7 actividades de planeación de proyectos para hacer las cosas más fáciles

Gestionar un proyecto puede ser un proceso complejo y retador, ya que los proyectos siempre suponen varios miembros del personal, equipos de trabajo, y proveedores de servicios contratados externamente, todos tratando de trabajar juntos con presupuesto y horario específico para lograr una meta específica.

Por eso no debe sorprendernos que a veces los proyectos no tengan éxito – y por una gran variedad de razones. De hecho, el 70 por ciento de los proyectos disponibles son destinados al fracaso, y el 50 por ciento de los proyectos que fallan tienen un presupuesto en exceso de $1 millón. Eso es una gran cantidad de recursos que se desperdician.

Las buenas noticias es que hay diferentes maneras de impulsar las probabilidades de que un proyecto tenga éxito. Uno de los métodos más importantes para fomentar mejores resultados es la planificación de un proyecto.

Planear un proyecto apropiadamente con anticipación le permite establecer metas para el equipo de planificación, prepararse para problemas que pudieran sobrevenir y manejar los recursos que tiene a su disposición. Demos un vistazo a 7 actividades de planificación de proyectos que le pueden ayudar a crear un plan de proyecto a prueba de errores.

1. Defina los factores clave para el éxito

La planificación de un proyecto viene con una gran cantidad de ruido de fondo. Todos tienen una opinión que compartir, y los múltiples atenuantes – como el presupuesto, tiempo, y los recursos – hacen difícil de planificar y ejecutar un proyecto.

Una de las actividades clave para la planificación de proyectos en la que puede enfocarse es definir los factores que son absolutamente esenciales para poder entregar el resultado deseado. Por ejemplo, un proyecto tiene una fecha de terminación específica, pero no hay suficientes empleados cualificados para hacerse cargo de ella. ¿Es la fecha de entrega flexible? Si no lo es, ¿podría contratar más personal para entregarla a tiempo? Si la respuesta es sí, ¿Tenemos el suficiente presupuesto para hacerlo?

En este caso, la fecha de entrega es no negociable, de tal manera que alcanzarla es un factor clave para el éxito. La compañía puede decidir ahora si vale la pena relocalizar recursos para contratar ayuda extra.

Señalar los factores críticos para tener éxito le va a ayudar a aclarar lo que usted definitivamente necesita hacer para ejecutar el proyecto apropiadamente, de lo que puede prescindir y de lo que es preferible pero no esencial.

2. Enfóquese en las subtareas

El flujo de trabajo de un proyecto está basado en varias tareas que un equipo debe completar para producir el resultado deseado. Entre más complejo el proyecto, más tareas va a incluir.

Es especialmente importante dividir tareas extensas en subtareas que sean más manejables. Por ejemplo, si el proyecto que se pretende realizar es un evento, entonces una de las tareas es mandar invitaciones a los asistentes potenciales. Es mejor dividir la tarea en tareas más pequeñas, tal cómo redactar la invitación, diseñar, y crear una lista de invitados, y distribuir las invitaciones. Cuando se enfoca en las subtareas, es mucho más fácil hacer una línea de tiempo, determinar fechas de terminación que sean manejables, y prever los costos de la tarea con más precisión.

3. Cree escenarios para ambas, las peores y las mejores consecuencias

Una gran parte de la planificación de proyectos es la evaluación de riesgo. Cada proyecto viene con un riesgo. Por ejemplo, un equipo puede dedicar meses al desarrollo de un producto. Una buena investigación de mercado por anticipado ayudará a prever la demanda del producto, lo cual influirá en la decisión de cuánto producto elaborar para la primera producción. Esto reduce el riesgo de la compañía de perder dinero.

Durante la etapa de planificación de proyecto, haga un esquema los escenarios que pudieran darse y las ramificaciones de cada uno de ellos. Imagine el mejor escenario. ¿Qué tal si termina el proyecto antes de la fecha de terminación? ¿Cómo puede utilizar ese tiempo extra para poder avanzar en el desempeño del proyecto aún más?

Por el contrario, dele un vistazo al peor de los escenarios. Si tiene que cancelar un evento totalmente debido al mal tiempo, ¿Cuánto va a costar retrasar o mover el evento? ¿Hasta qué punto afectará la reputación de la compañía? Dividir el proyecto en los mejores y los peores escenarios es una gran manera de prepararse para una gran variedad de contingencias.

4. Pregunte a los encargados de las tareas que compartan lineamientos y especificaciones

Los proyectos son típicamente acerca de diferentes personas contribuyendo su conocimiento específico y habilidades a una causa común. El gerente financiero, es el experto en problemas de presupuesto. El ingeniero de productos sabe los materiales que necesitará para el desarrollo de un producto, y así por el estilo.

Durante la etapa de planificación del proyecto, debe obtener la idea más clara posible acerca de cada una de las tareas. Esto incluye tiempo, recursos, equipo, requerimientos legales y regulatorios, costos y más. Y los mejores para proveer esta información son los responsables de cada tarea.

Aborde a cada uno de los responsables de las tareas y pídales que aporten listas comprensivas de las especificaciones de sus tareas, requerimientos, y procesos, basados en su previsión como expertos. No solamente va a obtener las estimaciones más precisas de aquellos que realmente conocen, pero también le dará un empuje al trabajo en grupo y a la colaboración.

5. Crear oportunidades para lluvia de ideas

Es verdad de que las personas que son especialistas en diferentes disciplinas pueden desempeñar proyectos, pero es increíble cómo en sesiones de lluvia de ideas se despierta tanta creatividad y pensamientos innovadores en la etapa de planificación de proyectos.

Las sesiones de lluvia de ideas pueden ayudar a los miembros de un equipo a considerar ángulos al proyecto que tal vez no se le hubiera ocurrido solo. También trae diferentes perspectivas a la mesa. Que pueden encender nuevas ideas y direcciones. Además, estas sesiones de lluvia de ideas ayudan a los colaboradores entender las necesidades de sus colegas y cómo se impactarán unos a otros en las etapas de ejecución. Todo esto puede ser de extrema ayuda en el proceso de planificación del proyecto.

Las lluvias de ideas son mejores en grupos de cinco a ocho personas – de esta manera todos tienen oportunidad de ser escuchados y dejar que sus ideas florezcan. Si el equipo del proyecto es demasiado grande, puede agendar sesiones en grupos pequeños o múltiples sesiones con diferentes combinaciones de personal para tener una perspectiva más amplia.

6. Sea Visual

Los proyectos son lo suficientemente complejos sin tener que leer documentación extensa. Por eso es importante utilizar ayudas visuales en la etapa de planificación de proyecto, esto es realmente efectivo en ayudar al equipo a asimilar la información más rápidamente y fácilmente.

Usando una línea de tiempo para la planificación del proyecto, por ejemplo, es una gran manera para presentar los diferentes aspectos de un proyecto en una manera interesante y visual. Diferentes miembros del equipo pueden ser representados con diferentes colores o tal vez con fotografías en la línea de tiempo – lo cual les hará más fácil identificarse en su parte del proyecto. Puede presentar el horario como un calendario o el presupuesto como una gráfica vertical mostrando los costos totales en diferentes etapas del proyecto.

Utilice las herramientas visuales que tenga a su disposición para crear un plan de proyecto para que los miembros del equipo puedan sentirse emocionados con ellos.

7. Utilice software para planificación de proyectos

Los proyectos pueden ser confusos. Entre más grande el proyecto, más complejo se vuelve – y más difícil les es a los miembros del equipo el mantenerse encaminados. Esta complejidad también le hace al administrador del proyecto casi imposible mantenerse pendiente de cada detalle de cada tarea en todo momento.

No tiene que ser de esta manera, gracias a la proliferación de software de gestión de proyectos en el mercado en los años recientes. Este software de gestión de proyectos está diseñado específicamente para hacer de la planificación de un proyecto y su ejecución más fácil y más simplificada, con funcionalidades más potentes cómo las alertas y los horarios, intercambio de documentos, y canales de comunicación directa para miembros del equipo de planificación de proyectos.

Aún así, la adopción de software para gestionar proyectos es relativamente baja, con sólo un 22 por ciento de las organizaciones utilizándolas regularmente. Esto es una vergüenza, ya que el software para gestión de proyectos no solamente es fácil de utilizar y barato; sino que hace una gran diferencia para el desempeño del proyecto – el 77 por ciento de los proyectos considerados como de alto rendimiento fueron creados por equipos que estaban utilizando este software de gestión de proyectos para ayudarles a alcanzar sus metas.