DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
Cómo reducir costos y automatizar los procesos empresariales con e-firmas
Introducción
Automatizar los procesos empresariales ayuda* a las organizaciones a controlar los gastos, mejorar la productividad y aumentar la rentabilidad. También crea una experiencia de cliente más cómoda y ágil. Pero con el aumento actual de los costos operativos, la demanda de prácticas empresariales más sostenibles y la necesidad de una mayor seguridad digital, la automatización de los procesos empresariales también se ha convertido en un requisito para seguir siendo competitivo en cualquier mercado.
Un proceso que se presta a la automatización es también uno de los que más tiempo consumen a cualquier organización: la firma. Afortunadamente, la tecnología de firma electrónica está automatizando estos procesos, facilitando la recogida de firmas, el almacenamiento en línea de documentos firmados, cumplir con las normativas y automáticamente notificar a las partes interesadas sobre el estado de un documento.
Estas funciones ahorran tiempo y reducen costes en todos los sectores y en todos los tipos de procesos empresariales, incluidos los contratos, las ventas, las finanzas, la incorporación, las liberaciones y las verificaciones.
Organizaciones como CivilLaw.Tech han reducido el tiempo y los costos de muchos de sus procesos de negocios simplemente implementando la firma electrónica.
Pronto, puede que ni siquiera sea factible exigir firmas físicas en su organización. Según un estudio realizado en 2022 por McKinsey, el 35% de los empleados puede trabajar desde casa a tiempo completo, mientras que el 23% puede hacerlo a tiempo parcial. Con tantos procesos de documentos digitales en marcha para adaptarse al trabajo remoto, la tecnología de firma electrónica es una parte vital del ecosistema digital de toda organización.
He aquí todo lo que necesita saber para automatizar los procesos de firma y reducir costos.
¿Qué es una e-firma?
Una e-firma (también conocida como firma electrónica), es una versión digital de una firma física, o firma húmeda, que permite a las personas a firmar documentos en línea. Las e-firmas sustituyen a las firmas físicas para que el proceso de firma sea más rápido y cómodo. De hecho, muchas transacciones en línea no serían posibles sin esta tecnología.
Las e-firmas son típicamente creadas con software que permite a un usuario escribir o dibujar su firma con el ratón o el panel táctil. Se consideran jurídicamente vinculantes en la mayoría de los países y se utilizan ampliamente en sectores como el financiero, el inmobiliario y el sanitario para firmar contratos.
Por ejemplo, muchos bancos e instituciones financieras han implementado las e-firmas para permitir que sus clientes abran cuentas y completen otras transacciones remotamente. En el sector inmobiliario, las empresas dependen de las e-firmas para facilitar la firma de contratos sin necesidad de reunirse en persona.
En los últimos años ha aumentado el número de personas que trabajan desde casa, lo que ha generado una demanda sin precedentes de formas seguras y cómodas de firmar documentos electrónicamente. Como resultado, las plataformas de firma electrónica forman parte cada vez más de la vida cotidiana. De hecho, se espera que el tamaño del mercado mundial de la firma electrónica aumente hasta los 42,000 millones de dólares en 2030, frente a los 4,400 millones de 2021
Por qué las firmas físicas ya no bastan
Desde la década de 1980 y la llegada del sistema de oficina integrada, las operaciones de las empresas usan cada vez menos papel. En las décadas de 1990 y 2000, la adopción generalizada del correo electrónico, las redes cliente-servidor y los servidores web empresariales redujeron aún más la necesidad de imprimir copias en papel. Con la generalización de la informática en la nube y la tecnología móvil en la década de 2010, muchas organizaciones pudieron digitalizar aún más procesos críticos.
En la actualidad, casi todos los aspectos de nuestras vidas pueden gestionarse sin documentos en papel, pero seguimos necesitando acuerdos jurídicamente vinculantes, completos con firmas, para hacer negocios. Incluso el gobierno federal, famoso por su lentitud a la hora de adoptar la tecnología, está adoptando las herramientas de firma electrónica.
A finales de 2021, el Presidente Biden firmó una orden ejecutiva sobre la mejora de los servicios gubernamentales con tecnología, ordenando que las agencias federales digitalicen más sus interacciones con el público. La orden también ordena a las agencias federales que adopten un enfoque centrado en el cliente para la prestación de servicios.
Una de las formas en que la orden alcanzará este objetivo es fomentando un mayor uso de la tecnología de firma electrónica. Al adoptar soluciones de firma electrónica, los organismos federales pueden reducir la necesidad de documentos en papel y facilitar a los ciudadanos el acceso a los servicios en línea y su cumplimentación.
Beneficios de la e-firma: Cómo la tecnología reduce costos
Facilitar transacciones en línea simplificadas no sólo mejora la experiencia del cliente, sino que ayuda a las organizaciones a ahorrar una cantidad significativa de tiempo y dinero. El modo en que la firma electrónica reduce costos puede ayudar a cualquier organización a mejorar su rentabilidad. He aquí cómo.
Cinco formas en que las e-firmas ahorran costos a las organizaciones:
- Costos reducidos de papel e impresión
- Menor gasto de clasificación y almacenamiento
- Menos gastos de eliminación y reciclado
- Mayor rapidez en la tramitación de documentos
- Reducción de riesgo de fallos de seguridad
Costos reducidos de papel e impresión
Cada año, las empresas gastan una media de 1,200 dólares en costos de impresión por empleado. Aunque muchas organizaciones ya han digitalizado gran parte de sus documentos para reducir el uso de papel, las soluciones de firma electrónica pueden ayudar a mitigar aún más los costes de impresión al eliminar la necesidad de firmas húmedas en copias impresas. Reducir el tiempo dedicado a imprimir, fotocopiar y otros procesos de gestión del papel también mejora la eficiencia y permite a los empleados centrarse en un trabajo de mayor impacto.
Menor gasto de clasificación y almacenamiento
Business.com estima que el empleado promedio necesita 120 pies cuadrados de espacio para trabajar, sin embargo, cada estación de trabajo sólo necesita medir 50 pies cuadrados para satisfacer las necesidades de los empleados. Los 20 metros cuadrados adicionales suelen servir para otros fines, como espacio de almacenamiento. Reducir la cantidad de documentos en papel, sobre todo contratos o formularios firmados, puede reducir la necesidad de costosos inmuebles de oficina.
En un momento en el que muchas empresas se están volviendo totalmente remotas, la eliminación total del papel con soluciones de firma electrónica podría eliminar también la necesidad del costoso almacenamiento de documentos en papel por parte de terceros.
Menor gasto de clasificación y almacenamiento
Los documentos en papel que contienen información confidencial (incluyendo firmas) requieren una cuidadosa eliminación para evitar el reboo de identidad. La destrucción interna de documentos puede requerir una cantidad considerable de trabajo, sin mencionar el gasto que supone la compra y el mantenimiento de los equipos. Los servicios de terceros suelen ser igual de costosos, y en el caso de las grandes empresas se estiman en más de 1,500 dólares al mes.
Puesto que las e-firmas eliminan la necesidad de documentos en papel, también mitigan los costos de eliminación.
Mayor rapidez en la tramitación de documentos
Obtener una firma física requiere imprimir documentos, programar una reunión para firmarlos físicamente o enviar un documento por correo electrónico en formato PDF. El firmante tiene que asistir físicamente a la reunión o imprimir el PDF para firmarlo, luego volver a escanear el documento y enviarlo de nuevo por correo electrónico. Pero la gestión de documentos aún no está completa, ya que los documentos en papel deben escanearse para su almacenamiento digital seguro.
Las firmas electrónicas eliminan casi todo este trabajo manual al permitir que la firma se realice a través de una plataforma en línea segura a la que se puede acceder desde cualquier lugar con conexión Wi-Fi.
Seguridad mejorada
Los documentos en papel requieren un almacenamiento físico seguro, así como una eliminación costosa y lenta para evitar robos y proteger la información confidencial. Los documentos digitales, incluidos los que requieren firma, son de más difícil acceso para los agentes malintencionados, incluso cuando se almacenan en la nube. Esto puede proteger a los consumidores del robo de identidad y a las organizaciones de las multas por fallos de seguridad.
Automatización de e-firma: Cómo funciona
Tradicionalmente, recoger y archivar firmas requiere muchos pasos y trabajo manual. Una de las razones por las que las soluciones de e-firma son capaces de generar un ahorro de gastos tan impresionante es porque automatizan gran parte de ese trabajo. Lo mejor de todo es que las soluciones de firma electrónica pueden crear flujos de trabajo de firma desde cero o integrarse en los procesos automatizados que una empresa ya tiene establecidos.
He aquí algunas de las funciones de automatización de las soluciones de e-firma:
7 ventajas de adoptar e-firmas
- Automatizar solicitudes, actualizaciones y confirmaciones
- Activar comunicaciones desde flujos de trabajo
- Identificar y remover cuellos de botella
- Visualizar y compartir rastros digitales de papel
- Evitar el control de versiones con actualizaciones digitales
- Experiencia de tiempos de procesamiento más rápidos
- Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage.This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
- Activar automáticamente las solicitudes de firma electrónica. Muchos procesos de incorporación y otros flujos de trabajo que implican muchos documentos ya se han automatizado con diversas plataformas, pero siguen requiriendo firmas en persona. Cuando las empresas añaden una solución de e-firma, pueden configurar las solicitudes de firma electrónica para que se activen automáticamente durante el flujo de trabajo, de modo que los destinatarios puedan firmar en el momento. Las soluciones de firma electrónica permiten a las empresas automatizar por completo los flujos de trabajo de documentos, en lugar de interrumpir los procesos de recogida de firmas húmedas.
- Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review.Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
- Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
- Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign.Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
- Mejorar la accesibilidad sin importar la ubicación y la hora. Las soluciones modernas de e-firma están basadas en la nube, por lo que los usuarios pueden acceder a ellas desde cualquier lugar con conexión Wi-Fi. Todos los documentos y herramientas de firma están disponibles únicamente en línea en lugar de en una plataforma de software basada en ordenador, por lo que los usuarios pueden gestionar y firmar documentos independientemente de si están en su ordenador de sobremesa, portátil, tablet o smartphone.
- Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail.All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
- Facilitar el control de versiones Tradicionalmente, cuando los documentos PDF son enviados vía email a sus destinatarios, los remitentes deben distribuir una nueva versión si lo actualizan. En cualquier plataforma en la nube, sólo hay una versión activa de un documento, sin importar cuántas veces se haya distribuido ni a quién. Los usuarios solo tienen que modificar el archivo del documento en la plataforma y los cambios se actualizan automáticamente para quien tenga el enlace.
- Acelerar los plazos de tramitación Todas estas automatizaciones agilizan y aceleran todos los aspectos de la recogida de firmas y la gestión de documentos. Las notificaciones automáticas eliminan los retrasos que pueden producirse al distribuir los documentos, lo que permite tiempos de respuesta más rápidos. El archivado se produce automáticamente tras la aceptación de la firma final, lo que evita que los cuellos de botella detengan los siguientes pasos de un proceso.
Dónde utilizar firmas electrónicas
Dada la comodidad, eficacia y seguridad que ofrecen, las plataformas de e-firma pueden ser útiles en muchos sectores diferentes. Pueden utilizarse prácticamente en cualquier sector que requiera que las personas firmen documentos. Estos son algunos de los principales casos de uso.
Recursos humanos
Los departamentos de recursos humanos pueden utilizar la tecnología de e-firma para facilitar la firma electrónica de las cartas de oferta, acuerdos de confidencialidad, y manuales del empleado. Esto puede ahorrar tiempo y recursos al eliminar la necesidad de que los equipos de RR.HH impriman, firmen y escaneen estos documentos. La tecnología de firma electrónica también puede utilizarse para las evaluaciones de rendimiento, los formularios de inscripción en prestaciones y las actualizaciones de las políticas de la empresa para recoger las firmas y el consentimiento necesarios.
Otra forma en que los departamentos de RR.HH. pueden utilizar la tecnología de firma electrónica es para realizar un seguimiento del progreso de un empleado durante su incorporación. Las plataformas de firma electrónica suelen incluir funciones que permiten a los departamentos de RRHH ver qué documentos han sido firmados y por quién, lo que garantiza que todos los documentos necesarios se completen a tiempo.
Departamentos de ventas
Los departamentos de ventas son muy conscientes de la importancia de eliminar tantos obstáculos como sea posible a la hora de cerrar un trato. Gracias a la tecnología de firma electrónica, los equipos de ventas pueden hacer un seguimiento rápido del estado de las propuestas, revise cómo reducir costes y automatizar los procesos comerciales con la firma electrónica y reenviar contratos y adendas, y designar al firmante o firmantes adecuados en función del importe de la compra u otros criterios.
El beneficio añadido de automatizar los procesos de venta con la tecnología de firma electrónica es que ofrece al personal de ventas más tiempo para generar ingresos conectando con los prospectos y convirtiéndolos en clientes. Además, al ofrecer una experiencia de firma fluida y elegante, las nuevas relaciones con los clientes empiezan por el buen camino.
Educación
Las instituciones educativas, como colegios y universidades, pueden utilizar la tecnología de e-firma para procesar electrónicamente una amplia gama de documentos, como expedientes académicos, documentos de matrícula, formularios de registro, formularios de ayuda financiera, etc.
Los departamentos de asuntos académicos pueden utilizar plataformas de e-firma para facilitar la firma de los documentos de admisión y matriculación de nuevos estudiantes. Esto puede ahorrar a todas las partes implicadas la molestia de concertar citas en persona para revisarlo todo.
La tecnología de firma electrónica puede incluso recoger firmas para las hojas de permiso, sin depender de que los alumnos lleven un papel a casa para que sus padres lo revisen. En su lugar, los profesores y administradores pueden enviar por correo electrónico enlaces a las hojas de permiso directamente a los padres y recoger sus firmas en línea. Esto no sólo es más económico y cómodo, sino que también puede evitar que los alumnos falsifiquen las firmas de sus padres.
Gobierno
Los organismos públicos pueden utilizar e-firmas para facilitar la firma de una amplia gama de documentos, como contratos, formularios y solicitudes de asistencia. La tecnología es especialmente útil para hacer más cómodos los servicios como la concesión de permisos, el pago de prestaciones, la declaración de impuestos y la tramitación de pasaportes y licencias. Los organismos pueden digitalizar formularios relacionados con prestaciones por desempleo, seguridad social y otros tipos de asistencia, eliminando la necesidad de citas en persona.
Para servicios que siguen requiriendo registros físicos, como completar las solicitudes TSA PreCheck o renovar los permisos de conducir, los empleados pueden utilizar la tecnología de firma electrónica en el lugar de trabajo para capturar rápidamente firmas digitales, en lugar de tener que escanear documentos físicos firmados para crear un registro digital.
Proveedores de servicios de salud
Los centros de salud pueden utilizar plataformas de firma electrónica para facilitar la firma de formularios de consentimiento e historia clínica. El personal de recepción de las clínicas y otros centros sanitarios puede agilizar el proceso de registro utilizando soluciones de e-firma con formularios como estados financieros y acuerdos de pago, eliminando la necesidad de escanear posteriormente el papeleo entintado. De hecho, durante la pandemia de COVID-19, muchos proveedores empezaron a exigir que los pacientes completaran los procesos de registro en aplicaciones móviles, incluso antes de entrar en la consulta para evitar un contacto físico innecesario.
En la sala de emergencias, las e-firmas pueden utilizarse para firmar resúmenes de altas, notas de evolución y otros tipos de documentación del paciente, lo que facilita el seguimiento del cumplimiento. El personal de enfermería y otros trabajadores pueden utilizar la tecnología para completar sus propias firmas internas y reducir el papeleo.
Organizaciones benéficas
Las organizaciones sin fines de lucro y las benéficas pueden utilizar las tecnologías de e-firma para todo, desde la aceptación de donativos hasta las renuncias a eventos, los contratos de voluntariado y mucho más. Los gestores pueden utilizar esta tecnología para firmar contratos con proveedores, socios y otras organizaciones sin necesidad de perder el tiempo con el intercambio de correos electrónicos.
Las plataformas de e-firma también pueden facilitar la firma de solicitudes de subvención, formularios de donación y otros documentos críticos. Con tantos contratos en proceso en un momento dado, una plataforma de firma electrónica es especialmente útil para ayudar a los gestores de organizaciones sin ánimo de lucro a comprobar el estado de cada documento y encontrar rápidamente lo que aún necesita revisión o firma.
En general, las plataformas de e-firma son una valiosa herramienta para agilizar los procesos de firma de documentos en cualquier sector imaginable. La tecnología puede ser la clave para una oficina totalmente digital y automatizada.
Preparación para la e-firma
Ahora que ya sabe cómo la firma electrónica puede beneficiar a su organización, probablemente se esté preguntando cómo integrarla en sus procesos documentales. Para ello, necesita entender qué hace que las e-firmas sean legalmente vinculantes y qué tipo de plataforma necesita para gestionarlas.
El marco jurídico de las e-firmas
Las e-firmas son una herramienta relativamente nueva, y las leyes y regulaciones que la respaldan siguen evolucionando. En Estados Unidos, la legislación sobre firma electrónica se basa en dos leyes:
- The Uniform Electronic Transactions Act (UETA), passed in 1999, recognizes electronic signatures as equivalent to handwritten ink signatures. It allows parties to enter into contracts and conduct business online, exactly as they would with traditional paper documents. The UETA provides legal recognition for electronic signatures and records by establishing that they are admissible as evidence in court. It also stipulates that electronic signatures cannot be “denied legal effect or enforceability” just because they are in electronic form. In short, the UETA specifies that a contract or other legal document that is signed electronically has the same validity as a document that is signed with a handwritten signature on paper.
- La Ley de firma electrónica (E-Sign Act), aprobada en 2000, regula el uso de firmas electrónicas en EE.UU. Permite a las partes utilizar medios electrónicos para crear, almacenar y firmar documentos y realizar negocios electrónicamente, igual que harían lo harían mediante documentos tradicionales en papel. Esta ley se traslapa con la UETA. Sin embargo, la Ley de firma electrónica se aplica a las transacciones que implican comercio interestatal o exterior, mientras que la UETA se aplica a las transacciones que tienen lugar dentro de un solo estado.
Otras normativas también han dado forma a las leyes de e-firmas en todo el mundo. El Parlamento Europeo promulgó el Reglamento eIDAS en 2014, que define el marco jurídico para el uso de la firma electrónica en la Unión Europea, incluyendo quién y qué entidades pueden aprovechar la tecnología y en qué circunstancias. En Australia, el gobierno aplicó la Ley de transacciones electrónicas en 1999, que actualiza retroactivamente las leyes que obligan a los ciudadanos a presentar una firma manuscrita permitiéndoles firmar electrónicamente.
Cualquier organización que realice negocios en Europa, Australia u otras regiones, debe investigar las leyes locales sobre firma electrónica para garantizar su cumplimiento.
Qué hay que buscar en una plataforma de e-firma
Existen muchas soluciones de software de e-firma en el mercado, pero no todas ofrecen el mismo nivel de comodidad e impacto. Cuando evalúe las distintas opciones, busque una plataforma de firma electrónica que cumpla estos criterios.
- Fácil de adoptar. La plataforma de firma electrónica ha de basarse en la nube y funcionar en cualquier sistema operativo o dispositivo móvil. El software debe ser sin código para que cualquier usuario pueda configurarlo sin conocimientos tecnológicos para reducir costes y automatizar los procesos empresariales con la firma electrónica 13 y no se pierda tiempo y recursos valiosos configurándolo y formando al personal para utilizarlo. La interfaz de usuario debe ser sencilla e intuitiva.
- Fácil de integrar. Si su organización ya utiliza la automatización para sus procesos de negocio, necesitará una solución de e-firma que funcione bien con sus sistemas actuales.
- Segura. Para mantener a salvo la información de los usuarios, la plataforma debe disponer de las más avanzadas funciones de cifrado y almacenamiento de datos. Elija plataformas con un historial demostrado de cumplimiento de las normas de seguridad. Compruebe si se integra con su proveedor de inicio de sesión único para añadir un nivel de seguridad adicional.
- Legalmente compatible. El software que elija debe indicar si cumple o no la normativa vigente en materia de firma electrónica. Las plataformas de firma electrónica utilizadas en el sector sanitario de Estados Unidos también deben cumplir la HIPAA.
- Ilimitada. La solución que elija debe poder crecer con su organización durante muchos años. Su solución de firma electrónica debe permitir a su organización recoger un número ilimitado de firmas, para que no se vea penalizada por su éxito pagando más a medida que crece su negocio. Además, debe poder mantener un número ilimitado de registros, para que el almacenamiento nunca sea un problema.
- Estructura de precios clara. Muchos proveedores de firma electrónica tienen complejas estructuras de precios basadas en el coste por documento o la cantidad de espacio de almacenamiento disponible. Estos métodos de fijación de precios pueden dificultar la estimación del coste real de la solución y la determinación del retorno de la inversión. Busque una solución que ofrezca precios claros y transparentes para evitar cargos inesperados.
- De principio a fin. Las mejores soluciones de e-firma hacen algo más que permitir a los usuarios recoger firmas en línea: permiten a las organizaciones gestionar y automatizar muchos de sus procesos documentales. Optar por una solución completa de principio a fin ayudará a consolidar a los proveedores y a reducir los costes operativos generales, al tiempo que se eliminan los problemas que podrían surgir por la incompatibilidad entre distintos programas informáticos.
Jotform Firmas: La plataforma de e-firma preparada para el futuro
La firma electrónica mejora la comodidad, la eficacia y la seguridad de cualquier tipo de transacción, tanto para los firmantes como para los signatarios. Incorporar soluciones de e-firma en toda la organización es clave para aprovechar todas las ventajas de la tecnología, como la mejora de la productividad y la reducción de costes.
Jotform Firmas faculta a los usuarios para automatizar todos los aspectos de la obtención de firmas electrónicas, desde la creación de documentos y flujos de trabajo hasta el almacenamiento seguro en la nube. Esta versátil plataforma, que forma parte del paquete de soluciones Jotform Empresarial, puede mejorar tanto la eficiencia que los usuarios son capaces de reducir la duración de muchos de sus flujos de trabajo de firma a tan solo 1.8 días en promedio. Para una configuración rápida e implementación sencilla, la plataforma se integra perfectamente con muchas plataformas de terceros que los usuarios pueden tener ya instaladas.
Los clientes, y las organizaciones que les prestan servicios, merecen comodidad a la hora de firmar y gestionar documentos. Las soluciones de firma electrónica no solo ahorran tiempo y dinero, sino que mejoran la experiencia de firma para todos los implicados.
Las mejores soluciones de firma electrónica permiten la gestión y automatización de documentos de principio a fin.