كيفية ملء السجل اليومي للسائق بشكل صحيح لتجنب غرامات وزارة النقل (DOT)

من الضروري أن يعرف السائقون المشمولون كيفية ملء السجل اليومي للسائق لتلبية معايير الإدارة الفيدرالية لسلامة ناقلات السيارات (FMCSA). يُعد سجل السائق، والمعروف أيضًا باسم سجل حالة الخدمة (RODS)، وثيقة حاسمة، وقد يؤدي فقده، أو عدم تحديثه أولاً بأول، أو ملؤه بشكل غير صحيح إلى فرض غرامات باهظة من وزارة النقل (DOT)، أو استبعاد السائقين من الخدمة، أو تخفيض تصنيف السلامة الذي يؤثر على الشركة بأكملها.

تتولى أجهزة التسجيل الإلكترونية (ELDs) الآن الكثير من عمليات التتبع تلقائيًا، لذلك من السهل الاعتماد على ذلك وافتراض أن السجلات اليدوية أصبحت شيئًا من الماضي. 

لكنها ليست كذلك. 

لا تزال القواعد الفيدرالية تتطلب من السائقين التجاريين معرفة كيفية ملء سجل السائق بشكل صحيح، وتصبح هذه المعرفة أساسية في اللحظة التي يتعطل فيها جهاز التسجيل الإلكتروني (ELD)، أو عندما يستوفي السائق شروط إعفاء الرحلات القصيرة، أو عند تشغيل معدات قديمة بمحرك تم تصنيعه قبل عام 2000. في أي من هذه الحالات، يكون السجل الورقي هو الحائل الوحيد بين السائق وارتكاب مخالفة للامتثال.

يوضح هذا الدليل خطوة بخطوة كيفية ملء السجل اليومي للسائق بدقة، حتى لا يترك أي عنصر فارغًا، ولا يتم حساب أي شيء بشكل خاطئ، ويكون بإمكان السائقين ومديري الأساطيل تقليل مخاطر المخالفات التي يمكن تجنبها على الطريق.

دليل خطوة بخطوة لملء السجل اليومي لمده 24 ساعة

يوضح هذا القسم عملية ملء السجل اليومي لمده 24 ساعة في خطوات زمنية متسلسلة. هذه هي الطريقة التي يتعامل بها السائق مع يوم دفتر السجل الخاص به.

1. إكمال معلومات الرأس الإدارية

تحتاج كل ورقة سجل إلى إكمال تعليمات دفتر السجل اليدوي التالية قبل بدء القيادة:

1. التاريخ: اليوم التقويمي بالتحديد الذي يغطيه السجل، حيث ترتبط كل حالة سجل خدمة (RODS) بفترة واحدة مدتها 24 ساعة.
2. إجمالي الأميال المقطوعة: إجمالي المسافة المقطوعة لذلك اليوم، وتُستخدم للمطابقة مع سجلات التوزيع والوقود.
3. أرقام الشاحنة والمقطورة: أرقام الوحدات المحددة للمركبة والمقطورة المستخدمة، حتى يتطابق السجل مع المعدات الموجودة بالفعل على الطريق.
4. اسم الناقل وعنوان المكتبي الرئيسي: الاسم القانوني وعنوان الناقل الذي يعمل السائق تحت إدارته، لتأكيد المسؤول عن الشحنة.
5. رقم وثيقة الشحن: بوليصة الشحن، أو قائمة الشحنة، أو رقم أمر الشحن المرتبط بالبضائع التي يتم نقلها.

2. تحديد ساعاتك على الشبكة الزمنيّة لـ 24 ساعة

تقليدياً، تتضمن صفحة دفتر السجل شبكة أفقية مقسمة إلى 24 عموداً كل منها يمثل ساعة واحدة، مع أربعة صفوف ممتدة على الجانب، صف لكل حالة خدمة: 

• خارج الخدمة (Off Duty)
• كبينة النوم (Sleeper Berth)
• القيادة (Driving)
• في الخدمة (بدون قيادة) (On Duty)

لكل تغيير في الحالة على مدار اليوم، يجب على السائق اتباع قواعد الرسم البياني للسجل الورقي. يرسم السائق خطًا عند الصف الذي يطابق تلك الحالة، وينقله لأعلى أو لأسفل في الوقت المحدد لتغير الحالة، ثم يرسم خطًا أفقيًا مستمرًا حتى يحدث التغيير التالي. 

يجب على السائق تحديد كل انتقال بحديث بواسطة خط رأسي يربط بين الصفين، بحيث تُقرأ الشبكة كخط واحد غير منقطع من منتصف الليل الذي يبدأ به اليوم إلى منتصف الليل الذي ينتهي به. 

الهدف هو الحصول على رسم بياني يوضح، بنظرة سريعة، ما كان يفعله السائق خلال كل دقيقة من اليوم، دون أي فجوات أو إدخالات متداخلة.

طريقة أخرى للقيام بذلك، للملاحظات الداخلية، هي استخدام جدول يحتوي على 24 صفًا لكل ساعة، وأربعة أعمدة لكل حالة من حالات الخدمة. يمكن للسائقين ملء حالة الخدمة مقابل صف الوقت الصحيح. 

إليك مثال على السجل اليومي لسائق DOT باستخدام نموذج السجل اليومي لسائق التوصيل من Jotform:

3. مطابقة وإجمالي ساعات عملك

في الجزء السفلي من الشبكة، توجد مساحة لحساب إجمالي الساعات المتقضاة في كل حالة من حالات الخدمة الأربع. 

هذا هو التدقيق الحسابي الذي يجريه كل مفتش. يجب أن يكون مجموع الإجماليات الأربعة يساوي 24 ساعة بالضبط. 

إذا كانت الإجماليات أقل أو أكثر، فهذا يشير إما إلى خطأ في التخطيط أو إدخال مفقود في مكان ما على الشبكة، وهي إحدى أسرع الطرق للمفتش لتحديد السجل على أنه غير دقيق. 

الاعتياد على جمع الساعات قبل إنهاء اليوم يساعد في اكتشاف هذه الأخطاء قبل أن تتحول إلى مخالفة.

4. الاعتماد والتوقيع على سجلك

الخطوة الأخيرة هي الأكثر أهمية من الناحية القانونية. 

بمجرد اكتمال اليوم المكون من 24 ساعة ومراجعة السائق للساعات، يوقع السائق باسمه الكامل في أسفل السجل للاعتماد والتأكيد على أن كل مدخل صحيح.

هذا التوقيع يعد اعتماداً قانونياً، ويعني أن السائق يتحمل المسؤولية عن دقة سجل ساعات الخدمة الخاص بـ FMCSA. 

يُعامل السجل غير الموقع كسجل غير مكتمل، بينما قد يعرض السجل الموقع الذي يحتوي على مدخلات غير دقيقة السائق لتهم التزوير، والتي تحمل عواقب أكثر خطورة بكثير من الغرامة العادية.

هل يمكنك استخدام Jotform بدلاً من الورق التقليدي؟

عادةً ما يُطلب من سائقي الرحلات الطويلة عبر الولايات الذين ينقلون البضائع عبر حدود الولايات استخدام أجهزة التسجيل الإلكترونية (ELDs) المتصلة بالمحرك. لكن هذا التكليف لا يشمل الجميع. 

ملايين السائقين معفون قانوناً، بما في ذلك:

• سائقو الرحلات القصيرة الذين يعملون ضمن نطاق محدد
• ناقلو المنتجات الزراعية
• السائقون الذين يقودون شاحنات بمحركات صُنعت قبل عام 2000 والتي تسبق متطلبات التوافق مع ELD

ولكن، إليك الجزء الذي يفاجئ العديد من السائقين المعفيين: لا تزال وزارة النقل (DOT) تتطلب سجلاً دقيقاً لحالة الخدمة منهم عند عدم استخدام بطاقات وقت الرحلات القصيرة، ولكن لا يوجد شيء في اللوائح ينص على أن السجل يجب أن يكون على ورق تقليدي. 

طالما أن السجل يتضمن نفس المعلومات التي يتضمنها سجل حالة الخدمة الورقي (RODS)، فإن التنسيق يكون مرناً.

وهنا يأتي دور قالب السجل اليومي لسائقي التوصيل من Jotform. 

إنها طريقة بدون أوراق للتعامل مع ما يفعله السجل الورقي تمامًا، ولكن دون الحبر الملطخ، والصفحات ممزقة، وخطر الضياع، والأخطاء الحسابية، والاندفاع في نهاية اليوم لمعرفة أين ذهب المستند.

يحل التوثيق عبر الإنترنت العديد من المشكلات عبر الفريق بأكمله.

على سبيل المثال:

• السائقون المالكون (Owner-operators): يحصلون على سجل يعيش على أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف أو الأجهزة الإلكترونية الأخرى الخاصة بهم، بدلاً من أوراق محشورة في صندوق القفازات، بحيث لا يوجد خطر فقدان صفحة قبل التفتيش مباشرة، ولا توجد إعادة حساب يدوية للساعات في نهاية يوم طويل.
• مديرو الأسطول والسلامة: يحصلون على رؤية لا يملكونها ببساطة مع الورق. بدلاً من ملاحقة السجلات الورقية من عشرات السائقين للتحقق من ثغرات الامتثال، تصل الإرسالات رقميًا ثم يمكن للمديرين مراجعتها وتخزينها وتدقيقها من مكان واحد.
• سائقو الشركة: يحصلون على نموذج يمكن تهيئته وبنائه بالفعل وفقًا للمعيار الصحيح، لذلك لا يوجد تخمين حول ما إذا كانوا قد ملأوا الحقول الصحيحة. إنها طريقة سريعة للإكمال بين التوقفات وتزيل خطر وجود سجل غير مكتمل أثناء الفحص على جانب الطريق.

كبديل للسجل الورقي، تم بناء النموذج حول نفس الهيكل الذي يتوقع المفتشون رؤيته، ولكن بشكل رقمي.

يتضمن النموذج:

• ترويسة FMCSA: مع حقول مخصصة لمعلومات الناقل، وأرقام المركبات والمقطورات، وتفاصيل وثائق الشحن، بحيث يقل احتمال إغفال الترويسة المطلوبة.
• شبكة حالة الخدمة على مدار 24 ساعة: حتى يتمكن السائقون من تسجيل ساعاتهم عبر جميع حالات الخدمة الأساسية الأربع مباشرة من شاشة الهاتف الذكي، دون الحاجة إلى رسم شبكة يدويًا.
• أنواع السجلات المدمجة: حتى يتمكن السائقون من تحديد نوع الاستثناء الدقيق الذي يعملون بموجبه، سواء كان ذلك استثناء جهاز التسجيل الإلكتروني (ELD)، أو سجلًا ورقيًا، أو تتبعًا داخليًا، بحيث يتطابق السجل مع حالة الامتثال الخاصة بهم.
• التوقيعات الإلكترونية: التي تستخدم تواقيع Jotform حتى يتمكن السائقون من اعتماد سجلهم باستخدام توقيع رقمي، وهي نفس خطوة الاعتماد المطلوبة في نهاية السجل الورقي.

سواء كان الشخص يدير أسطولًا يضم خمسين شاحنة أو يدير شاحنته الخاصة فقط، فإن الاعتماد على نموذج رقمي متوافق مع الهواتف المحمولة يجنب السائقين كابوس المعاملات الورقية التقليدية تمامًا. 

ألقِ نظرة على نماذج إدارة الأسطول المجانية ونماذج السائقين من Jotform للاطلاع على ما هو متاح لمديري الأساطيل والسائقين على حد سواء.

أخطاء سجل السجل الشائعة التي تتسبب في مخالفات وزارة النقل (DOT)

لا تحدث معظم أخطاء سجل السجل لأن السائقين يحاولون التلاعب بالنظام، بل هي هفوات صغيرة يمكن تجنبها وتدرب المفتشون على اكتشافها بسرعة. 

إليك أكثر مخالفات سجل السائق شيوًعا التي تظهر وفقًا للهيئة الفيدرالية لسلامة ناقلي السيارات (FMCSA):

• معلومات الترويسة المفقودة أو غير مكتملة: تصنف FMCSA مشكلات الشكل والأسلوب، مثل السجل الذي لا يتضمن الأميال المقطوعة أو لا يحتوي على المواقع، كواحدة من أكثر المخالفات المسجلة شيوعًا. يُعد وجود حقل فارغ في أعلى السجل، سواء كان رقم وثيقة شحن مفقودًا أو عنوان الناقل غير مكتمل، من أسرع الطرق للحصول على مخالفة، حيث يفحص المفتشون الترويسة حتى قبل النظر إلى شبكة البيانات. 
• السجلات غير الموقعة: يُعامل السجل الذي لا يحتوي على توقيع على أنه غير مكتمل، بغض النظر عن مدى دقة باقي المدخلات. ونظرًا لأن التوقيع يقر بصحة السجل، فإن السجل غير الموقع يمكن أن يخلق مشكلة امتثال، وتتعامل FMCSA مع سجل حالة الخدمة (RODS) المزيف أو غير المعتمد كمخالفة مستقلة تستوجب الغرامة.
• أخطاء الحسابات الرياضية: يجب أن يبلغ مجموع الحالات الوظيفية الأربع 24 ساعة بالضبط. وعندما لا تتطابق، يكون ذلك عادةً إشارة إلى خطأ في التخطيط أو تغيير في الحالة لم يتم تسجيله مطلقًا. ويعد هذا من أسهل الفحوصات التي يجريها المفتش، حيث يستغرق الأمر منه ثوانٍ معدودة لجمع الإجمالي والمقارنة.
• عدم التحديث إلى الحالة الحالية: تحدد الإدارة الفيدرالية لسلامة ناقلات السيارات (FMCSA) عدم تحديث سجل حالة الواجب للسائق كفئة مخالفة شائعة. يجب تسجيل كل تغيير في حالة الواجب على شبكة الرسم البياني في لحظة حدوثه، وليس تقديره بعد ذلك. السائق الذي ينسى تحديث حالته عند الانتقال من “القيادة” إلى “قيد العمل” ينتهي به المطاف بسجل لا يطابق الواقع، ويمكن التشكيك فيه أثناء التفتيش. 

بالإضافة إلى هذه الأسباب الأربعة، تشير بيانات المخالفات الخاصة بـ FMCSA أيضًا إلى أمور مثل:

• فشل السائقين في إضافة رقم وثيقة الشحن يدويًا
• الفشل في الاحتفاظ بمخزون من شبكات الرسوم البيانية الفارغة لحالة الواجب للحالات المعفاة من جهاز التسجيل الإلكتروني (ELD)

إليك المخالفات الشائعة، وفقًا لـ FMCSA مع الرموز الخاصة بها:

في الظروف التي لا يكون فيها السجل الورقي ضروريًا، تحل سجلات السائقين الرقمية الكثير من المخالفات المحتملة، مما يساعد في الحفاظ على أفضل سجل ممكن: