Créez des sondages de réunion

Un sondage de réunion est un outil de planification utilisé pour déterminer la disponibilité et les préférences des participants à un événement, une conférence, une réunion, etc. Ces sondages permettent aux organisateurs de demander aux participants quels sont leurs jours, heures et lieux préférés pour une réunion, de manière rapide et conviviale. Ainsi, il est plus facile de regrouper des groupes de personnes ayant des emplois du temps différents et de trouver les options qui conviennent le mieux à chacun des participants.

En utilisant un sondage de réunion, vous pouvez simplifier votre processus de planification, éviter les échanges incessants et inutiles, et trouver rapidement la disponibilité de vos invités ou participants.

Commencez par dresser une liste de questions, de préférences ou de dates et d'heures possibles pour la réunion. Une fois que vous avez identifié les informations que vous recherchez, vous pouvez partager le sondage avec les participants prévus, en leur permettant de sélectionner les options qu'ils préfèrent dans la liste ou de faire leurs propres suggestions. Une fois que tous les participants auront répondu, vous pourrez analyser les réponses et identifier ainsi les options qui conviennent le mieux à la majorité des participants.

Pour simplifier encore le processus, vous pouvez créer un sondage de réunion en utilisant un modèle parmi les centaines de modèles gratuits de Jotform ou en créant un sondage à partir de zéro à l'aide de notre génération de formulaires en ligne intuitif. Une fois votre sondage personnalisé à votre convenance, vous pouvez le partager par email ou via un lien et recevoir les réponses instantanément. C'est simple comme bonjour !

Vous pouvez réaliser un sondage de réunion en ligne pendant la réunion, lorsque vous avez l'attention de tous les participants, soit après la réunion. Souvent, ces sondages se présentent sous la forme d'une question posée aux participants pendant la réunion afin d'accroître leur engagement. Tous les participants peuvent alors répondre simultanément. Vous obtenez ainsi des résultats en temps réel, généralement à l'aide de fonctionnalités de sondage intégrées dans les logiciels de conférence web ou les applications mobiles.

Vous avez également la possibilité de créer un sondage que vous pouvez envoyer aux participants immédiatement après la réunion ou avant qu'elle n'ait lieu. Avec un logiciel comme Jotform, vous pouvez collecter et consulter les réponses au fur et à mesure qu'elles vous parviennent, ce qui vous permet de prendre plus facilement des décisions éclairées concernant vos réunions. De plus, vous pouvez personnaliser le sondage en fonction de vos besoins.

En guise de conseil, veillez à encourager la participation en envoyant des rappels polis à vos participants pour qu'ils répondent au sondage. Vous disposerez ainsi d'un maximum d'informations pour votre réunion.

Une fois que vous avez créé votre sondage avec une liste de créneaux horaires de disponibilité, d'options de repas, de lieux, etc., vous pouvez recueillir les réponses et planifier votre réunion à l'aide des données que vous avez collectées.

En utilisant des outils d'analyse tels que ceux disponibles dans les Tableaux Jotform, vous pouvez identifier la date, le créneau horaire et les autres options qui conviennent le mieux à la majorité des participants. N'oubliez pas de tenir compte de tous les autres facteurs, tels que la disponibilité des décideurs clés ou des ressources essentielles (comme les salles de réunion ou les moyens de transport).

Sur la base de ces résultats, vous pouvez planifier votre réunion et envoyer des invitations à vos participants, en précisant la date et l'heure définitives, ainsi que toute autre information pertinente. Le sondage de réunion permet de réduire la complexité de la communication en regroupant toutes les réponses en un seul endroit.

Trouver une heure et un lieu de réunion qui conviennent à tout le monde peut parfois sembler difficile, mais les sondages de réunion peuvent simplifier le processus. Une fois que vous aurez proposé plusieurs options et que vous les aurez communiquées à vos participants, vous commencerez à recevoir des réponses qui vous aideront à réduire le nombre de possibilités. Si la présence de certains participants est plus importante que d'autres, vérifiez d'abord leur disponibilité.