Bagi produsen dental, merekrut dealer atau distributor baru seharusnya menjadi momen pertumbuhan. Namun, terlalu sering prosesnya justru melibatkan pengiriman PDF bolak-balik melalui email — seperti surat perjanjian distributor, formulir pajak W-9, aplikasi kredit, lembar penugasan wilayah, dan daftar periksa pelatihan produk — hingga seseorang kehilangan jejak mana yang sudah ditandatangani dan mana yang masih belum diselesaikan.
Bagi produsen peralatan dan perlengkapan dental, hambatan ini muncul di waktu yang paling tidak tepat: saat mitra bisnis baru sedang mengevaluasi seberapa mudah bekerja sama dengan perusahaan Anda.
Mengapa onboarding distributor sering bermasalah
Onboarding distributor biasanya melibatkan beberapa tim, termasuk penjualan, legal, kredit, dan pelatihan produk. Seringkali, setiap departemen menangani bagian dokumen onboarding-nya masing-masing melalui email.
Tidak ada yang saling terhubung, dan ini dapat menimbulkan beberapa masalah:
- Tidak ada pihak yang memiliki gambaran jelas tentang posisi dealer baru dalam proses onboarding.
- Perjanjian yang sudah ditandatangani dan dokumen yang masih tertunda tersimpan di kotak masuk yang berbeda-beda.
- Penugasan wilayah dan ketentuan kredit mungkin sudah difinalisasi sebelum pelatihan selesai.
- Pengalaman pertama dealer baru dengan perusahaan Anda justru seperti berburu harta karun untuk menemukan formulir berikutnya.
Semua ini bukan masalah orang. Ini adalah masalah proses yang disebabkan oleh dokumen-dokumen yang tidak saling terhubung.
Bagaimana Jotform mengubah onboarding menjadi satu alur kerja terpadu
Jotform memungkinkan Anda membangun seluruh proses onboarding sebagai alur kerja digital yang terhubung, bukan sekadar kumpulan file statis. Berikut gambaran prosesnya:
- Satu formulir aplikasi dealer mengumpulkan detail bisnis dealer, informasi pajak, dan referensi kredit di awal — sehingga Anda tidak perlu mengejar W-9 melalui email terpisah berminggu-minggu kemudian.
- Tanda Tangan Jotform menangani surat perjanjian distributor, sehingga tanda tangan elektronik dikumpulkan dan disimpan bersama dengan seluruh aplikasi — bukan di utas email terpisah dengan lampiran PDF.
- Logika kondisional mengarahkan aplikasi berdasarkan ukuran dealer atau wilayah. Misalnya, distributor regional besar mungkin memerlukan langkah peninjauan oleh tim kredit yang tidak diperlukan oleh dealer lokal kecil.
Insert video
- Jotform Workflows memindahkan aplikasi secara otomatis dari tim penjualan ke kredit lalu ke legal, dengan setiap tim mendapat notifikasi saat tiba waktunya untuk meninjau. Ini mencegah aplikasi terjebak di kotak masuk seseorang.
- Formulir persetujuan pelatihan mengonfirmasi bahwa tim penjualan setiap dealer telah menyelesaikan pelatihan produk sebelum akses wilayah diaktifkan. Formulir ini bisa berupa daftar periksa sederhana yang terhubung ke catatan yang sama dengan seluruh informasi onboarding lainnya.
- Jotform Table memberikan tim Anda satu tempat untuk melihat status onboarding setiap dealer — seperti aplikasi diterima, kredit disetujui, perjanjian ditandatangani, dan pelatihan selesai — sehingga siapa pun di tim Anda dapat menjawab pertanyaan, Sudah sampai mana proses dealer ini?
Apa yang berubah dengan alur kerja onboarding digital bagi tim Anda
Bagi tim penjualan, proses onboarding otomatis berarti jalur yang lebih cepat dari percakapan pertama hingga status dealer aktif, tanpa harus menunggu departemen lain menyusul.
Bagi tim kredit dan legal, ini berarti menerima aplikasi dan perjanjian yang lengkap dan terorganisir, alih-alih merangkainya satu per satu dari email dealer yang terpisah-pisah.
Bagi dealer, ini berarti mengikuti satu proses yang jelas, bukan merespons serangkaian permintaan tindak lanjut yang tiada habisnya. Pengalaman ini dapat menentukan kesan tentang seperti apa rasanya bekerja sama dengan perusahaan Anda ke depannya.
Mulai dengan dealer berikutnya
Anda tidak perlu membangun ulang seluruh program mitra bisnis untuk merasakan manfaatnya. Mulailah dengan membuat satu formulir onboarding untuk dealer baru berikutnya, hubungkan ke Tanda Tangan Jotform untuk mendapatkan perjanjian yang ditandatangani dan masukkan ke alur persetujuan untuk peninjauan internal. Anda akan memiliki proses yang dapat diulang dan digunakan untuk dealer berikutnya.
Pengalaman onboarding yang lebih lancar bukan sekadar peningkatan efisiensi internal. Ini juga bisa menjadi sinyal nyata pertama bagi distributor baru tentang seperti apa rasanya berbisnis dengan Anda.
—
Kirim Komentar: