إنشاء نماذج إلكترونية مجانًا

النموذج الإلكتروني هو نسخة عبر الإنترنت من النموذج الورقي التقليدي. تؤدي النماذج الإلكترونية نفس الوظائف وتخدم نفس الأغراض مثل النماذج الورقية، مع إزالة القيود المرتبطة بالورق والقلم. تسمح النماذج الإلكترونية للمؤسسات بجمع الردود بشكل أسرع وأسهل وأكثر كفاءة — مع تقليل بصمتها الكربونية.

بينما يفضل بعض المستخدمين النماذج الورقية، هناك العديد من الفوائد التي تجعل النماذج الإلكترونية الطريقة الأفضل، بما في ذلك:

• تقليل النفايات.
• تقليل التكاليف.
• نتائج أسرع.
• وصول أسهل — من أي مكان وفي أي وقت.
• إتمام أسهل.
• تحميل المعلومات تلقائيًا.
• جمع المدفوعات عبر الإنترنت.

هذه الفوائد وغيرها تجعل النماذج الإلكترونية الخيار الأول للعديد من الشركات. مع النماذج الإلكترونية، كل ما عليك فعله هو إنشاء نموذج وإرساله رقميًا إلى عملائك أو زملائك أو أعضاء فريقك. هذه النماذج يمكن الوصول إليها بغض النظر عن موقعك الجغرافي أو المنطقة الزمنية أو الجهاز المستخدم.

هناك بعض الفروقات الكبيرة بين النماذج الورقية والإلكترونية. مع الوصول إلى الموارد عبر الإنترنت، تعتبر النماذج الإلكترونية أكثر مرونة وقوة بكثير من نظيراتها الورقية. إليك بعض الفروقات الأساسية:

• تضمن الدقة. يمكنك إعداد المستندات الإلكترونية بحيث تقبل أنواع معينة من البيانات فقط، مما يضمن عدم وجود أخطاء محتملة أو حقول مفقودة أو معلومات غير كاملة. وهذا يوفر لك الوقت والجهد الذي كنت ستقضيه في تصحيح هذه المشكلات.
• يمكنك إرسالها على الفور. لا يوجد انتظار ولا تأخير ولا عوائق. ما عليك سوى إنشاء الاستبيان وإرساله وجمع الردود من أي مكان وفي أي وقت.
• إنها متاحة للجميع. يمكنك الوصول إلى النماذج الإلكترونية أينما كنت. استخدم جهاز الكمبيوتر المكتبي أو الجهاز المحمول أو الجهاز اللوحي لملء النماذج وإنشائها وإرسالها إلى أي شخص يحتاجها.
• لا تنتج نفايات. على عكس النماذج الورقية، توجد النماذج الإلكترونية بالكامل على الإنترنت. وهذا يعني أنه لا حاجة لاستخدام الحبر والورق وما إلى ذلك. كما أن النماذج الإلكترونية قابلة لإعادة الاستخدام، لذا لا داعي لتبديد الموارد لإعادة إنشاء نموذج موجود بالفعل.
• تتكامل مع البرمجيات. النماذج الإلكترونية مرنة، وتتكامل بسهولة مع برامج مثل برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM)، والتخزين السحابي، وحتى برامج تنظيم البيانات، مثل جداول Jotform. هذا يجعل جمع النتائج وإرسالها وتحليلها أسهل من أي وقت مضى.

قد تكون النماذج الورقية مفيدة في بعض الحالات، لكن المزايا التي توفرها النماذج الإلكترونية تجعلها الخيار المفضل لأي مؤسسة حديثة.

هناك الآلاف من أنواع النماذج الإلكترونية، لكل منها غرضه وتصميمه الخاص. يمكنك بسهولة إنشاء النماذج الإلكترونية وتحريرها وتصميمها لتناسب احتياجاتك. بينما يختار البعض إنشاء نماذجهم من الصفر، يسعى الكثيرون إلى خيار أسرع وأسهل من خلال قوالب النماذج الإلكترونية. توفر لك هذه القوالب الوقت والجهد، مع تصاميم تناسب العديد من أنواع النماذج الشائعة، بما في ذلك

• نماذج الاتصال
• نماذج الطلبات
• نماذج التبرع
• نماذج التسجيل
• نماذج التقديم عبر الإنترنت.

تقدم Jotform هذا النوع من قوالب النماذج — بالإضافة إلى آلاف النماذج الأخرى — التي يمكنك تخصيصها وتعبئتها وإرسالها إلكترونيًا. إذا كان هناك نموذج تحتاجه، فمن المحتمل أن يكون هناك قالب متاح له.

مع تزايد شعبية النماذج الإلكترونية، ازدهر سوق أدوات إنشاء النماذج الإلكترونية. هناك العديد من الخيارات المتاحة التي تتيح لك إنشاء نماذجك الخاصة. تشمل بعض أفضل الخيارات ما يلي:

• Jotform
• PandaDoc.
• Typeform
• monday.com
• Jolt.

ومع ذلك، هناك المئات من الأدوات المختلفة المتاحة إذا لم تناسبك أي من هذه الخيارات. تأكد من البحث عن حلول تقدم أكثر من مجرد إنشاء النماذج الإلكترونية، مع ميزات مثل التوقيعات الإلكترونية، وأتمتة الموافقات، وتقارير البيانات، وتحرير ملفات PDF.

غالبًا ما يجب أن تفي النماذج الإلكترونية بعدد من متطلبات الامتثال لتكون مناسبة للاستخدام المهني. تحمي التدابير الأمنية المختلفة، مثل التشفير وبروتوكولات الأمان المختلفة، النماذج الإلكترونية للحفاظ على معلوماتك آمنة. يمكنك حتى حماية النموذج بكلمة مرور، مما يضيف طبقة أخرى من الأمان والخصوصية إلى نموذج آمن بالفعل.

على الرغم من أن تصميم النموذج ليتناسب مع احتياجاتك أمر مهم، إلا أن هناك بعض العناصر التي يجب مراعاتها للمساعدة في تحسين تجربة المجيب ومعدل الإكمال. هذه التغييرات الصغيرة تُحدث فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بالحصول على النتائج التي تريدها.

• اجعلها بسيطة. كلما قلّت حقول النموذج، قلّ تخويف المستخدمين. يميل المستخدمون إلى ملء نماذج أقصر من النماذج الطويلة، لذا فكّر في المعلومات التي تحتاجها أكثر عند تصميم نموذج.
• ابدأ بالأسئلة البسيطة وأضف الأسئلة المعقدة في النهاية. اجعل المستخدمين يبدأون النموذج بأسئلة بسيطة، مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، وغيرها. ترك الأسئلة الأكثر تعقيدًا لنهاية النموذج يساعد المستخدمين على الالتزام بتعبئة النموذج أولاً، مما يزيد من فرص إكماله.
• اطلب المعلومات الأساسية فقط. إذا جعلت كل حقل إلزاميًا، فقد يثني ذلك المستخدمين عن تعبئة النموذج. لا يرغب المستجيبون في قضاء وقت طويل على النماذج، وبالتأكيد لا يريدون تقديم الكثير من المعلومات.
• قم بتمكين الملء التلقائي والتحقق من صحة الحقول داخل النموذج. تساعد هذه الميزات في جعل تعبئة النماذج أسرع وأكثر دقة للمستخدمين، مما يتيح لهم تجنب الأخطاء غير المقصودة أثناء إدخال المعلومات الأساسية.
• أعطِ الأولوية لتصميم متوافق مع الهواتف المحمولة. من المرجح أن يكون معظم المستخدمين يشاهدون نموذجك على هواتفهم أو أجهزتهم المحمولة. تأكد من تصميم نموذجك بأسلوب يركز على الهواتف المحمولة لزيادة احتمالية إكماله.
• لا تطلب أرقام الهواتف. طلب رقم الهاتف يجعل المستخدمين يعتقدون أنك ستتصل بهم أو ترسل لهم رسائل نصية، حتى لو لم تكن تنوي ذلك. ضع علامة على هذا الحقل كخيار اختياري لتطمئن المستجيبين بأنك لن تتصل بهم بمكالمات غير مرغوب فيها.

إذا اتبعت هذه الممارسات المثلى، سيكون من الأسهل تعبئة النموذج، وسيرتاح المستخدمون عند تقديم معلوماتهم.