Comment collecter des dons par le biais d'événements

Les événements de collecte de fonds constituent souvent un élément clé du plan de financement d’une organisation à but non lucratif. L’Association des professionnels de la collecte de fonds (AFP) a mené une enquête en 2014 sur ce sujet, et la quasi-totalité des répondants ont déclaré organiser au moins un événement par an^[ 1 ], tel qu’un dîner, un gala ou un tournoi. Toutefois, si les événements peuvent représenter une source précieuse de dons pour une organisation à but non lucratif, il est essentiel de les planifier et de les gérer avec soin pour en garantir le succès.

Choisir le type de collecte de fonds

Quel type d’événement votre organisation devrait-elle organiser ? Plusieurs facteurs sont à prendre en compte : la taille et les capacités de votre organisation (notamment la disponibilité du personnel, des bénévoles et des membres du conseil d’administration), votre budget (pour les frais initiaux) et l’expérience de votre organisation en matière de gestion des événements. Avez-vous une longue tradition d’événements réussis ou votre organisation est-elle novice en matière de collecte de fonds ?

Voici quelques idées d’événements pour une collecte de fonds :

• Peu coûteux et facile :
  • Vente de pâtisseries ou concours de pâtisserie
  • Lavage auto
  • Jeu-concours/Tombola
  • Ventes de produits dérivés (vêtements, mugs, calendriers, etc.)
  • Soirée cinéma
  • Dîner partagé/informel
  • Emballage cadeau (pendant la période des fêtes)
  • Vide-grenier, vide-maison
• Coût moyen et effort modéré :
  • Soirée jeux/tournoi
  • Concours de talents
  • Marathon téléphonique ou autre « xxxthon »
  • Vente aux enchères virtuelle (en ligne)
  • Cocktail/soirée
• Plus coûteux et plus complexe :
  • Gala en tenue de soirée
  • Course à pied/Marche/Natation/Course de vélo
  • Tournoi de golf
  • Défilé de mode
  • Vente aux enchères

Bien sûr, les idées simples et peu coûteuses rapportent souvent moins d’argent que les événements d’envergure et complexes. Elles conviennent mieux aux petites structures locales comme les écoles, les lieux de culte, les casernes de pompiers ou les refuges pour animaux.

Plus votre organisation à but non lucratif est grande et sophistiquée, plus vous aurez probablement besoin d’investir du temps et de l’argent pour organiser un événement d’envergure qui générera davantage de dons, un meilleur engagement des donateurs et des liens plus étroits avec votre conseil d’administration et vos futurs donateurs.

Planifier l’événement

Le conseil d’administration d’une organisation à but non lucratif — ou, le cas échéant, son groupe auxiliaire — représente souvent un atout stratégique pour la planification d’événements. Il peut mobiliser un réseau d’invités étendu, bien au-delà des donateurs et adhérents existants. Les structures de grande taille disposent généralement d’un organisateur d’événements à temps plein ou d’une équipe dédiée capable de piloter ce type de projet. À défaut, et si le budget le permet, il est possible de faire appel à un prestataire externe pour concevoir et orchestrer un événement d’envergure de bout en bout.

Un organisateur d’événements efficace se distingue par une rigueur et un sens de l’organisation irréprochables. Il fait preuve d’excellentes qualités relationnelles, sait gérer la pression et maîtrise l’écosystème des prestataires locaux — lieux de réception, traiteurs, fleuristes et partenaires clés — indispensables au succès d’un événement.

Recherchez des organisateurs d’événements membres d’une ou plusieurs associations professionnelles du secteur^[ 2 ], telles que l’ANAé (Association des Agences de Communication Événementielle), l’UNIMEV (Union Française des Métiers de l’Événement) ou la Fédération Française des Métiers de l’Événement (France Congrès et Événements). Ces associations constituent également d’excellentes sources d’information et d’inspiration. Vous pouvez aussi vous adresser à des professionnels titulaires d’une certification reconnue dans le domaine, comme le titre Certified Meeting Professional (CMP) ou des formations équivalentes proposées en France par des organismes spécialisés en gestion d’événements.

Accordez une attention particulière à la planification de votre événement. Les manifestations les plus complexes, comme un gala de prestige, peuvent nécessiter jusqu’à un an de préparation, tandis que des événements plus simples demandent souvent plusieurs mois d’organisation. Établissez un calendrier précis et une liste de contrôle détaillée couvrant tous les aspects clés : lieu, équipements audiovisuels, restauration, décoration florale, invitations, animations, personnel, ainsi que les autorisations ou assurances requises. Si vous prévoyez une vente aux enchères, anticipez également la collecte des lots. Pour vous accompagner, de nombreux modèles et listes de contrôle gratuits sont disponibles en ligne, particulièrement utiles si votre équipe ne dispose pas d’un organisateur professionnel.

Élaborer un budget : coûts et recettes de l’événement

La plupart des événements impliquent des coûts initiaux. Il est donc indispensable de s’assurer que votre collecte de fonds sera réellement rentable pour votre organisation. D’où l’importance de définir un budget dès le départ. Estimez vos dépenses avec le plus de précision possible et restez réaliste quant au nombre de participants et aux revenus espérés. Pensez à calculer à la fois les recettes brutes, correspondant au montant total collecté, et les recettes nettes, c’est-à-dire le montant restant une fois toutes les dépenses déduites.

Les principaux postes de dépenses pour les événements de grande envergure concernent généralement la location de la salle et le traiteur^[ 3 ], sans oublier les pourboires pour le personnel. Pour faciliter l’organisation de votre événement, créez un tableau récapitulatif de vos dépenses prévues, de vos estimations, de vos dépenses réelles et de toute autre information utile. Si vous envoyez des invitations imprimées, n’oubliez pas d’inclure les frais de conception, d’impression et d’envoi.

Mobiliser le personnel pour votre événement

Assurez-vous de disposer d’un personnel suffisant pour votre événement, surtout s’il s’agit d’un événement important avec des stands d’inscription, des ventes aux enchères et des tombolas. L’inscription doit se dérouler sans encombre, car c’est la première impression que vos invités auront de vous. De plus, l’attente d’une réponse de votre part ou l’absence de leur nom sur la liste des invités peuvent vite devenir frustrantes. Si vous organisez une vente aux enchères, veillez à ce qu’une personne surveille attentivement les lots et les enchérisseurs afin de garantir un déroulement équitable.

Mobilisez le personnel, les bénévoles et les membres du conseil d’administration pour l’événement. Assurez-vous qu’ils soient bien préparés et qu’ils comprennent leurs rôles et responsabilités. De nombreux événements (comme les dîners de gala) ont un code vestimentaire spécifique, alors pensez donc à en informer votre équipe. Jotform propose de nombreux modèles de formulaires de candidature pour les bénévoles, ce qui peut simplifier leur gestion.

Tirer parti de la technologie événementielle

L’organisation d’un événement spécial exige une attention minutieuse à chaque détail, de la décoration à la musique, en passant par le déroulement global de l’événement, tout en offrant aux invités une expérience fluide et simple pour confirmer leur présence, s’inscrire à l’avance, s’enregistrer sur place et participer aux enchères. Pour répondre à ces attentes, de nombreuses solutions logicielles proposent aujourd’hui des plateformes d’enchères mobiles qui permettent aux participants de s’inscrire en quelques instants, d’enchérir directement depuis leur téléphone, de recevoir des notifications par SMS en cas de surenchère et de régler leurs achats facilement via leur smartphone.

Si votre événement repose sur des solutions mobiles, il est essentiel de vérifier que le lieu dispose d’une couverture réseau fiable ainsi que d’une connexion Wi-Fi performante, notamment pour les opérations en coulisses. Parmi les plateformes de vente aux enchères caritatives les plus utilisées figurent BidPal, 501 Auctions et GiveSmart, et si vous exploitez déjà un logiciel de gestion de base de données, il est possible que votre fournisseur propose également une solution d’enchères mobiles adaptée à vos événements.

Même si votre événement ne prévoit pas de vente aux enchères, il est conseillé d’équiper votre personnel d’ordinateurs portables et/ou de tablettes pour faciliter l’inscription et l’encaissement des paiements (vous pouvez utiliser votre base de données existante, le cas échéant). L’ajout d’un terminal de paiement (comme Square ou un appareil similaire) permet à votre personnel de collecter les dons, les billets de tombola et les enchères sur place : ils peuvent ainsi se déplacer parmi les invités et encaisser les paiements rapidement et en toute sécurité.

Étude de cas : Best Buddies à Jacksonville, en Floride

Best Buddies International est une organisation à but non lucratif qui se consacre aux personnes ayant une déficience intellectuelle ou un trouble du développement. La section de Jacksonville, en Floride, organise un gala annuel. L’année dernière, l’organisation a utilisé pour la première fois une plateforme d’enchères mobiles. Cela lui a permis de toucher non seulement les participants à l’événement, mais aussi ceux qui n’ont pas pu s’y rendre physiquement.

Les fonds récoltés grâce à leur vente aux enchères silencieuse sont passés de 6 000 $ l’année précédente (sans plateforme mobile) à 11 500 $. Un autre aspect de la vente aux enchères en direct, permettant aux invités de faire rapidement un don de 100 $, a permis de récolter plus de 5 000 $ en seulement quatre minutes grâce aux dons mobiles.^[ 4 ]

Réaliser un suivi post-événement

Après votre événement de collecte de fonds, faites le point sur toutes vos dépenses et recettes afin d’estimer vos recettes brutes et nettes. Analysez les points forts et les points faibles de l’événement pour améliorer vos prochaines collectes. N’oubliez pas de remercier tous les donateurs dans les plus brefs délais.

Avez-vous remarqué de nouvelles personnes lors de l’événement ? N’hésitez pas à les contacter par téléphone, courrier, email ou en personne pour leur demander comment elles auraient pu s’impliquer davantage. Pensez également à remercier le personnel, le conseil d’administration et les bénévoles qui ont contribué au succès de votre collecte de fonds.

1. ^ Cathlene Williams, PhD. « What Should You Expect From Events? » (Que faut-il attendre des événements ?), http://web.archive.org/web/20141020040452/http://www.afpnet.org/files/ContentDocuments/WhatShouldYouExpectFromEvents.pdf
2. ^ Bizzabo, « Ten Event Planning Associations Organizers Should Know » (Dix associations d’organisation d’événements que les organisateurs devraient connaître), https://www.bizzabo.com/blog/event-planning-associations
3. ^ The Balance, « An Overview of Event Planning Expenses » (Aperçu des dépenses liées à l’organisation d’événements), https://www.thebalancesmb.com/an-outline-of-event-planning-expenses-1223663
4. ^ Source : Entretien avec le directeur régional de Best Buddies International.