Di atas spreadsheet, perhitungan tentang cara mengembangkan organisasi layanan gigi (DSO) Anda terlihat jelas. Tambahkan lokasi, tambahkan pendapatan, dan jaga agar biaya overhead tidak tumbuh dengan laju yang sama.
Kenyataannya lebih rumit. Setiap praktik yang diakuisisi datang dengan tim resepsionisnya sendiri, alur kerjanya sendiri, dan pendekatannya sendiri terhadap tugas-tugas administratif. Tanpa rencana yang disengaja untuk menstandardisasi dan mengotomatiskan tugas-tugas tersebut, overhead administratif tidak hanya bertambah — tetapi berlipat ganda. Pada saat sebuah DSO mencapai 30 atau 50 lokasi, beban administratif dalam menjalankan jaringan dapat mulai menggerogoti margin yang menjadi alasan akuisisi tersebut sejak awal.
Jawabannya bukanlah memangkas staf. Melainkan menghilangkan pekerjaan manual dan berulang yang membuat setiap lokasi terasa membutuhkan lebih banyak tenaga kerja daripada yang sebenarnya diperlukan — dan menggantinya dengan alur kerja otomatis yang berjalan tanpa campur tangan.
Ke mana waktu administratif sebenarnya dihabiskan
Sebelum Anda dapat mengurangi beban administratif, Anda harus memahami di mana beban itu terkonsentrasi. Di sebagian besar praktik gigi, tim resepsionis menghabiskan waktu yang tidak proporsional untuk sejumlah kecil tugas: mengumpulkan informasi pendaftaran pasien, mengejar formulir yang hilang sebelum janji temu, memasukkan data secara manual dari kertas ke dalam sistem manajemen praktik, mengirim pengingat, dan menangani panggilan telepon yang sebenarnya bisa ditangani secara digital.
Tidak satu pun dari tugas-tugas ini memerlukan penilaian klinis. Tugas-tugas ini memerlukan proses. Dan proses, setelah ditetapkan, dapat diotomatiskan.
Hambatan dalam pendaftaran
Pendaftaran pasien adalah tugas administratif dengan volume tertinggi di praktik gigi mana pun. Di seluruh jaringan DSO, tugas ini juga paling berisiko mengalami inkonsistensi. Ketika setiap lokasi menangani pendaftaran dengan cara yang berbeda — ada yang menggunakan kertas, ada yang melalui PDF yang dikirim melalui email, ada yang menggunakan formulir di tablet di ruang tunggu — Anda mendapatkan kualitas data yang bervariasi, beban staf yang bervariasi, dan tidak ada visibilitas yang berarti terhadap apa yang terjadi di seluruh jaringan.
Mendigitalisasi dan menstandardisasi pendaftaran dengan alur kerja pra-janji temu otomatis adalah salah satu peningkatan administratif paling berharga yang dapat dilakukan sebagian besar DSO. Ketika pasien menerima formulir pendaftaran mereka sebelum tiba dan mengisinya di rumah, peran tim resepsionis saat check-in beralih dari pengumpulan data menjadi menyambut pasien. Staf tidak lagi mengejar papan jepit. Mereka tidak lagi memasukkan informasi secara manual. Mereka tidak lagi menyelesaikan formulir yang tidak lengkap sementara pasien menunggu.
Penghematan waktu per janji temu memang kecil — hanya beberapa menit setiap kali. Namun dengan ratusan janji temu per minggu di seluruh jaringan multi-lokasi, dampak kumulatifnya terhadap beban kerja staf menjadi signifikan.
Notifikasi dan perutean otomatis
Selain pendaftaran, otomatisasi alur kerja dapat menghilangkan sederet tugas administratif kecil yang secara diam-diam menghabiskan waktu resepsionis: memberi tahu anggota staf yang tepat saat pengajuan baru masuk, mengarahkan formulir persetujuan ke penyedia yang sesuai, dan menandai pengajuan yang tidak lengkap sebelum menimbulkan masalah.
Platform formulir dengan logika kondisional dan notifikasi otomatis menangani semua ini tanpa triase manual. Pengajuan diarahkan ke orang yang tepat secara otomatis. Staf diberi tahu saat tindakan diperlukan dan hanya saat tindakan diperlukan. Upaya koordinasi yang biasanya jatuh ke tangan manajer praktik atau pemimpin resepsionis berkurang secara signifikan.
Apa artinya ini bagi model kepegawaian Anda
Tujuan otomatisasi administratif bukanlah menjalankan lokasi dengan jumlah orang yang lebih sedikit dari yang dibutuhkan. Tujuannya adalah memastikan orang-orang yang Anda miliki menghabiskan waktu mereka untuk pekerjaan yang benar-benar membutuhkan sentuhan manusia — hubungan dengan pasien, keputusan penjadwalan, pertanyaan asuransi yang kompleks — alih-alih memasukkan data dan mengelola dokumen.
Bagi sebuah DSO, perbedaan ini penting di tingkat portofolio. Jaringan di mana setiap lokasi berjalan efisien karena alur kerja administratifnya dirancang dengan baik merupakan bisnis yang secara fundamental berbeda dari jaringan di mana setiap lokasi menanggung overhead administratif yang berlebihan karena tidak ada yang pernah mensistematisasi pekerjaan tersebut.
Yang pertama dapat diperbesar skalanya. Yang kedua tidak.
Mulai sekarang
Jotform Enterprise memberikan tim operasional DSO berbagai alat untuk mengotomatiskan pendaftaran pasien, menstandardisasi alur kerja formulir di setiap lokasi, dan menghilangkan pemasukan data manual yang menimbulkan beban administratif yang tidak perlu. Buat akun gratis dan lihat apa yang dapat Anda capai saat Anda menghemat waktu berharga bagi staf resepsionis jaringan Anda.
Kirim Komentar: