Notifikasi Email untuk Google Forms: Cara mendapatkan notifikasi instan

Tutorial interaktif langkah demi langkah

Google Forms memudahkan membuat survei dan membagikannya melalui email atau menyematkannya di halaman web. Versi dasar gratis, mudah digunakan, dan memungkinkan tanggapan tanpa batas.

Notifikasi email penting bagi pembuat formulir dan responden. Notifikasi ini mengkonfirmasi tanggapan untuk pengguna dan membantu pembuat melacak tanggapan.

Sementara Google Forms adalah alat yang komprehensif, fitur notifikasinya terbatas. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menggunakan sistem notifikasi bawaan, mengeksplorasi add-on berguna, dan menyarankan alternatif untuk kebutuhan notifikasi yang lebih canggih.

Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?

Jotform’s full-featured form-building solution is mobile-friendly and has the most integrations in the industry. Use it to collect payments, automate workflows, gather leads, and more.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Cara mengatur notifikasi email Google Forms

Untungnya, mengatur notifikasi email untuk Google Forms itu mudah. Berikut cara melakukannya:

1. Masuk ke Google Form yang ingin Anda terima notifikasinya.
2. Klik Publikasi agar responden dapat mengakses formulir Anda.

3. Setelah tanggapan mulai masuk, klik Tanggapan.

4. Klik ikon tiga titik di kanan atas.

4. Klik “Dapatkan notifikasi email untuk tanggapan baru“.

Langkah-langkah di atas adalah semua yang Anda butuhkan untuk menerima notifikasi email setiap kali seseorang merespons formulir Anda.

Sayangnya, Google tidak menyediakan ringkasan tanggapan di email. Artinya, Anda harus kembali ke Google Forms untuk melihat setiap tanggapan secara lengkap.

Selain itu, hanya Anda (pembuat formulir) yang akan menerima notifikasi. Jika Anda ingin rekan kerja Anda menerima notifikasi, Anda harus menambahkan mereka sebagai kolaborator dalam formulir dan kemudian meminta mereka untuk mengaktifkan notifikasi email. Meskipun dasbor standar terbatas, mempelajari cara mengarahkan notifikasi Google Form ke beberapa email memastikan seluruh departemen Anda tetap mendapatkan informasi terbaru tentang entri baru secara real-time.

Add-on notifikasi email Google Forms

Jika Anda mencari lebih banyak fitur dari notifikasi email bawaan Google, terdapat add-on yang memungkinkan Anda mendapatkan notifikasi email yang mencakup hasil survei lengkap.

Add-on Notifikasi Email untuk Google Forms

Add-on sederhana ini memungkinkan Anda menyesuaikan setiap email notifikasi dan memasukkan sebanyak atau sesedikit mungkin hasil formulir yang Anda inginkan dalam notifikasi. Berikut cara menggunakannya.

1. Instal add-on dari Google Workspace Marketplace. Anda dapat menginstalnya untuk pengguna individu, atau administrator dapat menginstalnya untuk semua orang di tim Anda.

2. Buka formulir Anda dan klik ikon add-ons (potongan puzzle). Klik Email Notification for Forms dan kemudian klik Buka App.

3. Setelah Anda membuka aplikasi, klik tombol Buat di sebelah kanan dan pilih Notifikasi email.

4. Masukkan nama untuk notifikasi Anda agar mudah diidentifikasi. Tambahkan alamat email yang ingin Anda kirimkan notifikasi (misalnya, tim dukungan pelanggan Anda), serta nama pengirim dan alamat email. 

5. Masukkan baris subjek dan isi pesan untuk notifikasi email Google Forms. Anda dapat menggunakan variabel {{All Answers}} untuk menyertakan semua kolom formulir.

6. Anda juga dapat mengirim email otomatis kepada setiap responden yang mengisi formulir dengan mencentang kotak untuk Notifikasi Responden Formulir.

7. Setelah Anda melalui semua pengaturan, klik Simpan dan Lanjut untuk mengaktifkan notifikasi.

Add-on notifikasi email alur kerja tanda tangan

Alur kerja tanda tangan (sebelumnya Mailrecipe) adalah add-on Google Workspace sederhana lainnya yang memungkinkan Anda membuat notifikasi email khusus untuk tanggapan Google Forms sekaligus memungkinkan pengguna mengedit tanggapan mereka setelah tanggapan. Berikut cara menggunakannya.

1. Instal add-on dari Google Workspace Marketplace. Sekali lagi, administrator dapat menginstalnya untuk setiap pengguna. 
2. Buka formulir Anda, klik ikon add-on, dan klik Signature workflow.

3. Klik Opsi lainnya.

4. Pilih Konfigurasi pada Beritahu kolaborator untuk setiap tanggapan formulir.

5. Masukkan alamat email tempat Anda ingin menerima notifikasi. Klik berikut.

6. Masukkan baris subjek untuk email notifikasi Anda.

7. Semua jawaban formulir ditampilkan secara default dalam teks email, tetapi Anda dapat menyesuaikan email jika Anda mau. 
8. Klik Ya untuk mengirim email uji coba guna memastikan notifikasi berfungsi.

Cara menggunakan Jotform untuk notifikasi email sebagai gantinya

Alternatif lain adalah menggunakan Jotform untuk formulir online Anda. Jotform menawarkan berbagai fitur, integrasi, dan template yang lebih luas dibandingkan pembuat formulir lainnya di pasaran.

Berbeda dengan Google Forms, Jotform memungkinkan Anda dengan mudah mengintegrasikan pemroses pembayaran, menghapus branding Jotform, menyesuaikan desain formulir Anda, menambahkan kolom tanda tangan, dan membuat formulir yang responsif terhadap perangkat seluler.

Jotform juga memudahkan untuk mengirim notifikasi email otomatis setiap kali seseorang menyelesaikan formulir. Hanya ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di tab Pengaturan pada Pembuat Formulir Jotform, klik Email di sidebar sebelah kiri.
2. Klik Tambah email. 

3. Pilih Notifikasi email.

Email notifikasi dilengkapi dengan template yang sudah dibangun, yang dapat disesuaikan, tetapi semua kolom tanggapan ditampilkan di dalam email secara default. Anda dapat menambahkan penerima tertentu di bawah tab Penerima. Di bawah tab Lanjutan, pastikan bahwa opsi Kirim email saat tanggapan diterima dicentang untuk memastikan semua kolaborator dan responden mendapat notifikasi.

Lebih Dari Email Dengan Fitur Notifikasi Formulir Jotform

Notifikasi email adalah titik awal yang baik, tetapi masih bergantung pada seseorang yang memperhatikan pesan di kotak masuk yang sibuk, dan notifikasi dapat tertunda, difilter, atau terlewatkan. Itu juga merupakan kendala umum pada Google Forms, karena notifikasi tidak menyertakan ringkasan respons dan seringkali memerlukan langkah tambahan bagi rekan tim untuk tetap mendapatkan informasi terkini.

Dengan Notifikasi Formulir Jotform, Anda dapat mengirimkan notifikasi tanggapan secara real-time langsung melalui saluran yang Anda pantau, termasuk WhatsApp, SMS/Pesan Teks, notifikasi push, Slack, dan Microsoft Teams, semuanya dari pengalaman notifikasi terpadu di Jotform. Daripada menunggu pengecekan email, Anda dapat mengarahkan tanggapan yang sensitif terhadap waktu langsung ke ponsel atau chat tim Anda, sehingga permintaan dapat dilihat dan ditindaklanjuti segera.