Dijital pazarlamacılar, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yöneticileri ve farklı departmanlardan oluşan iş ekipleri aynı baskıyı hisseder. Sıcak bir müşteri adayı soğumadan ya da acil bir talep bekletilmeden form yanıtlarına dönmeleri gerekir.
İyi haber şu ki HubSpot’un form yanıtı bildirimleri, ekibinizin yeni hareketleri kaçırmamasına yardımcı olabilir. Bu otomatik uyarılar, biri formu doldurduğunda ekibinize e-posta gönderir. Böylece CRM’inize düşen yeni kişiler ve talepler gözden kaçmaz.
Kötü haber ise bu uyarıların e-postaya dayanması. Kalabalık gelen kutularında kolayca kaybolurlar. Satış, destek veya operasyon ekiplerinin anlık çalışma temposuna da her zaman yetişemezler.
Ekibiniz gününün çoğunu mesajlaşma uygulamalarında ve akıllı telefonlarda geçiriyorsa yalnızca e-postayla gelen uyarılar yetmez. Size daha hızlı ve daha güvenilir bir alternatif gerekir, örneğin Jotform’un çok kanallı bildirim sistemi. Jotform, anlık bildirim, SMS, WhatsApp, Slack ve Microsoft Teams üzerinden gönderdiği uyarılarla ekibinize saniyeler içinde ulaşır.
Ekibiniz HubSpot’u yoğun şekilde kullanıyor olabilir. Bu yüzden önce HubSpot’ta form yanıtı bildiriminin ne olduğunu ve nasıl çalıştığını anlatacağız. Ardından Jotform gibi daha esnek bir bildirim sistemine geçip geçmeyeceğinize siz karar verebilirsiniz.
HubSpot form yanıtı bildirimleri nasıl ayarlanır?
Biri HubSpot formunuzu doldurduğunda ekibinizin bunu hemen görmesini istersiniz. İlgi henüz tazeyken dönüş yapmak ancak böyle mümkün olur.
HubSpot ekibinize otomatik olarak e-posta gönderir. Ekibiniz yeni fırsatları geldikleri anda görür ve ilgisi yüksek kişileri, bu ilgi sönmeden doğru iş akışlarına yönlendirebilir.
HubSpot’un varsayılan form uyarılarını belirli bir form için güncellemek isterseniz şu adımları izleyin:
- HubSpot hesabınızda Marketing > Forms bölümüne gidin, yeni bir form oluşturun ya da mevcut bir formun üzerine gelin. Ardından Edit seçeneğine tıklayın.
- Form düzenleyicinin sol panelindeki Settings simgesine tıklayın. Sonra Submission Settings sekmesini açın.
- Kayıt sahibinin uyarı almasını istiyorsanız Real-Time Submission Notifications başlığı altında Notify Contact Owner seçeneğini işaretleyin.
- Bir form her gönderildiğinde e-posta alması gereken başka HubSpot kullanıcıları veya ekipler varsa onları Add Users to Notify alanından seçin.
- Değişikliklerinizi kaydetmek için Review and Update (ya da Update) düğmesine tıklayın.
Bu e-postaların gerçekten gelmesi için her kullanıcının kendi kişisel ayarlarında bildirimleri açması da gerekir. Bunun için Settings > Notifications > Email & Desktop yolunu izleyip tercih ettikleri kanallarda Form Submissions seçeneğini etkinleştirmeleri yeterli.
Daha özelleştirilmiş uyarılara mı ihtiyacınız var? Örneğin kurumsal müşteri adaylarını satış ekibine, destek taleplerini de yardım masanıza yönlendirmek isteyebilirsiniz. Bu durumda kişi tabanlı basit bir iş akışı kurabilirsiniz. Bu iş akışı, belirli bir formu dolduran kişileri kapsama alır ve bildirim e-postalarını doğru kişilere gönderir.
Ekibinizin e-postanın izin verdiğinden daha hızlı hareket etmesi gerekiyorsa gelen kutusunun dışında çalışan bir bildirim sistemine yönelmek isteyebilirsiniz.
Pro Tip
Ekibiniz müşteri adaylarını Jotform ile topluyorsa Jotform’un HubSpot entegrasyonu HubSpot’taki kayıtları otomatik olarak oluşturabilir veya güncelleyebilir. Bu yanıtlar, zaten güvendiğiniz bildirim ve takip iş akışlarını aynen tetikler.
Jotform’un çok kanallı bildirim sistemiyle tanışın
Ekibiniz WhatsApp veya Slack üzerinden çalışmayı seviyorsa ya da işlerini telefondan halletmeyi tercih ediyorsa yalnızca e-postaya dayanan uyarılarla önemli bir şeyi kaçırmaları neredeyse kaçınılmaz olur.
Taşan bir gelen kutusunun dibinde kalan uyarıları ekibiniz ancak saatler sonra fark eder. O e-postaları nihayet açtıklarında müşteri adayı çoktan soğumuş olur. Satış, destek ve hasta bakım ekipleri bu durumu her gün yaşıyor.
Jotform’un gerçek zamanlı bildirim sistemi tam bu noktada devreye giriyor. HubSpot’un e-postaya dayalı uyarılarındaki kısıtları ortadan kaldıran hepsi bir arada bir çözüm bu. Ekibinize zaten çalıştıkları yerde ulaşır, böylece her form yanıtı anlık olarak takip ettikleri kanallarda karşılarına çıkar.
Ekibiniz birden fazla araç arasında gidip gelmek yerine Jotform’un Form Oluşturucu aracıyla her şeyi tek bir bildirim merkezinden yönetebilir. Her form için anlık bildirim, SMS, WhatsApp, Slack veya Microsoft Teams arasından işinize yarayan kanalları seçersiniz. Bunları Form Ayarları bölümünden ya da form entegrasyonlarıyla bir dakikadan kısa sürede açabilirsiniz.
Belirli form alanlarını uyarılarınızla eşleştirebilir, uyarıyı etkinleştirmeden önce önizlemesine de bakabilirsiniz. Böylece her bildirim, ekibinizin gerçekten ihtiyaç duyduğu ayrıntıları öne çıkarır. Doğrulama süreci de basittir. SMS için telefon numarası, WhatsApp için QR kod, anlık bildirimler için mobil uygulama bağlantısı kullanılır. Bu sayede kanallarınız güvende kalır, işleriniz de zahmetsizce yürür.
Bu bildirimlerin farklı kullanıcılara sağladığı faydalara bakalım:
- Gününü gelen kutusuna bakarak değil müşterilerle ilgilenerek geçiren küçük işletme sahipleri, e-posta yığınları arasında kaybolmak yerine telefonlarına anında bildirim alır.
- Sağlık ekipleri acil hasta kabul formlarını WhatsApp’a veya Teams’e yönlendirebilir. Hemşireler ve koordinatörler yoğun bir vardiyada bile bu formları hemen görür.
- Adayları dilediğiniz yerden değerlendiren İK ekipleri, mobil anlık bildirimler veya SMS sayesinde işe alım sürecini aksatmadan ilerletir.
- Satış veya müşteri başarısı ekipleri Slack ya da Microsoft Teams’te form yanıtları için grup bildirimleri paylaşabilir. Böylece her yeni fırsatla doğru temsilci hemen ilgilenir.
Jotform Form Bildirimleri platformun içine yerleşik olduğu için zaten kullandığınız diğer Jotform ürünlerine doğrudan bağlanır. Uyarıları yönetmek için ek bir araca ihtiyacınız kalmaz.
Jotform İş Akışları, Slack veya Microsoft Teams üzerinden gelen yanıtları otomatik olarak yönlendirebilir, onaylayabilir ya da üst kademeye taşıyabilir. Jotform Mobil Formlar ise anlık uyarıları ve dilediğiniz yerden takibi pürüzsüz hâle getirir. Ekibinizin ne gördüğü üzerinde daha fazla kontrol istiyorsanız Jotform Mobil Formlar’da bildirimleri özelleştirebilir, her uyarıda doğru ayrıntıların görünmesini sağlayabilirsiniz.
Bildirimlerinizi iş akışınıza göre kolayca ayarlayın
Ekibiniz çoğunlukla e-postayla çalışıyor ve anında yanıt vermesi gerekmiyorsa HubSpot’un form yanıtı bildirimleri işinizi görür. Hızlı tempoda çalışan satış, destek, İK ve operasyon ekipleri için durum farklıdır. Yalnızca e-postaya dayanan uyarılar yanıt sürelerini uzatabilir, ilgisi yüksek müşteri adaylarını ya da zamana duyarlı talepleri kaçırma riskini artırır.
Jotform, bu tür gerçek zamanlı iş akışları için daha esnek ve çok kanallı bir bildirim sistemi sunar. Anlık bildirim, SMS, WhatsApp, Slack ve Microsoft Teams üzerinden uyarı gönderir. Ekibiniz de güncellemeleri zaten çalıştığı kanallarda görür.
Hızı, görünürlüğü ve genel iş akışı verimliliğini artırmak için Jotform’un çok kanallı form bildirimlerini deneyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
“Form yanıtı”, bir ziyaretçinin formu doldurup Gönder düğmesine tıkladığını ve bilgilerinin sisteminize ulaştığını anlatır. Bu işlem, takip edebileceğiniz, yönlendirebileceğiniz ve dönüş yapabileceğiniz bir kayıt oluşturur.
HubSpot’ta form yanıtları CRM’inizde kayıt oluşturur veya mevcut kayıtları günceller. Bu kayıtlar genellikle kişi olarak açılır, bazen de ilişkili şirketlere veya fırsatlara bağlanır. Kayıt elinize geçtikten sonra kişileri segmentlere ayırabilir, puanlayabilir, listelere ya da iş akışlarına dahil edebilirsiniz.
Biri formu gönderdiğinde HubSpot yanıtları alır ve o kişinin kayıt sayfasına işler. Ardından ayarlarınıza göre bildirimleri veya iş akışlarını tetikler. Bu olaylar zinciri sayesinde sıradan bir form, ekibinizin harekete geçebileceği bir takip görevine, e-posta dizisine ya da şirket içi bir uyarıya dönüşür.
Bu yazı, HubSpot form yanıtı bildirimlerini tanımak ve Jotform’un çok kanallı uyarı sistemi gibi daha hızlı, daha güvenilir alternatifleri keşfetmek isteyen dijital pazarlamacılar, CRM yöneticileri ve iş ekipleri için hazırlandı.
Yorum Gönder: