Automação vs. montagem de documentos

Se você andou pesquisando sobre a automação de documentos, provavelmente já se deparou com o termo montagem de documentos. As pessoas frequentemente utilizam estes termos de forma intercambiável. Contudo, existe uma crescente diferença entre eles e os tipos de softwares que descrevem.

Neste artigo, explicamos o que estes termos tradicionalmente significavam e como uma nova geração de softwares está mudando a definição de “automação”. Ao final desta leitura, você estará melhor preparado para entender as diferenças entre as soluções para automação de documentos existentes no mercado.

Montagem de documentos: o coração da automação de documentos

Automação de documentos é um termo amplo e utilizado por muitos para se referir a softwares que auxiliam na criação de novos documentos legais ou para empresas, preenchendo automaticamente seus modelos usando texto ou dados anteriormente existentes.

Tradicionalmente, a automação de documentos transforma documentos comumente utilizados – como contratos ou propostas de vendas – em modelos.

Sempre que alguém precisa de um novo documento, como um contrato para um novo cliente, o software de automação automaticamente preenche quaisquer textos condicionais ou variáveis no modelo. O usuário normalmente insere estes dados através de um questionário e o software automaticamente posiciona-os em um documento ou conjunto de documentos (ou, progressivamente, este pode obter os dados a partir de outro aplicativo ou banco de dados).

O processo de gerar novos documentos usando modelos também é comumente conhecido como montagem de documentos.

De acordo com Aravind S., fundador e CEO do software para automação de documentos Docupilot, “A montagem de documentos envolve o modelo de um documento e um formulário, de forma que você possa vincular todos os campos do formulário ao documento. Sempre que alguém preencher um formulário, este conteúdo será substituído no documento.”

Durante a maior parte da história da automação de documentos, os dois termos foram considerados sinônimos. Entretanto, uma nova era das soluções de automação de documentos vem mudando a forma como as pessoas os utilizam.

Uma nova era da automação de documentos

Ao longo da década, a maioria das organizações começou a priorizar cada vez mais softwares baseados em nuvem no lugar de softwares locais. Isso acarretou uma mudança na forma como os usuários criam, armazenam e utilizam documentos – além de gerar novas oportunidades para automação.

Tradicionalmente, a automação de dados era limitada à criação (ou ao que podia ser referido como “montagem”) de novos documentos em aplicações como o Microsoft Word. Uma vez criados, os usuários ainda precisavam armazenar, enviar ou assinar estes documentos – exigindo fluxos de trabalho que envolviam uma série de passos manuais e softwares diferentes.

Hoje em dia, as soluções de software baseadas em nuvem populares estão se tornando cada vez mais integradas, usando APIs e aplicativos para automação de tarefas – como o Zapier –, dando aos usuários o poder de mover seus dados facilmente entre softwares de maneiras que não eram possíveis com softwares locais. Isto permite a verdadeira automação de fluxos de trabalho de documentos entre programas de software, com a montagem de documentos existindo apenas como mais um passo contido na automação de documentos.

“Quando as pessoas começaram a usar aplicações web como Salesforce, Zoho CRM e Airtable, elas queriam integrar a montagem de documentos aos seus fluxos de trabalho, o que nos referimos como automação de documentos. É um fluxo de trabalho que envolve suas aplicações diárias, conectado a um motor de montagem de documentos,” explica Aravind.

Como funciona esta nova era da automação de documentos (em oposição a simples montagem de documentos)? Aravind oferece um exemplo usando o Airtable, o aplicativo de planilhas/banco de dados.

“Digamos que eu não queira preencher um formulário para montar um documento porque já tenho todos os dados em minha conta Airtable. No Airtable, posso atualizar minhas configurações para que sempre que uma linha seja atualizada, uma nova coluna seja criada ou, quando uma visualização específica for gerada, um novo documento seja gerado. Posso enviar dados para outro serviço que uso para a criação de documentos, gerar um documento e anexá-lo à minha conta Airtable.”

Isso permite que os usuários armazenem seus dados em uma única solução de software sem precisar replicá-los em outra, garantindo que estes permaneçam consistentes entre aplicativos. Isto também permite fluxos de trabalho contínuos – algo que não seria possível usando os softwares de montagem de documentos mais antigos.

Esta nova era da integração de fluxos de trabalho entre plataformas baseadas em nuvem, diz Aravind, “representa a diferenciação entre montagem e automação de documentos”. Contudo, para muitos, os termos ainda são sinônimos.

Ao pesquisar soluções de automação de documentos para sua organização, lembre-se apenas de examinar o que a solução quer dizer por “automação”. Se você deseja automatizar fluxos de trabalho de documentos, certifique-se de escolher uma solução capaz de integrar-se aos demais softwares importantes para sua organização.

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