لقد ولت أيام تحرير النماذج سطرًا تلو الآخر في معالجات النصوص أو دمج وإلغاء دمج الخلايا غير العملية في قوالب جداول البيانات.
يجب أن تكون نماذج شركتك – وخاصة تلك الملزمة قانونًا مثل أوامر الشراء – سهلة الوصول إليها ومصقولة وحديثة. ولحسن الحظ، أصبح منشئو النماذج مثل Google Forms يسمحون الآن لأصحاب الأعمال بتصميم الأعمال الورقية الرقمية بسرعة وكفاءة دون الحاجة إلى إعادة تنسيق أوراق Excel، أو تعلم Adobe Acrobat، أو إتقان البرمجة المعقدة.
تعد نماذج Google مفيدة لأصحاب الأعمال الذين بدأوا للتو ويحتاجون إلى حلول خفيفة ومرنة للعمليات التجارية الروتينية. في الواقع، يعد تقديم طلب شراء عبر نماذج Google طريقة بسيطة لتبسيط عملية التحصيل والشراء، مما يؤدي إلى إنشاء أساس متين لسير عمل الموافقة على أمر الشراء.
ما هو نموذج طلب الشراء؟
يقوم المشتري بملء نموذج طلب شراء لإبلاغ البائع بالمنتجات التي يريد شراءها، بما في ذلك الكمية التي يطلبها والسعر المفضل. وبمجرد موافقة البائع على شروط البيع، يقوم بالتوقيع على المستند، مما يجعله ملزمًا قانونًا. يعمل أمر الشراء بعد ذلك كسجل وكعقد يوضح الشروط التي وافق عليها الطرفان.
كما يمكنك أيضًا التفكير في طلبات الشراء باعتبارها مقدمة للفواتير. ترسلها الشركات إلى البائعين والموردين لتحديد شروط البيع قبل الشراء، سواء كانوا يشترون المنتجات على الفور أو في المستقبل. عند استيفاء شروط أمر الشراء، يرسل البائع فاتورة.
قبل إرسال أمر شراء إلى أحد الموردين، يجب على العديد من أصحاب المصلحة مراجعته، مثل مدير قسم المحاسبة أو المشتريات أو المدير المالي إذا كان السعر مهمًا بشكل خاص.
تمنع عملية الموافقة الفعالة حدوث مشكلات في التدفق النقدي من خلال ضمان وجود أموال كافية للمشتريات الضرورية وإبقاء الأقسام مسؤولة عن نفقاتها. يمكن للعديد من خيارات البرامج أتمتة عملية الموافقة هذه، وتوفير الورق واستعادة الوقت الذي قد تقضيه في إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة.
ولكن، بالطبع، قبل الموافقة على النماذج، تحتاج إلى إنشائها.
قم بإنشاء طلب شراء بنماذج Google
لبدء استخدام نماذج Google، ستحتاج إلى حساب Google. وبمجرد حصولك على حساب ستصبح جاهزًا لإنشاء طلب شراء لنماذج Google.
فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها:
- انتقل إلى docs.google.com/forms.
- حدد قالبًا. وعلى الرغم من أن هذه خطوة اختيارية — يمكنك أيضًا إنشاء نموذج من البداية — إلا أنه يمكنك العثور على قوالب مجانية عبر الإنترنت تمنحك بداية جيدة. وتقدم نماذج Google أيضًا قوالب مجانية يمكنك تعديلها.
- اصنع نموذجًا. إذا لم تكن مهتمًا باستخدام قالب، ما عليك سوى النقر فوق الزر “فارغ Blank” في نماذج Google لإنشاء نموذج فارغ جديد.
- أضف الحقول الضرورية. قم بتجربة مجموعة متنوعة من أنواع الأسئلة لمعرفة أيها أفضل لجمع أنواع مختلفة من المعلومات. من المحتمل أنك ستستخدم تنسيقات الإجابة القصيرة والاختيارات المتعددة في أغلب الأحيان؛ كما يمكنك استخدام تنسيق الإجابة القصيرة لأرقام بطاقات الائتمان وخيار الاختيار المتعدد لتحديد نوع الدفع.
تأكد من تضمين جميع التفاصيل التي سيحتاجها البائعون لتحديد المنتجات أو الضائع وإرسال الفاتورة.
هذه بعض الحقول الشائعة التي يجب تضمينها:
- رقم طلب الشراء
- تاريخ التسليم والمكان
- عناوين الفواتير لشركتك والبائع
- شروط الدفع
- أسماء وأرقام النماذج وكميات المنتجات
- الضرائب والخصومات والرسوم والسعر الإجمالي
نصيحة محترف
قم بتجميع الحقول ذات الصلة معًا في أقسام، مثل طريقة الدفع وتاريخ الاستحقاق.
- . تخصيص النموذج. يمكنك إضافة صور إلى نماذج Google وتغيير اللون والخط. أضف شعار شركتك لإضفاء مظهر أكثر احترافية على النموذج الخاص بك. يمكنك النقر على خيار المعاينة لترى كيف يبدو أثناء عملك.
6. اختبر النموذج الخاص بك. أرسل النموذج إلى عدد قليل من الأشخاص داخل شركتك – وخاصة أولئك المشاركين في الموافقات على أوامر الشراء – للحصول على اقتراحاتهم حول كيفية تحسينه. وتخلص من أكبر قدر ممكن من التشتيت أثناء عملية ملء النموذج – فسيقدر البائعون ذلك.
- ابدأ في الإرسال. يمكنك إرسال طلب شراء بنماذج Google مباشرةً إلى المعتمدين ثم إلى الموردين لاحقًا عبر البريد الإلكتروني أو عبر رابط قابل للمشاركة.
استخدم Jotform لإنشاء طلبات الشراء
تعد نماذج Google لطلبات الشراء مفيدة للشركات الصغيرة نظرًا لأن التنسيق مألوف لدى البائعين وسهل بما يكفي ليستخدمه أي شخص. ومع ذلك، تفتقر نماذج Google إلى الميزات التي يمكنها تبسيط عملية الشراء بشكل أكبر.
على سبيل المثال، لا توجد طريقة مباشرة للموردين لإضافة التوقيعات الإلكترونية للموافقة على طلبات الشراء في نماذج Google. وبالإضافة إلى ذلك، قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى يظهر النموذج الخاص بك بالشكل الذي تريده تمامًا – وهو الوقت الذي يمكنك تخصيصه لمهام أخرى.
لتسريع الأمور، جرب أحد نماذج طلبات الشراء العديدة في Jotform. يمكنك تعديل هذه القوالب في منشئ النماذج وإضافة مجموعة متنوعة من عمليات التكامل التي تعمل على توسيع قوة النموذج الخاص بك – سواء كنت تريد إرفاق ملفات، أو إضافة توقيعات إلكترونية، أو الاتصال ببرامج إدارة مكان العمل الأخرى.عندما تنتهي من البناء، ارتقِ بوظائف النموذج الخاص بك إلى مستوى أعلى من خلال تصديقات Jotform. في نظام سير العمل هذا، تصبح نماذج طلبات الشراء الخاصة بك أساسًا لعملية الموافقة التي يمكنك تخصيصها من خلال واجهة السحب والإفلات. كما يمكنك إضافة الموافقين والشروط والإشعارات لإعداد عملية موافقة سلسة.
تتيح لك ميزة تعيين النماذج في Jotform تفويض النماذج لأعضاء الفريق، بينما تعمل التذكيرات والشروط المضمنة على إبقاء الجميع على المسار الصحيح وفي الوقت المحدد. ويمكنك الإشراف على كل خطوة من خلال تطبيق نماذج Jotform للهاتف على أي جهاز.
سيؤدي جمع طلبات الشراء الخاصة بك تحت مظلة واحدة إلى تبسيط عملية الشراء، لتحصل على سلاسة تساعدك على بناء علاقات جيدة مع البائعين لديك.
راجع أيضًا دليل Jotform التفصيلي حول: نماذج Google
كتابة تعليق: