بالنسبة لمدرسة Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS) الموجودة في اليابان، يتجاوز تعليم اللغة مجرد القواعد والمفردات بكثير.
منذ عام 2005، ساعدت GenkiJACS أكثر من 12,000 طالب من جميع أنحاء العالم على تعلم اللغة اليابانية مع الانغماس في المجتمعات والثقافة اليابانية المحلية. عبر خمسة فروع في جميع أنحاء البلاد، تتمثل فلسفة المنظمة التوجيهية في أمر بسيط: تعلم اليابان.
يقول ديمتري سير، مسؤول المبيعات والاتصالات في GenkiJACS: “نحن نؤمن بأن اللغة هي الثقافة”.
قبل وصول الطلاب إلى اليابان بوقت طويل، تبدأ رحلتهم. على مدار أسابيع أو حتى أشهر، يكملون اختبارات تحديد المستوى، ويقدمون المستندات، ويشاركون التسجيلات، ويعملون عن كثب مع موظفي GenkiJACS للاستعداد للحياة في بلد جديد.
بالنسبة لسير، يعد الحفاظ على التواصل الشخصي طوال تلك الرحلة أمرًا ضروريًا.
قبل عشر سنوات، كان هو نفسه طالبًا في GenkiJACS. واليوم، يساعد الطلاب المحتملين على التنقل في نفس العملية التي جلبته إلى اليابان. يدرك سير مدى أهمية التوجيه الشخصي للطلاب الذين يستعدون للانتقال إلى الجانب الآخر من العالم.
يقول: “خدمة العملاء لدينا هي كل شيء”. منذ عام 2014، تستخدم GenkiJACS Jotform لتسهيل جمع البيانات على الجميع – من الطلاب إلى الموظفين.
مع توسع عمليات GenkiJACS في جميع أنحاء اليابان، واجه سير تحديًا جديدًا: كيفية تنمية المنظمة دون فقدان اللمسة الشخصية التي تميز تجربة GenkiJACS.
للمساعدة في الحفاظ على تلك التجربة، قامت GenkiJACS بالترقية إلى Jotform الأعمال.
Case study results at a glance
108 ألف عملية إرسال نموذج
عمليات الإرسال غير المحدودة تدعم عملية تأهيل تستمر لأشهر وتتطلب بيانات التسجيل ونماذج خاصة بالبرنامج والمزيد.
التعاون عبر 5 فروع
دعم Jotform الأعمال فرق التسويق ودعم الطلاب والفرق الأكاديمية في GenkiJACS مع نمو المنظمة من ثلاثة فروع إلى خمسة.
107 نموذج إلكتروني محسّن
باستخدام تحليلات Jotform الأعمال، يقوم موظفو GenkiJACS بتحسين النماذج لضمان معدلات إرسال عالية.
توسيع نطاق تجربة طلابية عالية الجودة
تسارع النمو في GenkiJACS خلال السنوات الأخيرة. توسعت المدرسة إلى أوكيناوا وناغويا، بالإضافة إلى الفروع في فوكوكا وطوكيو وكيوتو.
تجمع المنظمة وتدير كمية كبيرة من المعلومات طوال دورة حياة الطالب، من الاستفسارات الأولية ووثائق التسجيل إلى اتصالات التأهيل والدعم المستمر.
يقول سير: “نحن مدرسة متطلبة للغاية. نريد أن يحصل طلابنا على أفضل تجربة ممكنة. لذلك، لدينا اختبارات ومتطلبات معمول بها، مما يجعل عملية التأهيل لدينا معقدة للغاية”.
كان الموظفون يقضون سابقًا وقتًا كبيرًا في مراقبة عمليات إرسال النماذج الإلكترونية، ومتابعة المعلومات المفقودة، وتقديم الطلاب يدويًا خلال عملية التأهيل.
يقول سير: “عندما يكون لدينا طالب يتعين عليه إرسال مجموعة من النماذج، كنا نرسل له النموذج التالي يدويًا”.
في الوقت نفسه، أرادت الفرق مزيدًا من الرؤية حول تفاعل الطلاب، ومرونة أكبر لتحسين النماذج وسير العمل، ورقابة أقوى على المعلومات الحساسة التي تجمعها. على المستوى الإداري، كان أمن البيانات أيضًا مصدر قلق.
احتاج سير إلى حل يمكنه دعم النمو مع الحفاظ على التجربة الشخصية التي تميز GenkiJACS.
رؤية أكبر، عمل يدوي أقل
لدعم عملياتها المتنامية، قامت GenkiJACS بالترقية إلى Jotform الأعمال.
يقول سير: “الأعمال هو وحش مختلف تمامًا مقارنة بحساب Silver الخاص بنا”.
منحت الترقية سير مزيدًا من الحرية للتجربة، ومزيدًا من الرؤية في عملية التأهيل، ومزيدًا من الوقت للتركيز على دعم الطلاب. يُستخدم Jotform الأعمال الآن عبر فرق التسويق ودعم الطلاب والفرق الأكاديمية.
نظرًا لأن الفرق يمكنها إنشاء أي عدد من النماذج كما تريد، يمكنها نسخ النماذج وتحسينها مع تطور العمليات.
| كيف تستخدم GenkiJACS منصة Jotform الأعمال | ||
|---|---|---|
| القسم | حالة الاستخدام الأساسية | الفوائد الرئيسية للأعمال |
| التسويق والمبيعات | جذب العملاء المحتملين، نماذج الاستفسار، تتبع عمليات الإرسال، تحسين النماذج، أبحاث السوق | تحليلات وحدة تحكم المسؤول، الرؤية في معدلات التفاعل والتحويل |
| دعم الطلاب والقبول | تأهيل الطلاب، سير عمل التسجيل، التذكيرات التلقائية، جمع المستندات، الاتصالات المستمرة | سير عمل سلس، المنطق الشرطي، المتابعات التلقائية، تقليل الإدارة اليدوية |
| الفرق الأكاديمية والتدريسية | اختبار تحديد المستوى، جمع معلومات الطلاب، بيانات التسجيل، نماذج خاصة بالبرنامج | جمع البيانات المركزي، المنطق الشرطي، وصول أسهل إلى معلومات الطلاب |
بالإضافة إلى ذلك، توفر وحدة تحكم مسؤول Jotform الأعمال رؤية أكبر في اتجاهات الإرسال والتفاعل وأداء النماذج. يساعد هذا الفرق على تحديد نقاط الاحتكاك وتحسين معدلات إكمال النماذج.
قدمت سير عمل Jotform فائدة رئيسية أخرى. اليوم، ترسل سير العمل التلقائية تذكيرات حول النماذج غير المكتملة، وتجمع معلومات التأهيل الحيوية، وتنقل الطلاب عبر عمليات التسجيل دون الحاجة إلى رقابة يدوية مستمرة.
بدلاً من قضاء الوقت في تتبع المعلومات المفقودة، يمكن للموظفين التركيز على دعم الطلاب بشكل مباشر.
يقول سير: “إنه يمنحني راحة البال”.
دعم الطلاب يعني أيضًا حماية معلوماتهم. مع نمو GenkiJACS، أصبحت حوكمة البيانات أكثر أهمية بشكل متزايد.
يقول سير: “لدى اليابان قوانينها الخاصة. لذا نحتاج إلى التأكد من أننا نلتزم بها”.
تتميز منصة Jotform الأعمال بمراكز إقامة البيانات المحلية للمساعدة في دعم جهود الامتثال الخاصة بالمنظمة.
أصبح المنطق الشرطي أيضًا جزءًا مهمًا من العمليات اليومية. توجه النماذج تلقائيًا الطلاب المحتملين إلى الممثل المناسب بناءً على الموقع ومتطلبات البرنامج.
جعلت واجهة Jotform المرئية التبني سهلاً عبر الأقسام. حتى الأدوات المتقدمة مثل سير عمل Jotform أثبتت أنها سهلة الاستخدام بفضل قدرات السحب والإفلات في المنصة.
يقول: “سير العمل هي مجرد منطق. إنها برمجة عن طريق السحب والإفلات. أعتقد أن بساطة الاستخدام أمر بالغ الأهمية عند اختيار أداة مثل Jotform”.
لخص سير تجربته مع Jotform الأعمال بهذه الطريقة: “إنها بساطة الاستخدام والبيانات وخدمة العملاء لديكم. ومدى شفافية موظفيكم، ومدى شفافية الخدمة. لا توجد تكاليف إضافية أو مخفية. مقدار خدمة العملاء التي نتلقاها هو ما كنا نأمل فيه”.
Jotform: مضاعف للقوة
اليوم، يقضي موظفو GenkiJACS وقتًا أقل في إدارة المهام الإدارية ووقتًا أكثر في دعم الطلاب. تضمن سير العمل التلقائية جمع المعلومات الحيوية بشكل متسق مع تقليل الحاجة إلى المتابعة اليدوية.
يقول سير: “يستغرق الأمر وقتًا للتعود عليه لأنه حتى الآن كان الأمر ‘حسنًا، نحتاج إلى القيام بذلك’، والآن يمكننا أن نرفع أيدينا عن عجلة القيادة ونقول، ‘النظام يعمل’. نحن نتدخل فقط إذا كانت هناك مشكلة”.
باستخدام تحليلات وحدة تحكم المسؤول وبيانات الإرسال، يمكن للفرق تحديد نقاط الاحتكاك وتحسين معدلات إكمال النماذج واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن اتصالات الطلاب.
الأعمال هي مثل ملعب به الكثير من الأدوات المفيدة. والشيء الرائع هو أن هذا الملعب به مجموعة من البالغين الذين يمكنهم مساعدتك.
ديمتري سير، مسؤول المبيعات والاتصالات، GenkiJACS
تتيح هذه الرؤى لـ GenkiJACS تحسين عمليات التسجيل والتأهيل بشكل مستمر. بدلاً من الاعتماد على الافتراضات، يمكن للفرق رؤية كيفية تفاعل الطلاب مع النماذج وإجراء تعديلات تحسن التجربة الشاملة.
الأهم من ذلك، ساعدت الأتمتة GenkiJACS على التوسع دون المساس بفلسفتها التي تضع الأشخاص في المقام الأول.
يقول سير إن تقليل العمل الإداري المتكرر يسمح للموظفين بالتركيز على خدمة العملاء وعملية التأهيل، حيث يحدث التفاعل الشخصي فرقًا.
مع عمليات أكثر موثوقية تعمل في الخلفية، يمكن للموظفين قضاء وقت أقل في مطاردة البيانات ووقت أكثر في مساعدة الطلاب على الشعور بالاستعداد والدعم والارتباط قبل وصولهم إلى اليابان.
يقول سير: “يتيح لنا Jotform مضاعفة قوة ما نقوم به”.
النمو دون فقدان اللمسة الشخصية
بالنسبة لـ GenkiJACS، لا يتعلق Jotform الأعمال باستبدال الأشخاص. بل يتعلق بمساعدة الأشخاص على القيام بأفضل أعمالهم.
أنشأت GenkiJACS مزيدًا من الوقت للمحادثات والتوجيه والدعم التي يتذكرها الطلاب بعد فترة طويلة من مغادرة الفصل الدراسي. يمكّن هذا المنظمة من البقاء مركزة على فلسفتها التوجيهية: مساعدة الطلاب ليس فقط على تعلم اللغة اليابانية ولكن على تعلم اليابان.
مع استمرار نمو GenkiJACS، يرى سير فرصًا لتوسيع استخدامها لـ Jotform الأعمال بشكل أكبر.
يعلم أن فريقه لن يتنقل بين هذه الفرص بمفرده. طوال انتقال المنظمة إلى الأعمال، ساعدت فرق التأهيل ونجاح العملاء والفرق التقنية في Jotform شركة GenkiJACS على تنفيذ سير عمل جديدة واستكشاف أخطاء عمليات التكامل وتحديد طرق للحصول على مزيد من القيمة من المنصة.
يقول سير: “الأعمال هي مثل ملعب به الكثير من الأدوات المفيدة. والشيء الرائع هو أن هذا الملعب به مجموعة من البالغين الذين يمكنهم مساعدتك”.
سير سعيد بالمساعدة. لأنه بالنسبة له، الفرصة الأكبر ليست ميزة واحدة. إنها الحرية في الاستمرار في تحسين تجربة الطلاب مع نمو GenkiJACS.
كتابة تعليق: