Formularübermittlungsdaten in ein PDF-Dokument übertragen

Ein PDF-Übermittlungsbericht ist ein herunterladbares PDF-Dokument, das die Daten enthält, die durch Ihre Formularübermittlungen gesammelt wurden. Sie können es verwenden, um Aufzeichnungen zu drucken, Informationen zu teilen oder es an E-Mail-Benachrichtigungen anzuhängen. Der PDF-Editor ermöglicht es Ihnen, das Layout und den Inhalt des Dokuments so anzupassen, dass es genau Ihren Anforderungen entspricht.

Erstellen Sie Ihren PDF-Übermittlungsbericht im Dokumentenbereich

Erfahren Sie, wie Sie den PDF-Übermittlungsbericht Ihres Formulars erstellen oder bearbeiten können, um die gesammelten Antworten einfach zu organisieren und zu teilen. So fangen Sie an:

1. Im Formular-Generator klicken Sie in der orangefarbenen Navigationsleiste oben auf der Seite auf Einstellungen.
2. Klicken Sie dann im Menü auf der linken Seite der Seite auf Dokumente.
3. Gehen Sie nun im Abschnitt Dokumente vor und erstellen Sie einen Formular-PDF-Übermittlungsbericht mit dem Dokument Copilot KI, indem Sie entweder das gewünschte Dokument beschreiben oder eine der vordefinierten Beschreibungen auswählen, und klicken Sie dann auf Erstellen.

4. Im Bestätigungsfenster, das erscheint, überprüfen Sie das erstellte Dokument und klicken Sie dann entweder auf das X-Symbol oder wählen Sie eine der anderen Optionen:
   • An E-Mails anhängen — Ermöglicht es Ihnen, dieses PDF-Dokument automatisch an E-Mail-Benachrichtigungen oder Autoresponder anzuhängen. 
   • Anpassen im PDF-Editor — Öffnet den PDF-Editor, damit Sie das Layout, den Inhalt oder das Styling des erstellten PDF-Dokuments ändern können.

5. Alternativ können Sie einen Formular-PDF-Übermittlungsbericht erstellen, indem Sie auf Neues Dokument hinzufügen klicken, um diese zusätzlichen Optionen zu sehen:
   • Standardlayout verwenden — Diese Option erstellt automatisch ein neues PDF-Dokument basierend auf der aktuellen Struktur Ihres Formulars. Alle Felder, die Sie zu Ihrem Formular hinzugefügt haben, werden sofort in das Dokument übernommen und in einem klaren und einfachen Layout angeordnet.
   • Vorlage verwenden — Ermöglicht Ihnen die Auswahl aus über 1.900 professionell gestalteten Vorlagen, die auf der Jotform PDF-Vorlagenseite verfügbar sind. Sobald Sie eine Vorlage auswählen, werden automatisch die zugehörigen Formularfelder basierend auf dem Inhalt der Vorlage hinzugefügt, was Ihnen Zeit bei der Einrichtung spart.
   • Vorhandenes PDF duplizieren — Mit dieser Option können Sie ein PDF-Dokument kopieren, das Sie bereits für ein anderes Formular in Ihrem Konto erstellt haben. Es übernimmt das gesamte Layout, Styling und die Struktur, sodass Sie Ihr Design nicht von Grund auf neu erstellen müssen.

Falls Ihr Formular bereits mindestens ein PDF-Dokument enthält, wird das verfügbare Dokument unten aufgelistet.

Verwaltung Ihres Formular-PDF-Übermittlungsberichts

Wenn Sie später Änderungen vornehmen möchten, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über Ihr PDF-Dokument und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts. Von dort aus können Sie es bearbeiten, duplizieren, entfernen oder mit anderen Funktionen in Ihrem Formular verwenden – wann immer Sie es benötigen.

• An E-Mails anhängen — Ermöglicht es Ihnen, dieses PDF-Dokument automatisch an E-Mail-Benachrichtigungen oder Autoresponder anzuhängen. 
• Zu Integrationen hinzufügen — Damit können Sie die PDF-Daten an Drittanbieter-Apps senden, die mit Ihrem Formular integriert sind (z. B. Google Drive, Dropbox oder andere Workflow-Tools). 
• In der Dankesseite einfügen — Bietet die Möglichkeit, das PDF-Dokument direkt auf der Dankesseite des Formulars anzuzeigen, nachdem ein Benutzer ein Formular abgeschickt hat. 
• Dokument bearbeiten — Öffnet den PDF-Editor, mit dem Sie das Layout, den Inhalt oder das Design Ihres PDF-Dokuments ändern können. Beispielsweise können Sie Felder hinzufügen/entfernen, Abstände anpassen oder Kopfzeilen ändern.
• Vorschau — Zeigt eine Live-Vorschau des PDF-Dokuments mit den tatsächlichen Formulardaten (oder Beispieldaten). 
• Umbenennen — Ermöglicht es Ihnen, den Namen Ihres PDF-Dokuments für eine bessere Organisation oder Klarheit zu ändern.
• Duplizieren — Erstellt eine exakte Kopie des PDF-Dokuments. Nützlich, wenn Sie ein ähnliches Template möchten, ohne von vorne beginnen zu müssen.
• Löschen — Entfernt das PDF-Dokument dauerhaft aus Ihrem Formular. Einmal gelöscht, kann es nicht wiederhergestellt werden, es sei denn, Sie erstellen es neu.

Eine weitere Möglichkeit, den PDF-Editor zu öffnen, um ein PDF-Dokument zu erstellen oder zu bearbeiten, besteht über den Formular-Generator oder jede Seite, auf der ein mit Ihrem Formular verknüpftes Element oder eine Seite geöffnet ist, wie z.B. App Generator, Workflow Generator, Posteingang, Tabellen oder Report Generator. Öffnen Sie das App-Auswahlmenü oben auf der Seite neben dem Jotform Logo und klicken Sie im erscheinenden Menü auf PDF-Editor. Sie werden dann zum PDF-Editor weitergeleitet.

Erstellen eines neuen PDF-Dokuments im PDF-Editor

Sie können im PDF-Editor auch ein neues PDF-Dokument für Ihre Formularübermittlungen erstellen. So geht’s:

1. Klicken Sie im PDF-Editor auf Neues PDF in der blauen Navigationsleiste oben auf der Seite.

2. Nun, im Fenster Neues Dokument erstellen, das erscheint, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
   • Standardlayout verwenden — Diese Option erstellt automatisch ein neues PDF-Dokument basierend auf der aktuellen Struktur Ihres Formulars. Alle Felder, die Sie Ihrem Formular hinzugefügt haben, werden sofort in das Dokument übernommen und in einem klaren und einfachen Layout angeordnet.
   • Vorlage verwenden — Ermöglicht es Ihnen, aus über 1.900 professionell gestalteten Vorlagen zu wählen, die auf der PDF-Vorlagenseite von Jotform verfügbar sind. Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, werden die zugehörigen Formularfelder basierend auf dem Inhalt der Vorlage automatisch hinzugefügt, was Ihnen Zeit bei der Einrichtung spart.
   • Vorhandenes PDF-Dokument klonen — Mit dieser Option können Sie ein bereits erstelltes PDF-Dokument für ein anderes Formular in Ihrem Konto duplizieren. Es kopiert das gesamte Layout, das Styling und die Struktur, sodass Sie Ihr Design nicht von Grund auf neu erstellen müssen.
   • Erstellen mit KI — Beschreiben Sie einfach das Dokument, das Sie benötigen, und die KI generiert in Sekundenschnelle ein PDF-Layout für Sie. Zum Beispiel können Sie eingeben: Erstelle eine moderne Rechnung mit Firmendetails oben und einer Preistabelle darunter, und das System erstellt automatisch ein passendes Layout.

Ein vorhandenes PDF-Dokument umbenennen, duplizieren und löschen

Sie können ein PDF-Dokument auch in wenigen einfachen Schritten umbenennen, duplizieren und löschen. So geht’s:

1. Klicken Sie im PDF-Editor auf das Drei-Punkte-Symbol auf der aktiven PDF-Dokument-Registerkarte.
2. Wählen Sie nun im sich öffnenden Menü eine der folgenden Optionen aus:
   • Umbenennen — Dies hebt den Namen des PDF-Dokuments auf dem Tab hervor, sodass Sie einen neuen eingeben können. Das Umbenennen hilft Ihnen, Dokumente klar zu kennzeichnen, insbesondere wenn Sie verschiedene Versionen für spezifische Anwendungsfälle verwalten.
   • Duplizieren — Dies erstellt eine exakte Kopie Ihres PDF-Dokuments, wobei der neue Dateiname mit Kopie von vorangestellt wird. Das Duplizieren ist nützlich, wenn Sie ein neues Layout ausprobieren oder Änderungen vornehmen möchten, ohne die Originalversion zu beeinflussen.
   • Löschen — Damit können Sie ein PDF-Dokument aus dem PDF-Editor entfernen, wenn Sie es nicht mehr benötigen. Das Löschen hilft, die Übersicht zu behalten, insbesondere wenn Sie mit mehreren Versionen arbeiten, und sorgt dafür, dass Ihr Arbeitsbereich auf die wichtigsten Dokumente fokussiert bleibt.

Erstellen oder Öffnen Ihres PDF-Formularübermittlungsberichts von der Arbeitsbereich-Seite aus

Das Erstellen von PDF-Dokumenten oder das Öffnen bereits vorhandener, mit Ihrem Formular verknüpfter Dokumente von der Arbeitsbereichsseite aus ist schnell und einfach. So geht’s:

1. Auf Ihrer Workspace-Seite klicken Sie oben auf Filter. Im Dropdown-Menü, das sich öffnet, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen Elementen außer Formulare, sodass nur diese auf der Seite angezeigt werden.

2. Bewegen Sie die Maus über das Formular, für das Sie ein PDF-Dokument erstellen möchten, und klicken Sie auf der rechten Seite der Seite auf Mehr.
3. Dann klicken Sie im Dropdown-Menü unter der Daten-Spalte auf PDF-Dokument erstellen. Wenn für Ihr Formular bereits mindestens ein PDF-Dokument erstellt wurde, sehen Sie stattdessen PDF-Editor öffnen.

Falls für Ihr Formular bereits mindestens ein PDF-Dokument erstellt wurde, sehen Sie stattdessen die Option PDF-Editor öffnen.