Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación con Google Forms

Tutorial interactivo paso a paso

Las decisiones rara vez las toma una sola persona en una organización, por lo que es importante que el proceso de recopilación de aprobaciones sea lo más eficiente posible. Ahí es donde entran en juego los flujos de trabajo de aprobación. Estos procesos estructurados describen los pasos necesarios para revisar y aprobar decisiones y acciones importantes dentro de una organización.

En el entorno empresarial actual, los flujos de trabajo de aprobación se gestionan mejor mediante software de automatización de procesos. Google Forms es un popular creador de encuestas y formularios que permite a los usuarios crear formularios personalizados y gestionar envíos. Aunque no ofrece una herramienta de aprobación específica, los usuarios pueden utilizar el complemento Aprobaciones de Formularios para crear flujos de trabajo de aprobación con Google Forms.

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Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación con Google Forms

Los flujos de trabajo de aprobación pueden automatizar muchos procesos empresariales comunes, incluidas las solicitudes de compra, las aprobaciones de presupuestos, las solicitudes de tiempo libre e incluso las propuestas de proyectos. Prácticamente cualquier proceso empresarial que implique una solicitud que requiera la aprobación de una o más partes interesadas puede beneficiarse de la automatización de los flujos de trabajo de aprobación. Este tipo de automatización puede mejorar la eficiencia, reducir errores y garantizar que los responsables puedan tomar decisiones importantes de manera oportuna.

Para crear un flujo de trabajo de aprobación con Google Forms, deberá utilizar el creador de formularios básico y un complemento. A continuación, le mostramos cómo hacerlo:

1. Abra Google Drive.
2. Haga clic en el botón + Nuevo en la parte superior izquierda de la pantalla.
3. Seleccione la opción Google Forms para crear un nuevo formulario de Google.
4. Personalice el formulario según sus necesidades, ya sea para la aprobación de solicitudes de tiempo libre, propuestas de presupuesto u otras solicitudes que requieran la revisión de las partes interesadas.
5. Incluya un campo en su formulario para la dirección de correo electrónico del aprobador. En el siguiente ejemplo, este campo está etiquetado como Correo del gerente.
6. Haga que este campo sea obligatorio activando la opción Obligatorio.

7. A continuación, haga clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha de la pantalla.
8. Seleccione Obtener complementos en el menú desplegable.

9. Escriba “Aprobaciones de Formularios” en la barra de búsqueda y presione Enter.

10. Seleccione el complemento Aprobaciones de Formularios de formapprovals.com y haga clic en el botón Instalar.
11. Haga clic en Continuar y luego en Permitir para autorizar la instalación del complemento.
12. Regrese al formulario de Google que desea convertir en un flujo de trabajo de aprobación.
13. Haga clic en la pestaña Configuración y luego en Respuestas.
14. Seleccione la opción Recopilar direcciones de correo electrónico y elija Verificadas (para solicitar a los usuarios que inicien sesión en Google) o Entrada del encuestado (para que introduzcan manualmente su correo electrónico). El complemento Aprobaciones de Formularios generará y enviará automáticamente un correo electrónico de confirmación cuando un usuario envíe una respuesta.

15. A continuación, haga clic en el nuevo icono de pieza de rompecabezas en el menú superior, seleccione el complemento Aprobaciones de Formularios y ábralo.
16. Se abrirá un nuevo submenú en la parte inferior derecha de la pantalla. Haga clic en el icono de suma sombreada para elegir Añadir destinatario dinámico. Esto creará un nuevo menú desplegable.

17. Haga clic en el texto Seleccionar título de la pregunta y luego seleccione la pregunta que identifica al aprobador en el siguiente menú desplegable. En este caso, deberá enviar el formulario al gerente del empleado, así que seleccione la opción Correo del gerente del menú desplegable.
18. Haga clic en Guardar. Ahora, cada vez que alguien complete este formulario, se enviará automáticamente un mensaje a la dirección de correo electrónico introducida en el campo Correo del gerente para solicitar su aprobación.

El gerente puede aprobar o rechazar la solicitud con solo hacer clic en un botón dentro del correo electrónico. La persona que envió el formulario recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico sobre la decisión del gerente.

Flujos de trabajo de Jotform: una alternativa potente a los flujos de trabajo de aprobación con Google Forms

Google Forms es solo uno de los muchos creadores de formularios gratuitos en línea disponibles en el mercado. Jotform ofrece aún más funciones para los usuarios que desean crear encuestas, cuestionarios y formularios de solicitud de aprobación personalizados y de aspecto profesional. Es fácil de configurar y usar, no requiere conocimientos de programación y ofrece más opciones de personalización del diseño que Google Forms y otros creadores de formularios. También cuenta con una herramienta específica para automatizar las aprobaciones.

Esto es lo que distingue a Jotform de Google Forms en términos de flujos de trabajo de aprobación:

• Lógica condicional: Para crear flujos de trabajo de aprobación simples, los usuarios de Jotform pueden aplicar lógica condicional a los formularios que utilizan todos los días. Las funciones de lógica condicional de Jotform pueden activar correos electrónicos de notificación y solicitudes de aprobación que se envían automáticamente a las partes interesadas correspondientes. Las respuestas se registran en Jotform Tablas.
• Plantillas de flujo de trabajo: Los usuarios también pueden crear flujos de trabajo de aprobación mediante Flujos de trabajo de Jotform, una herramienta diseñada específicamente para ayudarles a crear flujos de trabajo de aprobación avanzados. Además, ofrece plantillas que los usuarios pueden personalizar según sus necesidades, sin tener que crear flujos de trabajo desde cero.
• Aprobaciones de Grupo: Esta función permite a los usuarios aprobar o rechazar solicitudes en el mismo paso, en lugar de hacerlo uno tras otro.
• Flujos de trabajo de aprobación multinivel: Con Flujos de trabajo de Jotform, los usuarios pueden crear flujos de trabajo de aprobación multinivel, en los que los gerentes pueden escalar sus decisiones a las personas correspondientes en niveles superiores de la jerarquía.

Diseñar flujos de trabajo de aprobación eficientes es fundamental para optimizar los procesos empresariales y mantener un alto nivel de productividad. Si bien puede crear flujos de trabajo de aprobación con Google Forms, estos requieren mucha configuración manual. Por otro lado, Flujos de trabajo de Jotform ofrece opciones de personalización más avanzadas y es más fácil de configurar. Con su creador de formularios fácil de usar, lógica condicional e integraciones con herramientas de gestión de proyectos, Jotform agiliza el proceso de aprobación para aumentar la eficiencia en cada departamento.

Foto de Karolina Grabowska