لما يقرب من 160 عامًا، كانت YWCA Greater Pittsburgh حاضرة لمجتمعها في اللحظات المهمة. مع فريق يتكون من حوالي 50 موظفًا، توفر المنظمة خدمات مباشرة ودعمًا وبرامج تعليم مبكر ورعاية أطفال والمزيد — كل ذلك يسترشد برؤيتها لمستقبل يمكن فيه لأشخاص من جميع الخلفيات أن يزدهروا.
لكن خدمة المجتمع بهذه الطرق المتعددة يمكن أن تخلق تحديات تشغيلية. وفقًا لشاريس سمولز، مديرة تقييم البرامج في YWCA Greater Pittsburgh، كانت المنظمة بحاجة إلى جمع معلومات حساسة ومراجعة الطلبات وإجراء عمليات الموافقة وجمع التوقيعات والتنسيق مع الشركاء وتتبع البيانات عبر برامج متعددة.
عندما حان موعد تجديد البرنامج الحالي، علم الموظفون أنهم بحاجة إلى تقنية من شأنها أن تجعل كل تلك المسؤوليات أسهل في الإدارة، مما يمنح الفريق مزيدًا من الوقت والطاقة للتركيز على مهمته.
[Jotform الأعمال] ربطنا أكثر بمجتمعنا.
شاريس سمولز، مديرة تقييم البرامج، YWCA Greater Pittsburgh
الحاجة إلى نظام أكثر شمولاً
قبل اعتماد Jotform الأعمال، اعتمدت المنظمة على برنامج إدارة الحالات Apricot من Bonterra والنماذج الورقية وجداول البيانات والبريد الإلكتروني والمتابعة اليدوية. كان هذا الإعداد يعمل بشكل جيد لإدارة حالات الخدمة المباشرة.
لكن مع توسع عمل المنظمة ليشمل الدعم والتأثير المجتمعي وجمع البيانات الأوسع نطاقًا، وجد الموظفون أنفسهم يبحثون عن طرق للعمل خارج النظام بدلاً من داخله — باستخدام جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني المتبادلة ونقل البيانات اليدوي لسد الثغرات.
لذلك عندما حان موعد تجديد العقد مع Apricot، قامت YWCA Greater Pittsburgh بدراسة عدة خيارات. وفي النهاية ضيقت القائمة إلى Apricot وTypeform وFormAssembly وJotform. كان لكل منصة نقاط قوتها، لكن في النهاية احتاجت المنظمة إلى حل يمكن أن يدعم أقسامًا متعددة، وسهل الاستخدام للموظفين، ويعمل لكل من النماذج المواجهة للمجتمع وسير عمل الموافقة الداخلية.
بالإضافة إلى ذلك، جعلت جائحة كوفيد-19 والتحول الأوسع نحو الخدمات الرقمية من الواضح أن المنظمة بحاجة إلى استبدال طلبات الورق والعمليات اليدوية الأخرى لتتناسب بشكل أفضل مع العصر.
تقنية تناسب ميزانية المنظمات غير الربحية
كما هو الحال مع العديد من المنظمات غير الربحية، كانت التكلفة اعتبارًا رئيسيًا آخر. واجهت YWCA Greater Pittsburgh زيادة كبيرة في الأسعار لتجديد Apricot، على الرغم من أنها كانت تستخدم النظام بشكل أقل، بينما قدم خصم Jotform للمنظمات غير الربحية منصة متعددة الاستخدامات بسعر يمكن للمنظمة تحمله.
“بالمقارنة مع خيارنا التالي، كان [Jotform الأعمال] يوفر فرقًا في التكلفة بنسبة 25 بالمائة”، تقول سمولز.
تسمح لهم هذه التوفيرات بتوجيه المزيد من الموارد نحو التوظيف والمساعدة المباشرة والبرامج والتواصل — دون التضحية بالقدرة على التكيف للبقاء ضمن الميزانية.
مرونة للمنظمة بأكملها
في النهاية، اختار الفريق Jotform الأعمال. فقد حل محل Apricot إلى جانب العديد من العمليات القائمة على الورق والبريد الإلكتروني المكثف، بما في ذلك النماذج التي كان يجب طباعتها وتوجيهها يدويًا وتتبعها من خلال جداول البيانات أو متابعتها عبر البريد الإلكتروني. مع Jotform الأعمال، نقل الموظفون هذه العمليات إلى منصة واحدة أكثر مرونة.
تتحدث سمولز عن كيف يدعم Jotform الأعمال أقسامًا متعددة ونماذج مواجهة للمجتمع وعمليات موافقة داخلية آلية دون الحاجة إلى مهارات تقنية أو برمجية متقدمة. يمكن للموظفين إدارة النماذج وسير العمل والموافقات والجداول وإعداد التقارير والتوقيعات الإلكترونية والتكاملات وحسابات المستخدمين بسهولة في مكان واحد.
كان التنفيذ واضحًا ومباشرًا، وكان فريق دعم الأعمال متاحًا بسهولة للانضمام إلى مكالمات Zoom وشرح كيفية إعداد العمليات.
“كان فريق دعم [Jotform الأعمال] سريع الاستجابة للغاية”، تقول سمولز.
ونتيجة لذلك، استبدلت YWCA بسرعة العمليات التي تضمنت الطباعة والتوجيه اليدوي وإدخال البيانات المكررة والمهام المتكررة. يمكن للموظفين الآن إدارة البيانات بسلاسة أكبر وقضاء المزيد من الوقت في البرامج وأفراد المجتمع.
الحد من الاحتيال وحماية البيانات
أحد سير العمل الأكثر استخدامًا في المنظمة هو عملية طلب الشيكات الداخلية، والتي توجه طلبات الشيكات الورقية والمدفوعات المتعلقة بالمنح من خلال قسم المالية.
عند إدارة هذه الطلبات عبر البريد الإلكتروني، كان الموظفون يتلقون رسائل بريد إلكتروني احتيالية تبدو وكأنها قادمة من الرئيس التنفيذي. أدى نقل هذه العملية إلى Jotform الأعمال إلى تسهيل التحقق من الطلبات.
“[Jotform الأعمال] قلل من الاحتيال داخل منظمتنا”، تقول سمولز.
تسريع الوصول إلى المساعدة الطارئة
يساعد Jotform الأعمال أيضًا YWCA Greater Pittsburgh على ربط أفراد المجتمع ببرامج الدعم المناسبة. يجمع نموذج الاستفسار عن الموارد الشهير في المنظمة معلومات لتحديد ما إذا كان المتقدم مؤهلاً لبرنامج الاحتياجات الأساسية الطارئة الخاص بها، والذي شهد طلبًا متزايدًا في السنوات الأخيرة.
“[Jotform الأعمال] ربطنا أكثر بمجتمعنا”، تقول سمولز.
يحدد سير العمل تلقائيًا ما إذا كان المتقدم مؤهلاً للحصول على خدمات الدعم. إذا تم اعتباره مؤهلاً، يتم إرسال معلومات المتقدم تلقائيًا إلى العضو المعني في فريق YWCA، الذي يمكنه المتابعة بالخطوات التالية في عملية التقديم.
إذا لم يكن شخص ما مؤهلاً، فإن رسالة بريد إلكتروني آلية توضح السبب وتقترح إجراءات قد تساعده على أن يصبح مؤهلاً وترتبط بدليل يحتوي على موارد محتملة أخرى.
يساعد وكيل ذكاء اصطناعي من Jotform يُدعى Gabby أيضًا المتقدمين على التنقل في العملية. متصلاً بنماذج الاستفسار عن الموارد والاتصال، يجيب Gabby على الأسئلة الشائعة ويوجه الزوار إلى المعلومات ذات الصلة في دليل الموارد. هذا يقلل من العمل المتكرر للموظفين من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ويساعد أفراد المجتمع في العثور على المعلومات التي يبحثون عنها بسرعة أكبر.
منصة تتوسع مع المهمة
تدعم النماذج وسير العمل أكثر من مجرد برامج المساعدة الطارئة. عملية الترشيح السنوية لجوائز الإنصاف في المنظمة، والتي كانت في السابق قائمة على الورق، تعمل الآن رقميًا.
يستخدم الموظفون التكاملات مع Excel وOneDrive لمشاركة معلومات محددة مع أصحاب المصلحة الخارجيين. تسمح هذه التكاملات للحكام من خارج المنظمة، بما في ذلك أفراد المجتمع والسياسيين المحليين، بالوصول إلى معلومات ترشيحات الجوائز دون الحصول على إمكانية الوصول إلى النظام الداخلي الكامل للمنظمة.
توفر تواقيع Jotform طريقة سهلة لجمع التوقيعات للإصدارات الإعلامية وموافقات الدفع واتفاقيات الوالدين لبرامج التعلم المبكر. تمنح جداول Jotform الموظفين مكانًا مركزيًا لتتبع الطلبات ومراقبة تقدم سير العمل وتخزين البيانات بشكل آمن. تتيح لهم وحدة تحكم المسؤول في Jotform الأعمال إدارة المستخدمين وتحديث الإعدادات على مستوى المنظمة.
“إذا كنت تبحث عن برنامج يمكنك تخصيصه لجميع الأشياء المختلفة التي تقوم بها، فإن [Jotform الأعمال] هو الخيار”، تقول سمولز.
البناء نحو مستقبل أفضل
اختارت YWCA Greater Pittsburgh Jotform ليس فقط لمواجهة تحدياتها الحالية ولكن أيضًا لتحقيق أهدافها المستقبلية. بالنسبة لقادة المنظمات غير الربحية، قد تكون هذه هي الميزة الأكثر قيمة على الإطلاق: منصة يمكن أن تتطور جنبًا إلى جنب مع برامج المنظمة وشراكاتها واحتياجات المجتمع.
كتابة تعليق: