Microsoft es un nombre fundacional en software, y un gran número de empresas globales dependen de sus soluciones de productividad para gestionar datos y documentos.
Si bien no faltan soluciones en la industria, Microsoft sigue siendo la opción preferida entre las grandes empresas y corporaciones tradicionales en industrias altamente reguladas como finanzas, salud y similares.
Pero llevar los envíos de formularios a esos sistemas a menudo requiere trabajo complejo o manual.
Para solucionar este problema, nos complace anunciar nuevas integraciones nativas con Microsoft Excel y Microsoft SharePoint.
Ahora puedes enviar automáticamente los datos de envío de formularios a libros de trabajo y tablas de Excel, además de almacenar archivos y PDFs en SharePoint.
Así que si Microsoft es el lenguaje de amor de tu empresa, estas integraciones son para ti. 😉
Estas nuevas integraciones te ayudarán a crear flujos de trabajo de datos de Microsoft sin interrupciones y te ahorrarán mucho tiempo.
| Flujos de datos para Microsoft Excel y SharePoint | |
|---|---|
| Antes | Después |
| Exportar archivos CSV/XLS manualmente | Sincronización automática de datos a Excel |
| Cargar archivos adjuntos uno por uno | Entrega instantánea de archivos a SharePoint |
| Crear carpetas y organizar documentos manualmente | Flujos de trabajo estructurados y escalables con mínimo esfuerzo |
Echemos un vistazo más de cerca a cómo funciona cada integración.
Convierte los envíos de formularios en datos procesables con Microsoft Excel
Diseñada para quienes gestionan sus datos, flujos de trabajo, reportes y colaboración en Excel, nuestra nueva integración
- Añade automáticamente nuevos envíos como filas en hojas de cálculo o tablas
- Crea nuevas hojas de cálculo/tablas o añade a las existentes
- Mapea los campos del formulario directamente a las columnas de Excel
- Envía los envíos de formularios existentes a Excel durante la configuración de la integración
El resultado es una organización de datos en tiempo real y no más trabajo manual.
Cómo usar la integración de Excel
- Puedes acceder a la integración de Microsoft Excel en el creador de formularios. Selecciona la acción para tu cuenta de Excel (nuevo libro de trabajo, libro de trabajo existente, nueva tabla o tabla existente).
- En la siguiente pantalla, autentica tu cuenta de Microsoft.
- Especifica el nombre de tu carpeta/libro de trabajo, nombre de la hoja de cálculo y columnas para crear un nuevo libro de trabajo. (Si estás añadiendo a un libro de trabajo existente, así es como mapearás los campos de tu formulario a las columnas de Excel y comenzarás a sincronizar los envíos automáticamente.)
Haz clic en Guardar y listo.
Resumen de acciones de Excel
Hay cuatro formas de sincronizar los datos de tu formulario con Excel:
- Añadir fila a nuevo libro de trabajo: Este es el ejemplo mostrado arriba. Con esta opción, cada vez que se envíe un nuevo formulario, los datos de ese envío se añadirán como una fila en un nuevo libro de trabajo de Excel.
- Añadir fila a libro de trabajo existente: Con esta opción, cada nuevo envío de formulario se añadirá como una fila a un libro de trabajo existente. En este caso, el nuevo envío de Brandywine se añade como la última fila.
¿Sabías que?
Al configurar las acciones de integración, es posible que hayas notado la opción “Enviar envíos existentes a la hoja de cálculo o tabla”. Cuando habilitas esta opción, cualquier envío asociado con tu formulario aparecerá en el libro de trabajo/tabla que especifiques.
- Añadir fila a nueva tabla: Aquí, cada nuevo envío de formulario creará una entrada en una nueva
- tabla de Excel (o pestaña) dentro de tu libro de trabajo.
- Añadir fila a tabla existente: Este método de sincronización añade cada envío de formulario como una nueva entrada en una tabla de Excel existente.
- Debido a que marqué la opción “Enviar envíos existentes a la tabla” cuando hice coincidir mis columnas y configuré esta acción, los envíos anteriores también aparecen en esta tabla.
Nota: Para esta opción, debes asegurarte de que el nombre de la hoja de cálculo sea único para evitar sobrescribir datos existentes. Esto es especialmente importante para hojas de cálculo que no están estructuradas como tablas.
Pro Tip
Si el libro de trabajo/tabla deseado está abierto cuando configuras tu integración, deberás cerrarlo antes de guardar la configuración de tu acción. Además, los archivos de Microsoft Excel utilizados en esta integración se gestionan a través de la experiencia de Excel basada en web (por ejemplo, Excel para la web), que te permite acceder, ver y editar tus hojas de cálculo en línea en cualquier momento.
Casos de uso de la integración de Microsoft Excel
Cualquier persona que necesite organizar y analizar datos se beneficiará de esta integración, pero atraerá especialmente a
- Equipos de ventas que rastrean clientes potenciales (y analizan datos de tendencias) en libros de trabajo compartidos
- Equipos de marketing u operaciones que gestionan datos de envíos estructurados
- Analistas de datos que mantienen tablas de reportes en vivo
- Auditores que realizan pronósticos y modelado para recomendaciones procesables
Obtén más información sobre cómo integrar tu formulario con Microsoft Excel.
Organiza automáticamente los archivos de envío con Microsoft SharePoint
La integración de SharePoint está diseñada para equipos que dependen del servicio de almacenamiento en la nube para la colaboración en documentos, gestión interna y cumplimiento normativo. Más allá de la recopilación de datos, también puedes automatizar la entrega de archivos desde los envíos de tus formularios.
Con esta integración, puedes
- Cargar archivos adjuntos de envíos directamente a SharePoint
- Enviar PDFs generados automáticamente
- Dirigir envíos a sitios/intranets y carpetas
- Crear automáticamente subcarpetas con cada envío
Cómo usar la integración de SharePoint
- Puedes acceder a la integración de Microsoft SharePoint en el creador de formularios. Selecciona la acción de formulario para tu cuenta de SharePoint (añadir fila a nueva lista, añadir fila a lista existente o enviar archivos).
- En la siguiente pantalla, haz clic en el botón para autenticar tu cuenta de Microsoft. Nota: SharePoint requiere una cuenta de trabajo o escuela para integrar tus datos.
- Elige el sitio de destino y el nombre de carpeta/archivo para tus envíos (o sitio de destino y lista si añades una fila a una lista existente), luego haz clic en Guardar.
Resumen de acciones de SharePoint
- Añadir fila a nueva lista: Utilicé esta opción en el ejemplo anterior. Cada envío de formulario se añadirá como una fila en una nueva lista de SharePoint.
- Añadir fila a lista existente: Esta opción añade cada nuevo envío de formulario como una fila en una lista de SharePoint existente.
- Después de haber seleccionado mi sitio de destino y lista, puedo hacer coincidir mis columnas de SharePoint con los campos de formulario correspondientes que quiero incluir.
- Una vez que se envía el formulario, la nueva entrada se añade con los campos que he especificado.
- Enviar archivos: Puedes usar esta acción para enviar automáticamente archivos y PDFs desde los envíos de tu formulario a una biblioteca de documentos de SharePoint especificada.
Para tu información, tienes la opción de crear una nueva subcarpeta para cada envío, pero en este ejemplo, he desactivado esa opción. Luego añadí Carga de archivo como el Campo de carga.
- Cuando se envía el formulario, el PDF se importa directamente a mi carpeta de documentos.
Casos de uso de la integración de Microsoft SharePoint
Las organizaciones que típicamente utilizan SharePoint para almacenamiento de información/documentos, recursos compartidos y colaboración en equipo son organizaciones centradas en Microsoft e instituciones educativas. Los equipos dentro de estas organizaciones tienden a usar SharePoint de las siguientes maneras:
- Equipos de RRHH que gestionan documentos de incorporación
- Equipos administrativos que almacenan envíos de formularios internos
- Equipos de cumplimiento que organizan registros y PDFs
- Equipos de TI que estandarizan flujos de trabajo de documentos
- Equipos de gestión de proyectos que centralizan material de apoyo
Obtén más información sobre cómo integrar tu formulario con Microsoft SharePoint.
Jotform, diseñado para el ecosistema de Microsoft
Con estas dos integraciones — Excel para la gestión optimizada de datos y SharePoint para flujos de trabajo de documentos — las organizaciones centradas en Microsoft pueden crear con confianza flujos de trabajo que comienzan con la recopilación de datos y terminan con la toma de decisiones colaborativa.
Estamos emocionados de poner a disposición estas integraciones muy solicitadas para que puedas comenzar a sincronizar datos y archivos de formularios para una automatización de extremo a extremo.
Las integraciones de Excel y SharePoint de Jotform funcionan en múltiples productos principales como el creador de formularios, Jotform Firmas, Editor PDF, Formularios PDF Inteligentes y Flujos de trabajo (solo SharePoint). Ya sea que necesites automatizar envíos; optimizar transferencias de archivos, almacenamiento y procesos de firma electrónica; o activar aprobaciones y próximos pasos, tienes capacidad entre productos habilitada para HIPAA a tu disposición.
Y aquellas PYMEs y empresas que necesiten enviar automáticamente sus datos a Microsoft Teams, Outlook Calendar, OneDrive o Power Automate pueden hacerlo a través del ecosistema de Jotform.
En conjunto, Microsoft Excel y SharePoint conectan múltiples productos y recorridos de usuario, al tiempo que permiten el cumplimiento de leyes y regulaciones como HIPAA. A partir de hoy, ahorrarás más tiempo, reducirás más errores y mejorarás la colaboración en toda tu organización.
¡Optimiza tus flujos de trabajo de Microsoft Excel y SharePoint con estas integraciones hoy mismo!
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