Case study results at a glance
# formulir
170+
# pengiriman
2.700+
# integrasi
4+
Aligner Dental Academy memiliki misi yang sederhana: melatih dokter gigi agar menjadi penyedia Invisalign. Mewujudkan misi tersebut adalah persoalan lain.
Academy ini merupakan mitra edukasi eksklusif untuk Align Technology, pembuat Invisalign, di seluruh Inggris, Irlandia, dan kawasan EMEA. Academy menyediakan program yang berkisar dari pelatihan dasar hingga diploma penuh, semuanya berfokus pada aligner gigi bening, kepada penyedia di berbagai negara dan bahasa.
“Kedengarannya cukup sederhana,” kata Sam Hickson, chief technology officer di Aligner Dental Academy, “tetapi ini bisnis yang sangat kompleks — semua variabel, semua dokter, semua bahasa yang berbeda, semua program berbeda yang mereka ikuti.”
Mencapai batas dengan alat sebelumnya
Ketika Hickson memulai perannya saat ini, Academy menggunakan Typeform untuk mengumpulkan data, dengan respons yang dikelola di spreadsheet pihak ketiga. Perangkat lunak tersebut bekerja cukup baik di permukaan, tetapi keterbatasannya segera tampak jelas.
Alat spreadsheet yang mereka gunakan tidak memiliki kontrol akses, sehingga perubahan yang tidak disengaja luput dari perhatian. Entri data menjadi sakit kepala yang terus-menerus. Dan integrasi Typeform dengan monday.com, platform manajemen proyek tim, tidak memiliki beberapa fungsi yang dibutuhkan tim, sehingga mereka harus mengandalkan langkah-langkah manual atau konektor pihak ketiga untuk menyelesaikan sejumlah tugas.
“Typeform terlihat bagus langsung saat digunakan, tetapi sangat terbatas,” kata Hickson. “Kami terus menghadapi begitu banyak jalan buntu.”
Memilih platform yang dibangun untuk jangka panjang
Hickson mendekati setiap alat baru dengan satu pertanyaan: Seberapa tahan masa depan alat tersebut? Setelah meneliti berbagai opsi, Jotform Enterprise menonjol karena tiga alasan. Pendekatannya terhadap manajemen data yang bertaraf enterprise merupakan sesuatu yang sebelumnya tidak pernah dipertimbangkan oleh bisnis ini. Ia mendukung domain khusus, sehingga URL formulir bisa sesuai dengan merek Academy, suatu kemampuan yang tidak dimiliki tim pada pengaturan sebelumnya. Dan fleksibilitasnya, khususnya logika kondisional dalam formulir, jauh melampaui apa pun yang pernah ia lihat di tempat lain.
“Setiap tantangan yang kami hadapi dengan Typeform, saya tahu Jotform bisa menghilangkannya,” katanya.
Ini benar-benar keputusan yang mudah. Saya bisa melihat masa depan yang panjang bersama Jotform.
Sam Hickson, Chief Technology Officer, Aligner Dental Academy
Beralih ke Jotform Enterprise lebih mudah dari yang diperkirakan. Dengan lebih dari 100 formulir yang harus dipindahkan, tim memanfaatkan AI untuk menangani sebagian besar migrasi alih-alih membangun ulang setiap formulir secara manual. Sebagai kelompok yang percaya diri secara teknis, mereka melakukan onboarding tanpa memerlukan bantuan langsung. “Seluruh proses onboarding berjalan sangat lancar,” kata Hickson.
Formulir sebagai inti komunitas Academy
Saat ini, Jotform Enterprise menggerakkan beberapa program Academy yang paling terlihat. Salah satu contohnya adalah fitur Case of the Month. Dokter gigi mengirimkan kasus Invisalign yang mereka banggakan, lengkap dengan foto, melalui Jotform. Tim klinis Academy meninjau pengiriman tersebut dan memilih empat di antaranya. Kemudian komunitas yang lebih luas, yang terhubung melalui platform mentoring antar sesama dan sumber daya Academy, memilih pemenang menggunakan formulir kedua.
Academy juga menggunakan Jotform untuk formulir pemasaran dan alur kerja persetujuan internal. Pengiriman langsung mengalir ke monday.com, dan Hickson menyebut integrasinya “sangat mudah.” Pada kesempatan langka ketika tim membutuhkan fungsionalitas tambahan, mereka menggunakan platform otomatisasi n8n, meskipun Hickson mengatakan hanya sedikit kebutuhan mereka yang melampaui apa yang bisa ditangani Jotform sendiri.
Waktu yang dihemat dan ruang untuk bereksplorasi
Manfaat paling langsung dari penggunaan Jotform Enterprise adalah penghematan waktu. Penanganan data manual dan solusi pihak ketiga telah hilang, dan risiko spreadsheet yang dulu mengkhawatirkan tim telah digantikan oleh izin akses yang dikontrol oleh admin.
Dukungan menjadi sisi positif lainnya. Hickson hanya menggunakannya beberapa kali, tetapi ia mengatakan balasannya cepat dan menyeluruh. “Jawabannya cukup mendalam, dan mereka menyertakan video kecil serta tangkapan layar,” katanya. “Selalu membantu.”
Meski begitu, ia tidak bisa menunjukkan adanya kekurangan dalam penawaran platform ini. “Jotform sudah melakukan terlalu banyak hal,” katanya sambil tertawa. “Saya rasa kami tidak pernah menghadapi tantangan apa pun yang tidak bisa diselesaikan Jotform untuk kami.”
Perpanjangan yang tanpa perdebatan
Ketika tiba waktunya untuk memperpanjang paket Jotform Enterprise Academy, keputusannya tidak memerlukan waktu sama sekali. “Ini benar-benar keputusan yang mudah,” kata Hickson. “Saya bisa melihat masa depan yang panjang bersama Jotform.”
Kirim Komentar: