يُعد College Football Playoff (CFP) الحدث الذي يُقام بعد انتهاء الموسم لتحديد البطل الوطني لكرة القدم الأمريكية الجامعية على أرض الملعب كل عام. أكثر من 30 مليون شخص تابعوا بطولة CFP الوطنية لعام 2026 في يناير — وهو عدد مشاهدات أعلى من المباراة السابعة من بطولة العالم لعام 2025 ونهائيات NBA لعام 2026.
الضغط الناتج عن بطولة CFP الوطنية لا تشعر به الفرق التي عملت طوال الموسم للوصول إلى هذا الملعب المقدس فحسب. بل تشعر به أيضًا مؤسسة CFP، بما في ذلك فريق الفعاليات والضيافة، الذي تقع على عاتقه مسؤولية سنوية تتمثل في تقديم تجربة لا مثيل لها من التميز لقائمة ضيوف VIP الخاصة بـ CFP.
فعندما تضم قائمة الضيوف المسجلين لديك مئات من كبار الشخصيات — مفوضي المؤتمرات، ورؤساء الجامعات ومديري الرياضة، والمديرين التنفيذيين للتلفزيون، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، وأعضاء لجنة الاختيار (مارك دانتونيو، وغوس مالزان، وعضو قاعة مشاهير كرة القدم الأمريكية المحترفة راندال ماكدانيال، على سبيل المثال لا الحصر) — فأنت بحاجة إلى تقديم أفضل ما لديك.
في البداية، كان فريق الفعاليات والضيافة يتعامل مع أنواع متعددة من الردود على الدعوات، واحتياجات التسجيل، وعمليات الدفع. كانت مجموعة الأدوات التي يستخدمونها للتعامل مع كل ذلك باهظة الثمن، ولم تكن مصممة للتعامل مع المعاملات الآمنة، وكانت تفتقر إلى تجربة المستخدم النهائي الجديرة بمؤسسة رفيعة المستوى.
لذا عندما سلط أحد موردي CFP الضوء على سهولة استخدام Jotform، تعلم فريق الفعاليات والضيافة بسرعة مدى المرونة التي يمكن أن يوفرها لعملية تسجيل كبار الشخصيات. وفي الوقت نفسه، قاموا بدمج تكامل Square مع نموذج التسجيل الخاص بهم، مما أدى إلى إنشاء سير عمل موحد.
في وقت قصير، أصبحت عمليات التسجيل لبطولة CFP الوطنية، والإشعارات الآلية للضيوف، والمدفوعات الآمنة، والتسوية المالية قبل الحدث وبعده تجربة ذات علامة تجارية جديرة بـ CFP.
نتائج دراسة حالة College Football Playoff في لمحة
أكثر من 50%
حققت مجموعة أدوات Jotform وSquare وفورات تزيد عن 50% لفريق الفعاليات والضيافة في CFP (مقارنة بحل التسجيل السابق).
30+
يدير فريق الفعاليات والضيافة أكثر من 30 حدثًا سنويًا، من اجتماعات Bowl إلى التصويت على متطوع العام.
لا حاجة لمطورين لتسهيل تسجيلات الفعاليات والودائع. تُمكّن Jotform وSquare الفريق من العمل بكفاءة أكبر حتى يتمكنوا من استخدام الوقت الإضافي لما يقومون به على أفضل وجه.
الأنظمة المتعددة تساهم في تجربة أقل جودة للعملاء
يُعد تسجيل الضيوف المهمين، وإدارة الدعوات، والتعامل مع الإجراءات اللوجستية، وجدولة الأنشطة من نقاط الألم الشائعة جدًا لكل فريق فعاليات.
ومع ذلك، فإن أليسون دوتي (المديرة الأولى للفعاليات والضيافة) وسام بيرمان (منسق الفعاليات والضيافة) في CFP ليسا فريق فعاليات عاديًا.
تقع على عاتقهما مسؤولية تنسيق الإقامة واللوجستيات الخاصة بالاجتماعات للتصفيات وتسهيل تجارب ضيوف VIP لمباراة البطولة الوطنية (بالإضافة إلى الفعاليات الرئيسية خلال العام). لكن الأدوات التي كانا يستخدمانها للتعامل مع تسجيلات المباريات، وتحصيل المدفوعات المعتمدة من PCI، والاعتماد المناسب كانت باهظة الثمن ومعزولة وغير كافية.
كان النهج المجزأ يعني أن الضيوف كان عليهم التنقل بين منصات متعددة أثناء التسجيل؛ ونتيجة لذلك، كانت معلومات الضيوف موجودة عبر أنظمة متعددة. أضافت المدفوعات طبقة أخرى من التعقيد. فقد تم تحصيلها بشكل منفصل عن التسجيلات (اعتمد تتبع المدفوعات على جداول البيانات والبريد الإلكتروني)، مما أجبر الفريق على قضاء الوقت في إصدار فواتير يدوية لبعض الحاضرين بعد التسجيل.
مع نمو المؤسسة والتوقعات، أصبح الموازنة بين الكفاءة التشغيلية وتجربة الضيوف المميزة أكثر صعوبة. وجدت دوتي وبيرمان نفسيهما يقضيان وقتًا ثمينًا في تسوية المعلومات بدلاً من إعداد عملياتهما لعطلة نهاية الأسبوع الخاصة ببطولة CFP الوطنية.
سير عمل واحد ذو علامة تجارية مدعوم من Jotform وSquare
في عالم مثالي، سيكمل ضيوف VIP في بطولة CFP الوطنية تسجيلهم ومدفوعاتهم في تجربة واحدة سلسة وذات علامة تجارية — تعكس مؤسسة من الدرجة الأولى. سيمنح هذا أيضًا الموظفين رؤية أفضل لكل معاملة.
أوضحت دوتي قائلة: “كنا نستخدم مزيجًا من المنصات وسير العمل، مواقع ويب مختلفة، وبعض الأشياء كنا نتعامل معها داخليًا فقط عبر البريد الإلكتروني. لذلك كنا نبحث حقًا عن نظام تشغيل واحد.”
أدت تجربة Jotform إلى اكتشاف أنه يمكنهم تحصيل معلومات بطاقة الائتمان بأمان من خلال تكامل Square. وعندما قاموا بالترقية إلى Jotform الأعمال، حصلوا على إمكانية الوصول إلى نماذج غير محدودة والقدرة على وضع علامة تجارية بيضاء على نماذجهم في سير عمل يحمل علامة CFP التجارية.
في وقت قصير، قامت دوتي وبيرمان بدمج الإجراءات اللوجستية المعقدة مثل التسجيل والفندق والنقل والمزيد في سير عمل واحد.
بدلاً من مطالبة كبار الشخصيات المشغولين بالتنقل بين أنظمة متعددة، توفر CFP الآن تجربة تسجيل واحدة ذات علامة تجارية حيث يمكن للحاضرين من كبار الشخصيات
- الرد على الدعوة
- اختيار خيارات الفعالية والتذاكر
- تلقي رسائل تأكيد وتذكير تلقائية عبر البريد الإلكتروني
- إكمال المدفوعات في مكان واحد
كانت دوتي متحمسة. “كان Jotform رائعًا بالنسبة لنا لأنه حقق كل ما كنا نتطلع للقيام به باستخدام منصات مختلفة، كل ذلك في حل واحد.”
Square يبسط تحصيل المدفوعات
كانت “إتمام الدائرة” بالنسبة لـ CFP هي القدرة على دمج تحصيل المدفوعات الآمن مباشرة في سير عمل تسجيل المباراة.
قال بيرمان: “نستخدم تكامل Square داخل Jotform لضيوفنا لشراء تذاكر مباراة البطولة الوطنية، وهو سلس تمامًا. لا حاجة لقضاء الوقت في التحقق لمعرفة ما إذا كان الضيف قد اشترى تذاكر و/أو كم عددها. أعلم أنه تم دفع ثمنها بالفعل.”
نستخدم تكامل Square داخل Jotform لضيوفنا لشراء تذاكر مباراة البطولة الوطنية، وهو سلس تمامًا.
سام بيرمان، منسق الفعاليات والضيافة، CFP
بالنسبة لبيرمان وفريق CFP، فإن تضمين Square كجزء من الحل يحقق عدة نقاط مهمة: يتم تحصيل المدفوعات فورًا (مع إرسال إشعارات إلى CFP)، المعاملات آمنة ومعتمدة من PCI، التسوية أبسط بكثير، وربما الأهم من ذلك، أن تجربة الضيف أفضل. أصبح لدى الضيوف الآن ثقة في أن كل شيء (بما في ذلك استرجاع الإيصالات بسهولة) قد تم التعامل معه في جلسة واحدة.
يقول بيرمان: “ما هو رائع حقًا هو ميزة التذكير (في Square). ما عليك سوى ضبطها عندما تريد تذكير الضيوف بالدفع، وستستمر في إرسال هذه الإشعارات إذا لم يدفعوا بعد، وهو أمر مفيد للغاية.
“من جانب التسوية، واجهة Square سهلة التنقل حقًا. يمكنني كتابة اسم شخص ما وفرز ما تم دفعه وما هو مستحق. يغطي نموذج VIP مجموعة كبيرة من الأشخاص. لذلك يدخلون ويختارون عدد التذاكر التي يريدونها وبأي نقطة سعر. يذهب ذلك مباشرة إلى Square. Jotform وSquare يسيران حقًا جنبًا إلى جنب معًا. إنه يجعل عملي أسهل فقط.”
تجربة VIP تليق بقائمة من الضيوف من الدرجة الأولى
يساعد Jotform وSquare الآن فريق الفعاليات والضيافة في إدارة أكثر من 250 تسجيل VIP لعطلة نهاية أسبوع بطولة CFP الوطنية — وتسهيل حوالي 500 تجربة ضيف VIP — كل عام.
يكمل الضيوف التسجيل وشراء التذاكر والتأكيدات من خلال سير عمل واحد مبسط. إنها تجربة راقية تعكس علامة CFP التجارية من البداية إلى النهاية.
أوضح بيرمان قائلاً: “لقد جعلنا عملية التسجيل وتجربة CFP الشاملة لضيوفنا فائقة الجودة — ولكنها أيضًا سهلة فقط. لقد سمح لنا Jotform حقًا بوضع كل شيء في مكان واحد، بحيث تكون تجربة الضيف من البداية إلى النهاية متصلة.”
حماية الإيرادات مع Jotform وSquare
أدى التحول إلى مجموعة أدوات Jotform وSquare إلى تحقيق وفورات تزيد عن 50 بالمائة لفريق الفعاليات والضيافة في CFP مقارنة بحل تسجيل VIP السابق لمباريات البطولة الوطنية الماضية. بالإضافة إلى ذلك، من خلال أتمتة الدفع ضمن سير عمل التسجيل، تقضي دوتي وبيرمان وقتًا أقل في إرسال الفواتير والإجابة على طلبات الإيصالات ووقتًا أكبر في تقديم تجربة استثنائية لبطولة CFP الوطنية.
أكدت دوتي على الفرق قائلة: “في كثير من الأحيان، في مجال دعوات الرياضة، يختار الناس الحل باهظ الثمن لأنهم يعتقدون أن هذا ما يحتاجونه. بالمقارنة، Jotform ليس باهظ الثمن. وقبل تكامل Square، كنا على الأرجح نترك أموالًا على الطاولة لأن التحصيل كان يتم عبر جداول البيانات أو الملاحظات. ضمن التكامل داخل الموقع أننا نجمع جميع المدفوعات التي نحتاجها.”
في مجال دعوات الرياضة، يختار الناس الحل باهظ الثمن لأنهم يعتقدون أن هذا ما يحتاجونه. بالمقارنة، Jotform ليس باهظ الثمن.
أليسون دوتي، المديرة الأولى للفعاليات والضيافة، CFP
Jotform الأعمال يمكّن فريق CFP
بالإضافة إلى دمج سير العمل، يمنح Jotform الأعمال فريق الفعاليات والضيافة في CFP ملكية تجربة تسجيل VIP الخاصة به. يمكن للفريق بناء وتحرير النماذج بأنفسهم، وتحديث التسجيلات في الوقت الفعلي، وتخصيص النماذج لتعكس كل مدينة مضيفة لبطولة CFP الوطنية. يمكنهم أيضًا استخدام Jotform في أقسام أخرى ولأنواع مختلفة من الفعاليات.
كمثال، توسعت المنصة إلى ما هو أبعد من تسجيلات VIP لبطولة CFP الوطنية لدعم أكثر من 30 اجتماعًا وفعالية سنويًا. يتم استخدامها الآن لكل شيء من تصويت المتطوعين إلى طلبات الجرد الداخلية.
قال بيرمان: “نموذج الجرد هو مثال صغير. لكنه خلق عملية رمزية داخل المكتب. نريد أن تعرض جميع اجتماعاتنا وفعالياتنا — سواء كانت داخلية أو خارجية — علامتنا التجارية، وقد سمح لنا Jotform بالقيام بذلك.”
بدلاً من الاعتماد على مورد خارجي بعيد للقيام بهذا العمل — أو لمساعدتهم في تجميع عملياتهم — يتم تمكين الفريق من إدارة المشاريع وإنشاء أو تخصيص النماذج متى وكيفما يحتاجون. تقول دوتي: “يتم منحنا جميع الأدوات عبر Jotform، ونحن نتحكم في تلك العملية.”
ما بدأ كحل لتسجيلات VIP لبطولة CFP الوطنية تطور إلى منصة تشغيلية أوسع تدعم العمليات الداخلية وإدارة الفعاليات عبر المؤسسة.
***
باستخدام Jotform وSquare، تمكن فريق الفعاليات والضيافة في CFP من دمج عمليات الفعاليات المجزأة في سير عمل واحد ذي علامة تجارية، مما منح الفريق السيطرة، وحمى الإيرادات، ودعم تجربة ضيف متميزة.
قالت دوتي: “إحدى قيم CFP لدينا هي التميز والارتقاء المستمر بالأداء. قد يبدو من السخف التحدث عن موقع ويب في هذا السياق، لكن هذا حقًا ما فعله Jotform: لقد رفع من أداء فريقنا.”
“نحن قادرون على أن نكون أكثر كفاءة لأن لدينا الحل التقني في Jotform وSquare. عندما يقوم كبار الشخصيات بالتسجيل لمباراة البطولة الوطنية، هناك تجربة واحدة سلسة لنا وتجربة تسجيل راقية لضيوفنا.”
هل أنت مهتم برؤية ما يمكن أن يفعله Jotform الأعمال لمؤسستك؟ اتصل بفريق المبيعات لدينا لمعرفة المزيد.
كتابة تعليق: