Pillow Logistics Group, Indianapolis merkezli bir kurye şirketi. Tıbbi ekipman ve malzemelerin teslimatı, depolanması ve taşınması üzerine uzmanlaşmış durumda. Müşterileri, hassas malzemelerin zamanında ve güvenle ulaştırılmasına güveniyor. Bu yüzden verimli süreçler ve doğru belgeler şirketin günlük işleyişinde belirleyici bir yer tutuyor.
Şirket sağlıkla ilgili bilgilerle de çalıştığı için HIPAA gizlilik kurallarına uymak zorunda.
HIPAA kuralları gibi durağan politika belgelerini sürücüler için oryantasyon materyaline dönüştürmek ise ciddi bir elle uğraş gerektiriyordu. Ekip, mevzuat içeren PDF’lerden HIPAA uyumluluk değerlendirmeleri hazırlamak zorundaydı. Bunun yanında, yalnızca nitelikli adayların bir sonraki aşamaya geçmesi için ayrıntılı mantık kurallarına sahip yüklenici tarama formları da tasarlamaları gerekiyordu.
Şirket büyüdükçe Pillow Logistics Group’un yoğun belgeleri etkileşimli formlara ve otomatik iş akışlarına dönüştürmenin daha verimli bir yolunu bulması gerekti.
Aradıklarını Jotform Yapay Zeka ile buldular.
Arka plandaki süreçleri yenilemek
Pillow Logistics Group’un başkanı ve operasyon direktörü Matthew Straub o anı şöyle anlatıyor: “Bir HIPAA oryantasyon formu hazırlıyordum ve Jotform Yapay Zeka Form Oluşturucu’nun komut ekranı birden karşıma çıktı. Ne yapmak istediğimi yazdım, HIPAA kurallarımızın PDF’ini yükledim ve birkaç saniye içinde formun tamamı hazırdı.”
Sonuçta sürücüler için 100 soruluk, etkileşimli bir HIPAA bilgi doğrulama formu ortaya çıktı.
Pillow Logistics ekibi Jotform Yapay Zeka’yı kısa sürede benimsedi ve iş akışlarını sadeleştirmek için AI Form Copilot’u kullanmaya başladı. Şirketin yüklenici değerlendirme süreci de dahil olmak üzere operasyon formları Jotform Yapay Zeka ile yeniden kuruldu. Eklenen mantık kuralları sayesinde adaylar artık sigorta kapsamı ve araç sahipliği gibi şartlara göre otomatik olarak eleniyor.
Formlar bir sohbet arayüzü üzerinden konuşur gibi düzenlenebildiği için Pillow Logistics, mantığı, yapıyı ve düzeni formları baştan elle kurmadan hızla iyileştirebildi.
Durağan belgelerden saniyeler içinde otomatik iş akışlarına
Pillow Logistics Group, Jotform Yapay Zeka sayesinde mevzuat içeren PDF’leri etkileşimli oryantasyon değerlendirmelerine dönüştürdü. Yüklenici değerlendirme formlarına yerleşik uygunluk mantığı ekledi. Müşterilere yönelik formları da daha derli toplu ve doldurması kolay bir hâle getirdi.
Straub bu süreci şöyle değerlendiriyor: “Yazılım geçmişim yok, bu tür bir form hazırlamak benim işim değildi. Jotform Yapay Zeka ise inanılmaz derecede sezgisel. Yanı başımda bir asistan varmış gibiydi. Düzenlemeleri iyileştirmeme yardım etti, süreci yönlendirdi ve beni kusursuz bir sonuca ulaştırdı.”
Jotform Yapay Zeka, Pillow Logistics Group için form hazırlamayı hızlandırmanın ötesine geçti. Tek bir kişinin neler kurabileceğinin sınırlarını genişletti ve durağan belgeleri saniyeler içinde ölçeklenebilir, otomatik iş akışlarına dönüştürdü.
Yorum Gönder: