تتمتع جامعة ليبسكومب (Lipscomb University) في ولاية تينيسي بسمعة مرموقة في التميز الأكاديمي، وقد حصدت مكانًا ضمن قائمة مجلة فوربس (Forbes) لأفضل الكليات الأمريكية لعام 2025، إلى جانب العديد من الجوائز والتقديرات الأخرى.
لكن حتى وقت قريب، كانت الكثير من العمليات الحيوية في الجامعة لا تزال تعتمد على النماذج الورقية، ورسائل البريد الإلكتروني المتناثرة، وتمرير المعاملات يدويًا بين الموظفين. أدى هذا الأسلوب التقليدي إلى ضياع الأوراق، وصعوبة متابعة سير المهام، وكثرة الأخطاء الناتجة عن نقل البيانات يدويًا، فضلًا عن تراجع الكفاءة بشكل عام. وبالنسبة لحرم جامعي يطرح أكثر من 200 تخصص لنحو 5,000 طالب، لم يكن من الممكن الاستمرار بهذا الشكل.
عندما انضمت آبي بيل، المساعدة التنفيذية ومديرة العمليات الأكاديمية، إلى الجامعة في عام 2022، بدأت تبحث عن حلول لتحديث الإجراءات الإدارية وتطويرها. وهناك تعرفت على Jotform، وبدأت فورًا في تجربة ميزات الأتمتة، فكانت البداية مع إجراءات توظيف أعضاء هيئة التدريس غير المتفرغين التي كانت تستغرق وقتًا طويلًا.
وبالاعتماد على ميزات الأتمتة في البرنامج، أعدّت بيل أداة Jotform Workflows لتوجيه النماذج تلقائيًا إلى العمداء ورؤساء الأقسام وغيرهم من المراجعين. أصبح استعراض بيانات النماذج المرسلة وتحليلها أمرًا في غاية السهولة، كما تتولى تكاملات Jotform إرسال البيانات تلقائيًا إلى مزودي الخدمات السحابية الخارجيين. وقد ساعد ذلك في التخلص من إدخال البيانات يدويًا، ورفع دقة المعلومات، وأتاح لما يقارب 300 عضو هيئة تدريس متفرغ الوصول الفوري إلى البيانات الضرورية لعملهم.
اليوم، يتولى مسار عمل واحد فقط أتمتة 80 بالمئة من المهام اللازمة، وأصبح لدى جامعة ليبسكومب أكثر من 100 مسار عمل مؤتمت في مختلف أنحاء الحرم الجامعي. كما استعانت بيل بأحد وكلاء الذكاء الاصطناعي من Jotform لتسهيل إجراء اختبارات المعرفة لأكثر من 700 طالب مستجد، بل وتعتقد أن وكلاء العروض التقديمية يملكون القدرة على إحداث نقلة حقيقية في قطاع التعليم.
وعن هذه التجربة تقول بيل: «أنا معجبة جدًا بمنصة Jotform، وقد أصبحنا بالفعل حرمًا جامعيًا يعتمد عليها بالكامل. لقد انتقلنا بمعظم إجراءاتنا ومسارات عملنا الأكاديمية — بل كل شيء تقريبًا — إلى Jotform. لقد أصبحت أداتنا الأساسية في مكتب وكيل الجامعة وفي إدارات أخرى عبر الحرم الجامعي، مثل تنظيم الفعاليات، والسكن الجامعي، وشؤون الطلاب».
Case study results at a glance
أتمتة 80% من مسار عمل توظيف المحاضرين غير المتفرغين
كان مسار عمل توظيف المحاضرين غير المتفرغين في جامعة ليبسكومب يشكل عبئًا كبيرًا في السابق، ومع Jotform Workflows، أصبحت الإجراءات مؤتمتة بالكامل تقريبًا.
117 مسار عمل يوفر الوقت
توفر مسارات العمل التي تؤتمت التواصل ونقل البيانات والإشعارات وغيرها الكثير من الوقت عبر مختلف أقسام الجامعة.
752 طالبًا مستجدًا يتعلمون من وكيل العروض التقديمية بالذكاء الاصطناعي من Jotform
يجري أحد وكلاء الذكاء الاصطناعي من Jotform اختبارات معرفية للطلاب المستجدين، مما يقدم لمحة واعدة عن مستقبل الذكاء الاصطناعي في قطاع التعليم.
«هذا العمل يستنزف سنوات من عمري»
عندما بدأت بيل رحلة البحث عن حلول رقمية تحل محل الإجراءات الورقية في مكتب وكيل الجامعة، كانت أولويتها القصوى هي تطوير مسار عمل توظيف أعضاء هيئة التدريس غير المتفرغين في ليبسكومب.
وتوضح بيل ذلك بقولها: «كنت أستغرق ما بين ساعة ونصف إلى ساعتين ونصف لإنهاء المعاملات الورقية الخاصة بتوظيف محاضر واحد غير متفرغ. وبما أننا نوظف قرابة 300 محاضر سنويًا، فقد كان الأمر يستهلك وقتًا يفوق الوصف».
وتضيف: «لم يكن الأمر يقتصر عليّ وحدي؛ بل كان يمر أيضًا برئيس القسم والعميد المعنيين بالتوظيف، ليقوم مكتبنا بعد ذلك بصياغة عقود المحاضرين غير المتفرغين وأعضاء هيئة التدريس. وفي تلك الفترة، كنا نعاني من نقص في الموظفين، فكنت أقوم بعملي وعمل شخص آخر في آن واحد. وصلت إلى مرحلة قلت فيها لنفسي: لا يمكنني الاستمرار هكذا، لا بد من إيجاد حل، فهذا العمل يستنزف سنوات من عمري. لقد كنت أعمل لساعات طويلة جدًا وغير منطقية لمجرد محاولة إنجاز كل شيء».
ورغم أن توظيف المحاضرين غير المتفرغين كان التحدي الأبرز في البداية، إلا أن العديد من مسارات العمل الورقية الأخرى في أنحاء الحرم الجامعي كانت تسبب مشكلات لا تقل تعقيدًا.
تحكي بيل عن ذلك: «كانت هناك كميات هائلة من الأوراق، وكثيرًا ما كانت تضيع المعاملات. كان البعض يقول لي: “لقد أرسلت مساعدي بخمس أوراق تحتاج إلى توقيع”، فكنت أرد متسائلة: “لا أعتقد أنها وصلتنا أصلًا، هل أنت متأكد أنك أرسلتها؟”».
وتتابع: «كانت هناك الكثير من الأمور التي تسقط سهوًا وتضيع بين المكاتب، لأننا ببساطة لم نكن نملك طريقة واضحة لتتبع ما تم إنجازه بالفعل».
من أكثر الأشياء التي أحبها في Jotform هو نظام إدارة مسارات العمل في الخلفية؛ فقد جعل حياتي أسهل بعشرة آلاف مرة. يعجبني أن أتمكن من فتح صفحة الإرسالات أو التقارير ومعرفة المرحلة التي وصلت إليها كل معاملة بدقة. أستطيع ببساطة فتح صندوق الوارد ومعرفة من لم يوقّع على النموذج بعد، وقد كان ذلك مفيدًا لنا إلى أبعد حد.
آبي بيل، المساعدة التنفيذية ومديرة العمليات الأكاديمية في جامعة ليبسكومب
كانت موافقات الفعاليات هي الأخرى بحاجة إلى حل عاجل؛ إذ كان نموذج الفعالية يُملأ ورقيًا أو يُرسل عبر البريد الإلكتروني، مما جعل متابعة الطلبات المرسلة أمرًا شاقًا. وعن ذلك تقول بيل: «كانت الطلبات تضيع ويسقط بعضها سهوًا لأنها لم تكن مجمّعة في مكان واحد».
وتضيف: «أردت تحديث كل شيء، فكنت بحاجة إلى جعل الإجراءات أكثر سلاسة وكفاءة بوجه عام. وفي نهاية المطاف، كنت أبحث عن حل يمكنني تطبيقه بسرعة».
التحول إلى حرم جامعي يعتمد على Jotform
أنشأت بيل حسابًا مجانيًا على Jotform وبدأت فورًا في تصميم النماذج الإلكترونية. وبفضل سهولة استخدام المنصة — إلى جانب الدعم المتواصل من فريق Jotform — تمكنت من تصميم ما كان يدور في ذهنها بالضبط.
تقول بيل: «المنصة سهلة الاستخدام وواضحة للغاية. وفي أي وقت كنت أحتاج فيه إلى مساعدة في أي تفصيل، كان فريق دعم Jotform يسارع إلى إرشادي لطريقة إصلاح المشكلة أو تنفيذ الفكرة بالصورة التي أريدها».
شجعت بيل إدارة الجامعة على توفير حساب Jotform يخدم جميع الأكاديميين والتربويين في ليبسكومب، وبالفعل رقّت الجامعة حسابها إلى jotform الأعمال، الذي يتيح المزايا التالية:
- إنشاء عدد غير محدود من النماذج والأصول الرقمية
- مساحات عمل مشتركة للفرق
- صلاحيات وصول محددة حسب الدور الوظيفي
- مركز محلي آمن لتخزين البيانات واستضافتها
- لوحة تحكم للمشرفين تمنح رؤية شاملة للمستخدمين والنماذج وغيرها من التفاصيل
وبعد أن أصبح لديها حساب Jotform قابل للتوسع، بدأت بيل في التخلص من بقية مسارات العمل الورقية الأخرى تباعًا.
تروي بيل كيف حدث ذلك قائلة: «اجتمعت مع فريق تنظيم الفعاليات وقلت لهم صراحة إنني أريد منهم استخدام هذه الأداة. وسرعان ما صمموا سلسلة من النماذج التي تساعد الجميع على إتمام مسار العمل بسلاسة؛ ففي البداية تحدد طبيعة الفعالية، أو ما إذا كان هناك متحدثون ضيوف».
وتكمل: «بعدها تجيب عن أسئلة مثل: هل نحتاج إلى موافقة لإقامة الفعالية داخل الجامعة؟ وهل نحتاج إلى موافقة أخرى لأننا سنستقطب رعاة؟ ومن هي الجهات المعنية بالأمر في قسم التسويق أو غيره؟ وبمجرد أن طبّق فريق الفعاليات هذا النظام، بدأ الجميع في الحرم الجامعي باستخدامه، حتى أصبحت منصة Jotform اليوم تدخل في كل عمل نقوم به تقريبًا».
تُوجَّه النماذج المرسلة تلقائيًا إلى المسؤولين المعنيين لاعتمادها، مع إرسال إشعارات آلية عبر البريد الإلكتروني فور اكتمال كل خطوة في مسار العمل. وتُحفظ جميع البيانات بأمان داخل حساب jotform الأعمال الخاص بجامعة ليبسكومب، حيث يسهل استعراضها وتصنيفها باستخدام جداول jotform، وjotform inbox، ومنشئ تقارير jotform.
تطوير تجربة التعليم باستخدام الذكاء الاصطناعي من Jotform
في الآونة الأخيرة، استعانت بيل بـوكيل العروض التقديمية بالذكاء الاصطناعي من Jotform لإجراء اختبار معرفي شمل 752 طالبًا مستجدًا في جامعة ليبسكومب. وقد أبدت إعجابها الشديد بقدرة وكيل العروض التقديمية على التفاعل مع الطلاب والتكيف مع مستوى معرفتهم.
وتقول عن هذه الميزة: «أروع ما في وكيل العروض التقديمية بالذكاء الاصطناعي من Jotform هو قدرته على التكيف مع المستخدم. فقد تمكنت من إعداد العرض التقديمي، ودمجت داخله اختبارات معرفية للتأكد من استيعاب الطلاب للمادة المشروحة».
وتضيف: «إذا كان المحتوى سهلًا للغاية، يستطيع وكيل العروض التقديمية التدرج في مستوى التعلم ورفع سقفه. فيمكن للطالب مثلًا أن يقول: “لقد فهمت هذه النقطة، هل يمكنك الانتقال لما بعدها؟” أو أن يسأل: “هل يمكنك إعطائي معلومات إضافية حول هذا الموضوع أو ذاك؟”. فهو يعمل كمعلم خصوصي حقيقي يدرّس الطلاب وفق احتياجاتهم الفردية».
تستخدم جامعة ليبسكومب أيضًا عددًا من وكلاء الذكاء الاصطناعي للرد على الأسئلة الشائعة، وهو ما يوفر المزيد من وقت أعضاء هيئة التدريس. وتقف بيل اليوم في طليعة هذا التحول المتسارع لتوظيف الذكاء الاصطناعي في التعليم، وتتطلع بحماس كبير إلى ما يحمله المستقبل في هذا المجال.
وتقول بيل: «قدمت مؤخرًا عرضًا في مؤتمر حول “التدريس باستخدام الذكاء الاصطناعي”، واستعرضت فيه وكيل العروض التقديمية بالذكاء الاصطناعي من Jotform. أعتقد حقًا أن هذه الأداة مميزة للغاية، وأرى أنها ستحدث نقلة نوعية في قطاع التعليم، ولا سيما في التعلم غير المتزامن».
وتؤكد مجددًا: «من أكثر الأشياء التي أحبها في Jotform هو نظام إدارة مسارات العمل في الخلفية؛ فقد جعل حياتي أسهل بعشرة آلاف مرة. يعجبني أن أتمكن من فتح صفحة الإرسالات أو التقارير ومعرفة المرحلة التي وصلت إليها كل معاملة بدقة. أستطيع ببساطة فتح صندوق الوارد ومعرفة من لم يوقّع على النموذج بعد، وقد كان ذلك مفيدًا لنا إلى أبعد حد».
المنصة سهلة الاستخدام وواضحة للغاية. وفي أي وقت كنت أحتاج فيه إلى مساعدة في أي تفصيل، كان فريق دعم Jotform يسارع إلى إرشادي لطريقة إصلاح المشكلة أو تنفيذ الفكرة بالصورة التي أريدها.
آبي بيل، المساعدة التنفيذية ومديرة العمليات الأكاديمية في جامعة ليبسكومب
أطلقت جامعة ليبسكومب مؤخرًا مسار عمل جديدًا لتبسيط طلبات التثبيت الأكاديمي والترقيات العلمية؛ وهي إجراءات عادةً ما تكون مرهقة ومعقدة، لكن بيل ترجع الفضل إلى Jotform في تخفيف هذا العبء.
وعن ذلك تقول: «لقد كان الأمر رائعًا بالنسبة لي لأنني أستطيع رؤية الطلبات المكتملة بوضوح. وقد واصلنا البناء على مسارات العمل المختلفة وتطويرها، واكتشفنا طرقًا جديدة وممتعة لاستخدام Jotform».
تعتمد جامعة ليبسكومب أيضًا على أدوات تقنية تعليمية شهيرة أخرى، من بينها Google Workspace. وبفضل تكامل Jotform مع Google، تستطيع بيل نقل البيانات فورًا إلى حساب Google Drive الخاص بالجامعة؛ مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، ويوفر الوقت ويرفع دقة البيانات.
تصف بيل هذه الميزة قائلة: «كل شيء موجود هناك تلقائيًا، فلا أضطر إلى نقل الملفات من مكان لآخر. كل ما أحتاج إليه مجمع في مكان واحد، وإمكانية إرسال الملفات مباشرة إلى Google Drive أمر رائع حقًا».
وفي غضون بضع سنوات فقط، نجحت بيل وزملاؤها في بناء أكثر من 100 مسار عمل مؤتمت. ويسهم كل مسار منها في تخفيف الأعباء الإدارية عن كاهلهم — بما في ذلك مسار عمل توظيف المحاضرين غير المتفرغين الذي صممته بيل، والذي قلّص حجم العمل المطلوب لتلك العملية بنسبة 80 بالمئة.
اعتماد Jotform في كل شيء
بعد أن كانت إجراءات توظيف المحاضرين غير المتفرغين تستغرق من بيل وقتًا يعادل وظيفة بدوام كامل، أصبحت اليوم تُنجز في جزء بسيط جدًا من ذلك الوقت.
وتوضح بيل أثر ذلك قائلة: «لقد أتاح هذا التغيير متسعًا كبيرًا من الوقت للموظفة المسؤولة عن هذه المهمة. أستطيع القول إن إجراءات المحاضرين غير المتفرغين لم تعد تأخذ سوى 15 إلى 20 بالمئة من وقتها — بينما تُخصَّص نسبة الـ 80 بالمئة المتبقية لمهام أخرى نحتاج إليها بشدة في الجامعة؛ فهي محللة البيانات لدينا، وتتولى الآن تحليل بيانات أعباء العمل والميزانيات ومختلف الجوانب الأخرى. لقد أحدث هذا التحول فرقًا جذريًا بحق».
لقد أصبحنا بالفعل حرمًا جامعيًا يعتمد كليًا على Jotform؛ إذ انتقل الكثير من عملياتنا الأكاديمية ومسارات عملنا — بل كل شيء تقريبًا — إلى المنصة. وباتت أداتنا الأساسية التي نلجأ إليها في مكتب وكيل الجامعة للشؤون الأكاديمية وفي مختلف الأقسام الأخرى داخل الحرم الجامعي، مثل تنظيم الفعاليات، والسكن الطلابي، وشؤون الطلاب.
آبي بيل، المساعدة التنفيذية ومديرة العمليات الأكاديمية في جامعة ليبسكومب
وما هذا إلا مسار عمل واحد فقط؛ فكم يبلغ إجمالي مسارات العمل المطبقة حاليًا في جامعة ليبسكومب؟ تعطينا لوحة تحكم المشرفين في jotform الأعمال الإجابة الدقيقة عن هذا السؤال.
تقول بيل: «بحسب البيانات التي أستطيع الاطلاع عليها بفضل منصة تحليلات المشرفين — وهي ميزة رائعة بحق — لدينا حاليًا 117 مسار عمل و249 نموذجًا، وتكاد تكون جميع نماذجنا مرتبطة بمسارات عمل آلية».
لم يقتصر الأمر على إنجاز المهام المهمة بسرعة أكبر فحسب، بل ارتفعت جودة العمل نفسه أيضًا. فلم تعد هناك معاملات ورقية مفقودة، وأصبحت الموافقات غير الواضحة شيئًا من الماضي. ويتمتع الكادر التعليمي اليوم برؤية فورية ومباشرة لكل خطوة من خطوات العمل، كما تُسجَّل البيانات مرة واحدة وتُحفظ في مكان مركزي يتيح إعادة استخدامها على مستوى الحرم الجامعي بالكامل.
وتؤكد بيل ذلك بقولها: «حجم الوقت الذي نوفره كبير للغاية، كما أصبحنا نحصل على بيانات أدق وأفضل؛ ففي السابق كنا نضطر إلى جمع تلك النماذج الورقية ثم تفريغ معلوماتها يدويًا في جداول البيانات. باختصار، نحن نستخدم المنصة في كل شيء».
تُعد الإدارة السليمة العمود الفقري لأي مؤسسة تعليمية. وفي غضون سنوات قليلة، نجحت جامعة ليبسكومب في تطوير إجراءات عملها بدرجة ملحوظة باستخدام jotform الأعمال؛ إذ تستطيع بيل وزملاؤها بناء مسارات العمل هذه بأنفسهم دون الحاجة إلى مساعدة الفريق التقني، مما يمكّنهم من ابتكار حلول مرنة وسريعة لمختلف الاحتياجات.
وتختم بيل حديثها قائلة: «أدرك جيدًا حجم الفائدة التي قدمتها لنا منصة Jotform؛ فهي سهلة الاستخدام إلى أبعد حد، ومهما تحدثت عنها فلن أوفيها حقها من الإشادة».
إنجاز المزيد من المهام باستخدام Jotform
أثبتت بيل أنه يمكن إحداث نقلة نوعية واسعة النطاق في العمليات التشغيلية حتى عندما يقود هذه المبادرة شخص واحد فقط من الكادر التعليمي. ومع ذلك، لم تكن بيل وحدها في هذه الرحلة؛ إذ كان فريق دعم Jotform حاضرًا دائمًا لمساندتها متى احتاجت إلى المساعدة.
وعن ذلك تقول: «لقد كان فريقكم رائعًا في مساعدتنا كلما واجهتنا أي مشكلة أو كان لدينا أي استفسار، وكان لدعمهم أثر ملموس حقًا في تبسيط كل إجراءاتنا».
لقد ولّى زمن النماذج الورقية الضائعة ومسارات العمل المتعثرة في جامعة ليبسكومب إلى غير رجعة، وما هذه إلا البداية فقط. فمع jotform الأعمال، لا حدود لحجم الوقت الذي يمكن توفيره، أو عدد العمليات التي يمكن تطويرها، أو عدد الطلاب الذين سيستفيدون عندما يتخلص المعلمون والإداريون من الأعباء الروتينية ليتفرغوا لمهمتهم الحقيقية: إعداد الطلاب لمستقبل ناجح ومزدهر.
كتابة تعليق: