が充実しているほど、新しい従業員が組織に長く定着しやすくなり、ボランティアも満足感と準備が整った状態で活動を始めることができます。

テクノロジー導入のメリットとして、非営利団体では報告体制の効率化も挙げられます。寄付金を適切なキャンペーンに配分する場合でも、資金調達の予算を承認する場合でも、自動通知や承認ルーティングを活用することで、内部の業務フローが整理され、滞りなく前に進むようになります。これにより、メールボックスで数日間止まってしまうような事態を防ぐことができます。

自社の人材を最大限に活かす

非営利団体向けのテクノロジーソリューションは、従業員がより短時間で多くの成果を出せるようにすることでコストを抑え、その能力を最大限に発揮できる環境を生み出します。

低賃金や過酷な業務に加えて、専門的なスキル開発の不足も、多くの人が非営利セクターを離れる理由となっています。人々は仕事に充実感を求めており、特に非営利団体では、専門性の向上やリーダーシップの成長が、より多くの人々に貢献する機会につながります。使いやすいインターフェースを備えた ノーコード技術は、従業員が自分の情熱を成果につなげるためのツールを提供します。それは、新しいコミュニティセンターの開設から、地域の学生に奨学金の機会を提供することまで、幅広い活動を後押しします。たとえば、ドラッグ＆ドロップ機能を使えば、職員ひとりでも複数の助成金申請テンプレートを作成・複製できます。また、カスタマイズ可能な従業員ダッシュボードを使えば、助成金申請チームの全員が進捗を確認し、複数の申請を効率的に管理できます。

多くの従業員がリモートワークを望むようになった今、一部の非営利団体では、リモート勤務の選択肢を提供することで、従業員の時間をより有効に活用し、間接コストを削減することができます。業務内容によっては、ボランティアにもリモートで参加できる機会を広げることが可能です。

従業員がどこからでも働ける環境を整えることは、従業員満足度と定着率の向上に大きく寄与します。オンラインツールや社内向けモバイルアプリがあれば、ボランティアや従業員は毎日オフィスに出向かなくても活動に貢献できます。これは、郡や州内の複数拠点で活動する非営利団体にとって特に有益です。

非営利団体の活動継続と規模拡大を左右する多くの資金は、寄付者によって支えられています。そのため、信頼とコミュニケーションを通じて寄付者との関係を築き、維持することが重要です。

アメリカの成人の約60％は非営利団体を信頼していますが、その信頼を当然のものと考えてはいけません。非営利団体は、透明性を高めることで継続的に信頼を獲得し、エンゲージメントを深めていく必要があります。寄付者は、非営利団体が倫理的に行動していると感じるほど、その団体を信頼し、寄付を続ける可能性が高まります。非営利団体は、寄付者だけでなく一般の人々からの信頼を育むために、透明性を維持するテクノロジーを活用することができます。

寄付者アンケート

オンラインアンケートは、既存および見込みの寄付者とのエンゲージメントを高める最も簡単な方法のひとつです。フィードバックの依頼からイベント後の評価まで、アンケートを通じて寄付者について深く知ることができ、潜在的な新しい寄付者を見つける手がかりにもなります。その情報をもとに、寄付者の関心や懸念に寄り添ったアピールを効果的に行えるようになります。そして何より、寄付者の意見があなたの非営利団体の運営に直接影響を与えるほど重要であるということを伝えることができます。

オンラインフォーム

フォームをデジタル化することで、ボランティアの募集や寄付処理が一気に効率化されます。オンラインフォームを作成・共有できる適切なツールを導入すれば、時間とコスト、保管スペースを削減できます。また、オンライン決済システムを通じて電子寄付にも対応できるため、寄付者にとってもより便利になります。さらに、米国では3億人以上がスマートフォンを所有していることから、寄付者に対応する上で モバイル対応したオンラインフォームを作成できるフォーム作成ツールは不可欠です。

自動化およびカスタマイズされた寄付者への謝辞

寄付者一人一人に心のこもった個別のお礼のメールや手紙を送るのは理想的ですが、組織が大きくなるにつれて現実的ではなくなります。次善の策として、テクノロジーを使って寄付者への謝辞をカスタマイズする方法があります。

様々な非営利団体向けテクノロジー・ソリューションは、寄付者への謝辞の手紙やメールに寄付フォームの情報をあらかじめ入力したり、配達地域に応じて郵便料金を割り引いたりすることで、コミュニケーションを効率化します。一部のプログラムでは、寄付者を引き込み、その支援に感謝する真に個人的な方法である、謝辞動画を作成することができます。

ダイナミックなEニュースレター

非営利団体に人気のコミュニケーション手段であるEニュースレターは、寄付者にとってかけがえのないものです。あなたの活動への情熱を促し、読者との関係を強化し、安定した寄付の可能性を高める素晴らしい方法です。

Eニュースレタープログラムは、非営利団体がコンテンツを作成し、スケジュールを立て、複数のEメールリストを管理することで、現在および将来の寄付者をより的確にターゲットにすることができます。完成したプロジェクトやキャンペーンの統計、最近の寄付活動の受益者についてのストーリーを共有するために、ユーザーは簡単にパワフルで大胆な画像やビデオを含めることができます。オンラインテンプレートを使えば、デザインの経験がなくても、目を引く吹き出しボックスを作成し、箇条書きのリストで強調する代わりに、最新の統計情報を目立たせることができます。

カスタム寄付者ポータル、アプリ、エクスペリエンス

多くの非営利団体向けテクノロジー・ソリューションは、寄付者向けアプリやポータルを作成するためのツールを提供しています。これらの寄付者管理システムは、寄付者が貴重な情報やディスカッションボードなどにアクセスできるようにします。

このようなアプリやポータルサイトを通じて、長期的な実績、組織の財務状況の概要、進行中のプロジェクトや開催予定のイベントのリストなどを共有し、寄付者とつながることができます。寄付者を階層別にグループ分けしている場合は、オンラインポータルを通じて特定のグループに限定した情報を提供することができ、大口寄付がどのように人々の役に立ったか、特定のプロジェクトに貢献したかを詳しく説明することで、寄付者との関係を深めることができます。

カスタマイズした寄付者向けポータルには、今後のイベントやボランティア募集の案内、ダウンロード可能な財務報告書、組織目標の進捗状況、最近の成果に関するニュースなどを掲載することもできます。また、ボランティア専用ポータルを作成し、活動時間を記録したり、その貢献の金額換算を表示したりすることで、支援者の取り組みを可視化する方法もあります。

安全な寄付者データの収集

デジタルでのデータ収集を活用すれば、非営利組織はドナーデータベースを最新化し、寄付者とのコミュニケーションをよりパーソナライズできます。氏名や住所といった基本情報だけでなく、寄付の傾向や、組織とのさまざまな接点に関するデータも収集することが重要です。寄付者について深く理解すればするほど、関係性はより良いものになっていきます。

テクノロジーは、すべての部門のデータを測定と分析し、より実行可能な意思決定につなげ、活動の成果を最大化できるものであるべきです。財務、マーケティング、イベント運営などの定性・定量データを可視化することで、うまく機能している取り組みと、キャンペーンなどで支援を強化すべきプログラムが明確になります。その分析結果を、寄付者の支援を継続し、拡大できる形で提示することも可能になります。

しかし、データを安全に収集しなければ、寄付者の組織に対する信頼が損なわれる可能性があります。さらに、寄付者は、たとえ自分が信じている活動であっても、データ漏洩の危険にさらされることになるのであれば、寄付を躊躇してしまうかもしれません。

日々の業務にセキュリティのベストプラクティスを組み込んだテクノロジーを導入することで、寄付者のデータが暗号化され、安全に守られていることを安心して伝えることができます。

このようなテクノロジーは、アプリやクラウドシステムを利用するすべてのユーザーに対して、強力なパスワードの設定や多要素認証を求めるなど、セキュリティを強化する仕組みを実現します。また、ソフトウェアやデバイスを定期的にアップデートすることも確実に行われます。さらに、インターネット接続を保護するためのファイアウォールの導入や、メールのスパム・ウイルス対策フィルターの設置も必要です。

透明性を高めるウェブサイトデザイン

テクノロジーに詳しくない人でも簡単にウェブサイトを作成できるプログラムは数多く存在しますが、非営利団体が選ぶべきなのは、定期的な更新やデザインのリフレッシュが容易で、重要な情報を分かりやすく公開できるプログラムです。

使いやすいウェブサイト作成ツールを活用すれば、財務資料を直接サイトに掲載したり、ダウンロード用ファイルとして公開することができます。

ブランド体験の個別化からデータ保護まで、顧客が組織に求める期待は大きくなっています。これは非営利団体においても同じです。

一般消費者が商品やサービスの価値を重視するのと同様に、寄付者も「ミッションをきちんと果たしている団体」を支援したいと考えています。寄付金の使途（運営費なのか、事業費なのか）、完了した取り組み、新しいプログラムなどの情報を透明に伝えることが求められています。また、進捗をわかりやすく、率直かつ正直に伝えるコミュニケーションが期待されています。

技術の進化により、SNS、ダッシュボード、リアルタイムのインパクトレポートなどを活用し、非営利団体は成果をスピーディーに発信できるようになりました。

成果を可視化し、共有する

成果を示すことは、地域の関心や寄付者、ボランティアをより多く引き寄せ、組織の持続可能性を高めることにつながります。非営利組織向けのテクノロジーを活用すれば、プロジェクトの進捗や目標達成状況、最新情報を寄付者にリアルタイムで提供できます。これらのツールは、活動成果を数値化し、その結果を共有可能なスプレッドシートやレポートを通じて、誰もがアクセスできる形にする手助けをします。

データを一元化する

プロジェクトや成果の測定だけではなく、それらの情報を共有する方法が必要です。クラウドベースの非営利向けテクノロジーを活用すれば、データを一元管理し、非営利組織にありがちな 組織の縦割り（サイロ化）を解消できます。

データとプロセスが部門間でうまく管理されていなければ、寄付者にとってもアクセスしづらくなり、信頼を損ね、資金調達を危険にさらす可能性があります。非営利組織が魅力的なレポートを作成できる仕組みは、ブランドを強化し、寄付者や理事会、助成機関に向けて成果を証明する助けとなります。

ブランドの一貫性を優先する

一貫性があり、認知されるブランドは、寄付者、ボランティア、一般の人々の間で認知を高め、成果を示す鍵となります。洗練されたプロフェッショナルなブランディングは、非営利組織が自身の価値をより魅力的に伝え、公共イメージと寄付者体験を向上させるのに役立ちます。

カスタマイズ可能で共有できるテンプレートを使えば、オンラインフォーム、寄付者アンケート、ダッシュボードなどに、同じロゴ、色、フォント、話し方、スタイルを一貫して反映できます。これらのツールはチーム間のコラボレーションを促進し、業務をシンプルにします。デザインが得意でないスタッフでも、SNS、ウェブサイト、PDF、レポートなど、さまざまな媒体で統一感のあるビジュアルメッセージを発信できるようになります。

寄付者のデータとプライバシーを保護する

潜在的なデータ漏洩から寄付者を守るため、NPOテクノロジー・ネットワークは、どのようなデータを収集し、どこに保存し、誰がその責任を負うのかについて自己監査を行うことを推奨しています。全てのデータが必要なのか、一部を削除することでさらにリスクを軽減できるのか。

チームを守るため、組織全体にウイルス対策技術を導入しましょう。アンチマルウェアソリューションは、不審なダウンロードをブロックし、潜在的なサイバー侵害を検出するためにシステムをスキャンします。また、データプライバシーソフトウェアは、データの管理と保存をサポートします。さらに理想的なのは、ウイルス対策機能を標準搭載したソリューションを選ぶことです。

コンプライアンス基準を満たし、継続して遵守する

寄付者のデータ保護は、業界基準や各地域の規制に準拠することと密接に関連しています。統合されたシステムであれば、これらの法律を確実に守りつつ、寄付者にも安心して情報を提供してもらうことができます。また、地域の規制に適切に対応し続けることは、非課税資格や各種認証を維持するためにも不可欠です。

非営利団体向けのテクノロジーソリューションは、助成金や寄付などあらゆる資金の追跡を通じて、地域・州・連邦レベルの規制遵守をサポートします。これらの専用機能により、予算管理や財務報告、寄付の追跡、Form 990の作成、さらには重複入力の削減まで、すべてを一つのプラットフォームで効率的に管理することができます。

非営利団体のDXは、難しく考える必要はありません。まずは、今ある業務プロセスをデジタル化することから始めれば、スムーズに移行できます。

これまで学んできた内容を、現実的なプランとしてどのように実践できるかをご紹介します。

テクノロジー環境を見直す

改善点を把握することが、デジタル戦略を成功させるための最初のステップです。そのために欠かせないのがテクノロジー監査（Tech Audit）。現在使用しているツールを棚卸しすることで、コストがかかりすぎていないか、操作が複雑すぎないか、あるいは期待した成果を出せていないのかを明確にできます。

組織全体を対象にした適切なテクノロジー評価を行うには、職員のスキル、寄付者コミュニケーション、予算など、団体を構成するあらゆる要素を考慮する必要があります。現在のテクノロジー環境とそれらが連動しているか（あるいは連動していないか）を見極めましょう。まずは、現在テクノロジーをどのように活用しているかを書き出してみてください。たとえば、オンラインのボランティア登録フォーム、自動送信の寄付受領連絡、オンライン決済の仕組みなどがあります。そのうえで、次のような問いを自分たちに投げかけてください。

手間がかかる場合もありますが、テクノロジー活用状況の評価は、見過ごされているプロセスや十分に活かされていない仕組みを明らかにしてくれます。これは、時間・コスト・労力をどこに投資すべきかを理解する数少ない手段の一つです。

スタッフの意見を聞く

非営利組織にとって寄付者への調査が不可欠であるのと同じように、従業員の声に耳を傾けることも非常に重要です。彼らがどのように時間を使っているのか、どのプロセスにボトルネックがあるのか、どの業務が過度な負担になっているのかを尋ねてみてください。従業員フィードバック調査は、士気向上にも効果的です。新しく入ったスタッフにも、長く働くスタッフにも、自分たちの意見や懸念がきちんと尊重されていると実感してもらうことができます。

技術監査と従業員調査の結果を組み合わせれば、技術ソリューションに求めるべき機能をよりよく理解することができます。

技術パートナーを探す

デジタル戦略のToDoリストで最も重要なステップは、安全な技術ベンダーを見つけることです。できれば、イノベーションを重視し、非営利団体とともに発展できるソリューションを持つベンダーが望ましいです。契約書にサインする前に、デモや無料トライアル、業界割引を利用し、顧客の声やケーススタディに目を通すなど、徹底したリサーチで候補のソリューションを試してみましょう。

購入する際には、セットアップ、ストレージ、ユーザー料金など、プラットフォームに関する余計なコストに注意する必要があります。目標は、技術的な経費を削減することであり、それ以上発生させることではありません。気に入ったプロバイダーが見つかったら、アップタイムの保証からカスタマーサービスの対応時間まで、プロバイダーと話し合った内容をまとめたサービスレベル合意書（SLA）を要求します。

小さく始めて、大きく広げる

新しい非営利団体向けテクノロジーソリューションの導入や、今あるソリューションの最適化には、時間と忍耐が必要です。長期戦になるため、一度に多くの変化を与えてチームを圧倒するべきではありません。その代わりに、1つの部署やワークフローから始め、徐々に組織全体に新しいテクノロジーや最適化されたテクノロジーを導入していくようにしましょう。

今こそ、テクノロジーを活用する時です。デジタル化することで、他の非営利団体や営利団体と連携し、パートナーシップをより実りあるものにすることができます。テクノロジーは、コミュニティにおける予期せぬ緊急事態に対応する柔軟性をもたらし、全国的な不確実性や大きな変化の中でも軽快な動きを維持することができます。テクノロジーによって、あなたの非営利団体はより強靭になり、あなたの地位を高め、従業員やボランティアに誇りを持たせることができるようになるのです。

非営利団体向けの適切なテクノロジーソリューションがあれば、他者を助け、世界を少し良くするという使命をよりよく果たすことができます。