Cómo subir archivos en Microsoft Forms

Cuando necesita recopilar información de otras personas, los formularios en línea le permiten hacer distintos tipos de preguntas, enviarlas a los destinatarios adecuados y gestionar las respuestas fácilmente. Incluso puede recopilar archivos cargados por los encuestados.

Ya sea que utilice formularios por motivos personales o profesionales, es probable que en algún momento necesite recibir archivos junto con la información que recopila en su formulario. Comprender cómo usar Microsoft Forms es fundamental para habilitar funciones como la carga de archivos y gestionar los envíos de manera eficiente.

¿Qué es Microsoft Forms?

Microsoft Forms es una herramienta gratuita que le permite crear encuestas, cuestionarios y otros formularios en línea. Una vez que haya creado su formulario, puede personalizarlo, compartirlo con otras personas y revisar respuestas individuales o generar un reporte con todas las respuestas recopiladas.

Puede usar Microsoft Forms con o sin una cuenta de Microsoft. Sin embargo, para habilitar la opción de carga de archivos en sus formularios, debe iniciar sesión con una cuenta organizacional de Microsoft. De esta forma, los archivos que recopile se almacenarán automáticamente en su cuenta de OneDrive.

¿Por qué habilitar la carga de archivos en su formulario?

Incluir una opción de carga de archivos en su formulario facilita que los encuestados compartan documentos importantes. Así, no tendrán que utilizar otra herramienta para enviarle documentos después de completar el formulario. Además, le resultará más fácil consultar los archivos junto con las respuestas correspondientes, lo que reduce inconvenientes y minimiza el riesgo de confundir archivos y respuestas.

Por ejemplo, podría habilitar la carga de archivos en su formulario si necesita realizar alguna de las siguientes acciones:

• Recopilar formularios de autorización firmados por los padres de sus estudiantes
• Acceder a archivos de registro técnico de un compañero para brindar soporte de TI
• Adjuntar documentación de respaldo a un reporte de incidente

Tenga en cuenta que, para prevenir el spam y otras actividades maliciosas, Microsoft Forms solo permite que los usuarios de su organización carguen archivos. Al crear su formulario, puede decidir si desea que esté disponible para toda la organización o únicamente para personas específicas.

Cómo usar la función de carga de archivos de Microsoft Forms

1. Vaya a forms.office.com.
2. Abra el formulario que desea editar o cree uno nuevo seleccionando una plantilla.

3. Agregue una nueva pregunta seleccionando el botón + Agregar nuevo.

4. Seleccione el menú desplegable Más opciones y cambie el tipo de pregunta a Carga de archivos. Se le preguntará si acepta que se cree una nueva carpeta en su cuenta de OneDrive, donde se almacenarán los archivos cargados por los encuestados. Seleccione Sí para continuar.

5. Ingrese un mensaje para los encuestados, como “Cargue su archivo aquí”.
6. Especifique la cantidad, el tamaño y el tipo de archivos que pueden cargarse. También puede hacer que la carga de archivos sea obligatoria asegurándose de que la opción Requerido esté activada. (Nota: La cantidad máxima de archivos que pueden cargarse por envío es de 10, el tamaño máximo permitido es de 1 GB y los tipos de archivo disponibles son Word, PDF, Excel, PowerPoint, imagen, audio y video).

7. Agregue cualquier pregunta adicional a su formulario, personalice el diseño y obtenga una vista previa. Si todo se ve correcto, comparta el formulario seleccionando Recopilar respuestas y eligiendo una de las opciones de uso compartido disponibles en Microsoft Forms.

Una manera más fácil de agregar archivos a formularios

A veces puede necesitar recopilar archivos de personas fuera de su organización. Por ejemplo, podría querer permitir que los candidatos a un empleo carguen su currículum y carta de presentación en formato PDF. Sin embargo, la función de carga de archivos de Microsoft Forms está limitada a los usuarios de su organización, por lo que no podrá utilizarla para ese propósito.

Jotform, por otro lado, le permite aceptar archivos de cualquier persona que tenga acceso a su formulario. Al igual que la función de carga de archivos de Microsoft Forms, Jotform le permite definir qué tipos de archivos pueden cargar los encuestados, por lo que no tendrá que preocuparse por recibir archivos incompatibles con su dispositivo o con el software que utiliza.

A continuación, le mostramos cómo aceptar cargas de archivos en Jotform:

1. Vaya a jotform.com. Abra un formulario o cree uno nuevo. Luego, haga clic en + Añadir elemento de formulario en la esquina superior izquierda.

2. En la pestaña Básico de la barra lateral Elementos del formulario, haga clic en Carga de archivos para añadir este campo a su formulario.

3. Seleccione el icono de engranaje para abrir Propiedades.

4. En la barra lateral Propiedades de la derecha, haga clic en la pestaña Opciones y configure el límite de tamaño de archivo y los tipos de archivo permitidos según sus necesidades.

5. Para limitar la cantidad de archivos aceptados por cada envío, cambie a la pestaña Múltiple en la parte superior de la barra lateral Propiedades, active la opción Limitar número de archivos e ingrese la cantidad máxima de archivos que desea permitir.

Además de las funciones integradas de carga de archivos, Jotform también ofrece widgets que puede utilizar para gestionar cargas de archivos avanzadas. Por ejemplo, el widget Previsualización de carga de imágenes permite a los encuestados confirmar que han seleccionado la imagen correcta antes de enviarla como parte de su respuesta.

Carga de Archivos por Uploadcare es otro widget que le permite aceptar archivos desde cuentas de redes sociales, servicios de almacenamiento en la nube y otras fuentes utilizadas por los encuestados.

Elegir el creador de formularios adecuado para la carga de archivos

La herramienta de creación de formularios adecuada para sus necesidades dependerá del tipo de archivos que necesite recopilar y de quiénes los enviarán. Mientras que la función de carga de archivos de Microsoft Forms no permite recopilar archivos de personas fuera de su organización, Jotform sí lo hace posible.

Foto por Life Of Pix