Microsoft Forms optimal für die Datenerfassung nutzen

Die Bedeutung von Daten für die Gesellschaft kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Daten sind notwendig, damit Unternehmen erfolgreich sind, damit das Gesundheitswesen floriert, damit Regierungsbehörden effektiv arbeiten und damit Pädagogen das Beste aus ihren Fähigkeiten machen können. Daten bieten Einzelpersonen und Organisationen gleichermaßen Einblicke und fördern die persönliche Entwicklung, das Engagement von Mitarbeitern und Studenten sowie das Unternehmenswachstum.

Es gibt eine Menge guter Tools und Methoden für die Datenerfassung. Unter diesen zeichnet sich Microsoft Forms durch seine Benutzerfreundlichkeit und seine Flexibilität aus. Es ermöglicht Ihnen, sowohl qualitative als auch quantitative Daten zu erfassen und Ihren Ansatz auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuzuschneiden.

Hier erfahren Sie, wie Sie Microsoft Forms für die Datenerfassung verwenden können.

Erste Schritte mit Microsoft Forms

Um ein neues Microsoft-Formular zu starten, klicken Sie einfach auf den Button Neu. Der Standardtitel ist “unbenanntes Formular”, den Sie ändern können, indem Sie auf den Titel klicken. In einem Beschreibungsfeld können Sie Informationen oder Anweisungen für die Personen eingeben, die das Formular ausfüllen sollen.

Klicken Sie auf den Button Frage hinzufügen, um dem Formular Fragen hinzuzufügen. Wenn eine neue Frage angezeigt wird, können Sie zwischen verschiedenen Fragetypen wählen, wie Multiple Choice, Text oder Bewertung. Wenn Sie zum Beispiel Lehrer sind, können Sie automatisch bewertete Quizfragen erstellen und den Schülern Feedback geben, schreibt der Lehrer und Berater für digitales Lernen Jonathan Wylie.

Mit dem Button Vorschau können Sie sehen, wie das Formular für die Nutzer aussehen wird. Dieses Tool kann besonders nützlich sein, wenn Ihre Zielgruppe das Formular auf einem Tablet oder Smartphone ausfüllt. Verwenden Sie das Vorschau-Tool, um zu sehen, wie das endgültige Formular auf verschiedenen Geräten aussehen wird.

Sobald Sie die Daten mit Ihrem Formular erfasst haben, bietet Microsoft Forms eine Reihe von Möglichkeiten zur Erstellung von Visualisierungen, wie z. B. Tortendiagrammen, mit denen Sie die Ergebnisse anzeigen und Schlussfolgerungen ziehen können. Die Registerkarte Antworten bietet automatisch eine schnelle Visualisierung, schreibt Alex K. Joseph bei Dock 365.

Welche Visualisierungen Sie verwenden, hängt von der Art der Daten ab, die Sie erfassen. Daten aus Multiple-Choice-Fragen können zum Beispiel als Tortendiagramm angezeigt werden. Antworten aus qualitativen Fragen, z.B. solche, die nach Vorschlägen oder Feedback fragen, können einzeln angezeigt werden. Antworten auf Fragen, die nach Bewertungen fragen, lassen sich am besten als Durchschnitt darstellen.

Profitieren Sie von den Vorteilen von Microsoft Forms

Microsoft Forms bietet mehrere Vorteile für Nutzer. Einer davon ist die sichere Verwaltung potenziell sensibler Daten, aber Sie müssen einige Vorsichtsmaßnahmen ergreifen.

Das Ohio University Office of Information Technology empfiehlt zum Beispiel, dass Nutzer Formulare mit OneDrive-Gruppen und nicht mit individuellen Konten verknüpfen. Es empfiehlt außerdem, dass jeder, der sensible Daten erfasst, die Konfigurationen von OneDrive zum Schutz sensibler Daten verwendet. Sie können Daten auch schützen, indem Sie Freigabeeinstellungen erstellen, die den Zugriff auf diejenigen beschränken, die die Informationen benötigen.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Microsoft Forms zur Datenerfassung ist, dass Sie die in Forms erfassten Daten direkt in einer Excel-Datei speichern können, schreibt David Lozzi, Senior Delivery Principal beim Beratungsunternehmen Slalom. Wenn Sie die Datenerfassung von Forms mit den Datenanalysetools von Excel verbinden, können Sie sich die sonst mühsame Arbeit der erneuten Dateneingabe sparen. Stattdessen können Sie die Daten, die Sie benötigen, erfassen und sofort damit arbeiten.

Microsoft Forms ermöglicht Ihnen auch die Zusammenarbeit bei der Erstellung eines Formulars. Wenn mehrere Mitglieder eines Teams Informationen von derselben Zielgruppe benötigen, kann die Zusammenarbeit eine Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass jeder die benötigten Antworten erhält, ohne dass Fragen oder Umfragen wiederholt werden müssen. Außerdem können alle Beteiligten die Antworten einsehen, so dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Verwendung von Jotform zur Datenerfassung

Sie müssen Microsoft Forms mit anderen Microsoft-Produkten verwenden, um die Sicherheits- und Kompatibilitätsfunktionen nutzen zu können. Wenn Sie die Flexibilität von Formularen suchen, ohne die gesamte Microsoft-Suite verwenden zu müssen, bietet Jotform eine kostenlose Alternative.

Jotform lässt sich mit über 100 beliebten Anwendungen verbinden und ermöglicht so die Visualisierung, Analyse, Zusammenarbeit und den Schutz von Daten. Und Formulardaten können automatisch in Jotform Tabellen gespeichert und analysiert werden.

Formulare sind einfache, anpassungsfähige Tools, die sich perfekt für die Erfassung von Daten in vielen Bereichen eignen. Jotform erstellt leistungsstarke Formulare, mit denen Sie jede Art von Daten erfassen können, wenn Sie sie brauchen.