Case study results at a glance
عدد فرق Jotform الأعمال
14
عدد البرامج الأخرى التي تم استبدالها بـ Jotform الأعمال
6
عدد تطبيقات Jotform التي تم إنشاؤها
29
تصف شانون وايت قدرتها الخارقة في العمل بأنها “الإعجاب بالأشياء”؛ فعندما يعجبها منتج ما، تبحث فورًا عن طرق لتوظيفه في كل مكان. وكما اتضح، فإن Jotform كانت واحدة من تلك الأدوات التي نالت إعجابها.
تشغل وايت منصب مسؤولة الويب والمحتوى في مسرح اسكتلندا الوطني، وهي المؤسسة الرائدة للفنون الأدائية في البلاد. وينظم المسرح أكثر من 200 فعالية وعرض فني سنويًا، إلى جانب قيادة مشاريع للمشاركة المجتمعية وتأجير مساحات العروض وغيرها الكثير. وفي موسم 2025-2026 وحده، نجحت المؤسسة في الوصول إلى أكثر من 228,000 شخص.
تعرفت وايت على Jotform لأول مرة عندما كانت تبحث عن طريقة لأتمتة إرسال دعوات اجتماعات Zoom لمجموعة عمل داخل المسرح. ومع بدء استخدامها للمنصة، تصف التجربة قائلة: “تطورت الأمور بسرعة كبيرة منذ تلك اللحظة. كنت أتساءل باستمرار: ماذا يمكن لهذه الأداة أن تفعل أيضًا؟ لا شك أن لديها إمكانات أكبر بكثير”.
وسرعان ما أصبحت من أشد المناصرين لاستخدام Jotform في مكان عملها. وبدأت بالتعاون مع مدير العمليات، كريس لانغ، في استكشاف سبل دمج Jotform في جميع أنحاء المؤسسة لدعم أقسام الموارد البشرية، والمالية، والتطوير الفني، والمشاركة المجتمعية، وغيرها من الإدارات.
ويعلق لانغ على ذلك قائلًا: “كان من الواضح جدًا بالنسبة لي حجم القيمة التي يمكن أن تضيفها المنصة لمختلف أقسام المؤسسة”. وبعد شهرين فقط من استخدام الباقة الذهبية من Jotform، أدرك الاثنان حاجتهما الفعلية للترقية إلى باقة Jotform الأعمال، وبدآ بالفعل في مناقشة “البرامج الأخرى التي يمكن الاستغناء عنها تمامًا”.
تحدي إدارة جيش كامل من المستقلين
تتمثل إحدى أكبر العقبات الإدارية التي تواجه مسرح اسكتلندا الوطني في إدارة مئات الموظفين المؤقتين الذين يستعين بهم سنويًا. فبينما يمتلك المسرح فريق عمل أساسيًا، إلا أن الممثلين وطاقم العمل والفنيين وغيرهم من العاملين في الإنتاج هم جميعًا من المستقلين.
هذا يعني أن على إدارة المسرح متابعة شؤون الموارد البشرية والرواتب والعمليات اللوجستية والتواصل لنحو 400 مستقل كل عام، وغالبًا ما يتم ذلك أثناء تنقل الفرق الفنية في جولاتها، أو خلال زياراتها للمدارس، أو مشاركتها في الفعاليات المجتمعية.
قبل الاعتماد على Jotform، كان موظفو المسرح يجمعون البيانات عبر مستندات Microsoft Word؛ حيث يرسلون الملفات عبر البريد الإلكتروني إلى المستقلين ليقوموا بتعبئة بياناتهم وإعادة إرسالها مرة أخرى.
كانت هذه الطريقة تستغرق وقتًا طويلًا وتكثر فيها الأخطاء، فضلًا عن افتقارها لمعايير الأمان المناسبة. كما كان من الصعب ضمان التزام الجميع بإكمال البيانات المطلوبة وإعادتها، ولم تكن هناك أي وسيلة لعرض كافة المعلومات في مكان واحد. أضف إلى ذلك أن أذونات Microsoft كانت تعقّد عملية مشاركة الملفات مع أشخاص من خارج الفريق الأساسي، وهو ما يوضحه لانغ بقوله: “لا توفر بيئة Microsoft مرونة كافية للتعامل مع دخول وخروج الأفراد المؤقتين إلى مؤسستك”.
ومع Jotform، تمكن الفريق بسهولة من تحويل مستندات Word تلك إلى نماذج إلكترونية آمنة يمكن مشاركتها مع أي شخص، لكن طموحهم لم يتوقف عند هذا الحد.
تقول وايت: “في تلك المرحلة تحديدًا، اكتشفنا ميزة التطبيقات”.
الحل في تطبيقات الجوال المخصصة للعروض والأقسام
كانت تطبيقات Jotform هي الضالة التي ينشدونها تمامًا. فبفضل أداة بناء تطبيقات الجوال السهلة التي لا تتطلب أي برمجة، تمكن كل من وايت ولانغ من إنشاء منصات موحدة تجمع كل الموارد التي يحتاجها الموظفون والمستقلون، بما في ذلك النماذج والروابط والملفات المهمة. ومن خلال حسابهم في Jotform الأعمال، استطاعوا ضبط صلاحيات الوصول للنماذج والبيانات بدقة، لضمان عدم الاطلاع عليها إلا من قِبل الأشخاص المصرح لهم بذلك.
تطبيقات التهيئة والموارد البشرية
ولتسهيل إجراءات انضمام المستقلين الجدد وتهيئتهم للعمل، جمع وايت ولانغ كافة النماذج المطلوبة منهم في تطبيق واحد يسهل الوصول إليه.
توضح وايت حجم العمل قائلة: “نضطر لجمع كم هائل من البيانات بطرق شتى ومن أشخاص كثر؛ فنحن بحاجة إلى إقرارات صحية، وبيانات شخصية، وتفاصيل للحسابات البنكية”. ومن خلال جمع كافة نماذج التهيئة في تطبيق واحد من Jotform، أصبح بإمكان الممثلين وطاقم العمل العثور على كل ما هو مطلوب منهم في مكان واحد، مما شجعهم على إرسال المعلومات الضرورية دون تأخير. كما يمكنهم تثبيت التطبيق على الشاشة الرئيسية لهواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر للوصول إليه بضغطة زر.
أصبح لدينا نظام متكامل يخدم مسؤولي التوظيف والموظفين والجميع، لإدارة إجراءات الانضمام للمؤسسة أو مغادرتها بكل سلاسة.
كريس لانغ، مدير العمليات، مسرح اسكتلندا الوطني
وتضيف وايت: “يمكنك وضع كل شيء في لوحة تحكم واحدة تقريبًا، ليتمكنوا من استخدامها عبر هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم، وفي النهاية ستصلك جميع البيانات بنفس الطريقة المنظمة”.
ويؤكد لانغ ذلك بقوله: “أصبح لدينا نظام متكامل يخدم مسؤولي التوظيف والموظفين والجميع، لإدارة إجراءات الانضمام للمؤسسة أو مغادرتها بكل سلاسة”.
تطبيقات مخصصة لكل عرض فني
يحتاج الفريق أيضًا إلى مشاركة معلومات حيوية مع الممثلين وأفراد الطاقم وغيرهم من العاملين في عروض فنية محددة. ولهذا الغرض، ينشئ الفريق تطبيقًا خاصًا لكل عرض يتيح للمشاركين فيه الوصول إلى كافة النماذج التي يتعين عليهم تعبئتها طوال فترة العرض، إلى جانب الموارد المساندة الأخرى. فبالإضافة إلى نماذج التهيئة، تضم تطبيقات العروض ما يلي:
- جداول البروفات والعروض
- خرائط وإرشادات الوصول إلى أماكن التدريب والمسارح
- جهات الاتصال المهمة للتواصل عند الحاجة
تقول وايت: “يجدون ملخصًا كاملًا لجدولهم الزمني أمامهم مباشرة، بالإضافة إلى أرقام الهواتف للتواصل مع المسؤولين الرئيسيين في فريق الإنتاج أو فريق المسرح الوطني، وحتى التفاصيل البسيطة مثل كلمات مرور شبكة Wi-Fi. لقد أصبح التطبيق بمثابة الدليل المرجعي الشامل لهم طوال فترة البروفات”.
تطبيقات لوحات التحكم الخاصة بالأقسام
أدرك كل من وايت ولانغ إمكانية استثمار تطبيقات Jotform أيضًا لإنشاء لوحات تحكم بالبيانات لمختلف الأقسام. ففي Jotform، تُحفظ جميع ردود النماذج تلقائيًا داخل جداول Jotform، حيث يمكن لفرق العمل تنظيم البيانات المرسلة واستعراضها بسهولة. ومن خلال Jotform الأعمال، تستطيع المؤسسة كذلك إنشاء مساحات عمل عبر فرق Jotform لتجميع النماذج والجداول والملفات الأخرى حسب الوظيفة أو القسم. ويضم المسرح حاليًا 14 مساحة عمل للفرق، تشمل التطوير الفني، وإدارة المباني، والمشاركة الإبداعية، والتوظيف والموارد البشرية، والمالية، واختيار الممثلين، ومديري الفرق المسرحية.
هذه التطبيقات فكرة عبقرية بحق.
شانون وايت، مسؤولة الويب والمحتوى، مسرح اسكتلندا الوطني
وجدت وايت ولانغ أنه بإمكانهما دمج عدة جداول معًا داخل التطبيقات لتقديم نظرة شاملة على البيانات الواردة من نماذج متعددة، بدلًا من الاضطرار للرد المستمر على استفسارات الموظفين حول الردود المستلمة.
وتشرح وايت هذه الفكرة قائلة: “نحن نستخدم التطبيقات كلوحات تحكم؛ فإذا كان لدينا قسم يتعامل مع عدة نماذج، نصمم له لوحة تحكم خاصة تضم روابط لجميع جداوله في مكان واحد. هذا يسهّل عليهم عملهم كثيرًا، ويريحني أنا أيضًا”.
وبدلًا من عناء البحث عن الروابط أو الملفات المفقودة وسط رسائل البريد الإلكتروني، يمكن للموظفين العودة مباشرة إلى لوحة التحكم في التطبيق للاطلاع على أحدث البيانات الواردة من جميع نماذجهم في واجهة واحدة.
وتختم وايت حديثها عن هذه الميزة بقولها: “هذه التطبيقات فكرة عبقرية بحق”.
ثمار التجربة في توفير الوقت وتبسيط الإدارة وفتح آفاق النمو
بفضل Jotform الأعمال، نجح كل من وايت ولانغ في تحويل مجموعة من الإجراءات اليدوية المتفرقة إلى نظام مركزي متكامل لإدارة المعلومات. أصبح بإمكان المستقلين الآن العثور على النماذج والموارد التي يحتاجونها في مكان واحد أينما كانوا، كما يستطيع الموظفون الاطلاع على أحدث البيانات المرسلة فورًا دون الحاجة إلى التنقيب وسط رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات. هذا التغيير وفّر الكثير من الوقت الذي كان يضيع في ملاحقة المعلومات، ليتفرغ الفريق للتركيز على العروض الفنية وبرامج المسرح.
اتضح لنا جليًا أن منصة Jotform كانت تتطور وتنمو معنا خطوة بخطوة.
شانون وايت، مسؤولة الويب والمحتوى، مسرح اسكتلندا الوطني
إن ما بدأ كخطوة بسيطة لأتمتة دعوات الاجتماعات قد توسع اليوم ليصبح 14 مساحة عمل للفرق تدعم مختلف أقسام المؤسسة، إلى جانب تطبيقات مخصصة لتهيئة المنضمين الجدد، وأخرى لكل عرض فني، ولوحات تحكم خاصة بالأقسام. كما منحت ضوابط الوصول المبنية على الأدوار الوظيفية للمؤسسة تحكمًا أدق في تحديد من يحق له الاطلاع على البيانات الحساسة.
ومع Jotform الأعمال، بات الفريق يمتلك منصة مرنة يمكنه البناء عليها باستمرار. وقد حدث مرارًا أن تمنت وايت وجود ميزة معينة، لتتفاجأ بإطلاق تلك الميزة تحديدًا بعد فترة وجيزة.
تقول وايت عن ذلك: “اتضح لنا جليًا أن منصة Jotform كانت تتطور وتنمو معنا خطوة بخطوة”. فبدلًا من البحث عن أداة خارجية منفصلة كلما ظهرت حاجة جديدة، يواصل الفريق ابتكار طرق جديدة للاستفادة من Jotform، مستمرين على نفس النهج والشغف الذي بدأ القصة كلها: “ما الذي يمكن لهذه المنصة أن تقدمه لنا أيضًا؟”
هل تودون اكتشاف ما يمكن أن يقدمه Jotform الأعمال لمؤسستكم؟ تعرفوا على المزيد حول عروض Jotform للمؤسسات غير الربحية، بما في ذلك خصم بنسبة 30 بالمئة على باقات الأعمال.
كتابة تعليق: