بدأت قصة إدوين رويز مع الشطرنج عندما كان في الصف الثالث الابتدائي خلال أحد الأنشطة المدرسية الإضافية. وبعد مرور سنوات، عاد ليتابع شغفه، لكن بهدف أعمق هذه المرة: أن يغرس هذا الحب نفسه في قلوب الطلاب، ويساعدهم على تنمية مهارات التفكير النقدي وبناء ثقتهم بأنفسهم، سواء أمام رقعة الشطرنج أو في حياتهم اليومية.
في عام 2022، أسس رويز نادي Day & Knight Chess Club، وهو منظمة غير ربحية في جنوب كاليفورنيا تقدم برامج ما بعد المدرسة، ودروساً أكاديمية، وتوجيهاً وتدريباً، بالإضافة إلى تنظيم بطولات لتطوير لاعبي الشطرنج من مختلف المستويات. وفي العام الماضي وحده، نجحت المنظمة في الوصول إلى أكثر من 3,000 طالب في مناطق كورونا، وجليندورا، وريفرسايد، وبومونا.
ومع توسّع برامج النادي، تحولت إدارة طلبات التسجيل والمدفوعات إلى عبء يستهلك الكثير من الوقت. وهنا جاء دور Jotform ليساعد النادي على جمع هذه الخطوات في مكان واحد، مما منح الفريق وقتاً أطول للتركيز على مهمته الأساسية وهي التعليم.
نادي Day & Knight للشطرنج: أبرز النتائج في لمحة
عمليات التسجيل
تصميم تجربة تسجيل سلسة تجمع بين طلبات الانضمام، وإقرارات إخلاء المسؤولية، والمدفوعات في خطوة واحدة
تنظيم البطولات
تسجيل أكثر كفاءة وسرعة للاعبين من جميع المستويات
العمليات الداخلية
توفير الوقت الضائع في جمع البيانات من أدوات إدارية متفرقة وغير مترابطة
عملية تسجيل معقدة تتطلب الكثير من الخطوات
قبل الاعتماد على Jotform، كانت عملية التسجيل تتطلب التعامل مع عدة إجراءات منفصلة في وقت واحد. فقد كان أولياء الأمور يرسلون بيانات التواصل الخاصة بهم أولاً، ثم يدفعون الرسوم عبر تطبيقات مثل Venmo أو Zelle، وبعدها يرسلون إقرارات إخلاء المسؤولية عبر ملفات PDF أو أدوات التوقيع الإلكتروني. وفي النهاية، كان على موظفي النادي جمع كل هذه المعلومات يدوياً ومطابقتها لتحديث قوائم الطلاب.
ومع تزايد أعداد المشاركين، صارت متابعة التسجيلات والمدفوعات، ومطابقة المستندات، وتحديث القوائم مهمة شاقة يصعب السيطرة عليها. فكثيراً ما كانت تسقط أسماء بعض الطلاب سهواً أثناء إدخال البيانات، أو تُسجَّل معلوماتهم بطريقة غير صحيحة.
إحكام السيطرة على التسجيل والعمليات الإدارية
أحدثت Jotform نقلة نوعية في طريقة انضمام الطلاب إلى نادي Day & Knight للشطرنج، بعدما جمعت خطوات التسجيل وإقرارات إخلاء المسؤولية والمدفوعات في نموذج واحد مبسّط.
أصبح بإمكان أولياء الأمور إتمام التسجيل، ودفع الرسوم، وتوقيع الإقرارات من خلال نموذج واحد فقط وفي خطوة واحدة. وبفضل ميزات الأتمتة، تنتقل بيانات الطلاب مباشرة إلى جداول بيانات Google Sheets، ليحصل مسؤولو المدارس والمدربون على قوائم محدّثة باستمرار، مع تقليل العمل اليدوي وأخطاء إدخال البيانات إلى الحد الأدنى.
وامتدت هذه السهولة لتشمل التسجيل في البطولات أيضاً؛ إذ اعتمد الفريق على ميزة المنطق الشرطي لتخصيص الأسئلة حسب حالة كل متنافس ومستوى خبرته. وبهذه الطريقة، استطاع النادي استيعاب لاعبين بمستويات مهارية متفاوتة دون إجبار الجميع على الإجابة عن الأسئلة نفسها.
كما سهّلت Jotform إجراءات التسجيل في بطولات نادي Day & Knight للشطرنج من خلال ضبط المنطق الشرطي ليعرض الأسئلة بناءً على وضع كل لاعب وخبرته؛ فلا يظهر للاعب سوى الأسئلة التي تخصه، مما جعل التسجيل أسرع وأكثر ملاءمة لكل مشارك.
وإلى جانب طلبات التسجيل، تساعد Jotform النادي على إدارة المعاملات الورقية الخاصة بالمدربين وتقارير البرامج في مكان واحد. فتحفظ النماذج الرقمية السجلات بطريقة منظمة، وتمنح الفريق رؤية أوضح لسير العمل في مختلف البرامج.
وعندما ربط النادي هذه الإجراءات التي كانت تتطلب في السابق أدوات منفصلة ومتابعة يدوية مستمرة، حصل المشاركون على تجربة تسجيل أكثر احترافية، بينما وفّر الفريق الكثير من الوقت الذي كان يضيع في إدخال البيانات وترتيب الأوراق.
استعادة الوقت للتركيز على الطلاب
كان المكسب الأكبر لنادي Day & Knight للشطرنج هو استعادة الوقت لتوجيه كامل اهتمامه نحو الأهم، وهم طلابه.
يقول رويز، رئيس ومؤسس نادي Day & Knight للشطرنج: «ساعدتنا Jotform على توفير الكثير من الوقت الثمين وتبسيط إجراءاتنا بالكامل. والآن، بات بإمكاننا التركيز على هدفنا الأساسي، وهو ترك أفضل أثر ممكن في حياة طلابنا ومجتمعنا».
كتابة تعليق: